互联网背景下人力资源与社会保障局档案管理研究

摘 要：在新时代背景下，互联网技术已经成为促进社会发展、实现产业及服务升级的重要因素，在国内的各行业工作中，互联网技术为行业内部的管理工作提供优秀的技术条件，为保障管理工作的协调运行奠定基础。本文以人力资源与社会保障局的档案管理工作为中心，探究在互联网技术的影响下，管理部门内部档案管理工作的开展意义，并且总结了运用互联网技术优化管理工作效果的有效策略与方式。

关键词：互联网技术;管理服务;人力资源与社会保障局;档案管理;工作发展

人力资源与社会保障局（以下简称人社局）为社会管理作出了巨大的贡献以及保障，从工作职责来看，人社局需要落实并贯彻国家与上级部门的人力资源及社会保障法律法规，因此优化内部的管理工作，是人社局貫彻法律法规、履行自身工作职责所不可懈怠的工作任务。档案管理工作作为内部管理服务工作的重心，是整体工作阶段中不可忽略的工作内容，部门人员需要采取正确的工作方针，解决档案管理工作中所存在的问题，以此来实现部门内管理工作的持续发展。

一、人力资源与社会保障局档案管理工作的工作问题

1.档案管理缺乏效率

档案管理工作的内容较为宽泛，从当前的档案管理工作现状来看，由于管理者对档案管理工作内容的分配缺乏合理性与结构性，因此在实际的工作开展过程中，工作人员无法正确认识到自身的管理职责以及工作范围，使档案管理工作出现拖延处理、信息错位等现象，造成部门内的档案管理工作效率受到较大的影响，并且对后续的档案审核以及存储等工作造成巨大的阻碍。从造成档案管理工作效率低下的主观原因来看，由于现阶段社会发展速度较快，人力资源管理以及社会服务保障等工作所产出的档案数据正在逐渐增加，在此基础上，档案管理部门仍采用传统的技术及工作模式进行档案管理工作，使现阶段的工作效率相较于以往有所降低，久而久之，部门内的待处理档案会随着时间的推移而不断积累，为后续的工作开展造成消极影响。

2.档案信息管理缺乏准确性

从人社局的工作职责来看，需要同时兼顾城乡就业规划、技能人才鉴定以及市场资源的规划等管理工作，在此过程中，需要针对不同工作领域所产出的档案信息进行全面的管理与分类，以此来实现工作的协调发展，并且为社会服务工作提供保障;从管理部门的角度来看，为了将大批量的档案数据进行集中处理与统计，部门需要投入大量的人力成本以及技术成本，以此来维持档案管理工作的正常运转。但是，由于部分管理部门缺乏高效率的技术条件作为支撑，导致档案管理工作对人工的依赖性较强，久而久之，当投入的人力成本无法满足管理工作需求时，档案管理必然容易出现因人为因素而造成的管理问题，对档案信息统计与处理的准确性造成较大的影响。

3.档案审核与统计缺乏协调性

从目前的档案管理工作内容来看，档案信息的审核工作能够将无效的档案信息进行剔除，并且在保障工作的科学性与合理性的同时，提高管理工作的准确性。档案统计工作则能够将输入的档案信息进行有效管理，并且按照档案的信息内容进行全面的分类与统计，对于防止档案信息缺失具有重要的意义;从工作的开展角度来看，档案审核与档案统计工作具有相辅相成的工作职能，且两项工作在档案管理工作中发挥着不可替代的作用，但由于部分管理人员无法认识到两种工作潜在的规律及联系，并且对两项工作的定位缺乏明确性，导致档案管理中的审核工作与信息统计工作缺乏一定的协调性。从该问题对档案管理工作产生的影响来看，由于档案审核与统计在实际工作当中无法协调开展，导致档案管理信息在部分情况下无法实现共享以及顺利流通，这样一来，档案管理工作的真实性与精准性势必会在一定程度上受到影响，并且影响到工作的实际效果。

4.工作质量偏低

工作反馈是衡量档案管理工作质量的重要标尺，档案管理工作质量包括管理效果、管理效率、工作效益等诸多内容，而从当前部分人社局的档案管理工作现状来看，其工作质量普遍处于中等偏低状态，并且长时间无法出现突破性发展。造成管理工作质量偏低的原因体现在多个方面，一是管理人员自身所具备的专业素质及工作能力，对于影响工作质量具有主导作用，当管理岗位工作人员的个人能力无法适应实际工作需求时，档案管理工作必然会出现脱节现象，并且对工作的整体效果产生不利影响;二是管理技术及管理方法同样是影响工作效率的重要原因。例如，部分部门仍然沿用纸质档案进行档案信息的储存管理，并且缺乏预防档案信息缺失的技术及设备，因此部门需要花费更多的人工成本来对档案进行核查，使工作的整体效益有所降低。

