新时期档案管理信息化的对策探究

吴慧萍

摘 要：档案管理一直是企事业单位内部管理的重要组成部分，经过时间积累，档案数量以及类型越来越丰富，档案管理压力和难度也会随之增加，所以对于档案管理人员来说，引入科学的方法提高管理质量至关重要。基于此，本文着眼于新时期的档案管理需求，结合档案管理工作现状，提出推进档案管理信息化的优化建设路径，希望能为相关工作人员带来参考。

关键词：档案管理;信息化;电子档案

推进信息技术与管理实务有机结合已经成为新时期管理工作模式转型升级的重要方式，在各项业务管理发展中信息化建设都是十分关键的一环。当前，档案信息载体不断丰富，纸质档案与电子档案并存，使得档案管理工作人员面临新挑战，在这种情况之下推进档案管理方法革新、模式转型十分必要，基于信息化手段促进档案管理完善也十分可行。

一、档案管理信息化的现实意义

人们在参与社会活动时，会直接产生许多具有保存价值的原始记录，这些真凭实据可以被称为档案，管理档案需要科学的原则和方法。随着科学技术的进步，档案管理技术也不断丰富，当前档案管理已经进入信息化时代。档案管理信息化就是基于计算机网络技术高效完成档案信息采集、储存、使用管理的过程。基于档案管理信息化将推进档案信息数字化发展，还能推动档案传递网络化发展。从现实角度来看，利用信息化手段管理档案符合信息时代的管理实务转型发展需要，也能够为增强档案管理质效提供辅助。不仅如此，档案管理信息化还可以有效促进档案管理职能转变，增强档案服务能力;更可以实现档案信息的深度挖掘和利用，提高档案信息检索以及分析便捷性。在计算机网络技术的支持之下，档案信息的传输范围将会进一步扩大，其服务能力以及服务范围也将得到拓展。总而言之，基于档案管理信息化，可全面提升新时期档案信息管理质量和效率。

二、档案管理信息化的发展困境

目前，人们对档案管理信息化已经不再陌生，在实践工作当中，档案管理人员使用信息化管理手段得心应手。从当前情况来看，档案信息化管理手段的有效应用为提高档案管理水平和档案使用质效提供了极大帮助。但在这一过程中，也逐步暴露了一些问题，档案管理信息化建设依然面临发展困境。档案管理信息化发展中，软硬件设施不完善是其主要发展困境。档案管理信息化对互联网和计算机的依赖性极强，计算机网络的安全性将直接影响档案管理安全。在实际作业环节，计算机软件以及网络本身的漏洞会导致档案信息安全性受到严重威胁，档案内容丢失、受损、混乱的可能性将会大幅提升。

在实际作业环节，档案管理信息化发展方向以及发展目标不明确，也成为其未来发展的主要困境。基于此，许多档案管理工作人员无法确定工作内容和方向，不能有的放矢地完成本职工作，更难以有条不紊地推进档案信息化建设。不仅如此，档案信息化管理过程中还存在着管理标准不明确、管理制度不完善、管理资金不到位等情况。由于资金不充足，档案管理信息化过程中专业人才、设备以及技术配备难度将会增加，更会让档案管理信息化进程的持续推进受到阻碍。而且，由于缺乏完善的管理制度以及明确的管理标准，档案管理信息化工作的规范性难以保障，那么数字化信息的无损生成与快捷传递更会受到影响，以数字化档案为基础的档案管理将会举步维艰。当然，基于上述困境电子档案的永久保存与全过程安全管控也会成为空谈。

档案管理信息化的发展困境还体现在人才短缺方面，由于专业人才储备不足，所以档案管理信息化的可持续发展深受影响。在传统档案管理模式之下，档案管理的专业性、标准性要求并不高，所以许多单位的档案管理人员都属于非专业、非专职人士;而且，大部分管理队伍年龄大、积极性不足、责任与服务意识不强、学习能力不佳的情况十分普遍。这种管理隊伍无法满足档案管理信息化的人才应用要求，更不能胜任信息化管理岗位。从当前情况来看，复合型专业人才不足、人力资源配置不合理以及人员管理不到位已经成为阻碍档案管理信息化发展的主要原因。

三、档案管理信息化的优化建设路径

档案管理信息化已经是大势所趋，加强信息化建设是所有档案管理人员的工作重点。为有效推进档案管理信息化建设，深化档案管理信息化理念的合理运用，相关工作人员必须明确工作方向和目标。不仅如此，相关单位还需要从档案管理发展的影响要素出发，基于人才、制度、技术、资金优化管理夯实档案管理信息化发展基础。

