事业单位档案信息安全管理的有效策略思考

作者简介：贺敏，（1981.5.3），女，本科，武汉大学，汉，湖南省衡阳市，中级职称，从事档案管理方面研究。

摘要：在事业单位档案管理工作中，信息安全管理属于重要组成部分，它能够确保档案数据信息的完整性和规范性，为事业单位提供稳定服务。但事业单位档案信息安全管理存在诸多问题，从而限制了实际管理效果。如今，隨着事业单位对档案信息的需求增加，也引发了复杂的信息安全问题，由此对档案信息安全管理提出了高标准要求。这需要管理人员对信息安全威胁因素进行分析评价，进而参照国家法律法规和事业单位的现实要求构建档案信息安全管理制度，明确具体的管理原则和要求，为相关人员提供指导。同时，在档案信息安全管理技术、档案信息系统安全保护准则以及人员管理能力等方面进行优化，全面提升事业单位档案信息安全管理水准。

关键词：事业单位;档案信息;安全管理;技术

在事业单位档案信息化建设中，由于计算机网络系统的影响和管理环境的变化，为档案信息的安全带来了诸多隐患。如今，档案的管理中不管是信息的收集、信息的查询，还是人员的操作水平，都可能威胁档案信息的安全，如若不加以管理，数据档案的遗失、盗取，或者病毒侵入等问题，都会造成无法预估的损失。因此，事业单位需要提高档案信息安全管理重视力度，从技术、人员素质、制度等多个方面进行优化，进一步规范档案部门管理工作，增强档案信息系统的建设和管理能力。本文以此为主题，分析事业单位档案信息安全管理的重要意义，在明确现有问题的基础上，具体提出做好档案信息安全管理的有效策略，以期我国事业单位能够更安全地保护档案信息系统。

1事业单位档案信息安全管理的重要意义

在信息与科技技术快速发展的时代，以互联网和计算机为首的信息系统广泛渗透在各行各业，全方位提升了信息接收和处理的速度，充分节省了人力成本。传统的入档管理形式、储存和查询方式难以满足现代发展要求，事业单位逐步开始构建档案信息化管理系统。智能化系统支持电子档案资料在线收集、在线传递，由此成为一种规范化的档案信息管理方式。然而，电子系统的支持下，档案数据更容易被多人接触，同时也会受到网络干扰，由此会严重威胁事业单位档案信息的安全性，造成无法弥补的损失。那么在构建档案信息运行系统的同时，安全管理同样成为不可缺少的工作，它能够保证事业单位档案信息在持续运行中具有可控性，让其健康、安全地使用。事业单位在开展各项工作时都应该理清思路，正确分析实际工作的进展和取得的成果，在不断地总结和整合多重资料的基础上，给基本工作成果的展示奠定基础，确保实际的工作质量稳步提升。

从现实状况来分析，目前事业单位档案信息管理依靠计算机来完成，但计算机本身没有安全性，会在很大程度上为档案数据带来安全隐患。然而信息安全管理能够更好地解决这一问题，通过可靠技术和标准操作程序可以监控和管理计算机网络，促使档案管理信息系统可以在安全的网络环境中操作，保证计算机中的档案信息不被盗取。就档案信息安全管理这一活动来说，其强调信息的完整性、可控性、保密性、可利用性以及可审查性，在具体实践中，它渗透在了事业单位档案管理的所有环节，包括了数据的传输、人员的使用、部门间的共享等流程，在管理过程中如若发现档案数据操作存在安全隐患，相应能够及时提出解决措施，减少不必要的损失。综合来说，事业单位档案信息安全管理是顺应环境要求，保证计算机操作程序中的档案信息可以健康、规范地使用，以此为事业单位的发展提供有效服务。在事业单位中，档案扮演着非常重要的角色，将其与日常工作密切结合，可以体现出档案资料的利用价值，也能反映出相关工作整体进程，给后续各项任务的开展提供参考依据。

2事业单位档案信息安全管理常见的问题

档案信息安全管理是目前事业单位档案管理工作的重要组成部分，在这一过程中，由于外部环境和内部组织结构的影响，使其面临多种多样的问题。首先则是软件问题。如今事业单位档案的建设需要软件平台的支持，其属于计算机的核心部分，但软件质量存在差异性，在过程会由于操作不当等行为带来安全隐患。如若要提高档案资料使用效率，使其达到稳定性，则要采用高质量的软件，并且要始终保证软件的安全性。通常来说，事业单位需要按照自身的要求就操作软件确立具体的标准和规范，特别要规定管理软件的使用权限。只有这样，才能规范档案资料的使用过程，也能防范不必要的麻烦和干扰，净化事业单位的发展空间。