二、互联网条件下的档案管理工作优势

1.有利于突破传统管理工作模式的限制

互联网时代，互联网技术已经逐渐融入不同行业的管理工作当中，并且为工作开展创造了更加有利的条件以及环境。在互联网技术的帮助下，人社局的档案管理工作能够有效突破传统工作模式的限制，并且取得比以往更加优质的工作成就。例如，在档案的储存工作中，传统管理工作需要针对每一份档案信息进行核查与筛选，并且采用人工统计的方式将档案信息进行入库与校验等工作。尽管这种工作方式能够最大化地保障档案信息的完整度及精确化，但同时以人工统计技术为主的档案管理审核所耗费的时间成本以及人力成本较高，不利于大批量数据的存储管理需求。在互联网技术的帮助下，部门可以通过利用互联网技术来代替部分人工操作，如云系统能够兼顾审核与信息储存为一体，实现档案信息管理的稳定性以及信息存储的长久性。因此，在互联网的影响下，档案管理工作能够突破传统工作模式的局限性，取得更加优质的管理工作效果。

2.有利于增强档案管理工作的整体效率

在互联网背景下，工作人员可以借助互联网的优势创造出有利于档案管理工作的工具，从而根据档案管理工作的需求作出对应的管理策略，使管理工作的整体效率得到显著提高。

首先，在互联网技术的支持下，工作人员能够借助程序编写来设计档案管理系统，并且使系统能够根据档案审核以及管理的需求进行实际工作，这样一来，具有档案管理功能的互联网系统能够减少实际工作对人工操作的依赖，使档案管理工作的各项结构更加合理且明确。其次，由于互联网具有信息流通性的优势，因此从事不同阶段档案管理工作的工作人员能够以互联网系统作为媒介，实现管理过程中的信息交互与流通，使档案管理工作能够具备信息真实性、准确性的工作特征。因此，随着档案管理工作的内容不断变化，工作人员可以借助互联网技术来创造工作条件，使实际工作能够满足管理工作的变化需求，为提高整体工作效率奠定坚实的基础。

3.有利于减少人为因素所导致的信息误差

从档案管理工作人员的工作角度来看，管理人员自身的工作素质、专业能力以及工作心态都是影响工作效果的重要因素，而在实际的工作过程中，个人因素也将成为产生档案管理工作误差的导火索。在互联网环境的影响下，档案管理工作能够突破人工单一化操作的局限，实现人机交互的工作模式，继而减少因人为因素而产生的工作误差，为档案管理的秩序化发展提供技术条件。例如，网络智能化审核能够代替人工审核，并对大批量的档案数据进行智能筛查，使互联网技术能够在一定程度上减少档案管理工作的烦琐性，避免工作的重复性对职员心态造成影响。此外，由于人机交互的工作模式能够以人工操作作为主导，因此档案信息的处理仍然能够以管理原则作为基础，并且能够保证工作的可靠性与稳定性。

4.有利于實现管理工作的创新发展

在档案管理工作的发展过程中，互联网技术能够作为主要的技术依据，为实现档案管理工作的创新发展提供源源不竭的技术动力。例如，管理者可以根据已有的互联网技术条件，对工作中有待改善的环节进行及时调整，并且通过决策的方式来制定和调整工作内容，使档案管理工作的流程、开展方法、管理分类等工作都能够得到显著优化，并且符合新时期档案管理工作的需求，使档案管理工作能够在新时代进一步创新发展。

三、互联网背景下档案管理工作的发展目标

1.实现档案管理协同化

在互联网技术的支持下，应当借助互联网信息流通化的优势，保障档案信息管理过程中的管理协同化，以此来发挥不同管理部门的工作职能，减少档案管理工作中的管理误差，提高管理工作的整体效率。例如，在进行公务员信息统计及相关事项处理工作的过程中，人社会局工作人员需要对公务员的档案信息进行分类处理，并且摘取其个人信息作为标准的档案内容。在此过程中，工作人员需要确保档案信息的审核与信息统计实现协同化，保证档案信息管理过程的各项工作能够齐头并进，确保档案信息分类过程的工作效率得到提高。

