财务软件核算的“巧劲”探讨

摘要：近年在从事审计工作过程中，发现一些单位在使用财务软件进行会计核算时，通常只是简单按照软件自设的基本功能，循规蹈矩地进行各项会计业务的核算，提供的会计信息比较繁杂，查询和使用都不太方便，会计人员也觉得工作比较繁重，疲于应对；会计核算和项目管理不能很好地结合，资料查找困难，造成信息孤岛；记账凭证的编制好像比较“省事”，一张记账凭证包含很多内容，账簿数据分析起来却比较困难等诸如此类的问题。因此结合自己的工作经验，探讨一下关于使用财务软件进行会计核算的方法技巧，希望可以借助于一些“巧劲”，化繁重为轻便，变复杂为简单，达到高效进行会计核算的目的。

关键词：财务软件；专项资金；记账凭证

中图分类号：F23文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.24.065

0引言

实际工作中，一些单位的会计核算效果不太理想。虽然使用财务软件进行会计核算，但却像背着一个沉重的包袱，效率不高。比如一个单位建立很多套账进行核算，查询数据费时费力；查找一笔专项资金的收入和使用情况要在一大堆记账凭证里面大海捞针一般地寻找；一个记账凭证编制几十条会计分录，多借多贷，搞不清楚科目对应关系等。因此，本文就來谈谈这方面的问题，探索一些方法，借助于一些技巧的“杠杆”来撬动会计信息系统这个“地球”。

1专项资金的核算

1.1在一套账中单独中核算专项资金

一些行政事业单位和国有企业在进行专项资金核算的时候，没有在同一套账里进行核算，而是单独建了一套账。这可能是沿袭了原来的基建会计制度的要求单独建账，但也有可能是没有去探索更好的方法。现在国家已经取消了基建项目单独建账的要求，因此一个独立核算的单位只需要建一套账就可以了。有的单位不涉及基建，但也建了多套账进行会计核算，比如政府部门拨付的专项资金单独设账进行核算。行政事业单位通常会有较多的专项资金，并且政府有文件规定要求专账核算，有些企业单位也会涉及专项资金的收支。现在抛开专项资金的性质不谈，来探讨一下如何进行专项资金的核算。

实践中单位通常按两种方式进行专项资金的核算，一种是在一套账中核算，但专项资金和其他项目的账做在一起，查找的时候要到大量的记账凭证中去翻阅，像大海捞针一样；另一种是另建一套账核算，造成一家单位有多套账，这种情况下难以一目了然地了解单位的全部账目信息，并且编制财务报表手续比较繁琐。

有没有更好的办法呢？笔者认为结合财务软件中的记账凭证分类和项目核算的功能，可以实现更好的核算效果。

以用友T3财务软件标准版为例说明：

（1）在记账凭证类别下单独设置专项资金记账凭证类别，如“专”，“Z”或是文字和字母的组合，同时输入专项资金的名称作为记账凭证的名称，简单设置即可。可以设置多个记账凭证类别。

（2）在项目菜单项下新建项目大类，大类名称为专项资金。然后可以根据实际需要设置多级项目分类，再根据专项资金的不同种类分别建立各个专项资金的名称，也就是项目档案。选中相应的项目分类，保存数据，这样就建立起专项资金的项目档案。项目档案建好后，就可以在会计科目设置界面将专项资金核算涉及的会计科目勾选相应的项目核算，最好在会计科目下增设一个明细科目进行项目核算，这样便于和其他的核算内容区分。这样就建立起会计科目和项目档案的连接关系，在填制记账凭证时，可以同时进行专项资金的项目核算。

（3）记账凭证制单的时候，根据不同的专项资金，选择不同的记账凭证类别，选择会计科目时，会自动弹出项目输入选择窗口，输入相应的专项资金名称，完整填写凭证其他内容保存。这样就实现了专项资金专账核算的目的了。如果专项资金的业务比较简单，为简化核算，可以不使用专门的记账凭证类别。

（4）月末装订记账凭证的时候，由于专项资金的凭证是单独的凭证类别，所以编号是连续的，可以单独装订在一起。根据专项资金记账凭证数量的多少决定是分开装订还是统一装订，达到快速查找专项资金凭证的目的。如果专项资金记账凭证数量少，平时可以不装订，用夹子夹着，等汇集成册时装订或按年装订。

