大数据时代背景下高校档案管理模式的优化策略

摘 要：当今社会互联网技术飞速发展，对社会产生巨大影响，波及多个领域，改变人们的工作和生活。与此同时，在各个领域中数据成为重要因素，这也表明大数据时代已经来临。作为高校管理决策工作顺利开展的支撑力量，档案管理满足人们获取档案资源的实际需要。大数据时代为高校的档案管理模式带来多重挑战，原有模式已经无法满足时代需求，基于此，对大数据时代背景下的高校档案管理模式的优化策略展开探讨是很有必要的。

关键词：大数据时代;高校;档案管理模式

大数据时代背景下，多个领域都将互联网技术融入了自身的发展中，为社会的发展和人民的生活带来翻天覆地的变化。档案管理工作是高校提升发展水平的支撑力量，但就目前我国高校的档案管理工作而言，现有的档案管理模式还存在一定的缺陷，已经与高校发展的实际需求不相符。因此，就要针对现存的问题展开讨论，以此研究出一套可以切实改变现状的优化策略，帮助高校在后续的发展中建立出可行的档案管理模式，提高管理效率。

一、当前高校档案管理模式存在的问题

1.不能有效利用档案资源

之所以要进行档案管理工作，是因为它可以对档案信息进行开发再利用，将档案信息转变为高校管理工作中的有效信息，帮助高校顺利展开一系列的管理工作。目前，高校档案管理模式对于档案信息的合理整合和二次开发利用的能力仍旧不强。同时，随着时间推移，高校内的数据信息呈现日益增加的发展趋势，如果无法将这些数据信息进行合理整合，无法从中开发有效价值，这些数据信息就会成为无用信息，不能在高校的管理中发挥其本来的作用。造成这一现象的原因主要是以下两个方面：首先，从事档案管理的工作人员缺乏专业知识和相应技术，以及缺少可以用于档案管理工作的设备;其次，高校档案管理工作的观念老化，造成一些有价值的数据信息没有被高效利用。

2.档案资源的接收以被动为主

如果想建立健全一套完善的档案管理模式，档案资源的接收方式是其中的一项重要环节。在大数据时代背景之下，高校的各个职能部门将其档案数据信息进行整理之后，可以转化为电子形式，再将其上交给高校专业的档案管理部门，实行统一整合。但是，这种方式会产生一个很大的缺陷，具体来说，档案管理部门在接受档案资源的方式上，处在被动状态，为档案管理工作造成了一定的局限性。为了改变这一现状，从事档案管理的工作人员可以变被动为主动，深入高校内部的其他职能部门，主动搜集一些档案数据信息，在整理档案资源时，管理人员还应当摒弃一些陈旧的思想观念，更好地发挥自身在档案管理工作中的作用。

3.档案资源的保管以实物为主

很长一段时间以来，在高校的档案管理模式中，对于档案数据信息的储存方式，都是依靠实物进行的，通俗地说，也就是利用纸质材料对档案数据信息进行原始记录。随着时代的发展，纸质材料越来越无法满足档案管理工作的需要。

首先，随着时间推移，高校的档案数据信息只会越来越多，利用纸质材料进行记录费时费力，并且占用的空间较多。其次，为了更好地完善高校档案管理工作体系，还要对过去的实物档案资源进行电子化处理。由于以往存在着数量庞大的实物档案资源，在将这些实物转化为电子形式的过程中，需要耗费的时间过长，相关工作人员处理起来也较为费力，工作进程相对缓慢，还存在许多纸质档案资源没有转变为电子形式的现象，为优化档案管理模式带来阻碍。

二、大数据时代背景下高校档案管理模式面临的机遇与挑战

1.大数据时代对档案管理理念提出的挑战

以往的高校档案管理模式中，在具体开展档案管理工作时，主要是遵循较为死板的流程工序，一般来说，传统的档案管理实践工作要按照数据信息收集、中间阶段的合理整合与归纳、对处理完毕的信息进行存储与备份，以及后续的查找与使用这四个阶段的顺序。同时，还要注意的是，在档案管理工作中对于档案资源的重要程度不同，对其管理周期的时间长度就不同。这是以往的档案管理理念，但在大数据时代背景下，信息化技术处理手段和管理理念的革新，为高校传统的档案管理理念带来一定的挑战。信息化时代的来临，帮助高校在其档案管理模式中融入计算机信息处理技术，这项技术的运用主要体现在档案信息存储和传递方面，并且已经彻底替代了实物档案数据信息的存储方式，对传统的档案管理理念产生了冲击。

