企业档案信息化建设思路与框架分析

2022-06-23宋蕾

中国管理信息化 2022年6期

宋蕾

（中油电能电力研究设计院，黑龙江大庆 163000）

0 引言

档案信息化建设是新时期企业档案工作水平全面提升的重要支撑手段。随着企业办公自动化（Office Automation，OA）、项目管理（Project Management，PM）及产品数据管理（Product Data Management，PDM）等信息化系统的上线与推广使用，传统以纸质为主体的企业档案管理模式已越来越不适应企业发展和档案管理工作的需要，档案信息化建设已迫在眉睫。

1 档案信息化管理的优势

1.1 充分合理地利用档案

传统档案管理模式主要是以纸质档案进行信息保存，工作人员需要对其中的各项信息进行细致分类，做好信息排序后，才能够将纸质信息保存到档案袋中，这不仅增加了档案管理工作人员的工作难度，同时也降低了档案管理工作效率。在档案信息化的推动下，档案信息逐渐实现了无纸化管理，也就是将纸质档案转变为数字化信息档案。通过数字化档案，工作人员可以直接下载、打印档案信息，将其装入档案袋中，实现协调化管理；档案查阅人员可以线上查询相关档案信息，根据档案信息内容对信息进行充分利用。或者直接运用计算机电子签章方式，对电子档案进行审查，从而避免受到时间与档案管理区域的限制，可以在第一时间及时找出所要查询的相关档案信息，对档案管理流程进行全面优化。

1.2 加快档案检索速度

在传统档案管理中，相关工作人员在查询档案信息的过程中，需要根据档案信息的具体类型对纸质档案逐一进行排查，导致档案查询速度减缓，而且查询人员如果不清楚所要查询内容的具体信息或者档案名称，依靠人工进行逐一排查，不仅会提高纸质档案的损坏率，而且会增加档案查询的失误率。不过，在档案信息化管理模式下，该问题得到了有效的解决，在档案信息化管理中，管理人员可以针对查询人员的具体要求，在计算机中直接输入相关内容标题，或者在计算机中输入关键词，就可以直接查询到相关档案信息内容，能够有效减少档案检索时间，而且有效保障了档案信息的安全，降低了档案信息查询的失误率。另外，在档案管理的过程中，计算机系统可以完成大面积工作，不仅有效减轻了工作人员的工作压力，而且降低了人力成本，提高了工作管理效率。

1.3 对环境保护有益

传统档案管理主要是用纸质档案袋进行信息保存，档案需要使用大量的纸张。而档案信息化管理模式有效减少了纸张的使用，对加强环境保护起到了一定的作用。

1.4 利于其他信息管理系统的归档管理

企业其他业务信息管理以打印纸质文件为主，对档案进行编号后再进行保存，其流程相对较为烦琐。而利用信息化档案管理可以直接与业务系统对接，并直接进行调档处理，以此自动完成存档、归档等工作。

1.5 便于信息的远程传输及共享

在传统纸质档案管理工作中，管理人员需要得到各个环节的授权才能够对档案信息进行查询，该方式会严重影响档案信息查询效率，对档案信息传递也会造成影响。不过，通过对档案信息化管理模式的有效运用，可以对信息网络进行充分利用，在短时间内可以将档案信息直接进行传输，另一端只需要用计算机接收，如此可以有效节约人力资源与物力资源。

2 企业档案信息化建设目标与意义

企业档案信息化建设应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，让沉淀的档案信息资源更好地为科研生产和运营管理服务，实现档案信息资源服务及利用价值最大化。

2.1 优化档案业务流程，实现业务自动化处理

在档案目录电子化的基础上，将传统手工处理的档案归档、整理、组卷、统计及利用等业务转变为半自动化或全自动化的计算机处理方式，一方面提高档案工作人员的工作效率和服务水平，另一方面节省业务人员在档案收集、交接及查阅等方面消耗的时间。

2.2 整合档案信息资源，完善档案资源体系

存量档案数字化、增量档案电子化是企业档案信息化建设的核心内容，由此可以将传统的纸质档案、音像档案及新增的电子档案集中到统一的数字档案资源库中，将档案资源由过去分散管理转变为数字化、电子化式的集中管理，形成较为完善的档案资源体系，为后续档案利用奠定资源基础。

2.3 促进档案资源共享，提升档案利用水平

档案数字资源和信息系统建成后将实现桌面或移动终端式的档案利用方式，通过可信网络通道在线利用档案，彻底转变以往到档案部门人工查阅档案的传统方式，大幅提高利用效率；档案检索方式更加丰富，基于电子目录和档案全文的智能检索可以快速为用户定位到其所需要的档案。此外，基于大数据的档案资源挖掘手段将提供更加智能的档案利用服务。