（5）账簿查询的时候，点击项目菜单下面的项目总账子菜单，就可以查询当前期间的专项资金的总体信息。点击项目总账中的相关科目，查询到资金的明细账，可以查看资金的使用情况。

（6）根据项目总账和项目明细账，导出Excel数据，就可以编制相关专项资金的报表了。如果对编程和SQL语句比较熟悉，也可以编制相应的取数工具，直接自动得到专项资金总账，明细账和报表数据。

纵观以上步骤，设置不复杂，使用起来也比较简便，但却实现了专项资金凭证、账簿、报表一体化管理，可以通过账簿记录快速地查找相关记账凭证。又不用建立多套账，并且一套账的数据又可自动汇总生成本单位完整的账簿和报表，管理的效率得到有效提高，起到了事半功倍的效果。如果单位采用的是其他的财务软件，也可以比照这个方法进行专项资金的核算，方法大同小异。这个方法可以概括为“记账凭证分类加项目核算”。

1.2对会计业务进行分类核算

在单位不需要进行专项资金专账核算的情况下，也可以对会计业务进行分类核算，如按“收，付，转”记账凭证类别或是其他的记账凭证类别进行会计核算。关键是把频繁发生的，类似的业务归为一类，这样平时会计核算会更清晰，可以针对同一类别的记账凭证采用一致的，标准的方法进行编制，可以提高核算的效率。相同类别的记账凭证统一编号并装订在一起，可以便于以后查找相关凭证。

1.3一套账核算多个单位的业务

按照上面的思路，作一些变通性的应用，可以实现在一套账中进行多个单位的会计核算。像总公司-分公司这种组织机构的单位，由总公司核算所有的分支机构的会计业务，需要分别反映各个分支机构的财务会计信息，又需要总括地反映整个单位的财务状况，均可通过“记账凭证分类加项目核算”这一方法实现一套账核算。方法是为每个不同的分支机构设置记账凭证类别，同时按分支机构名称在财务软件中设置部门档案，同一套会计科目设置成按部门与项目二个维度进行核算，就实现了各分支机构数据既相互独立，又可以在一套账中得到完整反映的效果。如果还要单独核算各个分支机构的利润的话，还可以分别编制各个分支机构的结转损益凭证，当然要实现自动生成结转凭证的话，现有软件可能不支持，可能需要借助于二次开发的软件工具。这样实际上实现了在一套账中独立核算多个单位的业务了。

1.4一套账核算多个基建项目

有一些做基本建设业务的公司，可能会涉及多个基建项目的核算，一些工程方面的公司也会涉及多个项目，笔者在审计实践中发现有的单位在这种情况下也使用多套账进行核算。为什么笔者不建议多套账核算呢，因为在这种情况下，基建或工程项目并不是独立的，它只是一个单位内部的一部分业务，并不是一个完整的会计主体，这样单独建账会导致一个单位的业务被人为地割裂开来，各套账之间会存在不必要的重复核算，每套账都不能完整地反映单位的财务信息的全貌，还需要对各套账进行汇总，降低了核算的效率，其实不如一套账核算更简洁高效。这些单位都可以采用“记账凭证分类加项目核算”的方法实现多项目一套账核算。

1.5改进不合理的项目核算

在进行专项资金的核算时，有的单位虽然运用了项目核算的方法，但存在项目核算的方法不合理的问题。比如有的单位在会计核算时，把资金文号作为项目进行核算。这样造成一个后果是，当一个建设项目涉及多笔专项资金时（使用多个资金文号），不能一次查询出这个项目的资金使用情况，需要对涉及的资金文号分别查询，然后再汇总在一起，手续比较繁琐。笔者认为可以把资金文号作为会计科目的自定义项进行设置（用友财务软件具有此项功能），会计科目按建设项目进行核算，录入记账凭证的时候分别输入资金文号（自定义项）和建设项目（项目核算）。就可以在软件的项目查询功能中按建设项目一次性查询项目资金使用情况并显示该项目的资金来源情况（各个资金文号）。

