高校科研管理信息系统的设计与实践

郭沙沙

关键词 高校 科研管理 信息系统

1引言

随着信息技术向管理工作全面渗透，高校科研管理应利用现代化信息技术进行创新改革，以开发和设计信息管理系统，从而实现对科研工作全方位和动态管理，确保科研事业向规范化方向发展。这有助于科研出成果和向成果转化，从而为高校科研水平不断提升提供支持和保障[1] 。

2开发和设计科研管理信息系统的重要性

近年来，高校十分重视科研，并加大了投入力度。随着科研项目越来越多、涉及范围越来越广，科研管理变得尤为重要。有效管理不仅能确保科研全过程规范化，也可以杜绝科研乱象。在信息技术与管理工作结合之前，高校科研管理主要由人来管理，因此项目申报、资金使用、成果鑒定、科技服务等难免出现失误和管理不周等问题，从而影响高校科研事业的发展。

应用科研管理信息系统可实现对整个科研过程的动态化和全方位管理。除了要对科研成本、项目立项、科研过程、科研成果等部分进行管理，还要做好科研评价管理、科研交流管理以及科研成果转化管理。另外，通过相关软件对各项数据资料进行分析，可发现科研活动的优势以及存在的问题，为改进管理方案提供科学依据。

3科研管理信息系统的框架设计

3.1系统设计

设计高校科研管理信息系统要从整体出发，依据实际管理需要做好规划和框架的搭建。本系统采用基于Java 语言开发的浏览器和服务器（ Browser/Server，B/ S）形式的三层架构，数据库为MySQL，应用服务器为Tomcat 8.0，操作系统为Windows 10 系统。除此之外，科研管理信息系统还要具备兼容性以及与其他基础信息平台进行对接的数据接口，以实现数据共享，如与教务平台、财务管理系统、人事管理系统等进行信息分享和数据交换，从而更好地促进各项工作协同管理。此外，信息系统要服务于高校各项科研管理工作，同时要依据管理需求、结合科研工作中的各项事务建立管理模块，如科研人员管理模块、科研项目管理模块、科研成果管理模块、科研经费管理模块等。

3.2结构框架设计

高校科研管理在利用信息系统时还要做好科研考核评价管理和重点实验室管理。在科研管理信息系统的设计中，框架结构一般采用B/ S 形式，该框架结构便于采集信息、简化流程以及逐级分摊，从而有利于管理科研相关业务并得良好的管理成果。

3.3数据库设计

做好高校科研管理信息系统的数据库设计可以保证数据的安全性且满足项目管理相关需求，同时还有利于数据调整和变更以及提升系统管理能力。科研信息系统数据库表包括用户表、项目表、等待评审表、成果表、用户表、院系表等。

3.4功能模块设计

在设计系统时应围绕项目管理、依据项目涵盖的各项内容（如项目申报、可行性分析、项目立项、项目计划、项目研究过程、项目经费、参与人员、项目成果、成果应用等），进行全面有效的管理。

在设计系统架构时，应当建立共享平台，促进科研管理信息系统与人事系统、教务系统、财务系统的信息交换与共享。另外，在科研管理中要建立科研机构库、科研人员库、专家库等。科研管理的主要功能模块包含四个方面的内容：科研经费管理、科研项目管理、科研成果管理和科研系统管理（图1）。

科研经费管理主要涉及经费拨款管理、经费到账管理、经费查询、经费使用管理等;项目管理包含申报、进展、变更、结题管理等，同时还要提供综合查询服务;成果管理涉及验收和鉴定管理功能;科研成果管理包括论文、教材、获奖、专利等成果信息的增加、删除、修改、查询功能[2] ;系统管理涉及管理系统的用户、部门以及角色管理等功能。同时，科研管理信息系统可以提供综合查询、统计、数据上报、领导查询、数据导出等服务，以供高校领导、院系领导、科研管理人员查询和管理信息。

4科研管理信息系统的应用

4.1科研经费管理模块

在科研管理中应推动科研经费管理与财务管理一体化发展。此前，科研项目在推进的过程中与财务经费管理相互独立，没有及时交换和分享信息，不利于科研经费管理。基于此，对于科研管理信息系统的设计和实施必须强化经费管理。

