常态化疫情防控下社区档案管理工作的几点思考

杨倩青

摘要：在常态化疫情防控下，社区档案的服务价值得以充分体现。但与此同时社区档案在受重视程度、质量和信息化水平方面还存在问题，各相关部门必须齐抓共管、加强宣传，统筹资源、优化流程，与时俱进、数据共享，让社区档案在应对新型冠状病毒肺炎疫情时能够提供系统完备、精准高效的档案信息，助力打赢疫情防控阻击战。

关键词：常态化疫情防控 社区档案 治理水平 信息共享

2020年习近平总书记在北京市朝阳区调研指导新型冠状病毒肺炎疫情防控工作时强调：“社区是疫情联防联控、群防群治的第一线，也是外防输入、内防扩散最有效的防线。把社区这道防线守住，就能有效切断疫情扩散蔓延的渠道。”[1]发挥社区档案在常态化疫情防控中的基础性、综合性作用，是基层档案部门履行“四方责任”的使命与担当。

（一）有助于提供决策参考依据

社区是最基础的社会单元，其形成的社区档案涵盖党群、卫生、文化等多元化内容，是极具价值的资源库。开发利用社区档案信息，有利于党委政府精准掌控社区第一手资料，清晰了解社区人员构成（比如老年人、孕妇、儿童等特殊群体数量）、身体健康状况，第一时间对社区情况进行分析研判，形成社区疫情防控决策，快速提升疫情防控的处置效率，最大限度地保护社区居民生命安全。

（二）有助于降低疫情传播风险

社区档案的共享利用是体现社区档案价值的重要举措。社区档案在控制管理的基础上适度开放，可以方便相关单位获得社区档案基础信息，节约大量入户排查所要付出的人力、财力、物力，减少人员直接接触。立足于“常态、长效”，充分利用社区档案，既可以有效降低新型冠状病毒传播风险，又可以充分发挥社区档案服务功能，促进疫情防控与档案职能发挥“两不误”。

（三）有助于提升社区治理水平

按照网格化工作要求，社区在居民健康、疫情统计、医疗救助和防护资源整合、外来流动人口登记、密接人员流调溯源等工作中形成了各类档案。这些基础档案信息能够助力社区疫情防控，比如辅助包联人员第一时间找到传染源，阻断传播途径；提供社区居民的健康情况，为医疗机构提供救治参考等。党委政府、社区及其他相关部门通过及时对这部分档案进行总结和宣传，既可以让群众了解疫情防控进展和处置措施、稳定居民心理和情绪，又可以进一步提升社会公众对社区档案价值的认知，有条不紊地推进社区防疫工作的开展，提升社区治理水平。

（一）社区档案受重视程度有待加强

2015年11月，国家档案局和民政部联合颁布的《城市社区档案管理办法》中第三条规定：社区档案工作在业务上接受街道办事处（乡镇人民政府）及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。[2]但在现实情况下，在社区档案工作方面，各相关部门之间的沟通协调有待进一步加强。街道办事处和档案行政管理部门在人员、资金、基础设施及业务上给予的指导不够，在社区档案宣传上的力度也有待加强。再加上社区还承担着多项事务性工作，资金出项较多，社区领导在安排工作时，往往什么急就先安排什么，档案工作被拖后或者忽视。总之，目前社区档案的重要作用及价值还尚未引起相关管理部门重视，社区档案工作齐抓共管的氛围需要进一步强化。

（二）社區档案的质量有待提高

近年来，新型冠状病毒的肆虐凸显了社区档案的重要性，同时也暴露出社区档案质量存在诸多不足。例如，社区人口众多，每家每户的情况又不尽相同，档案信息来源广泛，尤其是在常态化疫情防控下，需要采集的信息更多、更细致，涉及工作、出行、健康等方方面面，极易出现冗余重复和门类不齐的问题。同时，由于大部分社区档案的形成仍然依靠入户摸排或者逐户电话联系，有的社区居民不积极主动配合，数据资料就难以准确、具体，也会对社区档案的质量造成影响。

（三）社区档案信息化水平有待提升

档案的根本价值在于利用，信息化是档案利用的基础，开放共享是档案利用的灵魂。目前社区档案工作在收集、管理、利用各流程仍以人工为主，信息化程度不高，既容易出错又影响使用，着重表现在未形成统一的社区档案共享信息化平台、数字化转换进度缓慢、档案提供利用服务手段原始、线上服务根基薄弱、共享程度不高。这些都与常态化疫情防控的形势要求不相称，有待进一步改善。

（一）齐抓共管、加强宣传，多元促升社区档案受重视程度

社区档案工作综合性强，涉及人数众多，相关部门应有效结合形成管理合力，不断提高认识、加强宣传，对社区档案工作进行统筹安排。

1.各单位可参照《城市社区档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等文件规定，结合常态化疫情防控实际，制定社区档案统一的归档与整理标准，协助社区做好档案文件资料的收集、归档。

