浅谈学校档案工作的作用和要求

余奕松

摘 要：本文从档案管理和学校档案工作的内涵出发，阐述学校档案工作在历史记录、文化传承、办学治校等方面的重要作用，分析学校档案工作在制度建设、队伍建设、技术手段等方面存在的问题，对学校档案工作提出坚持党的领导、弘扬工匠精神、坚持与时俱进的具体建议。

关键词：档案管理    办学治校    制度建设

学校档案是由学校教育教学、管理等活动产生的具有留存价值的各类资料。做好学校档案工作，将对学校的历史记录、文化传承、办学治校等各方面工作起到积极而又深远的影响。

一、学校档案工作的重要性

（一）学校档案是学校发展历史沿革的重要佐证

档案是原始的历史记录，是前人留给我们的宝贵精神财富。学校档案与其他档案的不同之处在于它以不同的形式详细、真实地反映了一所学校从创建之初到稳步发展乃至壮大的整个历史过程，是在学校教育教学和管理工作过程中直接形成的第一手资料，也是认识和把握学校办学事业发展客观规律的重要依据。学校档案只有保存完整才能反映学校历史过程最真实的面貌，才能最大程度尊重学校发展沿革的客观事实。

（二）学校档案是凝聚人心、团结奋进的有效载体

对于一所学校来说，办学历史、校园文化积淀在一定程度上决定着学校的办学底蕴是否深厚。当这所学校在办学中取得了跨越式发展和丰硕成果时，校史陈列即成为展示它办学历程、办学底蕴的最佳方式之一，其中有关学校历史和文化发展的真实档案材料也就成为校史陈列的主要内容和重要参考。广东省粤东技师学院校史馆在学校建校45周年纪念日隆重开馆，继而又在建校50周年纪念日增添、充实了不少学校近年来取得新发展、新成果的档案资料，充分展示了学校办学的奋斗历程和高质量发展的累累硕果，获得广大校友和在校师生的一致好评。

（三）学校档案是教育教学实践经验的全面总结

教育教学始终是学校的根基，不断提升办学质量才是获得源源不断生源的最有效手段。学校在实施教育教学过程中会形成大量的实践经验总结，这些总结材料既是广大教职工辛勤付出的成果，也是学校在不同时期教育教学质量提升的真实反映。通过查阅档案材料，学校管理人员和广大教师可以厘清工作思路，针对工作记录中存在的不足和短板进行查漏补缺，从而不断总结经验，不断提升学校教育教学和管理整体水平。

（四）学校档案是实现治理体系现代化的具体举措

党的十九届五中全会对推进国家治理体系和治理能力现代化做出重大部署，提出新的要求。同样，学校要实现科学治理，也必须健全依法办学的制度，通过构建科学的制度体系，形成制度优势。学校可以通过对现有档案的整理、分析和利用，全面清理各项规章制度，加强对重大决策的调查研究、科学论证和风险评估。通过对学校办学相关法律法规、政策文件和各项工作资料的收集、归档，强化规章制度的执行、评估和监督，建立健全制度建设的长效机制。

（五）学校档案是更高起点谋划发展的必要前提

档案是事实、知识、经验的归纳和总结，是具有可靠参考价值的记录。学校档案记载着学校各方面的经验成果和各项统计数据，因此它也是制定决策的重要依据，是学校在管理和发展中重要的信息资源。当学校需要谋划未来发展蓝图时，可以通过完整、详细的学校档案，全面分析学校的现状、面临的形势和任务以及前车之鉴，从而做出符合办校实际的决策部署，拿出切实可行的具体举措，为学校今后的发展指明方向。

二、学校档案工作存在的问题

学校档案管理是一项系统、繁重并且琐碎的工作，从广东省粤东技师学院的实际情况来看，档案管理在制度建设、队伍建设、技术手段方面还存在着不足和短板。

（一）制度建设不够完善

从学校档案的编制、收集、分类再到保管，每个环节都需要详细的制度，以此来规范每项工作，并保证流程规范、顺畅，运转高效。但目前学校在档案管理制度方面还存在以下问题。

第一，档案资料收集不够全面。随着科学技术的发展，数据成为教学科研和行政管理的重要资料。学校作为一个数据生产“大厂”，全面保存数据将为学校进行管理决策和开展教育教学研究提供强有力的支撑。

第二，档案资料分析不够深入。学校在进行档案的编制和收集过程中，大多只注重工作结果的记录归档，对该项工作的流程、转接及反馈未能进行详细记录，对记录内容也缺乏严谨细致的审核，这使得档案资料的后期维护、改进工作无从下手。

第三，档案管理流程设置不够科学。由于某些工作周期性较长，如学生档案从学生入学到毕业离校时间跨度长达数年，造成档案管理流程步骤间隔时间较长，经办环节要经过多人，容易出现档案资料的遗漏。

