关于企业职工档案管理的思考

[ 作者简介 ]

郝兵，男，山东临清人，临清市人力资源和社会保障局，科员，本科，研究方向：企业职工档案管理。

[ 摘要 ]

做好企业职工档案管理工作，是满足企业职工切身利益的的必然要求，是实现全面建设小康社会奋斗目标的必然要求。档案管理在现代企业发展中发挥着越来越重要的作用。职工档案作为职工工作的历史记录，在维护职工合法权益方面发挥着重要作用。它们是可以从法律角度确定的法律文件。职工档案是企业各部门根据工作实际情况形成的客观资料。它们是最原始的记录，反映了职工的工作状况和工作成绩。档案中的一些材料是由职工本人提供和签署的，并已得到有关组织和档案管理部门的确认，具体可信度很高。

[ 关键词 ]

职工档案;存在问题;应对措施

中图分类号：G27

文献标识碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.12.014

近年来部分企业员工的档案保存管理工作问题凸显，影响了企业员工退休的客观公正性，损害了企业员工一切权益。因此本文主要从严格要求企业归档保存的标准、全面严格建立存档管理工作制度、企业存档移交程序健全完善、严肃处理企业违纪违法行为、从切实加强企业员工档案的规范化管理工作等五个方面进行阐述，进一步完善企业员工档案保存管理工作。做好企业员工档案保存管理工作是维护企业员工根本利益的必然性需要。我们要义无反顾地肩负历史任务，清醒地承担好肩上担负的责任，既要科学、规范、安全地管理好员工档案，又要为公司和员工创造及时有效的公共服务条件。[1]

1    企业职工档案管理工作中存在的问题

1.1  档案管理人员工作能力不强，制度建设投入不足

现阶段档案管理人员还存在工作能力弱、素质低的问题，不能很好地满足大数据发展下企业职工档案管理的需求。因此，数据化发展对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。同时，为了应对大数据的发展给企业职工档案管理带来的挑战，档案管理系统不可避免地需要升级和发展。如何合理地建设和投入系统是一个重大问题，是当前发展阶段需要解决的方向。

1.2  一些小企业没有专门的档案管理部门

一些小企业不太重视在经营过程中形成文件的保存，甚至认为文件是可有可无的。一方面，这是管理者管理思想薄弱、管理观念松懈所致。另一方面，这些小企业信息化程度低、规模小、资金有限、设备不完善。小企业管理投入有限，无法进行现代化管理，只能通过“手写+电脑”进行管理。但是，在信息技术高度发达的今天，仅靠人工来进行文件资源管理是非常困难的。小企业专业管理部门少，难以满足档案保存和整理的要求。

1.3  档案管理人员的素质不能满足行业需求

在新形势下的企业，由于档案管理工作中没有能系统地掌握企业职工档案管理技术的复合型人员，使一些较先进的管理技术已无法在企业职工档案保存中发挥重要作用。文件管理创新要求档案管理人员掌握专业知识。但现代管理信息技术的广泛运用以及电子档案的问世，档案管理的形式更加多样化，如纸质文件，电子表格等新的文件载体格式。随着档案与人们之间的关系越来越紧密，档案的公共服务制度越来越受到人们的关注。这对档案管理员提出了更高的要求。[2]

2    对于企业职工档案管理的思考

2.1  依法治档，加强对企业职工档案的监督管理力度

各地的档案行政主管部门都要突出抓好对企业职工依法治档工作的严肃性和规范性，力求企业在档案行政法制建设上有新的发展。各地档案主管部门必须要行使行政执法能力，提前参与企业职工档案的标准化管理工作进程，健全企业档案行政执法监督制度，进一步推进政府执法检查治档工作水平。要加强对企业档案政策法规的宣传教育，着力增强全社会尤其是各类企业领导层的档案法律意识。在企业职工建档问题上，各地归档主管部门必须要根据《档案法》的规定，严格执行技术标准，从严执行，从严监管。

