跨职能流程图在建设工程项目前期的应用与研究

2022-06-03王旭

工程建设与设计 2022年9期

王旭

（故宫博物院基建处，北京 100009）

1 引言

工作任务分工表主要明确哪项任务由哪个工作部门（机构）负责主办，由哪些工作部门（或个人）配合或参与；工作流程图是用图的形式反映一个组织系统中各项工作之间的逻辑关系，它可用来描述工作流程组织[1]。跨职能流程图作为一种管理工具，显示进程中各步骤之间的关系以及执行它们的机构部门，可以看作是工作任务分工表和工作流程图二者的结合。

工作流程图主要强调前后工作程序之间的关系，工作程序之间一环扣一环，先后顺序明确。而跨职能流程图比起工作流程图的优点在于它列明了工作机构，直观地反映了各个机构部门的工作往来关系，使工作节点更加明确，以利于节点控制。对于前期工作而言，前期报建手续纷繁复杂，因此，最重要的是解决“找谁办”的问题，使责任分工明确。以当前手续办理部门作为工作对象，以当前部门所出成果作为工作目标，可以更好地把握工作的重点。因此，采用“跨职能流程图”有利于工作的有效沟通、开展和重点把控。

2 跨职能流程图的构建目的

除建设单位外，还有很多参建单位需要在项目前期的不同阶段提供相关材料，有的政府审批部门需要在工程项目前期的不同阶段对相关手续进行审批，借助构建“跨职能流程图”，建设单位可以完整地了解某一单位所承担的所有工作任务，以利于工作的统筹开展。跨职能流程图充分、详细地反映了工程项目前期工作程序之间的关系，能更有针对性地与办理部门进行沟通，以利于指导前期程序的推进；“跨职能流程图”使项目管理者的阶段性目标明确，避免再次查找办理程序带来的烦琐。

3 跨职能流程图的改进思路与方法

3.1 跨职能流程图的改进思路

改进思路1：一般情况下“,跨职能流程图”只在横向设置“执行单位”表头，具有纵向筛选作用，可以筛选某一执行单位的所有工作程序。一方面，考虑到精细化管理，工作程序应该细化到具体某一相关材料的编制、取得、提供；另一方面，“跨职能流程图”应具备横向筛选作用，即应反映某一阶段的基本建设程序需要经过的所有部门机构及相关具体材料，避免因某一具体手续的缺失影响整体进程，以利于统筹考虑。所以，将“跨职能流程图”纵向也设置表头，列明阶段性工作项目（如项目建议书阶段、可行性研究阶段等），在表格内再详细列明需要准备的具体材料（更加具有可操作性）。纵向表头应按最先涉及的工作步骤由上至下依次进行排列。

改进思路2：一般情况下，“跨职能流程图”的工作程序只列明较大的工作节点，节点之间用实箭线相连。“改进思路1”提到“工作程序应该细化到具体某一相关材料”，所以，各个节点之间的制约关系会更加复杂，实箭线显然难以满足细化控制的要求，参照时标网络图中虚箭线。虚箭线是实际工作中并不存在的一项虚设工作,它本身既不占用时间，也不消耗资源，但是，虚设工作的主要作用是解决工作间的逻辑连接关系，在逻辑上，必须完成前面工序后才能开始后面的某一道工序。可将阶段性工作项目的成果作为下一阶段的具体材料之一，用虚箭线表示成果的利用关系和手续间的制约关系。这样表示的好处在于，虽然材料手续都从建设单位一方准备，但实质取决于参建单位提供材料手续的节点，以及行政审批部门出具审批结果的节点，用虚箭线表示便于追溯和细化控制。

改进思路3：在“跨职能流程图”中添加备注信息,让规范性文件、部门规章指导实践，应明确两个事情，一是办事的依据，二是办事的方法（需要准备什么材料）。

3.2 跨职能流程图的改进方法

根据“改进思路1”的要求，登陆各个职能部门的官方网站，办事指南等专栏，对具体材料相关信息进行获取和收集。要注意，一定是从政府部门的官方网站获取信息，这样才能保证所准备资料的准确性，避免材料准备错误而进行的返工，以及影响办事的时间进程及效率。

根据“改进思路2”的要求，在登陆各个职能部门的官方网站及结合工程管理者自身经验的基础上，细化相关材料手续，应在厘清各个执行单位所提供材料的制约关系的基础上，绘制虚箭线并着重校核材料手续间的制约关系。

