新时代干部人事档案整理工作的思考

唐明瑶 李莉

“干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。”[1]“干部档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。”[2]

根据习近平新时代中国特色社会主义思想和档案工作新特点、新要求，本文提出干部人事档案简化整理的思考，以供有关部门和人员在修订和使用《干部档案整理工作细则》时参考、批评和指正。

一、简化分类，按照“年度-事由”排序

根据《干部档案整理工作细则》《干部人事档案工作条例》等规章标准，每位干部的人事档案材料一般分为如下十个大类：履历类，自传和思想类，考核鉴定类，学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类，政审、审计和审核类，党、团类，表彰奖励类，违规违纪违法处理处分类，工资、任免、出国和会议代表类，其他可供组织参考的材料。

干部人事文件材料的分类，无论对于专职，还是兼职干部人事档案管理人员而言都是一件非常困难的工作。比如：学生登记表，如果是就读期间填写的，反映本人经历的归入第一类;而报考中学、大学时填写并与成绩单、毕业生登记表共同构成一整套材料的放第四类。再比如：有鉴定的干部履历鉴定书（表）或履历表、简历表等，如果以履历为主的放第一类，以鉴定为主的放第三类。又比如：离任审计报告或干部离任审计考核材料一般放第三类，但在审计中发现有经济或其他问题的，则放第八类。最后比如：因私出国形成的审查材料放第五类，因公出国政审材料则放第九类;盖有公章的干部爱人情况登记表放第五类，未盖公章的放第十类。

本人在具体工作中碰到过这样一件事情：指导员工整理某市金融单位干部人事档案时，按照前述规章标准将职工聘用合同归入第九个大类的“任免材料”，并完成著录等工作。之后，对方拿出一份其上级部门的“职工档案归类表”，我方在沟通失败后，按照该表将每个职工的聘用合同书将错就错地移入前述第十个类别中。省级金融系统的干部人事档案管理部门尚且制作出这种归类明显错误的表格，更别说其他部门、单位和人员了——可见干部人事档案分类是非常困难的工作。

面对成千上万卷（份）档案，使用手工方法查寻时，为利于根据来源、内容、形式等特征快速找到所需文件，整理时确实有必要不断地分门别类。但面对每个干部少则半盒，多则一两盒，一般就几十或上百份的人事档案，细分为10个大类的必要性值得商榷。在采用计算机文件级管理，尤其是很多单位还将干部人事档案数字化以产生电子版本的当下，我们不但可以依据目录、关键词，还可以从全文的角度检索到所需档案，因此每个人的干部人事档案细分为10个大类的现实性也值得思考。

鉴于干部人事档案划分为十个大类难度太大，而且必要性和现实性又日渐式微，本文建议在整理干部人事档案时不再区分为十个大类。具体做法为：整理干部人事档案时，只需将每个人的所有干部人事文件材料按照形成年度分开并排列先后，而同一年度内的文件材料则可结合事由排列顺序;然后把现行卷盒背脊标签上所著录的“编号”，以及每份文件在盒内排列的顺序号都标注于该份文件首页右上角，以此来完成干部人事档案的分类与排序工作。

二、取消案卷，以件为单位整理

现行干部人事档案一般以每个干部的所有人事文件材料为单位，装订成卷。中共中央组织部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012]28号）规定：“A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。”[3]该文件还规定：干部人事档案“卷盒设3个装订立柱，装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱（从装订立柱中心算起）83mm，装订立柱直径为4mm。”[4]

装订干部人事档案时，通常使用专用打孔机。在使用打孔机前，一般需要多次旋动其上的微调螺丝来改变打孔机卡子的位置，以保证装订完毕的干部人事档案之孔距、边距等符合上述要求。精确到毫米的尺寸，带给广大干部人事档案管理人员的挑战是巨大的。

干部人事档案与其他门类档案相较有一个非常大的特点：动态性。该特点决定了每个干部的人事档案将与其主人的调动、离职、退休、死亡等“共进退”，也即“档随人走”;该特点还会形成在干部本人诸如工资调整、职位变动等时，需要将他的已经装订好的档案案卷拆开，以便在同类档案后插入新产生的工资、职位等人事变动工作文件的情形。工作调动、人事文件增补等是常态性的，它们带给每位干部人事档案管理人员的就是不断地拆装案卷。这种拆装于干部人事档案工作人员是一种长期，且可以说是几乎无效的劳动，而对干部人事档案文件本身则是一种永远的伤害。

基于以案卷为单位整理干部人事档案在装订上的难度、无效，尤其危害性，本文建议取消案卷，以件为单位整理干部人事档案。具体做法为：参照国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），在干部人事档案整理工作的组件、修整、装订、编号、编页、编目等环节中都以件为单位进行。

三、结语

简化分类，按照“年度-事由”排序有利于避免由于分类错误而不能快速找到档案，有利于随时准确统计每位干部职工的人事档案数量，有利于干部人事档案整理人员从繁杂琐碎的分类中解放出来，进而做好检索利用工作，还有利于干部人事档案与现行文书和科技档案在分类、排序方法上的协调统一。

取消案卷，以件为单位整理干部人事档案有利于减轻干部人事档案工作人员压力，有利于减少对档案文件的伤害，有利于以件为单位利用而加强保密工作，还有利于干部人事档案与现行文书和科技档案在组件、装订等方法上的协调统一。

在习近平新时代，我们应该简化分类、取消案卷，使广大干部人事档案工作人员从一些无效，甚至是有害的工作中解放出来，集中精力多角度、多途径提供利用，想方设法使干部人事档案最大限度延长寿命和发挥价值。

参考文献：

[1]中共中央办公厅.《干部人事档案工作条例》第二条.2018年.

[2]中共中央组织部.《干部档案整理工作细则》第二条.1991年.

[3]中共中央组织部.《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012]28号）第一个大点.2012年.

[4]中共中央组织部.《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012]28号）第二个大点.2012年.