大数据技术在事业单位档案管理中的应用探析

作者简介：刘佳，女，（1986.10-），满族，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。

摘要：在经济与科技高速前进的道路上，大数据技术的诞生、发展和广泛应用促使众多行业领域构建了更高质高效的内控管理体系，对于事业单位而言，大数据技术的应用可以更好地应对分散、凌乱、量大的档案资料以便于开展高效用的管理工作。因此，本文将立足于大数据技术的内涵、特征、优势作用以及应用大数据技术的档案管理工作现状等内容进行简要分析，期望能为事业单位档案管理工作探索出有参考价值的大数据技术应用策略。

关键词：大数据技术;事业单位;档案管理;应用

前言：作为管理事业单位各部门历史文件的档案管理工作并非简单的汇集信息和提供资料，在现代档案管理工作中要面对收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑、研究、提供利用等一系列复杂活动。尤其是数目颇多且涉及年限还可能追溯到多年前的实体档案資料常常会出现过于分散凌乱、孤本等现象，这使得事业单位档案管理呈现出工作量大、内容繁杂以及过于独立等特征。而大数据技术的开发与应用就可以很好地利用自身“巨量资料”的优势来快速处理档案资料，进而保障事业单位持续发展。

1大数据技术概述

1.1概念含义

大数据又称“巨量资料”，其涵盖的信息资讯多到无法用常规手段进行收集、整合与处理，而大数据技术就是通过更强大的技术手段高效处理海量资料以备所需者使用。常见的大数据技术应用方式就是互联网上各类软件收集用户喜好来提供更具针对性、个性化的服务，显然，大数据技术对数据信息的敏锐度与整合数据的高效性能为管理决策提供更有价值的参考依据。

1.2特征分析

大数据技术特征极为突出，诸如数据量化、海量收集整合数据、针对性分层分类处理数据、结构复杂性等等都是大数据技术的特征，同样也是优势。大数据技术通过数据资料库分类保存信息资料以备管理人员快速调取和进行数据分析，并且，大数据技术还能从海量数据中提取核心信息来为管理者快速筛选出更有使用价值的信息。相较于以往单纯的互联网搜索技术而言，大数据技术能更进一步提高信息处理效率且在一定程度上展现出了智能化优势。

2大数据技术在事业单位档案管理中的优势作用

2.1更多种类的技术手段

合理运用大数据技术能有效保障事业单位档案管理体系的运行稳定性以及提高工作成效，同样也带动了更多技术手段参与到档案管理工作中。

其一是物联网技术，物联网技术作为近些年受到社会广泛重视的技术领域能高效挖掘出不同物质之间的内在关联，通过先进技术手段实现物与物、物与人之间不受时间和空间限制的互联互通，应用大数据技术能够进一步拓宽物联网技术在事业单位档案管理工作中的价值空间，而且前者能为后两者提供强大的信息支撑与数据基础。

其二是云空间技术，储存空间不足向来是诸多信息管理工作所面临的一大困境，云空间技术作为将拥有趋向于无限空间的互联网视作“云”进行信息储存与提取的一种技术手段，能够为应用了大数据技术的事业单位档案管理工作提供足够庞大的存储空间支持。并且，云空间技术能在汇总海量数据进入服务器的同时合理分配信息储存空间，对于档案管理工作而言可以有效解决资料储存问题以及简化管理程序、便于查询信息。

其三是移动终端，以计算机技术为核心、智能终端为载体的大数据技术自然也离不开智能手机、笔记本电脑、平板电脑等移动终端的参与，而应用了大数据技术的事业单位档案管理工作可以在移动终端的支持下实现不限时间和空间的“移动办公”，方便档案管理人员随时收集、整理、查询档案信息并以此来节约重复进入档案管理室时所消耗的时间精力。

