企业应付账款管理存在的问题及对策研究

陈冬梅

摘要：当下，企业间的竞争不断加大，企业要能够生存及发展，在激烈的竞争中立于不败之地，抓好应付账款的管理工作就是其中的重要环节。然而，我们也看到不少企业在应付账款的管理中还存在着不足之处。文章以进行应付账款管控的重要意义为出发点，阐述应付账款管控过程中存在的相关问题，在此基础上逐一提出了相应的改善对策。希望能帮助企业在应付账款的管控过程中缓解流动资金的压力，节约筹资成本，降低企业经营风险，从而为企业更加长远地发展打下良好的基础。

关键词：企业;应付账款管理;问题;对策

一、引言

在市场经济的交易过程中，信用支付已经普遍成为企业在买卖交易中采取的一种结算方式。在企业日常的财务管理行为中，应付账款管控已成为其中的一项主要工作，如果企业对于应付账款管控力度不足，势必会给企业造成很大的财务风险，将会非常不利于企业的长远发展。所以，企业需要重视及加强应付账款的管控工作，防止因为应付账款管控不力而引起的各项经营风险。

二、应付账款管理概述

（一）应付账款的含义

应付账款指的是企业因购买商品、材料或者是接受劳务等经营活动而应付给销售方或服务提供方的款项，它是基于商业信用为前提，是随着企业购销业务而产生的经营性债务。

（二）应付账款管控的重要性

首先，通过加强及优化应付账款管理体系，帮助企业更加有针对性地在管控应付账款时更加有针对性，提升管理效率。其次，通过高效，合理地管控应付账款也可以使企业的流动资金更加充足，为企业的健康发展提供强有力的资金支持。再次，通过管控好应付账款，延伸到采购环节，确保采购需求的合理性，有利于控制好存货库存水平，达到有效防范及控制企业运营风险。

三、企业应付账款管理存在的主要问题

（一）没有从企业的整体战略管理度来考虑

首先，由于商业信用的存在，所以当企业采购货物或接受服务时随之会产生相应的应付账款。从表面上看，存在应付账款是占用了供应商的资金，但如果没有看到背后的采购计划是否合理，没有按照编制的销售预算、生产预算来跟进，那采购行为就会变得较为随便，造成存货积压而浪费资源，同时也会产生大量的应付账款。另外，如果没有选择好供应商，或者一味地看重最低采购而没有考虑总成本最低的原则，也会犯一叶障目的错误，对企业的长远发展会产生非常不利的影响。

其次，没有从企业生命周期的角度出发考虑采购业务。企业采购行为需要结合企业的生命周期来综合考虑问题。当企业处于快速成长阶段，资金的缺口比较大，如果此时仍然把采购单价作为首选，就会因小失大，会使得企业失去更多、更大的发展机会。

最后，因采购行为而产生的应付账款，与不少财务指标相关联，过多的应付账款余额一方面表明占用供应商的资金在增加，但另一方面也可能给企业带来更高的资产负债率、速动比率，当企业要从银行融资的时候，会给企业融资规模及融资成本造成不利影响。

（二）職责分工不明晰

应付账款的核算及管控，涉及包括采购，仓库、质量、法务、财务等相关部门，也涉及采购需求计划、采购需求审查、招投标、合同签订、比价、采购，付款等多个环节。然而在采购与付款的业务处理过程中，相关职责分工不清晰一直困扰着整个应付账款管控过程。一是在涉及从审查采购计划，签订合同，确认到货状况，到对应付账款挂账及对欠款的支付等众多流程中的职责分工界限不清晰。当潜在的问题还没有显现的时候，一切都相安无事，但问题一旦发生，各个部门多从利己的角度出发，尽力去撇清自己的责任，但最终损失的还是企业。二是对各供应商随意拖延付款，存在违约风险，容易引起法律纠纷，影响到企业的形象。三是供应商为缓解长期拖欠货款产生的资金压力，为了降低成本，可能在生产过程中或提供服务的质量上偷工减料，反过来又给己方造成更大的损失。

（三）付款资金安排欠妥

部分企业高层、中层等管理人员对应付账款的认识仍停留在传统观念上，认为拖延供应商的付款是企业能力的一种体现。所以，不少企业对供应商及服务商的付款安排是能拖就拖，能延长则延长，认为没有必要编制付款计划，一直是等到供应商反复多次催款之后，采购部门才与财务部门申请付款安排，而财务部门的资金已经提前安排在相关急需资金的项目之上。一旦这种没有计划性的临时性付款申请增多，势必打乱企业的营运节奏，给企业的资金安排造成非常大的压力。久而久之，供应商也会将付款信用条件变得更为严苛，进而加大企业的资金压力，带来更多的财务风险。