3 企业档案信息化建设思路与框架

3.1 建设思路

企业档案信息化建设应采用“统筹规划、需求导向、分步建设、安全保障”的建设思路，将档案信息化工作统一纳入企业信息化工作规划，以档案利用和日常管理需求为导向，根据企业信息化发展成熟水平分步开展建设工作，充分保障实体档案物理安全与电子档案信息安全。具体可分为两个阶段来建设。

第一阶段：在信息化发展初期，由于OA 等业务系统尚处于启动或建设状态，只能对档案目录进行电子化处理，此时各项业务产生的档案基本上只有纸质文件，无法实现电子化归档。档案目录电子化后，档案移交、借阅及统计等业务可以通过网络流程办理，能够节省档案业务办理时间，提高档案业务工作效率。

第二阶段：在信息化高度发展及成熟时期，企业主营业务信息化建设基本完成，企业信息化应用全面推广，基本实现网络化办公、智能化管理及经营生产。在第一阶段建设的基础上，对历史的纸质档案进行数字化处理，并将处理后的电子档案导入到档案信息系统中，同时将档案信息系统与OA 等业务系统进行对接，实现电子文件实时归档，最终实现存量档案数字化、增量档案电子化的建设目标。

3.2 建设框架

档案信息系统的建设重点是在系统中长时间保存档案文件信息并保证其真实性、完整性及有效性。开放式档案信息系统（Open Archival Information System，OAIS）是美国国家航空和航天局的空间数据系统咨询委员会提出的一项国际标准，其宗旨是实现档案信息长期保存。OAIS 模型具有收集、档案存储、数据管理、系统管理、保存规划及访问等功能组件，其存储、管理和利用的角色分别是生产者、管理者和消费者。

本文基于OAIS 模型设计出了企业档案信息化框架（见图1）。该框架按照基础设施、功能组件及档案应用3 层架构方式构建。基础设施层主要为上层应用提供计算、存储、网络及数字化扫描等基础服务。功能组件层包括单点登录、统一待办、工作流及数据交换等模块，为上层所有应用（OA、PDM 及档案管理等信息系统）提供通用的功能服务。档案应用层按照OAIS 模型构建，包含以下几个功能模块。①收集归档模块：接收档案员、业务部门离线归档文件及各业务系统的在线归档文件。②数据管理模块：存储结构化的档案目录、元数据及业务功能数据，档案信息系统主要业务功能及流程均构建在此模块基础之上。③档案存储模块：存储文件形式的非结构化数据，通常文件格式包括TIFF、PDF和TXT 等。④系统管理模块：包含系统管理、安全管理及审计管理等功能。⑤资源利用模块：包含全文检索、文件获取及数据挖掘等功能，通过桌面或移动终端为用户提供在线查询、在线借阅及深化应用等服务。

图1 企业档案信息化框架

3.3 建设内容

基于OAIS 模型及上文提出的档案信息化框架，企业档案信息化建设主要包括两部分内容（分阶段实施），第一阶段主要实现档案目录电子化、档案业务流程化，第二阶段主要实现存量档案数字化、增量档案电子化。

3.3.1 档案目录电子化、档案业务流程化

一是对档案进行整理、分类，建立科学的档案目录资源库，并将每一个条目与实体档案案卷、存址等信息一一对应，为后续档案管理与利用工作奠定数据基础；二是在档案目录数据库的基础上设置在线归档、自动化整理及组卷、在线借阅及智能统计等业务功能及流程，实现档案收集、整理、检索、利用及统计等业务智能化、流程化管理，为用户快速查找与借阅档案提供便捷通道。

3.3.2 存量档案数字化、增量档案电子化

首先，建立档案数字化加工中心，对历史的纸质档案进行数字化扫描及加工处理，将纸质档案转变为合格的电子化文件，并进行光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR），从而建立全文检索机制，拓宽档案检索范围。档案数字化加工流程如图2 所示。

图2 档案数字化加工流程

当OA、PM、PDM 等系统建设完善后，传统的文书、建设项目相关手续档案和科技方面的合同等将不再是纸质形式的档案，而是上述系统产生的电子档案。在建立合理的审签机制及归档流程后，相关业务办理完成后的电子档案文件（包括元数据）可以实时在线归档到档案信息系统中。

4 保障措施

档案信息化建设项目能否顺利实施取决于企业在人、财、物等相关方面的保障是否到位。首先，要健全档案工作组织机构，明确档案工作领导职责；其次，要加强档案信息化软件购置、数字化加工及相关设备设施方面的投入；再次，要加强档案人员培养和教育，提高档案人员专业和信息化素养；最后，要建立完善的档案工作评价体系，从档案工作体制、档案人员配置、档案信息化建设和档案开发利用等方面对档案工作进行全面评价。