1.档案管理信息化的方向与目标

《“十四五”全国档案事业发展规划》的提出和落实为档案管理信息化提供了明确的政策指导，以此为基础树立工作目标，推动新时期档案管理信息化转型十分可行。

（1）档案资源数字化

在传统档案管理模式下，档案信息主要以纸张为载体，随着信息化、数字化技术融入，档案载体逐渐转变成电子文档和计算机;在大力推行无纸化办公后，电子档案成为主流。新时期，档案资源体系的主导者已经从纸质资源转变为数字资源，在这种情况之下进一步推动档案资源数字化发展，将成为档案管理信息化战略转型的首要方向。此时，应做好传统载体档案数字化，强调信息化系统建设与电子档案管理信息系统完善，实现该系统与办公自动化系统和业务系统的有效衔接。同时，还应该加强纸质档案向电子档案转型，达成如下目标：其一，实现增量电子化;其二，实现存量数字化。

首先，为达成增量电子化目标，档案管理人员需要强调电子文件的归档以及移交处理有效性。实际作业环节，应深刻践行应收尽收、应归尽归;保障电子文档完整性、丰富性和全面性，着力提高档案资源体系当中电子档案占有率。

其次，为达成存量数字化目标，档案管理人员需要大力推进传统载体档案的数字化转换，以数字信息资源和电子档案代替传统纸质档案，为保证档案储存的安全性和长久性奠定基础。

（2）档案内容数据化

基于档案管理信息化发展，电子档案将成为主流，随着载体的变化，档案内容的自身属性也应该发生转变。因此，推进档案内容数据化应该成为新时期档案信息资源开发的必然选择，这也是档案管理信息化过程中增强档案服务能力的重要基础。

从现实角度来看，档案管理人员需要从以下几方面着手，全力推进档案内容数据化转型：

①从档案内容管理角度出发，强调档案数据的综合治理和结构化管理，深度开发档案内容信息，构建完整的档案治理体系，进而保障数据归档质量。

②从技术应用角度出发，推进档案内容数字数据化转型，相关工作人员需要深度探索先进科学技术与档案信息管理融合的可行性，在档案管理信息化建设过程中引进人工智能、互联网、大数据等技术。

③从知识服务角度出发，以提高档案内容实际运用价值为目标，深化档案数据服务效用，推进档案内容数据化转型，保障信息数据的安全共享和传输。

（3）档案平台体系化

档案平台体系化也同样是档案管理信息化的未来发展方向和主要目标。档案电子化、数字化发展为档案信息资源共享提供了便利，但若没有可靠的档案管理平台做支撑，则无法实现档案服务范围拓展以及档案信息的有效运用。因此，相关工作人员应该从保障档案信息安全流动、实现档案跨平台高效共享与应用的角度出发，积极建设档案信息化管理平台。在实践中，需要强调档案归档与传输的标准性，推进档案管理基础设施完善，突出档案信息化管理平台的操作便捷性和规范性，使该平台成为档案管理信息化背景下的主要管理工具。

（4）档案管理智能化

为切实推进档案管理信息化的发展，相关工作人员必须促进信息技术与档案管理事业的深度融合。在这一过程中，信息化、网络化、智能化应该成为档案管理工作的未来发展方向和主要目标。为此，档案管理人员应该基于先进的科学技术，推动档案管理模式的转型升级，使传统档案管理向智能化档案管理转型。从现实角度来看，智能化档案管理属于档案数字治理的新模式，相关工作人员需要有效落实精细化管理理念和智能化管理思维，从档案业务、档案平台、档案安全、档案储存整理等角度出发，强调流程规范、制度合理、监管有效。同时，还应该突出互联网手段的辅助价值，提高档案管理信息化的安全性、可控性，着力构建全流程一体化的档案管理体系。

（5）档案服务网络化

档案管理信息化能够深度拓展档案服务范围，可助力档案服务网络建设，进而为提升档案信息的服务能力和服务质效奠定基础。因此，推进档案服务网络化，也应该成为档案管理信息化的未来发展方向和目标。在实践工作当中，档案服务网络化发展应该从在线服务和协同服务两方面着手。电子档案的有效应用，为基于网络系统的档案服务提供了便利;为进一步突出电子档案的实用性，相关工作人员应优化档案在线服务，基于覆盖全面的档案服务网络强调在线服务有效性。在档案协同服务方面，相关工作人员必须明确档案的跨平台、跨领域运用需求，正确认识档案管理信息化为档案跨渠道运用带来的影响，进而从提高档案服务水平的角度出发，推进档案服务网络建设，着力增强档案协同服务能力。