其次则是物理问题，它在事业单位档案信息安全管理问题中较为突出。档案资料的储存条件和环境同样会对安全形成影响，事业单位档案信息的管理是持续且长久的工作，除了目前网络环境的威胁，所处的物理环境同样会造成干预，可以说，档案信息安全管理需要创造全方位的支持条件;另外则是信息问题。它是现代化档案信息安全管理不可忽视的关键内容，也是如今事业单位档案资料管理工作的重要落脚点，就管理中存在的诸多信息问题，需设置一套规范化的指导流程，比如信息安全加密工序、信息备份和恢复、信息安全保存等。部分事业单位并没有充分重视档案信息安全问题，由此在关键档案资料使用中没有做好权限设置和备份处理，从而严重威胁了事业单位档案信息的安全。除此之外，网络系统的故障同样成为档案信息安全管理的重大因素，在管理中，如若出现系统故障问题，很多档案数据会丢失，由此会增加档案管理的成本。面对上述提及到的问题，要重视相对应的解决办法，应该采取必要手段进行科学的管理，以便提升事业单位档案资料利用价值，确保相关工作的成果更加显著。

对于事业单位管理工作来说，档案是支持日常工作，并且反映自身建设的重要数据库，由此档案信息的安全管理需要有完善的体系支持，包括信息安全管理制度、人才队伍、操作细则等。然而，目前事业单位档案信息安全管理并不受重视，更多采用粗放式管理模式。尽管在信息化背景下，事业单位开始了档案信息化建设进程，但更多体现在系统安装等基础任务上，忽视安全管理工作，缺乏健全且详细的制度指导。由于缺乏档案信息安全管理的宣传和培训，很多人员没有形成信息安全意识，粗放操作，为事业单位的档案管理工作埋下了安全隐患。同时，关于档案信息安全管理，缺少高素质人才的支持。很多人员仅仅掌握了传统的档案管理方法，而没有信息技术操作能力，无法满足当前事业单位档案信息安全管理的复杂要求，这在很大程度上降低了这一管理工作的效果。

3事业单位档案信息安全管理的原则

要提升事业单位档案信息安全管理效果，在过程中需要遵循一定原则。

首先，事业单位需要遵循国家和地方政府部门相关档案信息安全管理法规，比如国家档案局编制的《档案信息系统安全保护基本要求》等，以此为依据，对自身的档案信息安全管理制度进行优化，详细指导日常的档案信息安全管理工作。即事业单位档案信息安全管理需要保证科学性原则，遵循国家相关信息系统安全保护标准规范，基于自身的档案信息系统特点，不断地健全档案信息安全保护的操作规程和规章制度，创建适宜本单位的档案信息系统安全管理机制，就此明确安全管理的岗位职责和具体责任人，为事业单位的档案信息安全创造良好环境。

其次，突出安全引领原则。当事业单位在建设档案信息系统时，需要遵循“安全第一”的理念，具体建设中，需要同步规划，同步运行，为其建设完善的档案信息安全防护体系。如若事业单位已形成基础的档案信息系统，那么需要参照国家相关档案信息系统安全要求，对自身存在的安全隐患进行查询，分析安全风险漏洞，及时解决存在的信息安全问题。具体来说，事业单位需要在档案信息安全管理中实施测评、检查、整改等工作，严格落实安全引领准则，以切实有力的行为提升档案信息的安全防护水平;最后，就这一安全管理工作，要遵循保障有力的原则。在管理过程中，深刻贯彻国家档案信息安全管理的有关文件精神，并且实施经费投入机制，配置档案信息系统安全管理的资源和人员，组织实施安全培训活动，以此为事业单位档案信息系统的安全管理提供有力保障。只有将保障有力的原则落实到实处，将其与实际工作密切联系起来，才能更好的提升事业单位档案资料利用价值，也能凸显出基本的工作成果，给国家和社会的长远发展助力。

