大数据时代背景下档案利用服务的挑战与提升路径

摘要：基于全球大数据时代的背景，为了加强我国档案利用服务的水平与质量，切实保證当前档案资源价值可以得到充分发挥。本文对大数据时代背景下档案利用服务面临的挑战进行了分析，进而研讨了大数据时代背景下加强档案利用服务水平的有效途径。

关键词：大数据时代;档案利用服务;有效途径

中图分类号：G273

文献标识码：A文章编号：1674-7615（2022）03-0121-04

DOI：10-15958/j-cnki-jywhlt-2022-03-019

随着信息化建设的不断发展与完善，在社会生活与生产中所产生的数据量日渐增多，大数据技术被广泛应用于社会生产与生活的各个领域。“大数据”是由众多数据一起构建而成的数据集合，其数据量巨大，种类繁多，结构复杂，且具有非结构化的特点。在计算机对数据处理的基础上，充分利用当前数据的集成共享而构筑的智力以及知识能力，正在迫切需要一种全新的解决方式，进而有效地彰显其优越的决策能力、洞察能力及程序优化能力。与传统的集成数据相比较，大数据具有多样性、海量性、低密性及实时性等特点，从一定程度上来说，大数据的实质就是当前数据分析技术中的前端技术，而大数据技术则是在海量的数据信息中用最快的速度检索出最有价值的信息[1]。在大数据时代背景下，档案管理工作面临很多挑战，档案管理人员开展档案利用服务工作时，应充分结合大数据时代的发展特点，切实保证档案管理工作的质量与水平。

一、大数据时代背景下档案利用服务面临的挑战

随着大数据技术的不断发展与完善，档案管理工作发生了相应改变，档案管理由传统的纸质档案管理向数字化管理方向转变。随着档案资源的海量增加，传统的档案管理及档案存储工具已不能有效解决当前因档案资源急剧增加而带来的档案管理实际问题。由于在档案管理工作中应用了计算机技术，档案管理工作人员的压力得以缓解，档案管理工作的成效得以有效提高。在大数据时代，由于大数据技术的强势介入，当前的档案利用服务工作面临着全新业务技能更新的挑战，这种挑战主要体现在以下三个方面。

1.利用大数据进行信息查询

就当前信息化技术发展的水平而言，电子数据信息资源海量增加，档案管理部门所要进行存储的档案资源日益增多，传统的人工检入以及人工卡片检索模式根本不能有效地满足当前档案管理工作的实际要求。若是当前仍在沿用传统的档案存储管理模式，可能会出现一系列档案管理及档案存储问题。例如，仅用人工卡牌检索办法，不能及时高效地查询出与之相关的档案文献，甚至还会出现档案服务系统无响应的情况。因此，在大数据时代背景下，加快档案文献的检索速度，提升档案利用服务的水平与效率，已经成为当前档案管理工作的一项关键工作。

2.在大数据中甄选有价值的信息

大数据时代，在档案管理及存储过程中，许多档案查询人员在检索及利用档案时，已不再单纯满足于档案文献表面所显示的直观信息，更多是在对当前档案信息所蕴藏的内在价值进行充分利用。这在一定程度上表明，我国当前档案管理工作已开始由“文献管理”向“知识型档案管理”转变，进而带动档案利用服务工作开始由传统的“文献提供模式”向“知识供给模式”进行有效的转变。但在大数据时代的档案利用服务中，为查询者提供的知识并不是简单的数据信息，也不是留存于档案文献表面的数据信息，而是需要对档案数据信息进行有效分析及深入挖掘才能获取。随着大数据时代的到来，数据信息资源的日益剧增，传统的人工挖掘模式效率及精准度均不高，已不能满足人们对档案数据信息中所蕴藏的有效信息的需求度，因此，在海量的数据中高效地甄选出最具价值的知识，成为当前档案利用服务面临的挑战之一[2]。

