疾病预防控制机构中卫生监督档案管理工作的问题与对策探讨

张希铭

摘  要：随着医疗体制改革的不断深入，在我国的疾病防控工作中，我们的工作得到了国家的充分肯定，同时也取得了一定的进步。依据国家相关法律法规，不断拓展疾控业务流程和服务项目内容，建立疾控主管部门。疾病防治改革创新需要档案管理工作的新思路、新模式、新方法。为此，本文深入调查了卫生监督档案管理的现状和存在的问题，提出了解决的思路和对策。

关键词：疾控中心;卫生监督;档案管理;问题与对策

卫生监督档案管理任务是开展各项任务的基础，也可为公共卫生安全、流行病学、传染病等情况提供参考。当前，我国正在提高面向全体公民的基本公共卫生服务水平，因此有必要完善疾控中心的档案管理工作。

一、我国疾病预防控制中心档案管理重要性分析

文件管理是配置卫生监督操作的一个非常重要的部分。中国疾病预防控制中心的整体工作是负责政府的疾病预防和管理，卫生应急、食品安全卫生监督技术援助、公众生命健康保护等公共卫生职能;档案管理是有效规范社会管理决策和公共事务管理的核心和基础。控制中心对各项任务进行检查，档案作为检查的重要依据。明确疾病预防控制中心的具体职责和履行的疾病预防控制义务。此外，疾病控制中心文件还可以指导相关部门制定政策并采取相应措施。实施疾病预防控制，协调基本公共卫生。

二、疾控中心卫生监督档案管理工作中存在的问题

（一）档案负责人不固定

目前，各核心监管行业的档案管理人员较少，流通量较大。人力资源的可变性将直接损害监管机构的档案存储质量。其影响档案人员配备的因素很多，首先，几乎所有的疾控机构都未设立专业的档案管理人员。很多档案管理人员都是一人兼多岗，长年的兼职工作导致档案实际运作缺乏连续性和规范性。其次，档案管理人员在档案管理工作中经常被忽视，档案工作人员的专业性无法提高，档案管理方式比较陈旧。

（二）档案管理方式原始落后

现如今，在互联网技术大环境下，好多机构的档案管理还属于人工操作完成。档案管理复杂的工作流程、繁重的工作量、档案管理人员素质和观念的差异，以及原有管理方式的落后，使档案管理无法适应新时代的要求。

（三）需要提高档案管理质量

现代社会，疾病预防和文件存储的必要性已经被消除，导致疾病预防和操作文件存储的不能落实到位。具体表现在以下几点：（1）待归档的原材料杂乱无章，归档的原材料记录不详细或缺失;（2）接待不及时，个别员工接待意识低，疏于收集和保存工作过程中形成的书面资料，因未提交档案资料而难以回栏。（3）现有档案急需整理，因长期疏忽管理而导致档案库存必须重新整理归档。

（三）档案管理现代化、信息化、网络化意识淡薄

随着现代社会信息技术的飞速发展，文件存储也必须跟上时代的发展趋势，而为了跟上发展的步伐，文件存储采用数字化形式。很多档案管理人员对互联网档案管理的必要性缺乏认识，思维落后，不注重优化档案管理，把档案管理完全视为档案经营，缺乏档案创新意识和创新思维。

三、我国疾病预防控制中心卫生监督档案管理问题的解决措施

（一）创新是档案管理的核心

转变观念，加快创新技术档案资料信息化规划速度，将档案资料在疾病预防机构信息化管理中的基础建设作为重中之重。创新技术档案的基础建设要有组织、有计划。负责人必须将创新技术档案馆基本建设预算纳入当年部门预算，增加档案馆舍总数。据了解，档案管理管理应该具备电脑、激光打印机、扫描仪、录像机、多方位高倍摄像头、数据库查询网络服务器等硬件设施。大中型数据库查询、文件存储APP、网络信息安全等设备，提供一流档案基础建设所需的设备。