2.2更高效的工作模式

2.2.1更可靠的信息云储存模式

信息云储存模式为事业单位档案管理工作所提供的技术保障能大幅度拓宽储存容量空间，应用了大数据技术的事业单位档案管理工作很容易面对信息过量而引发储存空间不足的问题，而配合云空间技术搭建形成的档案信息云储存模式可以有效解决此类问题且可靠性更高。在信息云储存工作模式下，能够精准定位电子档案的储存位置以便于查询和调用档案资料。当然，事业单位在建设档案信息云储存模式时需要保证足够的基础设施支持才能满足相应的功能需求，通过配套开发功能更加综合的云平台软件等方式提高大数据技术在档案管理工作中的实用效果。同时，信息云储存模式还能协助搭建更多样化的信息库以备分类管理类目复杂的档案资料。

2.2.2更优质的数据分析服务模式

应用了大数据技术的事业单位档案管理工作能够优化完善管理程序以便于提供更优质的服务，事业单位作为提供社会公益性服务的国有组织机构更强调服务水平，而运用大数据技术开展档案管理工作可以高效处理各类数据信息去更好地迎合用户的多样化需求。大数据技术在数据分析方面的优势作用可以强化档案管理工作对电子档案的分析效果，进而适应用户对档案信息的多样化需求以确保其能够获得服务质量更高、信息更准确的数据分析服务。而这就需要事业单位档案管理人员充分利用大数据技术分析和掌握档案资料情况与用户的使用需求，然后再根据综合信息去针对性优化档案数据处理工作以便于提高服务效能。同时，应用了大数据技术的档案管理工作还能为事业单位各部门以及各个档案管理机构之间搭建起互联互通的桥梁，以此扩大档案数据资料库和拓宽数据分析范围来进一步提高数据分析的精准性和可靠性，强化信息参考价值。

2.2.3更强大的档案信息检索模式

大数据技术的智能化特性是应用其提高事业单位档案管理工作实效的重要因素，档案管理工作可以借助大数据技术成倍地提高信息整理、检索与分析效率。并且，档案的分类管理工作也可以立足于大数据技术在信息处理方面展现出的强大优势去强化效率与保证规范秩序，为档案管理人员和用户提供更优质的信息检索与查阅服务。另外，大数据技术还能针对事业单位所整合的档案图像、音频等信息进行可视化分析和处理，例如快速提取图像中的文字、人像以及将音频转化为文字等等操作都可以为档案管理人员与用户高效、直观地呈现所需信息。

3大数据技术在事业单位档案管理中的应用现状

3.1管理方式落后

在事业单位中，不事生产且档案资料并非档案管理部门及人员产生和利用的档案管理工作很容易受到忽视，不少事业单位仅仅单纯地将档案管理工作视作资料存放库而非自身信息系统的基石，这就导致档案管理工作缺少足够的资源投入实现先进性优化建设。在大数据背景下，尽管有部分事业单位主动顺应时代发展趋势引进了大数据技术去管理档案资料，但在使用方式上仍出现只会简单运用搜索、查询、储存功能而未能充分发挥大数据技术的所有功能。

3.2管理制度不健全

受认知不足影响，一部分事业单位并没有充分重视档案管理工作且未能搭建完整的配套制度和体系，制度上的缺失是造成一些事业单位档案管理工作效用低下、职工态度散漫、工作缺少指导依据、信息价值被消耗殆尽的主要原因，甚至还容易出现档案管理秩序混乱致使资料丢失、破损严重、信息安全得不到保障等一系列問题发生。

3.3信息资源开发力度不足

有部分事业单位由于档案资料建库初期出现的一些历史遗留问题而影响后续开展档案管理工作，特别是以往的老旧档案储存混乱以及资料不全、不多、类目模糊等问题直接影响大数据技术的实用效果，再加之一些档案管理人员能力水平不高，即使是事业单位引进了大数据技术也难以有效整合与开发档案信息资料的深层次价值。