重新建构经费管理框架，将其与项目管理建立联系实现对经费的全过程和动态化管理。高校要针对科研经费管理召开研讨会，研究和制定科研经费管理措施，并针对该部分资金管理设立独立的部门，由专人负责管理。同时，要完善和规范经费管理流程，对预算编制、经费到账、经费使用、经费核算等部分进行动态监督，做好各个环节的审核工作，以防止在使用科研经费的过程中出现违反规定和贪污经费的情况。利用科研信息管理进行经费管理必须包含上述管理内容，从而重新架构经费管理体系和优化经费管理流程。高校在科研经费管理中必须建立数据交换通道使财务系统和科研系统相互影响，为科研经费管理提供依据，提升财务管理成效。

在经费管理中必须抓好预算管理，科研人员在信息系统中录入相关信息时通常涉及预算管理。信息管理系统借助数据交换平台将项目预算等相关内容传递到财务系统中，以此提高业务协同管理能力，有助于提高经费管理成效。在科研管理中，经费管理尤为重要。其中，除了要做好预算管理、拨款管理、到账管理等工作，还要做好经费分配、经费统计、预算执行管理等工作。

经费管理具有一定的复杂性，除了要与财务信息交换数据信息外，还要规范管理流程。首先，科研院或者是各个学院根据科研项目类型，依据项目顺利推进需求，并在权衡比重的情况下合理分配经费。其次，财务系统要及时通过信息交换平台，将科研经费到账的实际状况实时传输到科研管理系统中。科研管理人员登录系统就能通过同步信息领取经费，并能查询和经费相关的信息;在学院经费管理中，通过信息管理系统即可查看和审核经费领取情况，并对全过程进行有效监督，从而保证经费管理信息的真实性;科研项目组在认领后合理分配资金，并制定分配表，将其共享到财务系统。最后，科研管理系统要对经费转账、减免费用等进行在线监督和审核等，并且就预算执行情况展开动态监督。当发现实际经费消耗与预算不同，应当调整和纠偏，以控制经费浪费，从而确保科研经费最大化利用。

4.2科研项目管理模块

科研项目管理包含横向项目、纵向项目、校级项目管理等。横向项目是指高校和企业在科研上进行合作，共同设立需要完成的项目[3] 。利用信息管理系统可以做好立项信息录入、合作计划管理、变更管理、结题管理、成果运用管理等。纵向项目以国家项目以及省市资金支持项目为主。在纵向项目管理中需要做好申请和汇报工作，对象为相关部门。为了简化流程，必须在科研管理信息系统中进行申报。在纵向项目申请通过以后，需在信息系统中录入相关信息，并做好立项登记，此时系统对项目展开管理。纵向项目申报涉及科研管理人员、院系、科研人员，科研管理人员负责申报批次管理、项目申报审核、申报结果登记管理等以及通知科研人员打印、盖章等。院系要进行申报审核，科研人员负责项目申报。

校级项目一定要通过系统进行申报，一般依照申报书采取在线申报法，同时还要借助相关控件进行自动配置，以减少信息录入量。在校级项目管理中，可利用信息系统搜集相关项目信息和资料，然后运用专家模块对项目申报书进行评审。经过评估后即可批准项目，科研管理部门则要进行立项登记。科研项目立项流程图如图2 所示。此外，无论是横向项目还是纵向项目、校级项目管理，都要利用经费管理功能模块。

4.3科研成果管理模块

科研成果管理包含论文和著作管理、专利管理、获奖管理、科技管理等。有效运用科研管理信息系统建立期刊库，并将所有论文和著作集中到期刊库，既有利于相关信息的查询，又可以使高校论文评估更为全面。在科研管理中，專利管理十分重要，为此可引入一些专门的专利管理软件。该类软件的功能十分强大———能够在管理中直接导入EXCEL 数据，并将相关信息汇总至系统，如单位、姓名等。依靠相关信息直接匹配校内人员，专利管理就更为方便、快捷。专利管理分为国外、国内领域，同时包含PCT 专利，对此开发不同的管理功能和管理模块可以提高专利管理的针对性。

除了上述管理内容，在科研管理中利用信息系统可对科研基地、科研重点实验室等进行较好管理，同时可以实现系统权限管理。系统权限管理包含数据管理权限、菜单管理权限和项目管理权限，其不但能确保科研管理的安全性，还能满足各类权限管理要求。利用信息管理系统能够对科研项目、科研成果等进行统计，通过查询模块则可以快速获取相关信息，从而提升科研管理成效[4] 。

5结语

有效运用科研管理信息系统有利于资源整合和提升组织协调能力，从而实现提高科研管理效率和控制科研成本的目标。故而，高校要抓好科研管理，加快信息系统建设步伐，设计和开发适应性强和实用性强的信息管理系统，以推进科研管理规范化、科学化、全面化、精细化、自动化发展。