电子档案与纸质档案的比较分析

董小溪

摘 要：在信息化时代，事业单位在进行档案管理中，突破传统纸质档案的局限性，开始利用计算机以及网络技术进行电子档案的构建，电子档案已经成为重要的管理形式，这就使得事业单位档案管理方法以及管理形式出现了重大变革。本文首先对电子档案与纸质档案进行理论概述，然后分析电子档案与纸质档案的区别，最后对电子档案与纸质档案并存工作进行探究，以供有关人士参考。

关键词：电子档案;纸质档案;区别;联系

教育局直属事业单位的各科室面向基层学校及单位内部开展各类工作，就涉及对许多档案资料内容进行管理，所以当前事业单位内部应该对档案管理工作引起重视。以往档案资料都是将纸质文件作为载体进行保存，但是现阶段信息化技术已经渗透人们生产与生活的各个方面，事业单位也抓住了这一发展机遇，开始利用电子信息技术开展档案管理工作，电子档案的管理形式也就由此出现，虽然电子档案数据存储、输出与处理等方面都具有优势，但是其存在设备依赖性、信息可变性、不安全性等多种问题，所以电子档案无法将纸质档案完全取代，需要探索二者的并存之路。由此可见，对电子档案与纸质档案进行比较分析具有重要的现实意义。

一、电子档案与纸质档案的理论概述

1.电子档案

电子档案主要是在数据存储过程中，利用计算机磁盘等机械设备，最终以电子图像文件的形式来呈现，以虚拟方式将档案中的实体信息显露出来。在电子档案中的要点内容是构建具有信息化特点的档案管理平台，可以对涉及各项工作的档案数据资料利用电子信息技术方式进行管理，形成照片、扫描件、影像等数据形式的电子实体档案，其中一些保存价值高的档案数据应该进行完整记录，体现出文件原始记录性以及历史再现性。

2.纸质档案

纸质档案则是在存储档案数据时，将纸张作为载体，如事业单位收录的公文、图纸、合同等都属于纸质档案。纸质档案具有原始性、保密性，但是相对而言其容易损毁，且不具有再生性，所以在进行纸质档案管理时需要注意纸质档案的保护与修复。事业单位内部的许多机密性文件都是以纸质材料为载体进行保存的，所以为了避免纸张损毁，在纸质档案室需要做好防潮、防虫处理，使得纸张可以长时间保存下来。针对一些珍贵的纸质档案资料，在出现脏污、破裂、腐朽的情况时，也需要开展修复工作。现阶段纸质档案的修复方法有很多种，一是可以采用加膜、去污、增塑等方式将损坏的文件载体修复;二是借助录音、录像等措施修复纸质档案载体中所收录的信息。

二、电子档案与纸质档案的区别

1.原始性差异

事业单位在进行档案管理时，采用纸质档案记录是最为原始的信息，包括相关人员的笔迹、印章等，所记录的数据具有高度还原性，可以将真实的情况反映出来，即使出现涂改、伪造的情况，也可以通過笔迹、印章等予以辨认，所以相对而言更加具有真实性，而电子档案是由计算机等信息化技术录入而成，其需要经过计算机解码使其形成人们可以辨认的符号，以此来进行识别，在计算机中人们极易进行修改、删除，且修改后无法有效将其辨认出来，这就出现存储档案信息不准确、信息缺失等情况。除此之外，当前电子档案所形成的原件以及复印件也无法进行有效区分，不易确认档案的原始性。针对事业单位而言，确保档案管理资料内容的原始性属于重点内容，纸质档案的归档工作必须要对原件进行储存，包括起草、修订、审核等多个环节，在完成上述环节之后不可进行更改，若进行篡改必定会有痕迹留下，所以纸质档案作为最具原始性法律凭证的地位无法动摇。而在电子档案中，由于信息化技术的应用，导致鉴别档案原始性非常困难与复杂，这是由于将电子计算机信息技术作为载体进行数据存储以及记录时，其具体方式无法进行人工识别，且在电子档案中无法对传统纸质档案中的字体、印章、书写材料等进行固定，在有操作情况下可以对其任意修改，不会留下丝毫的痕迹，这就导致电子档案难以作为原始的法律凭证。