以上是对单位使用一套账核算时采用的一些方法技巧的探讨。对于一个单位的专项资金的核算，或者是对非独立法人的分支机构的统一核算，或者是工程公司多个项目的核算、单位基建项目的核算等情况，笔者认为采用这样的一套账核算效率较高。

1.6集团公司多套账核算实现“一套账”管理

对于一个集团公司，通常包含若干具有法人资格的子公司，这种情况下采用多套账单独核算较好，因为各个公司机构独立、人员独立、经营独立，有不同的管理需要。但如果各单位相似度较高，对公共信息部分，如会计科目代码和名称等进行统一规范，会有利于账表一体化查询和统一汇总。即使各个分子公司业务等方面差异较大，也可以梳理相关会计基础信息，构建集团公司统一的“一套账”管理框架。比如说能熟悉财务软件数据库和编程语言，可以在软件开发层面针对集团型公司定制一款多单位多套账联合查询和统一汇总的工具软件辅助使用，以促进集团公司的统一管理，也能实现类似一套账管理下的统一便捷管理的功能。

2会计核算和项目管理的结合

2.1行政事业单位专项资金核算和项目管理

行政单位通常会有很多专项资金项目，除了运转类项目不进行绩效评价外，其他的项目需要进行绩效目标申报，进行绩效评价。这就要求单位要能够把会计核算和项目管理结合起来，方便进行绩效管理。

实际工作中笔者发现一些单位专项资金核算的记账凭证分散在大量的其他记账凭证之中，查询不便。而且项目资料也比较零乱，会计核算和项目管理脱节。

由于从2019年开始实行新政府会计准则制度，行政事业单位进行“双轨制”会计核算，导致会计人员工作量加大。如果相关人员不熟悉新制度，可能连基本的账务处理都有问题。如果再进行记账凭证分类，单独核算专项资金的话，如果不能熟练掌握，可能又会产生新问题。但笔者认为这并不妨碍记账凭证分类是一个核算专项资金的好方法。

按照上述“记账凭证分类加项目核算”的方法进行了专项资金的核算后，可以在项目资料档案里保存一份专项资金明细账（用友软件可从项目总账点击进入项目明细账，然后打印出来），根据明细账即可查询项目资金使用相关记账凭证，该记账凭证为按专项资金类别单独归档，所以查找方便。对项目资料建立目录索引，其中可以包含项目资料和记账凭证的交叉索引，项目资料按索引有序保管，根据专项资金明细账可以快速检索到相应的记账凭证和项目资料，实现会计核算和项目管理规范高效，会计核算和项目管理有机结合，信息相互联系形成一个整体。

2.2企业单位专项资金核算和项目管理

企业单位也可比照以上方法进行专项资金的“专账核算”。并且由于没有行政事业单位“双轨制”核算的负担，会计处理相对简便。但有一点需要注意，由于进行了记账凭证分类和项目核算，用友T3版本的财务软件在科目余额表查询时不能显示科目下的各个项目的科目发生额和余额，查询相关数据功能稍差一些。但可以通过编程语言VB和SQL查询语句编制工具软件，更自由和灵活地解决各种数据的查询问题。

3记账凭证的编制

3.1会计分录的处理

下面再来谈一下记账凭证制单时存在的问题。一些单位的填制记账凭证时分录过多，多借多贷，有好几十条分录。这样看似在一张记账凭证中处理了较多的业务，节省了记账凭证的数量。但却存在一个问题，就是会计科目对应关系不清晰，出现差错查找困难，并且记账凭证难以理解，也不便于利用计算机程序语言对数據进行一些特殊的加工处理。

笔者认为记账凭证编制的要点是分类有序，会计分录简洁，科目对应关系清楚。而不是把记账凭证搞成一个大杂烩，什么内容都包括在里面，理解起来特别费力。

对这种问题笔者建议应当对记账凭证进行分拆，把一个较大的记账凭证拆分为多个较小的记账凭证，避免多借多贷分录的出现，使用一借多贷或一贷多借的方法编制记账凭证。保持会计科目之间清晰的对应关系，这样无论是查账还是分析会计信息，都会更加方便。如果结合前面对记账凭证分类的方法，就能使会计信息更加清晰明了。