3.4信息安全保护不到位

事业单位的档案信息涉及到部门机密资料和员工个人隐私，因此，对档案信息开展安全防护工作可以有效防止出现资料泄漏导致阻碍事业单位健康发展。但是，有一些事业单位在将纸质资料转化为电子档案的过程中由于防火墙等信息安全防护处理不到位，以致于直接面临着信息泄漏风险的电子档案对档案管理部门与事业单位的正常运转秩序带来负面影响。

4大数据技术背景下事业单位档案管理工作的优化探析

4.1树立现代化管理理念

事业单位应当对大数据技术与档案管理予以充分的重视，基于重视思想的前提下通过加大资源投入、领导层下达指令等方式树立档案管理人员的现代化管理理念。而事业单位档案管理人员则需要在现代化管理理念的指引下重视、学习、掌握与主动应用大数据技术，科学合理地运用大数据技术建设信息化档案管理模式去适应时代发展步伐。同时，事业单位档案管理人员还应该主动了解和学习有关大数据技术的最新研究理论、政策法规等知识，为提高自身专业能力水平、档案管理工作实效以及快速适应大数据背景下的新工作模式奠定坚实基础。

4.2制定新型管理机制

建设新型管理机制能够为事业单位档案管理工作应用大数据技术提供强有力的制度保障和指导标准，因此，事业单位应当综合实际发展情况严谨制定符合档案管理工作要求的新型管理机制与配套制度，同时还要着眼于大数据技术的时代背景合理调整管理机制以提高其适用性。首先，考虑到对档案信息的搜集、分类等需求可以细化编目等制度内容的设置，对常规编目、特殊编目、机密文件编目等制定更详细完善的规定要求来辅助档案管理人员顺利开展工作，规范档案信息资料管理流程的同时还能为用户提供更高质量的服务。其次，要利用大数据技术简化档案信息的借阅程序并严格借阅手续，以便于用户能更快速地调取查阅档案信息以及确保不会由于简化程序造成信息安全防护力度下降。最后，尤其是电子档案，事业单位要面向档案管理人员制定更科学严谨的安全管理规范，面向借阅用户制定更详细的信息安全管理条例，同时还要引进高新技术人才为档案管理部门搭建安全防护力度更强的防火墙，通过内外双重制度保障与技术保障进一步优化档案信息的管理安全和防控信息泄漏风险。

4.3加快基础设施建设

要想更好地发挥大数据技术效用，事业单位要清晰认识到基础设施对大数据技术与档案管理工作的重要价值并主动加大资源投入力度，通过引入更前沿的大数据技术、计算机设施以及高端技术人才为档案管理工作提供技术、物质、人力保障。事业单位要以基础设施建设的实际问题为切入点去探索优化软硬件条件的可行路径，利用信息化技术与配套设备帮助应用在档案管理工作中的大数据技术发挥理想效用。基于此，事业单位还要重视设备、技术、档案管理需求这三者之间的匹配性以免浪费投入资源，而在实践过程中，事业单位还应当关注设备和技术的发展态势去及时更新调整档案管理工作的技术设施与管理制度，进一步保障多方协调性。

4.4建立数据共享平台

事业单位应当为档案管理工作搭建综合数据共享平台去挖掘更多数据信息的潜力价值与拓宽大数据资料库，帮助各个档案管理机构之间互联互通互享数据信息以便于为整合更多完整数据和提取更多有效数据。同时，事业单位还可以视情况适当开放档案管理相关信息并在数据共享平台上与社会之间构建线上互动交流平台，借此来征询社会对档案管理工作的改进意见以及根据意见的可操作性进行优化改进。当然，事业单位在建设数据共享平台时也要注意安全防护措施来防控和降低档案信息泄漏风险，进而全面保障档案管理工作的信息安全和提高风险管理机制的可靠性。另外，数据共享平台还可以结合大数据技术的数据库归纳整理事业单位职工与项目活动的档案信息，更进一步简化事业单位内部人事变动、跨部门档案调取等情况查询和调用档案资料时的操作程序。而档案管理部门也可以为事业单位内的所有职工创建独立账号以便其搜索需要的档案信息，简化档案信息调用程序的同时提升档案资料的利用价值去降低资源浪费。