2.实现档案管理精准化

实现档案管理信息内容的精准化，是档案管理工作的工作要义，在实际的档案管理过程中，工作人员应当通过采取有效的工作手段，构建科学合理的工作流程，防止档案信息在管理过程中出现统计偏差等问题，实现管理工作的精准化。例如，在市场人才规划工作的档案管理过程中，工作人员需要根据人才的分类来对档案信息进行对应的管理，必要时采用标签化管理方式进行信息统计，使档案信息的整体内容更加明确且清晰，为后续的档案资料调动工作提供便利服务。

四、档案管理工作与互联网技术的结合策略

1.培养相关专业人才

在互联网背景下，为了充分发挥出互联网技术的使用优势，并且将其技术功能运用于人社局的档案管理工作中，必须要具备充足的专业人才资源，以此来为创新互联网管理方式提供人才条件。首先，从现阶段人社局的档案管理工作角度来看，管理部门必须要引导员工参与互联网技术的培训及学习，使每一位工作人员都能够具备一定的互联网操作能力，使工作人员的专业能力能够适应管理创新过程的技术要求。其次，人社局需要通过有效的方式引进专业人才，并根据互联网背景下的档案管理发展内容来选择技能型人才，针对性聘请能够胜任新技术管理岗位的工作人员，从而确保互联网技术能够有效融入档案管理工作之中。

2.借助管理制度维持技术管理服务

管理制度是档案管理工作的行动指南，对于管理工作的发展具有主导作用，在互联网的影响下，人社局的档案管理制度同样应当得到完善，保障新制度能够适应管理工作对制度的需求，以此来优化互联网技术在档案管理中的应用效果。首先，部门管理人员应当根据档案管理的工作问题进行制度规划，如为了避免档案管理工作的规划缺乏明确性，工作人员应当结合已有的互联网技术水平，为每一位在岗工作人员制定相应的工作范围，从而提高互联网技术及员工的工作效益。其次，部门管理人员应当根据档案管理工作的开展需求来进行制度规划，如为了确保档案管理工作能够适应大批量的档案信息处理需求，管理人员应当在传统档案管理模式的基础上进行工作结构的创新，并且合理调配档案收集、信息处理、信息验证与审核、信息调研等工作结构，使互联网技术的功能能够更好地服务于档案管理的各项工作，优化互联网背景下的档案管理工作开展效果。

3.实现互联网技术选择的针对性

为了解决现阶段档案管理工作所存在的问题，使互联网技术能够为管理工作提供更加优质的服务，人社局工作人员应当明确档案管理工作所存在的工作缺陷及根本原因，通过对管理技术、管理手段等进行优化，使互联网技术的应用能够有利于针对性地解决管理问题。例如，为了解决档案信息处理过程中的工作低效率问题，工作人员必须精准判断导致该工作问题的主要成因，即档案信息的多样化以及输出批量化，使工作的难度大幅度提高，使工作效率大打折扣。

对此，工作人员需要采取互联网系统的智能化处理技术，并将技术运用于批量档案信息的处理工作中，以此来减少个体员工的管理工作量，降低档案处理工作环节的时间成本。

4.结合互联网技术实现档案管理的整合化

从档案管理工作的内容来看，工作人员要根据工作需要来进行档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案设计等多项工作，随着对档案管理工作的重视程度不断提高，档案管理工作的工作环节也逐渐产生复杂化的特征。为了满足工作发展的需求，部门工作人员必须要以互联网技术作为媒介，实现档案管理工作的整合化。例如，在档案收集以及档案整理工作的过程中，工作人员可以提前运用互联网技术对收集的档案信息进行筛选，剔除其中的无效档案信息及其他不符合条件的档案信息，从而使档案收集工作能够具备档案预处理的工作职能，以此来降低档案整理正式工作的难度，使不同的工作步骤产生一定的整合化性质。

五、结语

总的来说，在互联网背景下，人社局的档案管理工作能够得到显著优化，且由于互联网技术具有较强的普适性及高效性，能够作为创新档案工作的关键要素，对人社局的未来发展具有重要作用。因此，工作人员应当正确认识到档案管理工作的现状，在实际工作中发挥出互联网技术的使用优势，使档案管理工作能够突破传统工作模式的限制，为工作的协调化运行提供充足的技术条件。

参考文献：

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[4]刘夫海.新形势下人力资源和社会保障局档案管理工作探讨[J].办公室业务，2019

（作者单位：郓城县人力资源和社会保障局）

作者简介：杨霞（1982—），女，汉族，山东郓城人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。