（二）提高档案人员素质

档案工作要像事业单位一样，重视优质档案管理优秀人才的引进和塑造。从事档案管理工作的人员，必须具有优良的思想政治素质，热爱本职工作，吃苦耐劳，认真负责，一丝不苟，具备业务流程基础知识，档案管理工作能力，疾病控制和操作专业知识，以及一些与疾病控制和操作相关的主题的专业知识。疾病预防控制中心通常需要给予员工機会去学习培训，参观、考察、交流，提高疾病预防档案管理水平，从而提高机关事业单位档案管理人员的专业素养和基础理论素养。

（三）加强档案体系建设

疾病预防控制机构的档案必须严格按照《档案法》和《档案法实施办法》的规定，建立详细、有效、科学的档案管理制度。这其中包括记录保存人员的考核机制、奖惩制度和问责制度。每个职位也应该根据具体的工作，建立疾控机构档案管理网络系统。

（四）档案管理机制创新

建立科学合理的管理模式是档案存储自主创新的基础。档案管理具有社会化发展、服务化、管理方式多样化的特点。档案管理工作必须独立创新，不断完善工作计划，确保流程管理系列工作计划不断完善，使档案管理人员成为系统化人才。在业务开展过程中，推进转型，档案管理单位要加强业务流程考核和监督，推进档案管理工作专业化、系统化、规范化。

（五）加快疾病预防控制机构档案信息管理系统的开发和应用

我国档案存储进入信息时代，需要将专业的电子信息技术与档案存储、科学研究、疾病预防控制组织档案管理信息系统的开发设计相结合。本系统软件选用科学合理的监管理念和优良的数据库查询手段，完成以档案信息化管理为重点的疾病预防控制机构信息化管理，成为一个全面的档案信息内容智能化管理系统。系统软件实际操作方便、准确、、易用。从档案的制作到每个文档的样式和文件目录的打印，都是由计算机辅助完成。信息内容由人工录入变为自动保存，文件存储更加及时、准确、便捷，提高了整体工作效率和管理能力。同时，信息数据可在电脑中长期保存，保证文件信息的真实性和可靠性，有效防止丢失情况的发生。新系统软件开发后，节省了人力资源和时间，提高了生产效率和管理能力。经过档案人员录入系统后，仅自动编目类型、次数、编号、标题和档案，档案管理规范化、制度化。使用系统软件提高文件存储的社会价值和经济效益。应用系统软件档案质量将不断提高，数据的标准化也将得到促进。管理层将把注册工作提升到一个新的水平。本系统的搜索功能也非常简单、方便、快捷、准确、高效，可以根据输入的日期、文件号、目录进行搜索，可以在电脑上形成可以随时参考的数字多媒体文件，从而提高利用率和实用性。该系统的研制开发，为疾病预防控制机构的档案管理开辟了新天地。

（六）丰富档案的应用领域

详细的档案信息必须为各部门提供有价值的初步科研数据信息。档案必须保持即时应用，文件保存必须分类归档，以便其他人可以轻松找到。为业务单位提供丰富的、可查询的数据，在疾控机构的发展和建设中发挥重要的、不可替代的作用。

四、疾控中心卫生监督档案管理工作中面临的新形势和挑战

疾病预防控制中心原是在全市卫生防疫站、职业病预防控制中心、健康教育中心几个单位的基础上组建的。在职能、组织和人员等方面进行了重大调整。因此，疾控核心档案存储业务流程面临改革创新的压力和挑战。如何解决档案管理人员的问题，如何紧密配合，应用改革创新，是亟待解决的问题。

（一）制度整合对原始档案工作模式的影响

机构改革原本是将各单位的各类档案并入疾控中心，疾控中心如何组织整合这些单位的档案，是档案工作面临的一个新问题。此外，我国疾病预防控制中心成立后，市卫生检疫中心内部机构也相应调整，新设品管部、体检部、职业病部等部门。内部组织的协调和原组织人员的转型，使部门档案人力资源团队的重组成为当务之急。

