互联网时代技师学院档案管理信息化建设初探

周磊

摘 要：档案管理工作，在技师类的学校管理工作中，受关注程度偏低。学校对于档案管理的重要性暂未有一个准确的认识，如果能够在档案管理方面，采用信息化技能，而档案信息查询则会一目了然，但是不当的信息档案管理工作，则是会影响学校教育工作的发展。从当前技师学院的档案管理工作问题来看，确实存在很大的不足。学校相关部门人员应当去找出这些问题，同时，能够在借助互联网的便利条件下，迎接信息发展的挑战，在管理工作中能够更加的科学、高效、快捷。

关键词：互联网时代;档案管理;信息化建设

引言

随着信息技术的发展，教育部门要求技师职业院校对教育工作进行改革。在这个过程中，众多的高级技工学校，为了提升办学效益，成功升为技师学院，实现跨越式的发展，为学院开拓了更大的发展空间。面对教育工作发展中的良好契机，技师学院应当在教育工作中，尤其是档案管理方面，走上现代化、信息化的道路，如此才能够更好地适应新的发展形势。因此，结合实际工作发展需要，才能够使得学校档案管理工作，在学校发展中，实现最大价值。

一、技师学院档案管理信息化建设的意义

技师学院档案管理信息化，指的是学院的档案管理工作，可以以网络系统的形式，对于信息进行归类和总结，借助网络技术将各项资源开发出来，并对其加以利用，让其更好地为学校的发展服务，为教育工作服务。档案管理信息化的方式，是当前时代与科技发展的必然产物。随着互联网时代的到来，信息化与大数据技术的融合，可以在档案管理工作中，提高档案管理的效率，优化档案管理的难度，能够以资源同步，信息同步的方式、更新同步的方式，提高档案管理的水准。

档案管理工作有利于学校实现整体性的发展。学校的档案是指学校在发展的过程中，用来记录学校发展所形成的文字、图文以及声像等，不同的表现形式，反馈了学校的发展历程，是学校对教育工作的评估、内审、考核等，同样又是总结经验，制定发展规划的客观凭证。档案管理作为学校管理的重要组成部分，与学校的各项工作以及整体性的发展密切相关，在互联网的时代背景下 ，学校要想全面发展，就需要全面的实施数字化的建设，而档案建设则是学校教育工作中非常重要的一个环节，也是学校实施管理的重要策略，对于学校的整体性发展，有着非常重要的意义与参考价值。

有利于档案的规范化管理。传统的档案管理模式，是以手工管理方式为标志的管理模式。这种模式比较落后，而且缺乏一定的管理标准。唯有在档案管理工作中，落实信息化的管理措施，才会让档案管理工作获得最佳的工作效率。

有利于确保档案信息的安全。传统的纸质类的档案管理模式，会容易出现档案损毁的问题。而档案信息化的管理，则会让档案资源的储存由原来的纸质类的转变为网络化的管理方式，让档案在采集、存储、归档整理以及利用方面，都可以快速地实施与完成，避免了档案的损坏，确保了信息管理的安全性。

有利于提高工作效率与质量。在互联网时代背景下，要想提升档案管理的效率，是需要对传统的观念与管理模式进行改革，实行档案管理信息化建设，从而提高管理的水平。

二、推行技师学院档案管理信息化建设的思考

（一）转变观念，强化信息管理意识

档案管理工作中，有两部分档案资源，一部分是需要加密的，另一部分则是普通的档案。不论是哪种档案，在运用的时候，都需要及时地对其进行获取，因此，在档案管理工作中重视档案的加密，对于档案的防盗具有非常重要的意义与价值。尤其学校的管理人员，需要对档案管理问题，进行重视，从高层制定相应的管理要求，让档案管理人员，能够在从业的过程中，对信息化的技术手段有非常明确的认识。其次，能够在思想上进行转型，转变被动的服务理念，从而强化档案信息化，网络信息化的思想意识。

（二）强化制度建设

完善档案管理的组织机构以及信息化管理体系，是需要建立完善的档案管理组织结构。学校可以成立档案管理组织，由不同的工作人员，对所存在的问题进行负责，在整个档案管理的流程中，能够分工明确的去负责不同的项目，能够从教育、教研、科研、管理四个方面，去成立档案资料管理体系，统一对学校的档案进行标准化的管理。这样就能够在管理工作开展的过程中，确保了档案管理的有效性与完整性。

（三）强化档案规范化，现代化的管理，实行数字化管理模式

要想在技师学院能够开展好档案管理工作，则是需要建立电子档案模式。可以在档案管理工作中，通过加强管理，对于重点的电子文件进行采集，接收，并且可以规范电子文件文档的一体化操作，提高归档的功能。在档案管理的整个流程中，就档案管理问题，实施数字化的处理方案，持续地推进信息化数据库的建设，为实现档案资料的管理工作创造条件。

（四）重视档案的服务功能

在开展档案管理工作中，其实是为了发挥出档案的服务价值，能够让档案的信息得到充分的运用，实现档案信息的共享。在这个过程中，要想加强档案信息的建设，则是需要利用校园网络系统，来制作档案信息网页，在网络上去发布新的档案信息查询活动，处理档案信息查询，电子邮件服务等工作，使得档案信息可以真正地为学校的各项工作进行服务。

（五）强化安全防范意识，确保档案信息安全

在档案管理工作中，为了更好地推进档案管理信息化建设，提高档案管理的质量的效率，则需要考虑到信息化管理的安全隐患问题。信息化的管理方案，在能够提供优质、快捷、高效服务的同时，也会存在较大的安全隐患。因此，应当在档案信息化管理的过程中，能够考虑到安全隐患问题，可以及时地就信息化的安全障碍进行排除，从而构建安全的档案信息化管理模式。

总结：技师学院档案信息化管理工作，是技师学院管理现代化建设的重要内容，更是衡量学校教育以及教学质量的重要依据，也是承载、记录学校发展的重要史料。在技师学院开展档案管理工作，应当从信息化、数据化的档案资料整合、档案管理人员的安排，风险防控等方面进行入手，开展信息化档案工作的建设活动，从而可以做到学校档案管理工作能够更好地顺应学校发展的需求，可以在互聯网的背景下，将管理方式进行创新与升级，为调取档案信息的人员，提供最快捷的档案信息资源，更好地为学校人员服务。

参考文献

[1]张娟.职业学院档案管理信息化建设研究[J].传播力研究，2018：237.

[2]崔芳芳，王厚兵.高职院校学籍档案管理信息化建设探究[J].科技资讯，2018：128-129.