（四）应付账款内部控制不严

一些企业内部控制不严主要体现在如下几个方面：一是使用单位集使用人与采购人、采购人与验收人身份于一身。二是对合同的条款审核不严格，在合同未履行或未能全部履行完成的情况下财会部门就全部付款，给企业造成损失。其中也往往由于审核不力会给一些采购人员及相关人员钻空子，容易滋生出腐败问题。三是财会部门对付款申请的相关支持资料的审核不严格。在实务中由于种种原因，往往会发生发票金额与采购申请金额、验收金额不一致，在付款申请的审核中没有很好地勾稽各项数据的一致性并追查原因，造成多付或少付的结果。四是付款的内控有漏洞，存在管理的隐患。一是通过支票付款时，空白支票及印章由出纳一人保管处理。二是在线付款时付款审批权限设置层级不够，且在线付款密码没有得到有效保护，在经办人外出委托他人付款后没有及时更改密码。

（五）信息系统功能不全

在企业的日常经营中，采购及付款是其中的一个重要的环节。如果企业的信息系统不完善，则非常不利于对应付账款流程的管控。随着企业的不断发展，企业的业务是越来越多且复杂度也越来越高，单纯依靠手工处理的方式已经落伍，无法更好地适应现代企业对精细化管控的需求。目前，不少企业的采购合同没有很好地与账务处理系统对接，无法在账务系统中快速查询到合同执行的相关情况，不知道合同的当前履约进度，不知道付款金额是否和合同约定的付款进度相匹配，逾期未付款无法得到预警信息。预付款信息也不能直观地看出。由于信息系统不健全，造成企业到期应付或预付而未及时、足额付出而引发相关法律风险，也可能造成企业多付款而不能及时发现，不能及时追回，给企业的资金造成损失。A6A77BEC-91F0-4A9C-8098-08C871332F1F

（六）未充分发挥应付账款内部审计的监督作用

目前，很多企业在进行内部审计的时候过多地将精力集中在存货及应收账款上，对应付账款的重视程度不够，片面认为应付账款反正是欠供应商的钱，即使不审也没有什么风险，致使企业应付账款管理缺乏整体性，无法及时发现其中隐含的风险，给企业经营带来隐患。有的企业虽也建立了有关应付账款的内部审计制度，可在审计过程中的综合性不够，审计过程流于形式，未能有效关注到诸如对供应商的选择不当，授权审批不规范，采购物资质次价过高，甚至发生舞弊行为。对于发现的部分问题，未能制定可行的风险防范行动方案，特别是在应付账款关键控制点的监控方面乏力，致使内部审计工作和应付账款风险防范相结合的程度不高。

（七）相关人员素质不高

在应付账款管控的整个流程中，涉及多个部门及人员，在任何一个环节处理不慎都会给应付账款的管控带来诸多不利的影响。现实中，各业务环节中的相关人员的业务素质高低不齐，有些经办人员的责任心不强，致使应付账款管控过程中出现多付、少付、错付给其他供应商等多种情况。凡此种种本来可以避免的问题，都因人为的原因而导致，极大地影响到应付账款管控的整体效率。

四、强化企业应付账款管理的对策建议

（一）从战略层面考虑管控应付账款

首先，企业战略的落地生根靠的是实施全面预算，以全面预算为基础来加强采购及应付账款管理，确保采购计划与生产及销售计划相适应。在采购的过程中选择合格供应商进行采购，考虑产品使用周期成本，以总成本最低的原则进行采购。对供应商的选择不仅要货比三家，更重要的是要采购物资的成本结构进行分解，以便于降低采购成本及应付账款。

其次，从企业生命周期的角度来考虑采购业务及应付账款。当企业处于成长型期间，考虑到资金需要量比较大的现状，需要优先选择现金流充足的供应商，其次考虑降低采购成本，达到为企业进行短期融资的目的。当企业处在衰退期，此时资金流充裕，不需担心资金问题，应该是选择单价比较低，以现款结算或以预付款结算的采购方式，达到降低成本的目的。