2.使用性能差异

电子档案与纸质档案相比性能具有优越性，这是由于电子档案直接利用信息化技术以图像、声音、文字等方式将数据存储在光盘、磁盘等载体中。

首先，在电子档案中可以进行快捷的复制，只要合理运用现阶段的信息化技术，可以确保复印件与原始文件无任何差异，且档案管理人员以及使用人员在有网络的情况下，可以随时随地获取档案信息，并且借助档案信息资料的独立性能，将其复制成若干份，将复制的文件作为备份，这时在原有电子档案丢失的情况下仍然可以保留最原始的数据。而对于纸质档案而言，以复制纸质档案室的资料数据来提高安全性基本上无法实现，其工作量巨大到无法想象，而在信息化时代，档案资料的复制则变得非常容易。除此之外，纸质档案随着使用次数的增多，纸张会出现毁损，且修复较为困难，而电子档案无论使用多少次都不会对档案本身造成损耗。

其次，电子档案在收集档案信息的过程中存在多种形式，纸质档案在收集资料数据时仅为直接利用的方式，即使用者将事业单位所需的纸质档案原件准备好进行直接提交，而电子档案则具有多样性，一是电子档案不仅可以利用文字来收集档案信息，同时也可以采用声音、图像、视频等方式开展档案信息的收集工作，并且对这些档案信息进行单独或者联合保管，使其以立体档案的形式呈现。除此之外，使用者想要获取信息可以直接进行在线传输，进行搜索与获取，无需向纸质档案那样需前往保管地点才能获取资料，从而为使用者提供便利，提高档案资料查询使用的便利性。在电子档案中，使用者可以按照相关要求输入档案编码、姓名、时间、单位等信息进行有针对性的搜索，并借助网络的高效传输速度，有效提高查询速度，节省大量的时间以及精力，相对档案管理者而言也可以降低自身的工作压力。

再次，电子档案的管理效率更高，电子档案中所采用的计算机信息技术具有智能、高效、便捷等优势，这就在一定程度上提高了工作效率，并且在各个领域中都有广泛应用，在档案管理工作中这些优势也同样存在。以往在进行档案管理时，所涉及的档案收集、档案检索、档案著录、档案整理、档案统计等各项工作都需要进行人为手工处理，而在计算机技术下，这一管理缺陷完全消失。利用计算机技术可以实现档案管理的自动化与一体化，进一步提高档案工作效率。除此之外，电子档案在文件传输阶段的速度非常快，管理人员若充分掌握先进信息化技术以及电子档案信息化管理方法，就可快速进行档案资料的翻阅、查找、整理。

最后，电子档案与纸质档案在使用性能中存在资源共享差异，纸质档案在一个时间与地点只能被一个人使用，并且在使用纸质档案时将空间局限在档案室，这就给广大档案使用者带来较大不便，而电子档案所呈现出的数字化形态，不会受时间、空间的制约，利用终端设备可以随时查阅电子文件信息。除此之外，电子档案中的内容可以同时在多个电脑中呈现，确保多人可以在同一时间内对相同的档案资料内容进行查阅与使用，并且电子档案数据可以进行网络传输，消除空间壁垒，发挥资源共享的优势。

3.存储容量差异

在进行信息存储时，若仅采用纸质档案管理法，由于涉及的档案资料有很多，所以耗费的纸张以及占地面积较大，整体信息存储量较小，且在后期进行查阅时也具有较多不便，而电子档案利用计算机进行信息存储，可以有效增加存储的密集度。电子档案在进行档案资料的存储时，所采用的都是光盘等容量大、密度高的载体，在光盘这一狭小空间内可以存储大量的档案信息资料。通常情况下，一张光盘的容量数值在700M-8GB之间，这说明事业单位将一年的文字数据信息存储在光盘中也是非常容易的，甚至可以将单位内部的全部档案资料存储在几张光盘内，电子档案在存储信息时具有较高的密集性，可以最大化地节省出档案存储空间，减少档案室的占地面积。

4.设备依赖性差异

事业单位内部采用纸质档案的管理方式，无须任何设备作为支持，就可以对资料进行查阅以及处理，而电子档案无论是制作、查阅，还是处理、归档等环节，都需要依赖于计算机等硬件设备与系统，只有存在这些设备才能获得完整的档案数据信息，一般而言，电子档案受到设备、系统、更新、加密等多方面影响。除此之外，电子档案中一些文件数据信息存在设备不兼容的情况，只能在特定的设备中进行电子档案资料的处理，不能进行资源共享。部分电子档案对使用格式具有特殊要求，若格式不通用，也难以对档案数据资料进行共享。另外，电子档案中涉及的设备与软件更新速度较快，且随着使用时间推移，计算机整体性能会减退，因为电子档案中的存储媒介多是由高分子化合物构成的，与纸质档案相比，对环境要求度较高，温度过低或过高都会导致存储介质出现变化，并且存储介质处落入粉尘等也会导致其发霉、分解，导致最终的存储介质无法使用，出现数据丢失的情况，相对纸质档案而言，电子档案的使用寿命更短，所以在电子档案管理中需要做好载体信息的保存，做好备份工作。