（二）对档案工作人员队伍建设不够重视

档案管理是一项重复性极高的工作，大多數人认为只要能够完成工作任务即可，对档案工作人员的业务能力和职业素养往往要求不高。大多数学校现有档案工作人员具备档案专业背景的几乎没有，更多的是由行政人员负责或是由专业课教师兼任，有些工作任务还会安排学生辅助完成，这就导致学校档案管理工作专业性不强、创新性不够。专业性不强表现在由于缺乏专业的档案管理技能，档案管理工作整体质量和效率较低;由于缺乏专业培训，档案工作人员政策法律水平不高，档案管理工作未能形成完整的管理体系。创新性不够体现在档案工作人员大多进行重复性的收集、分类、保存工作，容易形成固定思维，只求能够完成任务而不会在意如何提升效率，在面对收集保存的数据成倍增加时难免力不从心。

（三）信息集成程度不高

现在已有不少学校采取数字化管理模式，将现有档案转入数字化档案管理系统，将传统纸质档案转换为电子档案，以便保存和查找。但笔者所在学校档案还是以纸质材料为主，尚未建成集中统一的档案管理系统，不同部门之间的档案资料、数据无法实现纵向或是横向的相互关联，档案资料的查阅、使用效率较低。而且学校目前未设置档案馆，档案分散在多个部门保管，管理人员也相对分散，这为档案的保管、转接增加了不小的难度，也加大了档案丢失的风险。

三、对做好学校档案工作的建议

（一）学校档案工作要坚持党的领导

习近平总书记强调，要坚持社会主义办学方向，把立德树人作为教育的根本任务。学校档案工作人员要切实提高政治站位，不断提高政治鉴别力，把“两个维护”落实到服务学校中心工作和各项管理业务之中。学校档案工作要用好用活档案资源，服务学校思想政治理论课建设，唱响主旋律，传播正能量。广泛开展党史、新中国史、改革开放史、社会主义发展史“四史”学习教育活动，积极推动党史学习教育进校园、进课堂、进头脑。

（二）学校档案工作要坚持与时俱进

随着现代科学技术的发展，纸质文件、声像文件等传统介质的档案资料越来越多地被转化为电子档案，加之大数据、云计算、人工智能等技术应用的场景越来越多，对档案管理的信息化程度要求越来越高。档案工作人员要通过不断学习知识与技能，及时掌握最新的管理方法，灵活运用先进的技术，熟练操作先进的设备，使用新型的工具。同时还要深入细致地钻研档案工作特点规律，不断提高档案管理法律意识，紧密结合岗位实际，探索新方法，梳理新流程，不断提升档案管理的规范化水平，进一步发挥档案服务中心工作的效能作用。

（三）学校档案工作要发挥技术优势

面对学校这所数据生产的“大厂”，要做好档案工作必须依靠科学的体系和先进的技术。我们要充分发挥数字化档案管理系统的功能，利用这个平台不断更新、扩大档案内容，全面收集、保存学校各类档案信息。进一步细化管理系统操作流程，依托管理系统实现跨部门的档案编制和归档合作，不断提升工作效率。在发挥技术优势实现档案管理数字化的同时，要高度重视信息安全，要积极与档案管理部门、档案管理系统供应商、网络运营商等多部门沟通协调，严格按照国家保密法规和信息系统分级保护要求，强化档案管理系统的网络安全防护，切实做好保密工作，严防在档案传输过程中泄密。

（四）学校档案工作要弘扬工匠精神

技工院校培养的是技能人才，技能人才弘扬工匠精神具体体现在长期坚持做一件事，而且精益求精，越做越好，即使再苦再累也乐在其中。档案管理也是需要弘扬“工匠精神”的工作。由于档案工作烦琐、单调且具有一定的封闭性，学校应当通过培训进修、业务素质提升等活动，进一步加强档案工作人员的思想政治教育，帮助档案工作人员增强做好档案管理工作的事业心与使命感。档案工作人员要以事业为重，以担当为荣，耐得住寂寞，经得起诱惑，履职尽责，勤奋工作，在平凡的岗位上推动学校迈上高质量发展新台阶。

四、小结

綜上所述，学校档案工作是学校管理的重要组成部分，档案工作人员要在全面认识档案工作重要性的同时，切实做好档案的收集、整理、归档，主动利用档案资源服务学校管理，为学校高质量可持续发展提供有力保障。

参考文献：

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[2]谭晓华.突出服务意识强化档案管理[J].内蒙古科技与经济，2015（15）.

[3]侯彤.新形势下档案工匠精神的培养研究[J].兰台世界，2018（05）.

（作者单位：广东省粤东技师学院）