我国数字档案保管模式发展思路初探

摘要：数字档案的保管模式受技术环境、社会需求和管理体制等多方面因素的影响，具有较强的不确定性。目前在全球范围内形成了集中式、分布式和集中与分布相结合等多种数字档案保管模式，在国际上也曾引发广泛讨论。基于当前我国数字档案保管所面临的问题和挑战，该文介绍了数字档案保管模式的研究与实践概况，对我国数字档案保管模式的现状和问题进行了分析，并展望我国数字档案保管模式的发展思路：建立自上而下的政策引导机制、加强集中管控，基于多元主体参与视角构建数字档案保管体系。

关键词：数字档案 保管模式 集中式保管 分布式保管 多元主体参与

为实现对具有保存价值的档案资源的有效控制，实行由档案部门集中保管为主的保管模式是我国长期形成的档案保管传统。在数字环境下，档案的保管状况发生了巨大变化，电子文件载体和内容的可分离性、技术依赖性等特征，成为影响保管模式变革的重要因素。在新的技术环境变革背景下，数字档案由谁保管更为合理？采用集中式保管还是分布式保管的模式？单一主体保管还是多主体合作保管？如果是多主体合作保管，相互之间的关系如何建立？这一系列问题困扰着我们。目前国内学者对数字档案保管模式的研究成果较少，主要集中于早期国外的数字档案保管模式的介绍及国外不同保管模式的比较研究，对我国数字档案保管模式的现实问题和未来发展思路较少谈及，缺乏对数字档案保管模式问题研究的系统跟进，总体上较难指导我国数字档案保管实践的创新。对此，本文在介绍相关研究和实践概括的基础上，对我国数字档案保管模式的现状和问题进行分析，并初步提出我国数字档案保管模式的未来发展思路。

（一）相关术语解析

在数字档案保管模式的研究和实践中，有几对相关术语需要厘清，以避免在使用过程中因概念的混淆而导致理解的差异性，造成数字档案保管实践的误区。

一是“保管”与“管理”。“管理”的范畴高于“保管”，“保管”是“管理”的一个环节，指的是“维护档案的完整与安全的活动”。[1]档案的“管理”（manage？ ment）则包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等多项活动。国际上关于“保管权”（custo？ dy）有多种不同说法，有的涵盖实体保管权和法律保管权两层含义，有的仅指实体保管。在探讨档案保管模式的过程中，“管理”和“保管”不能互换，即分布式保管不等同于分布式管理，集中式保管也不等同于集中式管理。

二是“分布式保管”与“分散式管理”。分布式保管指的是将档案的实体存储在不同的物理位置，并不影响其管理上的逻辑集中，尤其是“信息化条件下的集中强调逻辑上的集中，不排除物理上的分布，信息化条件下档案信息资源的分布也能实现集中管理和共享利用”[2]。而分散式管理指的是无论是在物理上的保管还是逻辑上的管理都是分散的，没有“集中”。所以，分布式保管与分散式管理之间没有必然的关联，分布式保管既可以应用于分散式管理模式，也可以应用于集中式管理模式。

三是“集中式保管”与“集中管控”。与上一对概念相类似，“集中式保管”与“集中管控”也是需要分开辨析的概念。集中式保管指的是对数字档案的物理实体进行集中式存储和维护，集中管控则强调的是国家档案机构对各类保管资源和保管主体的核心控制权。

（二）国际研究与实践

从相关领域已有的文献研究成果来看，国外对于数字档案保管模式的探讨研究和多元实践开始于20世纪末期。例如，国际档案界普遍认可的电子文件管理两大模式———坚持集中式保管的哥伦比亚模式与坚持分布式保管的匹兹堡模式的争论，曾对西方国家的数字档案保管实践产生重要影响。[3]近几年也有少数学者跟踪研究了不同国家数字档案保管模式向多样化发展的进展，包括集中式保管、分布式保管、专业机构托管式保管等。[4]

1995年，澳大利亚成为世界上首个提出全面实施电子文件分布式保管的国家，强调“电子文件一旦形成就应该被维护和保存在形成机构的现行系统中”[5]，但在分布式保管政策实施五年之后，出于技术能力和职能需要，又重新回归集中式保管模式，并在实践中最终选择了集中与分布相结合的模式；[6]美国国家档案与文件署则吸取1934年国家档案馆成立之前执行“不保管”政策造成大量文件丢失、销毁的教训，长期坚持集中式保管模式，[7]但也允许设立附属档案馆保管具有特殊需求的档案。近些年，随着技术环境的变化和数字档案类型的增多，英国、美国、澳大利亚等国家均默认在把握法律保管权（非实体保管）的前提下，允许将部分不适宜于国家档案馆保管的档案交由形成机构或第三方代管机构保管，通过例外规定的方式实施小规模的分布式保管。因此，当前在国外的数字档案保管实践发展中，选用哪种保管模式不再强调优劣之分，而主要取决于不同的实践需求。