2.2  建设与社会主义市场经济蓬勃发展相适应的现代职工管理制度

科学的管理工作方法应满足中小企业发展和劳动力市场发展要求，企业职工档案从现在的多级分流管理工作要逐渐转变为一体化管理工作。[3]企业将严格按照《档案法》的各项规定，完善企业档案管理规章制度，认真负责的帮助职工记录、整理、保存好归档材料，并定期监督检查、复查，对发现的问题及时进行整顿，以确保职工档案资料的全面、完备与真实性。要强化对企业职工档案管理工作人员的业务素质培训，当地档案主管部门要定期组织举办学习培训，认真做好企业职工档案工作人员职业道德教育和爱岗敬业培训，使企业职工档案工作人员在落实政策、规范运作上更加符合社会实际要求，从而全面提高企业职工档案管理技术水平。

2.3  切实提高企业职工档案管理水平

目前，相关专业人才严重短缺，尤其是档案管理部门。要切实加强档案政策宣传力度，逐渐增强企业领导层对职工档案管理工作的重视。要充分运用报刊、网络等媒介形式，加大有关档案保管工作实践方面的法律法规条文的传播实施力度，加强企业领导层忽视职工档案保管工作的思维方式。通过针对依法实施的职工档案保管工作先进执行个案的推广，逐渐促使企业管理人员认识实施企业职工档案保管工作的重大价值，逐渐提高企业职工档案保管工作的领导水平。通过对不同的舆论环境和教育方式的综合应用，切实推动企业职工更加真实而科学的了解开展企业职工档案保管工作的重要性、任务和意义，为企业职工档案保管事业的健康有序开展，提供良好的管理实务条件和环境。面对当前的大数据时代，加强档案工作者的安全意识，提升其管理基础显得尤为必要。强化安全管理技术，要进一步提高档案管理团队的素质。

2.4  切实规范企业职工档案管理工作的实施体系

在现代企业内部档案管理改革的实践过程中，要根据目前企业职工档案管理工作实施的情况，对规章制度进行有针对性调整，从而切实规范企业职工档案管理工作的实施体系，真正使现代企业职工内部档案保存管理工作具备较为完善的制度标准化、合规性和科学化等特征。企业职工档案管理工作必须切实确保其及时性和准确性，同时在针对企业原始档案信息进行整合操作的业务流程中必须确保科学化和严谨性，并严格对档案信息的借阅与调取进行详细记录，以切实确保企业档案所负载信息内容的保密性吧，推动企业职工档案管理工作实践效能有效提高。

2.5  实现企业职工档案的网上查询

要实现职工归档制度信息化，必须建设职工档案信息库，逐步构建以身份证号码、年龄段、职务等为重要字段的个人信息数据库检索体系，与中国传统企业职工档案信息化制度相配套，逐步形成职工的个人档案管理和就业、社会保障等信息衔接的系统化管理制度。要利用现代管理设备和先进管理手段，使企业职工档案信息实现网上查询。发挥人力资源社会保障局部门的公共服务职能，进一步提高工作效率，使档案管理更加科学规范化，为企业职工本职工作或再就业提供合理依据，以促进社会和谐和经济稳定。[4]

2.6  强化监督，协助做好企业职工档案管理

各级档案行政管理机关负责对本行政区域内各单位的归档工作监督、管理与指导，也要受理已破产关闭企业整理归类后的归档。各级人力资源社会保障行政部门也要做好有关企业职工档案管理工作，并着重做好劳动关系、社会保障等各项工作的管理指导。各企业的主管部门应当认真按照相关规定，做好对所管辖企业职工档案管理工作的指导并主动协调，认真搞好企业归档保管的各项管理工作。目前，我国有关档案信息安全的法律法规还不完善，利用档案侵权的法律空间更大，这大大增加了企业或其他单位档案管理的难度，非常不利于档案管理的整体发展。由于档案管理是信息化的，在建立档案信息安全体系时，应更倾向于计算机和网络档案管理。建立健全强制性法律法规和权威的档案信息安全体系，对意图窃取或删除他人记录的行为，起到有效的震慑作用。贯彻落实《档案法》，加强档案管理法治化工作，可以增强档案工作的安全性。具体来说，我们从以下几个方面继续完善现行的档案管理规章制度。首先，从现有的法律法规来看，需要进一步完善档案信息保护制度。只有在法律层面加强档案信息管理，才能真正实现档案管理的过程。其次，要不断完善档案信息安全技术标准和业务指南，指导工作人员解决信息化工作过程中遇到的问题，进一步提高档案管理人员的工作效率。