最后，为保证企业融资时能获得更多的融资额度及更优的融资利率，需要综合考虑付款及负债的情况，保持适度的应付账款余额以降低资产负债率及速动比率等财务指标。

（二）明确职责分工

要更好地强化应付账款管理，就必须要建立健全相关的制度。在制度中明确相应的岗位的管理职责，落实整个流程的岗位责任制，把各自管理责任及监督责任逐一分解落实。物料计划部门负责编制物料采购计划，及时根据动态的市场需求进行调整并及时地通知采购部门。采购部门根据采购计划做好采购的询价、比价、下单、跟单等环节来进行采购并提出付款申请，还要负责开发合格供应商，把好合格供应商准入关。仓管部门负责数量验收并有序摆放在指定的库位，质量部门运用相应的验收方法对来料质量进行验收。财务部门负责付款业务包括审查发票，订单，验收单，应付账款的入账与供应商对账。法务部门负责合同的审查，如果没有法务部门，条件允许的话要外聘律师来进行审查，没有条件的要由财务部门参与审核。当相关岗位经办人员岗位发生变动，要办理好交接手续以确保应付账款管理连续进行。只有落实好从采购计划，招标确定供应商、签订合同、收货、发票校验、核对账务、支付款项等应付账款的各个环节的职责，才能更有效地管控好应付账款的整个流程。

（三）合理编制应付账款资金计划

适当地占用供应商的资金对于缓解企业的资金压力是非常重要的，但这并不意味着企业可以随意地拖欠供应商的资金不付。因此，非常有必要编制应付账款的资金支付计划。为了编制好付款计划，财务部门要多与采购部门加强沟通，采购部门也要及时做好跟供应商的沟通和交流，告知供应商付款金额、付款时间和付款方式。企业对于應付账款付款按照轻重缓急做出合理的资金计划安排，是维护好与供应商之间长期合作的重要前提。

（四）强化应付账款内部控制

加强应付账款内部控制需要结合建立健全相关管理制度，厘清相应职责来考虑，需要重点关注如下几个方面。一是要贯彻不相容职务相分离的原则，资产使用人与采购人职责要分离，采购人与验收人职责要分离。二是对合同履行的过程进行动态管理，确保付款进度能够符合合同中的约定。三是财会部门严格审核付款申请，认真审核付款申请单，验收单，采购申请单等单据的一致性。如果不符，退回采购部门查找原因并重新提供补充材料。四是财会部门的空白支票及印章保管要分开保管，通过在线付款时，设置录入人，复核人，审批人为不同层级的三层用户名及密码，同时做好密码的保管工作，不得泄露。

（五）完善信息系统建设

强化应付账款管控的前提条件是要持续加强信息化系统建设，建设好信息化建设管理平台可以实现将供应商数据库、合同管控、建立材料需求、采购申请、收货、验收、发票校验、货款支付、对账等所有相关的流程实现线上管控，实时生成管理报表并按时发送到相关经办部门及经办人，提醒当事人及时跟进各业务进度。通过系统生成的应付账款账龄分析表，财务部门可以有效监控应付账款账龄状况，实时查询每个供应商应付账款付款及逾期金额，以便提前做好资金预测安排，真正将业务与财务有效融合，全面提升企业营运资金的管控水平。

（六）加强内部审计

加强应付账款的内部审计需要做好这几个方面的问题，一是要提升内审队伍的素质，内部审计部门不是用做摆设来装点门面的，是要用过硬的本领来强化监督作用的。因此，企业是要采取切实可行的方式来打造一支有高业务素质的内审团队。二是要重视应付账款内部审计，需要关注与战略、预算的匹配度，账务处理的合规性，采购舞弊，审批流程等方面逐一梳理其存在的问题。三是要针对其中的薄弱点及风险点要提出可行性的改善建议，督促并帮助各相关业务部门按时采取行动来限时改善。四是要不断建立及健全应付账款风险控制体系，防患于未然，把主要风险消灭在萌芽状态，为企业的发展保驾护航。

（七）提升业务流程中相关人员综合素质

在应付账款管控中要充分认识到发挥人的积极性的重要性。企业可以从这几个方面来提升经办人员的业务素质，一是在招聘环节把好关，招进来的人可以胜任相应岗位的要求。二是对现有涉及应付账款各环节岗位的人员进行包括业务技能、沟通技能、职业道德等方面的培训，提高各经办人员的综合素质及责任心。在各部门相关人员的共同努力下，改进应付账款管理中的各项不足之处，从而进一步优化企业从采购、收货、付款、到对账等环节的工作，提升资金的使用效率。

五、结语

应付账款管控是企业的一项系统性工程，涉及企业内部众多部门及环节，同时也与外部的供应商有着非常紧密的联系。因此企业一定要对应付账款管控给予足够重视，需要从战略层面来考虑管控应付账款，明确应付账款管控的各自职责分工，合理编制应付账款资金计划并执行，强化应付账款内部控制，尽力完善信息系统建设，加强企业内部审计以及提升相关人员综合素质等诸多方面来综合考虑。只有在这些方面做好文章，下足功夫，才能促进企业在新形势下更加稳健地发展，在激烈竞争的市场中立于不败之地。

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（作者单位：中山火炬开发区建设发展有限公司）A6A77BEC-91F0-4A9C-8098-08C871332F1F