2.街道办事处作为社区管理的主要机构，应加大对社区档案工作的指导、支持和帮助力度，从经费、人员、基础设施等方面提供保障，为社区档案工作有序展开提供支撑；借鉴企业扁平化管理模式，通过建立微信群、腾讯会议等形式，加强人员培训、明确职责要求、掌控实时动态，提高疫情档案信息处置效率，为人员身份溯源、织密织牢疫情防控网奠定基础。

3.档案部门应充分利用广播、电视、报纸等传统媒体和微信、微博、抖音等新兴媒介主动宣传，使属地党委政府和相关部门重视社区档案工作，并持续开展社区档案管理人员的业务培训，真正夯实社区档案工作基础、提高社区档案管理人员工作效率、破解社区档案管理与服务中的制约因素。充分利用档案资源、主动为领导决策提供信息参考，是档案部门服务经济社会发展和党委政府决策的一项重要职能。在常态化疫情防控下，档案资政的服务价值体现得更加充分。档案部门必须提前介入、主动作为，根据国家和省市要求建设常态化疫情防控社区档案专题数据库，利用自身优势开展疫情档案编研工作，编制《战疫应知应会手册》等系列读本，提供有针对性的医学防护、社区服务、法律咨询等方面参考建议，为应对各种突发公共卫生事件提供系统完备、精准高效、科学有序的档案信息支持。

（二）统筹资源、优化流程，提高社区档案质量

档案因其原始记录性，成为人民群众办理日常事务的凭证和依据，尤其是社区档案和人民群众的生活息息相关。为此，社区应优化档案收集流程，注重提升社区档案质量，以便为常态化疫情防控下的社区治理和居民生活提供精准、精细的服务。在疫情防控的前提下，针对社区档案信息来源广泛，容易出现冗余重复和门类不齐的问题，我们可以从以下方面进行改善。

1.将社区档案收集贯穿疫情防控工作全流程。社区应设置专门的档案管理人员，主动对社区组织和居民活动中有保管价值的纸质、电子、声像等各种载体介质的原始记录进行收集，并贯穿疫情防控预警、应急响应和疫情善后阶段，做到“应收尽收”，同时由专人把关，各个阶段无缝对接，力求避免出现冗余重复、资料不齐全等情况。

2.坚持多类型收集社区档案。对于社区档案，首先要根据国家有关档案工作的法律标准开展收集。其次，社区还应重视居民健康档案、文艺作品和纪录片、疫情防控标语等档案的收集。针对不同的档案，设计不同的保存方式，合理划分社区档案库房区域。

3.由专人负责制作社区档案宣传标语，贴于小区展览墙或者单元楼下，使小区居民在耳濡目染中提升对社区档案重要性的认识，进而在相关人员入户摸排或者电话统计信息时，能够积极配合，提供准确而翔实的家庭、个人信息，促进社区档案质量的提升。

（三）与时俱进、数据共享，实现社区档案资源的最大化利用

常态化疫情防控下，由属地政府牵头，按照社区治理数字化的要求，加快构建安全、高效、规范的社区档案信息化管理体系，既着力增强社区档案信息化建设能力，又探索实现疫情防控档案数据协同治理、联防联控机制，使社区档案真正成为联系社区与居民、社会与政府的纽带。

1.搭建社区档案共享信息化平台，构建“疫情防控专题档案数据库”，明确社区疫情档案进库的流程和范围、档案保密开放要求及用户权限，最大范围保护个人隐私、最大化数据共享利用；动态管理各类数据，健全信息报送反馈渠道，通过防控系统“大数据”与社区档案信息的比对，快速高效整合筛选、摸排中高风险地区返回人员等重点人员信息，切实做到不漏一户、不漏一人，提升精准防控能力和水平，凸显社区档案信息数据在常态化疫情防控下的重要价值。

2.由档案部门指导，对社区档案进行规范化整理，遵循“存量数字化、增量电子化”原则，对纸质档案进行数字化扫描、原生电子档案入库，并在平台进行条目著录和原文挂接。

3.对社区疫情档案数据与其他部门疫情档案数据进行整合与融合，逐步实现在线利用；挖掘档案数据深度关联，对疫情全流程进行分析与总结；发挥档案存史、资政作用，形成疫情防控题材的文艺作品，保留战疫成果，作为应对突发公共事件的参考。

常态化疫情防控对社区档案管理而言既是一次严峻的考验，更是一个难得的改进契机。社区档案管理人员要以统筹疫情防控和社区管理服务为中心，以推进社区档案信息化建设为切入点，以档案资源更大程度的开发利用为目标，积极参与常态化疫情防控，加强社区档案管理工作水平，助力打赢疫情防控阻击战。

注释及参考文獻：

[1]赵滟.新型冠状病毒肺炎疫情防控与社区健康档案管理水平提升研究[J].北京档案，2020（6）：28-30.

[2]《城市社区档案管理办法》[N].中国档案报，2015-12-10（002）.

作者单位：长岛综合试验区政策研究中心（档案馆）