基于知识流视角的档案知识管理研究

2022-06-15林俊

科学与信息化 2022年11期

林俊

航天推进技术研究院档案馆陕西西安 710100

引言

现代档案知识注重档案信息内容的开发和挖掘，从现有的档案信息资源中发现或找到有效的知识，组织形成有一定价值的知识库，通过知识的传递，为档案利用者提供服务。档案知识管理的核心目标就是通过对传统档案管理模式的改变，实现档案知识的增值。增值需要档案知识的互动与相互扩散，本质上是形成档案知识流动。那么如何让档案知识流动起来？笔者认为，研究档案知识管理可以从知识流入手，也就是用知识流视角来研究。

1 对档案知识流内涵的描述

对档案管理的研究目前还主要集中在显性知识方面，对隐性知识尚缺乏足够的重视。相对于不同环境任务带来的影响，对各种影响因素的效应研究更加被业内人士关注。档案工作者需要考虑这样一个问题：在新的任务和环境条件下，如何让馆藏的档案从过去完成时变成现代进行时或者将来时？只有变革档案管理模式，实现档案知识管理。档案知识管理并非是对当前馆藏档案数量的简单扩充，其管理的关键在于分享和创新，通过档案知识流动，从而使馆藏档案不断增值。由此引入了知识流的概念。

那么什么是知识流呢？对此国内外学者有不同的描述：国外学者HaiZhuge提出是知识在人们之间流动的过程或是知识处理的机制；MaxH.Boiso认为知识流是一个解决问题、知识扩散、知识吸收和知识扫描的过程；中国学者李凤云则认为知识流是一个动态的概念，强调在知识的识别、获取、开发、分解、储存、传递以及运用其产生价值的运动过程中是无阻碍的。尽管学者们对知识流的定义还没有达成统一，但共同认定其具有明确的动态流动特性。既然知识流能够涵盖各种知识，当然也应该包涵档案知识流。档案知识流就是利用外部知识与馆藏档案融合形成新知识，在单位内部组织、员工中流动，是在产生档案的各职能部门和员工之间形成一种循环嵌套的和可反馈的档案知识的回路。

通过对知识流的描述可以看出，知识流的产生流动与单位的所有管理活动紧密相关，是知识的不断获取、传递、应用、增值的过程。档案知识管理的目标就是要保证档案知识在这个流动过程中的畅通和价值增值。由于不同类型的知识流，在不同的环境中产生，其作用也不一样。与传统的物质流、信息流一样，档案知识流也是在各个节点间流动。但档案知识流也有其自身的特点[1]：①不减性。由于在档案知识的流动过程中，其形成的是一种循环嵌套、可反馈的档案知识的回路，所以并不会减少在各节点间流动的档案知识总量，并且由于档案本身固有的凭证价值特性，其总量只会不断增加。②多变性。随着知识更新的加速，档案知识流的空间流动方向比传统的实体档案传递形式更加灵活，由于信息化技术手段和利用者利用方式的不断更新，档案知识流会经常性的由于不同的情景因素影响发生流动转向或流程变化。③难以预料。不同于显性知识的传播可以由上至下有意识地推动，知识流的流动需要依赖知识掌控者的主观能动，档案知识的获取和交流可以是任意方面的，对此其他任何人事先都难以预料或管理。④前景广阔。随着档案知识流在各个节点间的传递、流转，不断有新的知识信息在交汇碰撞中相互作用、生生不息，其潜在增值收益必将远超预期。

2 档案知识管理活动与档案知识流的区别

众多对知识流运动过程的解析，往往脱离不开知识活动的范畴，由于两者的密切关系，知识流既是知识活动的高级阶段，又以考察知识流动过程中的效率和影响为要务。在企业内部存在着众多的业务活动，能够被称之为知识活动的只是其中对知识的数量增长、存在特性产生作用的部分活动。由于档案知识管理本身的知识密集特性，其管理活动中大多数表现为知识活动，但其质量和利用者满意度却存在着较大差异，原因就在于档案管理过程中档案知识流动的数量、效率不定。档案知识活动是知识与档案业务的衔接，而档案知识流才是档案知识存在的动态的流动方式。因此，档案知识流不同于档案知识管理活动，两者的区别在于[2]：①研究对象不同。档案知识管理活动的研究对象是档案知识的所有者及其业务管理活动，突显对管理行为模式的重视；档案知识流的研究对象则是档案知识本身，尤其是其在流转过程中的价值表现。②研究角度不同。档案知识管理活动是从档案的各个管理环节中，研究诸如知识存储、载体模式和转换形式等等；档案知识流则是关注档案在诸多知识流动环节中的运动规律。③研究方法不同。档案知识管理活动植根于档案管理流程，核心是对各管理环节的细致梳理；档案知识流则立足于档案知识的来源、获取者和流通渠道，围绕档案知识活动开展更为深入的分析和研究。

由此可见，档案知识管理强调的是对结果的记录、扩散与利用，而档案知识流是将人才、知识与信息、技术平台等整合到一个协调、互动的环境中，注重强调与发挥知识生成、流转、使用上的积极作用，促进档案知识的增长与增值。