规范、简洁地编制记账凭证还能起到快速分析现金流量的作用，可以在财务软件导出的Excel凭证分录序时簿中，使用Excel自定义函数生成每张记账凭证“多笔数据”那一方的对方科目名称（一借多贷的贷方和一贷多借的借方），然后对现金流量科目的对方科目进行汇总，就可以快速准确地编制出财务报表中的现金流量表。

為什么要这样编制现金流量表呢？也许有人说不是可以根据财务报表数据分析编制吗？笔者在实践中发现，根据上述方法编制的现金流量表和根据财务报表数据分析编制的现金流量表数据不相等，检查后发现是记账凭证中存在许多非标准记账凭证，所以按以上方法编制的现金流量表更准确。编制的现金流量表可以和填制记账凭证时输入的现金流量相互进行核对，保证数据的准确性，增强内部控制的有效性。如果这样做，其实可以省去在记账凭证中逐笔输入现金流量的工作，节省了会计核算的工作量，提高了会计核算的工作效率，但前提是编制的记账凭证全部是审核无误的。对以上方法进行优化和自动化，可以根据记账凭证数据自动生成现金流量表，就实现了财务报表生成的“全自动化”了。以前财务报表中的现金流量表需要在记账凭证中逐笔填写现金流量后才能生成报表，工作量大且容易出错，生成财务报表达到了“半自动化”。

3.2凭证摘要的处理

关于记账凭证摘要的处理。笔者在审计工作中还发现，有些单位记账凭证摘要填制比较随意，没有和会计分录的具体内容相联系，一张凭证的会计分录较多，摘要只有一条，如“付费用”“拨付经费”等，不能反映会计分录的实质内容；还有的单位记账凭证摘要和会计分录完全脱节，“牛头不对马嘴”。这看似一个小问题，却会造成以后按凭证摘要查询会计信息功能无效，不能根据凭证摘要快速定位到所需信息，要在大量数据中去查找、筛选、汇总等，不能一次性查询出所有相关信息。

笔者认为如果在填制记账凭证时能够根据会计分录的内容分别填写有代表特征的摘要的话（关键字），可以在会计信息检索方面发挥较大作用，会给管理带来方便，节省数据查询的时间。可以在填制记账凭证时根据不同的会计科目预设对应的摘要内容，填写会计科目时自动带入，提高输入的速度。

这要求记账凭证摘要的填写既要有统一性（同样的业务使用相同的摘要），又要具有多样性（不同的业务要反映其个性特征）。可能开始这样做会觉得核算工作量有所增加，但会给以后的数据查询工作带来很大的方便，会节省后面工作的时间，相比之下还是更有价值。可以对各项业务进行分析，在软件中建立分类详细的记账凭证摘要库，可以结合不同的记账凭证类别分别设置，方便录入，这样核算工作量增加很少，信息有用性却得到很大提高。处理信息更加井然有序，这对于提高会计核算信息的质量，会有很大帮助。

4结语

会计核算时如果能根据单位实际业务情况对财务软件的使用进行事前规划（也就是平常说的初始化），最好结合实际业务进行一些演练，找出核算方面存在的问题。对财务软件的基础信息进行合理配置，充分、合理地应用财务软件提供的功能，必要时还可以创造出新的功能，以达到简洁，高效进行会计核算的目的。进行会计核算时不要只是照搬教程提供的使用方法，还可以自己研究探索，结合实际情况进行创新，找到方法和技巧，“四两拨千斤”，以较少的时间、精力、成本等的花费完成较多的工作任务。本文提出了一些方法，实际工作中可以举一反三，灵活运用各种方法，对财务信息和业务信息的流程进行整合，轻松、高效完成会计核算，把会计核算信息质量提高到一个新的水平。

参考文献

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[2]曾长军，朱剑锋，刘坤，等.SQL Server数据库原理及应用[M].北京：人民邮电出版社，2005.

[3]刘彬彬，高春艳，孙秀梅，等.Visual Basic从入门到精通[M].北京：清华大学出版社，2008.

作者简介：陈向东（1974-），男，汉族，四川武胜人，成都必信会计师事务所有限公司审计项目经理，研究方向：会计电算化。