3.对大数据信息的再次利用

在大数据时代，档案利用服务工作人员对档案数据信息的再次利用提出了全新要求。随着信息化技术的不断深入，传统的档案数据信息利用模式已经无法满足当前档案用户对档案数据信息二次利用的具体要求。同时，如何对当前档案数据多样化和特殊化信息进行再利用，是当前档案利用服务工作人员最为关心的问题之一。档案管理工作人员要顺应这一趋势，积极主动地开展档案数据二次利用的准备工作，将传统的档案数据信息转变成多样化的知识信息，能切实保证档案数据知识信息的多元化及个性化。

二、大数据时代背景下提高档案利用服务水平的有效途径

1.加强档案业务程序的转变

一般情况下，在传统的档案业务管理程序中，整理与利用是最为主要的工作内容。在传统档案业务管理中，档案的使用方式是利用其原始的数据进行的，但随着大数据技术的不断深入，数字化电子文件的档案模式已经成为当前档案领域中最为普遍的存在。在大数据时代，档案数据信息量急剧增加，传统的档案业务管理流程已经不能满足档案用户对所需档案数据信息的查询需求。同时，传统档案业务管理流程较为复杂且繁琐，且针对档案信息数据的查询准确性不高，甚至不能及时地反馈一些被检索的内容，无法充分发挥出档案资源的利用价值。因此，档案管理人员应积极主动地对档案数据资源信息进行及时更新，利用计算机技术对其进行不断完善。在对档案利用服务工作进行摸索的同时，档案管理人员也要对其进行深入分析，通过模糊识别方式来对档案资源信息数据进行细致的甄选，进而有效地为档案使用者提供查询便利。档案管理人员也应将档案管理中的检索功能进行升级换代，不断地提升档案利用服务工作的水平与质量。

2.深入挖掘数据的具体应用

档案资源信息数据的挖掘，是指在海量的、不完整的以及没有经过任何处理的原始档案资源信息数据中，提取出最具价值的档案资源信息数据。当前的档案资源数据信息上的挖掘大体分为三种：结构型的档案数据挖掘，文本型的档案数据挖掘，wed档案数据挖掘。将以上档案数据挖掘技术充分运用在当前的档案数据挖掘工作中，不仅可以最大限度地缩短档案利用服务工作的时间，还能有效提升档案利用服务工作的质量，同时提升档案数据挖掘工作的精准性。在实际的档案数据挖掘工作中，最为普遍且最为基础的是文本档案。在当前档案数据挖掘工作中，文本档案数据挖掘技术应用最为广泛。档案管理人员在文本数据挖掘技术的帮助下，可以有效地对原始的档案数据进行文字分析，以此有效获取有价值的档案信息数据。此外，在对具有价值效用的档案数据信息进行进一步提取时，要注意对其进行分类与预测。数据挖掘是分析档案数据的最基础环节，之后再对档案原始数据中存在的一些无价值的内容进行处理，将已经处理好的档案数据信息录入档案数据库中，进而达到档案资源信息数据结构化，借此来完成对档案数据信息的评估以及信息的传递。优质的文本数据挖掘，可以被解释成一种具有可操作性及连接性的档案数据挖掘形式。文本数据挖掘技术被应用的领域相对较多，如声音与图像的数据转化及数理统计，同样它也会具体表现在档案信息访问及知识探索中[3]。

3.构建数据挖掘平台

首先，档案利用服务工作人员要對实际档案管理中存在的声音视频的详细表述内容、区分定位等一系列问题进行细致研究与分析，不断提升对档案数据中视频数据信息的处理水平。其次，档案利用服务工作人员也要做好档案数据信息中的语义研究工作，这也是当前用户在对档案数据信息进行检索过程中用到的最为常见的检索形式。对此，档案利用服务工作人员可以有效地借助一些具有识别功能的现代化档案管理设备来进行有效解决。最后，档案管理人员要对历史档案进行分类，并进行提取，以此来达到历史档案文献自动分类的目的，进而确保档案管理工作辅助分类的精准度，保证档案用户的整理能力得以有效提高，并为多维度的动态档案管理分类提供有力的支持与帮助。档案数据挖掘平台，是基于文本数据技术而构建的，其目的是在指定的信息理论以及一定的概率理论的基础上，对档案原始数据进行模式识别以及音视频识别，进而将原数据中的信息加以提炼，为档案用户提供信息支持。因此，档案管理人员可以通过构建起档案数据挖掘平台，将多元化的档案数据在挖掘平台上行之有效地完成收集工作。