我国的数字档案保管与其他国家具有一些共性，但是也存在较大的差异。例如，美国、加拿大、澳大利亚等国家在中央和地方之间存在分权状态，两者在数字档案保管模式的选择上具有相对独立性；我国采取的是集中统一领导的管理体制，中央和地方在制度层面具有高度的一致性，因而在数字档案保管模式选择方面要考虑从中央到地方不同层级的实践状态及相互之间的关系，建立较为系统、全面的保管模式體系。

从体制上看，我国的数字档案保管模式是集中统一领导下的分级保管制度。《中华人民共和国档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”且“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。[8]《各级各类档案馆收集档案范围的规定》中规定各级综合档案馆、部门档案馆、专门档案馆、企事业档案馆主要收集包括各自行政区和组织内形成的档案。[9]从纵向行政职能上，国家档案局、地方档案主管部门和组织机构档案室之间存在垂直指导的关系；但是作为保管主体，不同层级的国家档案馆及组织机构档案室并没有直接的关联关系。档案主管部门将保管和管理权责交由各个分管单位，各分管单位对自身档案保管工作的方案具有较强的自主性。

从实践发展来看，我国的数字档案保管活动又兼具自发性和多元性的特征。虽然传统的集中式保管制度延续到数字时代，但数字环境下的档案保管又面临新的复杂问题，呼唤新的解决方案。在国家层面的数字档案管理制度尚在探索完善之际，我国不同地区、不同行业、不同组织机构针对自身的信息化进展和数字档案管理需求展开了各自的探索。例如，在单轨制不断推进的过程中，部分单位针对核心数字档案资源建设了集中式归档保管平台——浙江省档案馆的电子公文和行政审批电子文件归档平台、上海市自贸区的电子文件单套制管理原型系统、北京市档案馆集中建设的数字档案馆系统、青岛市档案馆的电子档案中心、上海市高级人民法院的“混合单套制”电子档案保管系统；部分企业探索了集中式保管与分布式保管相结合的数字档案资源管控方案——中国石油天然气集团有限公司、中国化工集团、国家电网有限公司等组织内部的企业档案馆自身具备对部分核心数字档案资源的保管能力，因而在内部对部分通用管理类和生产经营类电子文件实行集中归档保管，而对其他业务系统生成的电子文件则授权业务系统自主保管；还有部分组织机构采用了“集中管理、分别归档”的制度，由档案室指导各业务部门对自身形成的数字档案进行自主保管。总的来看，我国数字档案保管模式实践的个性化和多样性特点突出。

在当前数字转型的背景下，电子文件管理的发展从双轨制向单轨制不断突破，数字档案的保管问题更加突出。随着信息技术所带来的文件数量剧增、技术环境复杂性更高等问题的出现，数字档案资源的管控正面临着档案部门保管能力有限和收集范围不断扩大的矛盾，以及数据化档案资源的互通互联共享高需求和数字档案资源存储分散之间的矛盾。[10]虽然各组织机构自发的多元数字档案保管探索实践为我国数字档案管理的发展储备了丰富经验，但同时也面临缺乏整体规划和理论指导的问题，给国家在整体上管控数字档案资源带来诸多风险。

（一）建立自上而下的政策引导机制，加强集中管控

现阶段，我国各实践单位对数字档案保管策略的探索呈现出自发性发展的特征，缺少统一性的规划和集中管控措施。这一特点反映了实践部门的真实需求和发展现状，但是不利于我国数字档案资源管控整体发展的规范化、体系化，容易导致数字档案资源管理的失控。在这样的背景下，加强自上而下的政策引导和集中管控尤为重要。

应从政策规范引导的角度加强对数字档案保管的指导和保障，明确数字档案集中式保管或分布式保管的范围。《中华人民共和国档案法》和相关政策中尚未对数字档案的保管模式进行明确规定，国家档案局发布的《电子档案移交与接收办法》中指出“属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交”[11]，但这一表述较为模糊，尚未具体明确哪些类型的电子档案属于综合档案馆的接收范围，在实践工作中的操作指导性有所欠缺。各地区档案主管部门制定的电子档案移交接收办法也存在类似问题。因此，在当前数字档案资源类型日益多样化、管理需求多元化的背景下，应在相关法规、政策中明确数字档案的移交接收范围，并对不属于集中式保管范围的数字档案保管应采取的方案和管控措施进行明确规定。例如，可以借鉴澳大利亚国家档案馆对分布式保管的例外规定，以及其通过“集中管控”贯彻档案馆的法定管理职责等方式，为数字档案的保管提供多种可选方案。在此基础上，建立多保管场景下国家档案资源的互联机制，实现档案资源在逻辑上的实质性集中，一方面可以为资源的开发利用提供便利，另一方面也有助于避免资源分散化所导致的管理失控。