3 档案知识流在研发活动中应用的分析

对档案知识流的分析是档案知识管理的设计基础。档案知识管理得以更好地实施，有赖于对档案知识流动状态的清晰阐述，还需要针对不同的状况单独处置，以便更好地提高档案知识流动的效率[3]。从国内外对知识管理研究的成果看，一般知识管理常见的策略有两种，也是企业针对不同问题从实践中归纳出来的：一是进行知识库管理，也就是将知识、知识来源、知识开发者三要素单独分列，将各自具有特性的知识分离个性色彩后，经过一定信息技术批量提取、汇编、固化生成知识库，对此知识库信息可以按照需要随时有针对性地调用；二是反其道而行之，对具有特性的知识进行个性化管理，将知识、知识来源、知识开发者三要素始终合并考虑，不需要提取、检索和存储知识要素信息，知识的共享是通过直接接触实现，信息技术的使用只是为了提高员工间的沟通效率。

诸多种类的研发活动中，影响档案知识流动效果的因素各异，获取的知识也有所不同。为了区别比较，可以把研发活动分成两种策略类型：创意产生类和问题解决类。前者是确定研发活动目标、寻求技术解决方法的过程，它汇集各方信息，进而开发设计；后者是把整体问题进行子项细分，为解决问题确定各自具体目标，并为每个目标进行优先级排序，根据优先级开展解决方案设计并进行方案评估。其差异表现在[4]：①知识源。创意产生类活动偏向于从外部获取知识，研发思路也往往是在与外部的交流活动中获得启发；问题解决类活动则与此恰恰相反，内部产生挖掘是知识获取的主要源泉，研发主导者由内部组成。②知识特性。在创意产生类活动当中，更多是与结果相关的描述性知识，因此外化和整合就至关重要；在问题解决类活动中，更多是与过程相关的程序性知识，因此内化和共同化非常重要。③知识多样性。创意产生类活动中，知识源的多样性增加了知识的多样化，知识内部成分的复杂性和知识之间关系的复杂性将增加；在问题解决类活动中，由于目标指向更清晰，所需要知识的种类将减少。

从以上三个知识特征看，可以形成从低至高的各种组合，并且每种组合都会影响最后的知识流输送效果。但以整体角度看待档案知识管理，仅用一种策略来实施是不适宜的，也是行不通的。一则结合企业知识生成流转和使用的规律，考虑到企业知识传承与创新性复合的特点，企业知识管理的实施应是一个循环升华的持续改进过程；二则知识管理不仅仅是简单的组合，其管理应是创意产生类和问题解决类两种类型活动共存、并重、迭代、综合的知识管理循环过程，这个过程最根本的要素是形成“流”。

4 实现档案知识流的途径

技术能力的高低限制着技术创新能力水平的提高，企业内部的知识存量又制约着技术能力的发展。但是，处于静态中的知识存量对于技术创新能力的提升，仅仅只能算作是一种储备价值。让静态的知识存量动作起来，形成的知识流高效、顺畅流动，才可以完全用于技术创新能力的提升。由此，实现档案知识静态存量向档案知识动态流动的转变，构建起档案知识流动机制，才是提高档案创新能力的基础。

管理学家卡尔·费拉保罗认为，知识管理就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。对于档案知识管理而言，就必须重视企业知识能力建设，加强对馆藏档案资源、技术与服务的有效整合，即加强知识整合的过程[5]。就知识整合而言，单纯将企业从外部获取的知识简单应用于本企业相近似的工作中，不会产生新知识的增量，也就无所谓创新。真正意义上的整合需要外部新知识与内部原有知识的充分交融。其整合过程首先要整合已有的资源，不是简单地叠加，而是有机地融合；其次结合已有的资源，对外部知识资源进行有效的质量过滤后再次融合。在基本符合完整性要求之后，按照访问权限的不同，让档案知识流向不同的利用者。最终结果在于提供一个知识资源共享平台，借以形成企业知识共享能力。档案部门是各种知识汇集处，有效综合各方资源，激发创新思维，建立更加完备的知识共享平台是新时期档案工作者的责任。

档案知识有效利用和价值增值的前提是实现档案知识的共享，而档案知识共享的范围与水平高低，则是档案知识流高效运转的助力器。所谓的组织知识共享能力是指一个组织能够在多大程度上有效的共享其所拥有的各种知识资源[6]。影响共享水平的因素包括技术与非技术这两方面能力，只要其中一种处于弱势，知识共享能力也就无法做到整体强大。在这里，技术能力主要指信息技术为组织知识共享提供的能力，其中包括档案知识的获取、整合、转化、应用等能力。这些能力是控制档案知识流（流速、流量、流幅）的一个“阈值”。其作用一是减少零碎档案知识和防止残缺档案知识的流动，二是及时反馈，实现与利用者互动，使隐性知识转向显性知识。非技术能力主要是指能够提供的管理保障措施等方面的状态。一个组织只有在具备完善的知识共享管理保障措施，同时拥有充足的信息技术条件，知识共享的能力才可能强大。所以，在新形势下，档案部门需要加强组织知识共享能力建设，提高其在知识经济条件下的适应能力。