企业职工档案管理者也应当认真学习国家档案管理规章制度，并积极主动参与到国家档案行政管理机关的培训，以努力提高企业职工档案管理工作质量。

2.7  进一步提高中小企业档案管理工作的规范化、科学研究、现代化程度

各中小企业要充分运用当前的互联网信息技术，尽快建设好中小企业职工档案现代化管理体系，并逐步与社会保险、人才管理信息等服务平台实现有效衔接，采用先进科学的管理模式，为员工提供便捷的信息服务，切实维护好员工的合法权益，更好发挥人力资源社会保障行政部门档案行政管理机关的服务作用，进而提升中小企业工作效率。今后，相关部门还应专门出台企业职工档案的归档范围、保管时限要求和归档整理工作标准，为建立全国企业职工档案信息库提供操作规范。

2.8  重视对档案的运用，以充分发挥档案的实际效用

发挥职工档案的服务社会功能，是体现以人为本教育宗旨、推动人的全方位健康发展的主要内涵。在社会主义市场经济体制下，人员的流转也越来越频繁，劳务市场也已逐步形成，原工作岗位与人员档案之间的相互依附联系也越来越减弱，原人员档案所起到的只是必要的参照依据的凭证功能，而开始着重于社区生活服务功能。做好对职工档案的管理工作，做到对档案的管理标准化，最后目的就是为最好地利用档案，充分发挥档案作用，为职工提供最优质服务。

2.9  切实加强破产企业职工档案规范化管理工作

各公司、企业破产清算组和劳动保障代理组织要为企业管理档案工作提供必要的物质条件和经费保证;要选择思想品德好、工作责任感强、具有相应业务素质的工作人员，负责企业档案保管工作，要逐步健全档案管理工作的保密制度。企业职工档案要按时立卷归档，整理规范，集中管理。破产企业的档案信息资料，可以按县（市）、区政府或公司主管部门为单位集中存放，以保证档案数据的安全、真实。严格档案数据的借阅管理制度，企业失业员工在办理离退休手续时必须提交原始资料，原单位或公司破产清算组工作不能拖延，也必须按时提交;对由于档案资料不齐全、填写不标准、涂改了档案信息等因素，导致失业员工无法办好提前退休手续的，以原公司领导及破产清算组主要责任人为第一责任人，主动进行人民群众来信来访维稳和善后工作。

3    结语

规范企业职工档案是一个很漫长的过程，在某个短期或许并不会看到明显的成效，不过从整个企业的长期发展趋势考虑，它对整个企业的统筹规划管理工作及其未来发展趋势都将产生很重要的影响。所以不管对外力量或是对内整理资源，规范职工档案管理工作都需要有一种双向的制约效果，即既要制约企业领导层，也要制约基层的普通职工，上下一致才能坚持规范管理严肃性，体现企业规章制度的严肃性，从而减少了无谓的问题生成。同时，管理方式也不要太过于死板，有变化有规范，通过企业整体的反馈情况对按照预先规定实施的管理方式做出了有效的调整，顺应企业自身的企业文化，而不能生搬硬套。这样，一个规范化的员工档案管理体系的形成，可以有利于公司内部人员管理工作，有利于企业创造出更加优异的发展业绩。

参考文献

[1] 刘仁江.档案管理的安全保密及信息化管理措施分析[J].青年时代，2016（23）：252.

[2] 李金玲.加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考[J].城建档案，2017（11）：66-67.

[3]喻袁崛，袁玥.“互联网+”时代建筑装飾艺术数字化档案资源的网络安全问题[J].中国包装，2018，38（1）：31-33.

[4]项连平.“互联网+”时代综合档案管理的未来发展方向探究[J].城建档案，2018，38（3）：57-58.