（二）职能的转变导致原有档案工作任务的调整

通过建立疾病控制和预防中心来扩展业务功能。原来的卫生监督导致向卫生和疾病预防转变，从原来的本市重大传染病防控责任转向传染病、慢性非传染性疾病、职业病、突发流行病。疾病预防控制中心还将重点开展科学研究，通过技术服务加强卫生监测和检查、预防性健康检查、健康教育、选址、設计和新建、改造、竣工验收。单位职能的变化和扩展必然会导致相应的变化和调整，而随着疾控中心新业务、新技术的出现，比如与单位职能密切相关的档案业务范围，业务档案的收集必然会产生新的变化，扩容是必然的，档案分类也需要做相应的调整。同时，卫生检验检测中心（市疾病预防控制中心）的成立将加强科研工作，档案馆要加大科研的投入。此外，还存在撤销卫生监督权的情况，使档案不再用于指导行政执法档案。其收入来源，审查，质量管理，早已成为疾病预防控制监测中心生存的一项非常关键的日常任务。为了更好地协助这项工作，档案工作者必须狠抓本职工作，加强对卫生检验检测技术报告以及检验设备管理等相关技术数据的指导。

（三）应采取的对策

（1）加强组织领导，提高思想认识

改革不可避免地会对档案运作产生一定的影响，机构和人员的调整也会给员工带来一些挑战。但需要注意的是，疾病预防控制中心科研、监测、技术服务等职能的拓展和提升，为档案馆的发展留下了更大的空间，档案管理还需要进一步加强。因此，档案工作者必须正确认识改革，克服困难心理，踏踏实实开展工作，负责人要切实承担责任，建立健全组织架构，确保档案管理质量。

（2）制作清单，了解档案。

疾病预防控制中心各部门档案室要认真清点所属单位。档案馆馆藏品类数量、检索工具种类、编纂研究资料、档案资料、档案设备等，也应予以识别和编目。

（3）依法传播档案法和转移档案

档案工作者要以这次制度改革为学习契机，推动档案法的实施，根据各种方法改进企业员工档案资料的观念。档案室要督促企业领导确立依据《档案挪用法》的规定，无权擅自取走技术档案和业务流程资料。各合并单位档案中现有档案必须及时移交，不因单位人员流动而丢失档案。但移送主管人员因特殊原因需要接管档案的，必须向档案室提出书面申请，批准后，办理相关档案移送手续。档案管理员必须参与和监督数据传输的整个过程，部门必须有一份由处理者、科长和记录持有人签署的预归档目录。

（4）积极准备拓展档案业务

改革创新管控体制和疾病防控管理体制，以环卫检查机构为纽带和核心区域，改变以往卫生防疫站、疾病防控作业、服务项目的工作模式以及科学研究和技术咨询。然而，卫生监督新领域开张，不可避免地文件业务会扩大，新的内容会出现。档案馆要充分认识这一点，加强学习以前不相关的卫生和疾病预防业务知识，特别是慢性非传染性疾病的防治、职业卫生、健康筛查、质量控制、救灾和疾病预防等方面的知识。如重要传染病的抢救、健康教育知识等，掌握和识别该相关业务流程活动的内容可能引起的文件、内容和特征。在学习过程中，一定要深入课程，自己去理解和掌握原材料。只有这样，档案工作人员才能对新业务流程技术档案进行创新管理。

结论

综上，加强和规范文件存储，完善文件存储工作内容和日常任务职责，降低文件存储成本，提高文件存储质量和效率，必须不断完善档案存储工作，并通过与卫生监督其他业务系统的有机集成，建立规范统一的文件管理，促进资源共享。各部门要提高档案意识，落实《档案法》等相关法律法规，增加档案管理经费，协调跨部门档案管理关系，配备专职档案管理人员，加强疾病预防控制。使文件存储工作专业化、智能化、程序化交易、标准化。

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