根据“改进思路3”的要求，在纵向表头后添加一栏备注信息。通过对部门规章、办事指南、规范性文件的查找，一是明确办事依据，使办事行为有据可循；二是通过查找相关文件要求，查找办事方法，明确办事程序和细则，查明办事所需要的材料，进行精细化流程管理，使行动和思路更加明确。

4 跨职能流程图的制作及举例

该实例采用“Microsoft office visio 软件”进行跨职能流程图的制作，采用模块化添加方式，便于工作流程、职能部门的增加和修改，由于操作较简易，操作方法不再赘述。结合北京市在项目前期的两个阶段办理流程来说明跨职能流程图具体内容的制作和查找方式，详见图1。

图1 建设项目前期跨职能流程图（部分）

4.1 制作跨职能流程图表头

横向表头代表职能单位,制作时须注意尽量把项目前期手续上下联系紧密的单位挨在一起,这样使得连接箭线缩短,也不至于跨越多个无关单位,免去使用者横向寻找路径较长所带来的疲劳和不适；纵向表头代表工作阶段任务，也应将连接最紧密的工作挨在一起，这样不但会让使用者减少上下寻找相关材料的麻烦，也能较好地体现基本建设程序的先后关系。综上，横、纵向表头制作都应遵从连接箭线最短的原则。

4.2 备注信息及获取

登录北京市规划和自然资源委官方网站或某地政府办事大厅官方网站,查找“办事指南—建设项目备案登记通知书”，在“设定依据”一栏查找依据，列入备注信息栏。办事依据为《北京市建设工程质量条例》第二十七条第二款等。

查找“办事指南—建设工程规划许可证”，在“设定依据”一栏查找相关办事依据，并列入备注信息栏。办事依据为《中华人民共和国城乡规划法》第四十条、第四十四条，《北京市城乡规划条例》第三十八条、第三十九条，将查找结果列入备注信息。

4.3 具体材料相关信息的获取

登陆某市规划和自然资源委官方网站或政府办事大厅官方网站，查找“办事指南—建设项目备案登记通知书”，在“申请材料”一栏查找所需相关材料（相关材料可进一步咨询地方办事大厅相关窗口），需要的材料有：建设项目登记备案通知书申报表（官方网站下载）、主管部门本年度申报建设项目登记备案的函、“多规合一”协同平台协同意见、建设单位主管部门立项文件。

查找办事指南“办事指南—建设工程规划许可证”，在“申请材料”一栏查出申请所需相关材料。经查询，需要的材料有：建设项目办理申请表（官方网站下载）、委托代理人身份证、具有资质设计单位出具的设计图纸、另附相同总平面图、投资主管部门的可研批复或项目核准文件、建设项目备案登记通知书。

4.4 箭线的绘制

在同一工作任务中各流程用实箭线连接，在完成工作流程取得工作成果后，一般情况下，成果材料需要返给建设单位，成果材料作为下一工作任务的前置条件材料，由于既不占用时间，也不消耗资源，但必须完成前面工作后才能开始后面的工作，所以该过程用虚箭线加以连接表示。其他工作需要消耗时间和具体办理，应用实箭线加以连接。

5 注意事项及进一步设想

要注意“跨职能流程图”的及时补充、更新、修改，一方面，要求“跨职能流程图”的制作者要熟悉基本建设程序，做到及时添加补漏，使能平行进行的工作尽量同步；另一方面，由于法律法规、部门规章、政策的不断更新，要注意及时完善和修改、补充备注信息中的办事依据文件，要及时添加、修改流程中所需要的办事材料，要做到及时学习相关文件政策，或与相关部门做好政策更新后的传达、沟通工作，避免流程图更新不及时影响办事效率。例如，北京市于2018 年新出台了《关于全面推行施工图多审合一改革的实施意见（市规划国土发〔2018〕83 号）》[2]，推行施工图多审合一改革，将消防审查和人防审查合并，由综合审查机构对建设工程涉及公共利益和公众安全等方面内容进行整体安全性审查，市公安局不再受理消防设计审核和备案抽查，人防工程施工图审查机构不再承担审图工作。较该政策出台前，申报部门和办事流程都进行了改变，所以，要求制作者根据相关政策及时修改跨职能流程图。

进一步的改进设想：受“甘特图”和“时标网络图”启发，在纵向表头的工作任务栏处增加时标，更有利于时间要素的读取以及进度的控制。