新形势下事业单位档案数字化管理的策略分析

田野

摘 要：事业单位在我国公共社会服务体系中承担着提供高质量公益服务的职责，随着科技的发展与社会环境的变化，事业单位目前采用的档案管理方法逐步被淘汰，管理者必须合理运用现代化数字技术，搭建远程信息共享机制与数据分析体系，将纸质档案转化为可利用的数字化档案，建立可随时调阅、编辑的在线档案馆，提升資料与重要信息的查询速度。本文主要分析了新时代事业单位构建数字化档案管理模式的必要性与常见问题，并总结了推进数字化档案管理机制发展的有效调节措施。

关键词：事业单位;档案数字化;管理模式;管理策略

事业单位在经营管理活动中会不断产生大量富有参考价值的信息与数据，此类信息被保存在档案中长期存储，可用于后期阶段工作总结，能够起到辅助性作用。为提升档案资料的查找速度与利用效率，事业单位档案部门管理者必须引进数字化技术，对档案存放方式、信息储存形态进行调整，借助计算机设备与远程云服务器搭建数字化档案网络，制定在线档案编辑标准与入库审核机制，强化文书档案内部信息流动速度，完善配套信息公示、档案资料共享制度。

一、新时代事业单位建立数字化档案管理模式的必要性分析

随着时代的发展与国民经济进步，事业单位所处环境发生变化，必须在新时代承担全新社会职能与公益服务任务，提升国有资产利用效率，满足广大群众需求。档案内部资料来源较多，存储难度较高，后期解读、查阅效率较低，重要信息无法被及时发现，档案中记录的信息、包含的文书资料具备独特利用价值，可用于经济调查与行政决策，发挥借鉴、指导作用[1]。为提升档案信息利用效率，必须主动建立可持续运作、能够精确编辑信息的档案管理系统，引入数字化手段与管理策略，消除存储于数据库中的重复档案信息，做好档案维护、存储、信息查阅与整理等各项基本工作，建立数字化档案目录与检索查阅机制，缩短档案标题与核心内容的查阅时间，并将本地数据库与档案系统接入互联网，让更多网上用户与社会单位有机会查阅档案信息，发挥数字化档案检索速度快、存储方便、修改容易等优势，延长档案保存时间，改善档案资料保管条件。

二、目前事业单位档案管理模式数字化转型工作的问题

目前部分事业单位建立了数字化档案管理系统，将档案信息进行快速分类处理，并支持在线查阅与检索，丰富了基本功能，然而其软件系统的运作稳定性不佳，容易出现信息检索错误、系统卡顿等问题，档案检索目录编制效率较低，难以与在线信息共享系统兼容，无法从根源落实信息化管理原则。档案管理结构负责人并未根据实际状况，顺应技术提升趋势，明确数字化建设发展方向，未能及时转变管理意识与服务态度，多数档案部门工作人员依然沿用传统工作方式与档案编制方法，采用人工查阅纸质档案并将信息转交用户的落后方式提供服务，信息平台利用效率不高[2]。

三、推进事业单位数字化档案管理模式发展的策略研究

（一）调整重要文件与数据归档流程

为全面落实数字化管理理念，促进事业单位档案管理制度的演化，必须做好档案文书搜集、归档、编辑等各项基本工作，规范文书处理流程，要求工作人员按照基本要求进行审核、校对，评估文书、重要文件、会议记录等资料的完整性，并使用计算机或其他类型扫描设备进行登记，满足阶段工作要求，根据固定流程将其录入本地数字化档案库与云端服务器中。重要档案文书在归档后可支持在线共享，被注册用户与本地账户所查阅，工作人员可根据档案信息查询需求，调整事业单位内部机密档案的公开时间、披露范围、共享方式，提升重要档案信息的利用效率与传播速度，减轻工作人员自身压力与负担，避免出现重复劳动现象。针对归档文书的审阅、核对等工作也可在线上完成，并将核对结果输入计算机中，缩短工作时间[3]。工作人员可主动使用专业化、功能丰富的信息分类软件，对具备保存价值的档案文书进行整理，评估其存储时间、查阅需求，利用数字化管理软件的基本功能，如在线校阅、纠错、破损修复等功能，快速完成档案文书整理与编辑工作，贯彻科学化档案管理理念，预防错误、不完整信息录入档案数据库中。管理者应当为一线员工配备计算机、网络调制设备、专业化在线档案管理软件、云端服务器等设施，为数字化档案管理制度的发展创造良好条件。

（二）调整档案管理制度，

档案管理机构负责人必须基于实际状况，颁行富有可行性与约束力的管理规则，完善现有档案管理制度，促进文书、档案一体化发展，面向职工明确提出档案信息编辑标准与正确加工处理方式，要求职工在实践中遵循保密守则与安全规则，以此提升档案文书的安全性。管理人员应当主动建立数字化安全防护制度，选择地加密具备突出利用价值、无法被马上公开的档案信息，在推动档案管理制度数字化发展的同时，对在线档案分享系统用户的个人权限做出限定，避免低权限、无权限用户私自修改云端服务器中存储的档案信息。管理人员必须主动使用经过多次调试与检测的高性能硬件设备，如本地化磁盘阵列等，提升本地服务器的运作稳定性，延长数字化文件的使用寿命与存储时间，避免数字档案因停电、失火、设备老化损坏等问题而丢失。

（三）重组人才队伍

档案管理部门必须主动重构人才队伍，引入更具安全意识、具备丰富工作经验的人才，使之担任数字化档案系统管理员与文书归档活动负责人，要求档案管理者根据现行工作守则，完成基本的资料搜集、档案编目、信息检索、错误数据修改等各项工作。事业单位可定期针对档案管理机构职工开展技能训练与职业能力培训，使之学习更多计算机操作技巧与数据分析技能，在海量档案数据中找出有价值、可起到借鉴作用的重要档案信息，积极更新其知识结构，提升工作人员对数字化档案加工处理模式的熟悉度。

结论

为解决可用档案管理人才不足、纸质档案存储寿命短等问题，管理人员必须做好远期规划，制定完善、可行的档案数字化管理制度建设计划，将重要档案信息以光盘、云端寄存信息、磁盘等形式进行保存，让具备参考价值的重要档案信息得到合理运用，提升现代化科技的使用频率，简化管理流程，避免出现重复劳动、浪费行政资源等问题。

参考文献

[1]于策.机关事业单位档案数字化现状分析及优化措施[J].档案天地，2022（02）：43-45.

[2]康国红.事业单位实现档案数字化管理的要点分析[J].兰台内外，2022（02）：16-18.

[3]缪永绥.事业单位档案数字化管理对策分析[J].黑龙江档案，2021（06）：188-189.