2.大数据时代对档案管理技术提出的挑战

在传统的高校档案管理模式中，档案管理技术基本以人力管理模式为主要形式。在工作过程中，通常是将纸质档案以一定的标准划分后，再进行存储，存储的方式往往是将其放置在学校内部的档案室中。一些专业人士认为，这种档案管理技术属于粗放型。在大数据时代背景下，这种方式显然无法满足档案管理模式发展的需求，运用数字化、网络化的档案管理技术才是新型档案管理模式的重点。因此，大数据时代为档案管理技术提出了挑战。

3.大数据时代为档案数據安全提出的挑战

以往的档案管理模式中，纸质档案资源是档案数据信息的主要存在形式。因此，对档案数据信息安全的管理工作侧重点在实物上，只要保证档案信息不会受到火灾、潮湿、偷盗以及老鼠或虫子的叮咬等外在因素的损害，档案数据信息的安全就得到有效保障。但随着信息技术的发展，现在的档案资源储存形式都趋于电子化，在虚拟的网络空间中实现档案数据信息的存储与传输，就容易受到网络崩溃、黑客袭击以及存储设备的软硬件损坏等因素影响，引发档案数据信息的丢失，为档案数据信息的安全性带来了挑战。

三、大数据时代背景下优化高校档案管理措施的策略

1.建立现代化的档案管理观念

随着信息技术的发展，大数据时代的来临为各种自动化程序以及智能设备在各个领域中的应用提供了基础。目前，在各行各业中新型的现代化技术已经广泛应用，通过这些技术加快各个领域的发展速度，实现现代化的变革，档案管理工作自然也不例外。在时代发展的浪潮中，高校档案管理模式应当沿着现代化发展的脚步，优化自身的管理模式，转变以往老旧的管理观念，建立起现代化的档案管理观念，帮助高校融入现代化发展浪潮，实现高校的优质发展。B2846C56-CE5B-46B5-952C-4E3F85D413CD

为了在高校的档案管理模式中切实建立起一套现代化的档案管理观念，可以从以下几方面入手：第一，要对建立起的新型档案管理观念进行有效宣传，让这种观念在高校中的多个群体之间实现推广，促使人们意识到大数据时代背景下的科技发展为高校档案管理模式带来何种助力，档案管理模式依托大数据时代背景发生怎样的转变;第二，要让档案管理工作的作用向多元化转变，使其不仅具备原本单一的档案存储功能，还可以为高校的管理与发展提供优质服务;第三，丰富档案管理功能，具体表现为档案管理工作由传统的档案归档和查询功能转变成为高校的每个学生以及每个部门提供相关的数据信息作为发展依据。

2.推进档案管理信息化建设

随着大数据时代的不断发展，越来越多的行业融入了信息化发展的浪潮，许多领域进行自我革新的首要目的就是实现信息化。在发展过程中，高校的档案管理工作也在逐渐向信息化迈进，不断优化自身的档案管理模式，以期借助良好的档案管理模式来提升档案管理水平。实际上，这种做法的最终目的是为其整体的管理水平提供助益，因此在革新的过程中实现档案管理模式的信息化是很有必要的。

首先，应当对高校档案管理工作中所用到的一系列设备、相关软件等基础设施进行优化。科技的飞速发展为一些设备的使用带来挑战，许多设备的功能往往跟不上时代发展的速度，无法满足人们的实际需求。因此，在时代发展的浪潮中轻易被淘汰。基于上述情况，高校应当在其运行过程中，预留出一部分资金，用于升级档案管理工作的设备以及相关软件功能，增加对基础设施的维护力度。

其次，在档案数据管理方面，高校管理部门应当加快对数字化建设的速度。高校内部的每一个相关职能部门都是数据信息的来源，这些数据信息构成了高校内部的档案数据信息。相对而言，由于这些档案数据信息的来源较为繁杂，数量也较多，因此要对这些档案数据信息实行数字化管理，加快建设自动化数据管理体系的步伐。必要时，可以聘请一些档案管理方面的高级人才参与其中，提升数字化建设水平。

最后，一些软件或硬件可以帮助高校在大数据时代背景下优化档案管理模式，因此要加强对这些软件及硬件的研发力度，增强它在档案管理工作中发挥的作用。需要注意的是，档案管理工作很依赖软硬件设备的性能，如在实际工作中，可以通过光盘、扫描、微缩技术等手段逐渐增强高校档案管理的服务水平，同时还可以增强对档案数据信息的深度挖掘力度，促使其可以被二次利用。