4事业单位档案信息安全管理的有效策略

事业单位档案管理要融入崭新思路，还要结合实际需求详细分析，以构建安全评估体系和落实安全系统建设等当做基本出发点，保证事业单位档案信息的安全，提升实际的利用效率。

4.1构建完善的档案信息安全评估体系

处于社会信息化浪潮中，数据安全、网络系统安全等客观存在的安全风险都会对档案信息安全造成重大影响，为了坚守档案信息安全底线，对各项信息安全管理工作提供指引，事业单位需要对档案信息运行中存在的安全风险进行评估。首先是系统化的安全，相关人员需要就档案信息系统中包括的设备安全、软件安全、机房安全、网络安全等要素进行评估，以法律法规和单位内部规范要求为参照，并结合信息系统安全保护的专业性要求，形成规范化的网络安全监测报告，从而保证事业单位档案信息系统具有安全性;其次则是数据安全的评估，在事业单位档案信息管理中，数据安全属于整个档案安全的生命线。除了按照相关文件标准进行数据安全的评估，还需要对档案数据信息处理过程实施安全管理和监督，促使事业单位在档案数据化建设中，相关信息数据达到不泄密、不丢失、不损坏的状态。同时，结合安全风险的评估结果，管理人员需要制定数据备份规则，指导成员规范实施，定期组织档案信息备份数据恢复演练工作，从根本上保证档案信息载体可靠且安全。

4.2结合应用需求加强档案信息安全系统的保护

档案信息安全系统的建立中，需要重视细节之处，还要关注多重问题，应该采取适宜手段规范档案信息安全系统的构建，保证其充分展示出自身效力。在事业单位档案信息化建设中，档案信息系统是整体的支持工具，如若档案信息终端或者档案信息软件出现问题，更多是局部破坏行为，而系统发生风险问题，将会影响整个档案信息运行环境，会造成巨大损失。所以，档案信息安全管理中要特别关注档案信息系统的安全。从结构来说，事业单位档案信息系统在组织档案业务时，主要划分为三类，包括办公系统、档案信息服务系统和档案信息管理系统，按照类别运行特征，可以就此设置安全保护原则，使得各项信息安全管理行为有确切的指导。比如重点保护原则，以事业单位档案信息的业务特征和重要程度，对档案信息安全系统划分等级，就此实施针对性的安全保护措施，对于涉及重要数字档案资源的信息系统给予重点保护。但要注意的是，随着外部环境的变化和事业单位业务状态的调整，档案信息安全系统的建设会逐步变更，那么关于安全保护等级也要及时变动，以此提升档案信息安全管理效果。

4.3就事业单位档案信息安全构建规范管理机制

在事业单位档案信息安全管理中，除了形成完善的安全风险评估体系，制定信息安全管理制度，在人员方面给予保证，更重要的是顺应信息化时代要求，利用可靠技术来增强档案信息安全能力，为事业单位档案处理和信息流转创建安全的操作环境。但从目前信息发展环境来看，事业单位档案信息安全管理面临复杂多样的问题，这属于系统且长久的管理工作，要取得显著成效，事业单位需要提高重视力度，并就这一管理要求建构规范化的管理机制，完善档案信息安全管理的各个环节，使得档案信息安全得到全方位保障。首先则要形成档案信息安全管理制度，按照档案信息安全保护的等级划分，分门别类地制定管理制度，确保档案信息安全管理制度和操作规程覆盖档案信息系统建设的各个环节，由此奠定良好的安全管理基础;其次，就档案信息安全管理任务配置相应的部门和人员，明确具体的管理职责，让事业单位人员可以在档案信息安全管理过程中相互协作，流畅沟通，更好地应对档案信息安全管理中的问题;最后，就单位档案信息系统制定安全管理方案和安全维护方案，并以书面形式描述安全保护要求，引导相关人员严格掌握，约束个人的管理操作行为。要强调的是，在复杂的网络环境中，事业单位档案信息安全管理最终要采用精细化管理策略，就档案信息建设中存在的系统安全、网络安全、密码设置、信息变更、人员访问、安全事件处置等重点工作，需要全方位提出安全管理规则，让单位内部人员始终坚持信息安全性原则，按照标准执行管理任务，在可靠技术的支持下最终保证事业单位档案信息实现安全管理目标，提升事业单位的档案综合管理水平。

5结语

对于事业单位档案管理而言，信息安全是最基础的管理任务。随着档案信息建设工作的快速发展，档案开放服务安全、档案数字化和电子档案信息安全、档案信息长期保存安全等问题出现，事业单位档案管理人員必须要认识到当下在档案信息安全管理中面临的挑战，在分析已有问题的基础上，遵循“科学合理”“安全引领”“保障有力”的原则，就此构建档案信息系统安全风险评估体系，对现实存在的安全事项进行评估，针对性地进行管理。并且以需求为导向，巩固事业单位档案信息安全管理的基础，引入可靠信息技术提供辅助，以此来提升档案信息安全管理能力，积极应对现代档案信息管理中的安全挑战。

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