（二）基于多元主体参与视角构建数字档案保管体系

在未来，选择多种保管模式相结合的方案是数字档案保管实践的必然选择。透视我国的数字档案保管实践，可以发现任何一个层级的数字档案保管都离不开档案机构（档案主管部门、档案馆室等）和数字档案形成主体的共同参与。数字档案管理的连续性思维使其比传统载体档案更加强调前端控制，唯有从文件形成时就设计好对系统的文档管理要求，才可能在数字档案保管阶段更为规范和安全。同时，档案利用主体和第三方档案服务机构也在其中扮演着重要的角色，尤其是在信息化检索和利用的条件下，利用者的需求也在很大程度上影响着数字档案保管的方案，第三方档案服务机构则为数字档案保管提供了专业、高效的技术方案。因而，无论采取何种保管模式，建立有效推进的多主体共同参与体系都尤为重要。

在国家层面，建立国家档案局管控和指导下的各级各类档案馆与分布式保管主体共同参与的数字档案保管体系，通过制定协议框架、规范监管流程的方式明确档案主管部门、档案馆室、档案形成主体之间及相关利益主体的权责关系；在组织层面，因业务系统异构和多样，需要对分散存储于各业务系统的档案数据加以规范管理和权限控制。我们可以在组织机构内部建立以档案部门为主导，业务部门与档案部门共同参与的数字档案保管方案协商机制，基于数字档案的复杂保管需求进行保管模式的选择。在对部分资源进行分布式保管的情况下，档案部门应主动为各类数字档案的保管单位提供标准规范、管理规划和利用服务方面的帮助与建议，并全程监管和指导其保管活动。

数字档案保管模式的发展是一个十分复杂的问题，除了考虑保管实践的不同层次之外，还要考虑不同发展阶段数字档案保管的技术环境、档案馆室的保管能力和数字档案利用需求的变化，以及国家政府机构改革对档案管理体制所帶来的影响等多方因素。因此，数字档案保管模式的选择不会一成不变，也不必然存在固定的模式方案。而面对未来技术环境和社会环境的变化，如何在我国复杂的数字档案发展背景下做好稳定性与改革创新的平衡，做好集中管理体制与分布式保管的平衡，都是需要进一步探索和思考的问题。

注释及参考文献：

[1]档案工作基本术语[EB/OL].[2020-12-18].https：//max.book118.com/html/2015/0414/14922449.shtm.

[2]杨智勇，费美荣.基于集中与分布相结合的档案资源可控模式研究[J].档案学通讯，2017（5）：50.

[3]章燕华，徐海静.超越模式之争：国外电子文件管理模式反思及启示[J].北京档案，2007（4）：26-28.

[4]Jinfang Niu.Appraisal and Custody of Electronic Records： Fidings from Four National Archives[J].Archival Issues，2012，34（2）：117-130.

[5]章燕华.电子文件保管模式研究：历史、机理与路径[J].浙江档案，2008（11）：38.

[6]王宁，刘越男.集中与分布的博弈：数字时代澳大利亚档案保管模式的发展及启示[J].档案学研究， 2019（6）：108-114.

[7]章燕华.电子文件保管模式研究：历史、机理与路径[J].浙江档案，2008（11）：39.

[8]中华人民共和国档案法[ EB/OL]. [2021-02-17]. https：//www.saac.gov.cn / daj / falv /202006 / 79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml.

[9]各级各类档案馆收集档案范围的规定[EB/OL].[2021- 02- 18]. http ：// www. saac. gov. cn/ daj/ bmgz/201112/98f8ec7758c746a984dbaca1a15e1063/ files/642623a14c044b9ea97e3164d6b49fcd.pdf.

[10]杨智勇，费美荣.基于集中与分布相结合的档案资源可控模式研究[J].档案学通讯，2017（5）：50.

[11]国家档案局关于印发《电子档案移交与接收办法》的通知[EB/OL].[2021-03-10].https：//www.saac.gov.cn/ daj/tzgg / 201212 /fe663e208cf544c8a49632db04567b83. shtml.

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院