3.推进档案管理标准化建设

高校为了在大数据时代背景之下实现档案管理工作的现代化，就要在建立档案管理模式的过程中做到标准化和信息化。标准化的含义是指在档案管理工作进行过程中，制定相关的制度以及标准时要做到有针对性、有目的、有计划。这种方式可以避免在档案管理的工作中出现数据信息混乱，或者是档案数据信息出现错误，并且可以提高整个档案管理的工作效率。在实际工作中，可以借助计算机设备，运用其强大的功能，将收集到的所有档案数据信息进行数字化处理，主要是借助微缩技术、光盘扫描技术等将其存储为电子化形式。除此之外，档案管理的工作人员是档案管理工作的实际操作者，因此还要提升档案管理工作人员的知识水平，向其普及相关的专业技能，且随着需求的变化进行知识储备的丰富与更新，为推进档案管理的标准化建设奠定坚实的基础。

4.建立现代化的档案安全保障系统

档案数据信息的安全是大数据时代背景下高校档案管理工作的核心环节。在传统的档案管理模式中，对于档案数据信息的安全保障工作主要是针对纸质档案的防火、防潮、防鼠虫以及防偷盗等方面所展开。但在当今大数据时代背景下，高校的档案数据信息都已经由传统的纸质存储转变为计算机系统中的电子化形式，这为档案管理工作的数据信息安全带来一定的难度。

（1）档案管理的网络安全

在科学技术水平飞速发展的今天，高校档案管理工作已经呈现信息化和网络化的发展趋势。为保障档案管理的安全，高校档案管理部门需要在工作中引入专业的网络安全软件，为档案管理工作以及档案数据信息传输的安全性提供保障。同时，还要对其进行及时更新、升级，在应用过程中，对软件的性能进行合理维护，切实增强档案管理的网络安全性。

（2）档案服务客户端的网络安全

在高校的档案管理模式运行中，对于应用到档案管理工作中的服务客户端，高校相关管理部门要将其进行及时更新换代，以满足发展需求，维护服务客户端的网络安全。对于档案管理的网络安全保障工作，高校要在其中倾注较多的关注度，并使用专业的网络安全软件，聘请专业的管理人员对客户端进行专业运行与维护，保障档案服务客户端的网络安全。

5.加强档案管理人才队伍建设

基于大数据背景的高校档案管理模式在开展工作过程中，较为依赖网络计算机技术。而作为档案管理工作的实际操作者，相关档案管理工作人员的能力也就成为档案管理工作质量的决定性因素。当前的档案管理工作面临的挑战之一，是缺乏可以满足现代化档案管理模式要求的工作人员。大数据时代背景下建立的档案管理模式，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，以往运用到档案管理工作中的方法已经无法满足新的工作要求。为实现档案管理的现代化，工作人员具备高水平的专业性是必要前提。

基于此，高校在招聘档案管理工作人员时，要对其信息技术的应用处理能力进行审查，尽可能吸纳一些专业性的技术人员。另外，还要对档案管理部门现有工作人员进行培训，向其普及档案管理的信息化标准，丰富其知识储备，促使现有人员提升自身的技术水平。要着重增强工作人员的全方位技能，如果一个技术人才具备多方面的能力，就可以提升档案管理工作的效率，在突发事件发生时，可以妥善处理。

6.完善档案管理服务体系

在大数据时代背景下，人们对于档案数据信息的需求逐渐增多，为了满足人们的需求，高校应当扩大档案资源的开放程度，提高档案资源的开放速度。当今社会瞬息万变，与以往相比已经产生了许多新的变革，促使人们想要从众多的档案数据中获取更多有价值的信息，因此开始要求信息的公开化。高校的档案管理部门要在工作中不断优化档案管理模式，构建一个完善的档案管理服务体系，以滿足人们对档案数据信息日益增长的需求。

四、总结

综上所述，在大数据时代背景下，档案管理工作已经成为高校内部所有管理工作的一项重要组成部分，档案管理工作的顺利开展，是高校各项管理性工作得以正常开展的基本前提。但在实际的档案管理工作中，由于多种条件制约，在我国的许多高校中，还没有建立起一个完善的档案管理模式，或者是现存的档案管理模式无法与大数据时代提出的管理要求相契合，因此高校档案管理部门应当紧跟时代发展的脚步，通过信息技术整合、维护、管理档案数据信息，保证高校档案管理模式的优化，促进档案资源的高效利用。

参考文献：

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[2]刘 灿.大数据时代高校档案管理模式的创新研究[J].资源信息与工程，2019

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[4]韦相立.大数据时代下高校档案管理模式的变革和优化[J].城建档案，2018

[5]张 锐.探索大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].黑龙江档案，2021

（作者单位：上海工艺美术职业学院）

作者简介：李晶（1990—），女，汉族，黑龙江绥化人，硕士，助理馆员，研究方向：档案学基础理论、高校档案管理。B2846C56-CE5B-46B5-952C-4E3F85D413CD