4.加强档案数据信息共享

目前，我国绝大多数档案管理部门内部都没有将档案数据信息进行真正共享，一些部门内部的档案信息尚存在保守落后的思想，极大地阻碍了档案资源信息共享，并且在一定程度上影响到档案利用服务工作的质量与效率。因此，档案管理人员要积极主动地开展档案资源共享平台的构建，在档案管理部门内部最大限度地减少档案信息资源的限制，确保档案信息服务部门之间可以做到互通有无，保持交流与沟通，进而保证档案管理部门内部各个信息服务部门之间档案信息能够得到真正共享，从而不断提升档案资源的使用效率，更为充分地发挥档案资源的内在使用价值。此外，档案管理人员要充分利用好现代信息技术，确保档案管理信息主体之间实时沟通与交流，坚决避免“信息孤岛”的情况出现，只有各个信息服务主体得到有效的沟通与交流，才能更好地将档案利用服务工作的职责与责任进行细致划分，进而有效地保证当前档案利用服务工作的质量与效率[4]。

5.提升档案工作人员素质

档案利用服务工作人员不仅是当前档案利用服务工作计划的制定者，而且还是具体的工作计划执行者，其综合素质高低直接影响到档案利用服务工作的质量。因此，要加强对档案利用服务工作人员的综合素质培训，确保参与培训的档案利用服务工作人员可以明确地掌握当前大数据时代发展的特点，且能熟练应用大数据技术，以此不断提升档案利用服务工作的水平与质量。同时，档案管理人员也可以在众多培训者中甄选出一批素质高、专业技能强且有上进心的档案利用服务工作人员，在资金与时间允许的情况下，派遣其外出学习，与其他优秀档案管理部门进行学术交流。此外，也可与当地高等院校合作，定期邀请专家学者到档案管理部门进行指导，从而确保档案利用服务工作的质量得以稳步提升。管理者也要引导档案利用服务人员树立起良好的职业道德意识，建立健全奖惩机制，以此不断激发档案利用服务人员的工作积极性与主动性，不断提升档案利用服务的质量与水平。

三、结语

在大数据背景下，不断提升档案利用服务工作的水平与效率，不仅是大数据时代发展的必然要求，也是档案管理工作在发展与完善过程中无法避免的重要环节。因此，需要档案管理人员积极主动地对档案数据资源进行创新与升级，加强档案资源共享，深入挖掘档案数据信息中的内在潜藏价值，不断加快当前档案业务流程的有效转变，以更好地应对大数据时代给档案利用服务工作带来的挑战，从而尽快提升档案利用服务工作的水平与质量，进而推动我国整体档案管理工作的全面发展。

参考文献：

[1]张轩炜.大数据时代下档案利用服务探析[J].科技资讯，2021，19（22）：34-36.

[2]任华.大数据时代背景下的档案价值与开发利用研讨[J].中国集体经济，2021（9）：56-57.

[3]张波涛.大数据时代背景下党务档案服务创新途径[J].时代报告（奔流），2021（1）：102-103.

[4]蔡文选.大数据时代背景下城建档案的管理和利用前景[J].城建档案，2020（11）：61-64.

Archive Utilization Service in Big-Data Era： Challenges before It and Its Upgrading Orientation

XIE Qun

（Guizhou University Archives （History Museum）， Guiyang， Guizhou， China， 550025）

Abstract：

Under the background of the global big data era， aiming to optimize archives utilization services in China to ensure that the value of current archives resources can be fully utilized， this paper analyzes and discusses the archives utilization services in big data era， briefly introducing the meaning of the era of big data， analyzing the challenges faced by the archive utilization service， to discuss the effective ways to improve the service level of archives utilization.

Key words：

big data era; archive utilization service; effective way

收稿日期： 2022-02-15

作者简介：谢群，女，福建连城人，贵州大学档案馆（校史馆）馆员。