4.5加强数据系统建设

事业单位有必要为大数据技术搭建综合系统来提高其实用价值和适用性，首先，事业单位要保证档案管理人员所使用的大数据技术的统一性，然后严格按照岗位级别并划清职权范围来分层分类管理档案信息，同时还要强调技术手段、档案文件格式、管理标准等都应该保持相对统一性和一致性。其次，事业单位还要针对档案管理人员的大数据技术操作水平开展专业化教育培训工作，为完善建设档案管理部门的大数据综合系统提供足够的思想支持和人才支持，然后再配合健全的管理体系规范档案管理工作秩序和大数据技术的操作流程。最后，事业单位还应该强调档案管理信息的时效性以保障能提高大数据系统的实用价值，通过建设具备数字、智能等技术支持的电子档案信息处理系统来丰富和优化大数据技术的资料库储存，同时也能有效发挥信息手段的优势作用去全面提高事业单位档案管理工作的质量水平，为高效建设现代化、数字化、信息化档案管理模式和体系夯实基础。

4.6拓宽档案利用途径

事业单位要明确档案信息的数字化管理是符合时代变化趋势、社会需求、工作发展需求的必然趋势，档案信息是社会公共资源而非事业单位的私有资源。因此，事业单位应该主动研究和开发档案信息资源的共享途径以免形成垄断使用的现象，在共享道路上充分挖掘出现有档案信息的深层次价值并将其整合进大数据技术的资料库中以备后用。首先，事业单位一线档案管理人员要抱有对档案信息的重视思想在日常工作中有意识地收集优化策略，进而上报领导管理层作为决策依据的一部分。其次，事业单位自身也应当主动拓宽、延伸档案信息的应用渠道和探索开放信息的有效路径，开设诸如数字化资源平台等形式的共享通道提高档案信息的多元化价值。最后，事业单位档案管理部门的负责人则要认清自身职责义务去积极分析和把握各个档案之间的内在关联性，利用大数据技术的数据分析功能统一整理档案信息来提升相关资料的完整性，从而为事业单位内部和广大社会群体带来更详细完善的档案信息资料以及提高自身管理和服务水平的质量与效率。

5结语

综上所述，事业单位档案管理工作可以利用大数据技术的数据量化、海量收集整合数据、针对性分层分类处理数据、结构复杂性等优势，建设形成更高效的信息云储存模式、更优质的数据分析服务模式以及更强大的档案信息检索模式等档案管理工作模式。基于此，事业单位应当正视档案管理工作中存在的管理方式落后、管理制度不健全、信息资源开发力度不足、信息安全保護不到位等问题，通过树立现代化管理理念、制定新型管理机制、加快基础设施建设、建立数据共享平台、加强数据系统建设、拓宽档案利用途径等方式保障档案管理工作的持续健康发展。

参考文献

[1]张辛芬.大数据技术在事业单位档案管理中的应用探析[J].兰台内外，2021（20）：22-24.

[2]耿静静.大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析[J].发明与创新（职业教育），2020（12）：183-184.

[3]孔子君.大数据时代创新事业单位档案管理的策略分析[J].办公室业务，2020（24）：137-138.

[4]张驰.大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析[J].中外企业家，2020（16）：125.

[5]蒋涛.大数据技术在事业单位档案管理中的应用分析[J].人力资源，2020（06）：90.

[6]张姝倩.大数据技术在事业单位档案管理中的应用分析[J].黑河学刊，2020（01）：189-190.

[7]马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代经贸，2019（18）：50-51.

[8]高昂.基于大数据背景下事业单位档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2018（23）：72.