（6）档案管理安全化

在实践中，必须加强档案管理系统的安全运行能力，强调人为操作安全性和技术支持安全性。比如，建立分级管理机制，明确规定档案管理者权限与操作规范，避免因操作不当而泄密;深化网络安全技术应用，基于安全管理要求建立电子档案安全性检测机制，严控档案传输安全。

2.加强复合型专业人才支持

充足的人才支持是发展档案管理信息化的基础。对档案管理单位而言，加强人才建设，培养高素质复合型档案管理人才，是档案管理信息化的根本保障。相比于传统的档案管理方式，档案管理信息化对从业者的专业素质与综合能力要求更高。在此情况下，档案管理人员不仅需要具备档案管理专业知识、计算机网络知识、信息化作业能力，更需要拥有服务与责任意识。而且，档案管理人员还应该熟练掌握档案管理规章制度以及保密法规。

从现实角度来看，新时期的档案信息化管理人才不仅是专才，更应该是全才。基于此，各单位需强化档案管理人才队伍建设，依托于有效培训和管理夯实人才基础。比如，拓宽用人选人渠道，基于校园招聘、社会招聘、猎头推荐等人才选聘方式，吸纳专业人才扩充档案管理队伍;强化专业能力培训，定期开展专业知识、实践技能、工作理念、责任意识、服务态度培训，基于经验交流、内部讲座、案例教学、实践训练等方式全面提升管理人员的从业素养，并帮助他们养成自主学习与创新的良好习惯;深化人才管理，通过优化人力资源配置方式以及绩效考核形式，突出绩效激励价值，以专业资质为门槛、工作效果指标构建与工资挂钩的奖励机制，激发工作积极性。

3.建立健全管理标准制度体系

在制度建设过程中，相关工作人员需要从加强监管和优化执行的角度出发，完善档案信息化管理制度與标准。同时，应结合档案信息化管理的实际业务操作需求，制定规范化工作流程、标准化工作制度，从而为管理方案的执行提供保障;还应该基于统一标准设立，为档案信息共享和应用做好准备。比如，建立健全责任制，将档案管理责任落实于个人，激发他们的责任意识，增强其自我管理、控制和监督有效性;建立安全管理制度，强调安全预警和防控，尽力避免因人为操作失误而引发档案管理安全事故;建立多层级管理机制，自上而下，构建逐级管理体系，完善管理组织结构;建立流程化管理机制，强调档案信息化管理流程完整性与严谨性，保证各阶段工作有效衔接;建立标准化工作机制，保证档案信息采集、处理、储存、使用标准，强调档案整理、统计与服务标准统一;建立全过程监管机制，保证档案管理全过程可控。

4.夯实档案管理的多元基础

为有效推进档案管理信息化，相关工作人员还应该积极夯实档案管理的多元基础。在这一环节，需要落实档案管理的经费保障、强调档案管理的技术支持、深化档案管理的基础设施建设。比如，积极筹措档案管理资金，保证专款专用，实现档案管理信息化发展资金的稳定供给;加强硬件设施配置，保证计算机、光盘刻录机、移动管理设备、扫描仪性能优越，避免因设备老化而影响档案管理信息化水平;加强档案管理软件开发，基于自主研发或者选购提高档案管理软件应用的实效性;建立健全档案管理信息化平台，加强一体化管理系统应用，为档案信息共享做好充足准备;强调高新技术的应用，结合档案管理信息化建设现状，引入专业管理技术，以及大数据、物联网、云计算等先进信息技术，加强技术支持，夯实管理基础。从现实角度来看，加强基础设施建设，实现资金与技术的持续供给，能促进档案信息化管理的可持续发展。

四、结论

综上所述，信息化建设是新时期档案管理的现实要求，也是符合国家信息发展的战略，更是发展数字化档案资源、数据化档案内容、体系化档案平台、智能化档案管理和网络化档案服务的基础。在档案管理信息化过程中，相关工作人员必须明确信息化发展方向，夯实档案信息化管理的人才、制度、资金与技术基础，并充分发挥电子档案优势。

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（作者单位：山西农业大学档案馆）