5.信息可变性差异

纸质档案很难进行人为篡改，而电子档案由于其具有易操作性，所以很容易修改电子档案的内容，导致信息可变性的出现，之所以会出现这一情况，是由于电子档案的信息与载体具有可分离性，使得载体无法起到信息固化性能，电子档案中的信息真实性存在争议。除此之外，伴随着电子信息技术的发展，信息编码、系统软件、存储格式开始进行不断创新，从而降低电子档案信息稳定性，在档案信息资料从一个载体转移到另一个载体时，信息极易出现丢失的情况。另外，与纸质档案相比，电子档案不具有安全性，作为计算机技术下的一种产物，电子档案过度依赖于系统与设备，计算机系统若出现管理不科学的情况，就会导致信息丢失、失控的情况出现，并且电子檔案容易受到病毒、黑客的入侵，对电子档案内容进行非法篡改，使得许多电子机密档案面临许多安全问题。

三、电子档案与纸质档案的并存策略

虽然电子档案与纸质档案具有诸多的差异，但是二者各存在优势，无法实现互相取代，且二者都是为档案管理提供服务，目的是确保档案管理的高效性、完整性、真实性，所以当前需要对电子档案与纸质档案进行并存管理，发挥两种档案的优势，通过取长补短来提高事业单位的档案管理水平，使得电子档案、纸质档案两种介质发挥更大的作用，具体并存策略如下。

1.构建两套管理系统

针对电子档案与纸质档案两种不同的管理方式，需要搭建两套相对独立但又存在一定关联性的管理系统，具体应该依据电子档案与纸质档案的特点对管理系统进行构建，两种档案操作、保管、利用等环节应该分离出来，但是二者之间需要搭建一个通道，在通道处可以集中进行便利性的业务协调处理，如在电子档案中应该标明相应纸质档案的存储编号，纸质档案中也要标记出电子文件的编码，以便二者可以进行互相参照。

2.完善档案管理制度

事业单位内部需要健全管理制度，由于电子文件具有易复制性以及删改性，所以需要将电子档案的保护贯穿于整个管理周期，对整个管理过程引起重视，针对珍贵的电子文件需要采用纸质文件方式进行另外记录，并且需要做好备份，以免电子文件信息丢失带来巨大的损失。

除此之外，电子文件不具有原始性、完整性，所以针对每一份电子文件都需要制定出一个完整的记录制度，内容包括电子档案的收集以及提供利用情况。针对纸质档案而言需要加强其保护，无关人员不可借阅，严禁纸质档案遗失，并且需要做好纸质档案室的防潮、防虫、防鼠处理，针对重要的档案资料需要进行加膜、去污等工作，并且要用图片、录像等方式对其进行二次存储。

3.提高档案管理人员的综合素养

现阶段事业单位在进行档案管理时需要复合型人才，不仅要掌握传统档案管理知识，同时还要具备熟练的计算机科学技术，所以当前档案管理人员为了满足时代的发展要求，需要拓宽自身视野，不断更新知识结构，对先进电子档案知识以及现代化设备使用、维护措施进行学习，从而满足当代事业单位的电子档案管理要求。现阶段可以从招聘、培训两个环节来提高档案管理人员的综合素养，在招聘环节需要提高应聘门槛，确保招聘的档案管理人员经验丰富以及专业技能掌握度佳，为了留住这类人才，也需要适当提高福利待遇。针对档案管理人员需要开展定期与不定期的培训，在培训过程中以电子档案与纸质档案区别、关联性、档案管理流程、档案管理制度为主，在培训后需要对档案管理人员实施考核，在考核通过后可继续上岗工作。

四、结语

电子档案与纸质档案在原始性、使用性能、存储容量、设备依赖性、信息可变性等方面存在差异，为了确保档案管理的科学性、有效性，需要借助二者的优势，采用构建两套管理系统、完善档案管理制度、提高档案管理人员的综合素养等措施来对电子档案以及纸质档案进行并存管理。

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（作者单位：天津市和平区教育综合服务中心）