高校档案管理工作现状及优化策略

陈露露

[摘           要]  随着社会的不断发展，人们对教育事业也越来越重视。在这种背景下，各院校都加大了投入力度，完善自身建设，以期能够更好地为学生学习提供更优质的服务。其中高校档案工作是一项非常重要的内容，它关系着每一名大学生未来成长道路上的大事，其管理与服务显得尤为重要。因此，就当前我国高等院校档案工作现状进行分析，并提出一些有效的对策和建议。

[关    键   词]  高校;档案管理;优化策略

[中图分类号]  G647                    [文献标志码]  A                  [文章编号]  2096-0603（2022）28-0172-03

高校档案管理是指高等学校按照国家法律法规、政策及要求，结合本校实际情况，通过各种途径收集、整理和保存有关高校的历史资料和信息资源，为教学、科研等提供依据。从某种意义上说，它是一个学校办学水平和管理水平的综合体现。然而，近年来，由于种种原因，很多高校档案管理工作进展缓慢，甚至停滞不前，这不仅影响了学校正常教学秩序和教学质量，而且给学校造成一定的损失，严重制约了高等教育改革的深化，阻碍了高校各项事业的健康有序发展。所以，如何加强高校档案建设，提高高校档案工作效率，已成为摆在我们面前亟待解决的重要问题。

一、高校档案管理工作現状

高校档案管理主要服务于两个方面：一是更好地为教学科研服务，即为教学科研提供各种信息资源，以保证教学科研活动顺利进行;二是为广大师生服务，即为他们提供优质高效的服务。目前，大多数高校都建立了专门的档案管理部门，配备相应人员负责档案工作。但从总体上看，这些机构设置比较分散，职能定位不清晰，缺乏统一协调和整体性。有的只是将档案业务工作交由档案室来完成，如档案馆、资料馆、图书情报中心或办公室等。这样做虽然有利于各业务部门及时了解掌握本单位档案工作动态，但是却忽视了各职能部门之间的联系，不利于实现档案信息共享。因此，如何加强学校档案信息化建设是一个值得探讨的问题。

（一）档案意识薄弱，档案观念陈旧

长期以来，受传统思维模式的束缚，部分人认为档案管理就是简单地收发材料，档案工作人员只要把文件送到档案库即可，没有什么新思想、新思路和新方法可以运用到实践中去。随着高校扩招规模不断扩大，原有的人事档案管理工作已远远不能适应新形势下人才开发的需要。同时，由于对现代科学技术认识不足，在日常管理过程中重技术轻法治、重保管轻利用等原因，致使许多档案资料被束之高阁，长期处于“沉睡”状态。这些都严重影响了档案工作服务功能的充分发挥。

（二）档案管理制度不完善

管理制度不够健全，管理手段落后。现行档案管理制度规定，高等学校档案管理实行集中管理与分散管理相结合的管理体制。这种管理模式存在以下弊端：

1.管理制度不完整。在实际工作中，由于管理部门之间缺乏联系和沟通，致使各单位档案分散存放，造成不少不必要的浪费。同时也容易造成档案资料遗失、损坏等情况。如档案法等法律没有明确规定高校档案应如何保管;学校的一些规章制度未列入教学计划或教学文件材料归档范围等。这就使得许多高校档案处于无人管状态，从而形成了大量“死”档、乱档。而且随着时间的推移，其数量会越来越多，将会严重影响整个学校各项业务活动的开展。这些都是目前我国高等院校普遍存在的问题，因此，建立健全相应的档案管理制度显得非常重要。然而，从实践来看，许多院校的档案管理还不能适应新形势发展需要。

2.规章制度执行不严。有些学校的有关规章尚未得到严格执行，甚至出现越权处罚现象，给管理工作带来困难。另外，一些单位的规章制度没有与自身的特点相结合，不具有可操作性，致使规章制度难以贯彻执行。同时由于对管理制度缺乏必要的了解和认识，也容易造成管理上的失误。此外，在工作中往往会产生这样那样的矛盾，影响了管理水平的提高。

（三）档案管理手段相对滞后

随着信息技术的迅猛发展，计算机已广泛应用于各行各业。如何利用计算机来处理档案数据并将其应用到实际中成为摆在我们面前的一项紧迫任务。目前，我国大部分高校都采用传统的手工方式收集和整理档案，这不仅工作效率低下而且质量差，同时还存在大量重复劳动，使档案资源得不到充分利用。另外，许多重要资料长期处于“无人翻阅”状态，无法为广大用户提供使用价值，甚至有可能造成丢失或损坏等严重事故，从而极大地影响了高校的社会地位。而传统的手工检索方法已经不能适应现代社会发展需要，也难以满足学校师生对信息日益增长的需求。为此，应积极开发和推广档案管理信息系统，以实现资源共享，高校迫切需要建立一套先进、科学的档案管理办法。

（四）档案重保管轻利用

长期以来，我国高校档案馆在保存与开放方面一直存在矛盾。这种状况不仅不利于馆藏资源的合理开发利用，还直接影响到整个国家档案事业的健康快速发展，因此必须尽快加以解决。目前，许多高校档案馆都把“以档养馆”作为一项重要措施来抓。但由于种种原因，这一工作未能得到真正落实。究其原因主要是没有将档案的保护问题放在应有的位置。事实上，任何一个事物或现象都有其产生和消亡的原因，而造成这些原因的根源则在于对该事物或现象认识不足，或者不了解它所发生、存在和消失的条件。

（五）档案管理人员素质亟待提高

当前，我国各地区经济文化发展极不平衡，一些发达地区在信息革命浪潮中取得巨大成功，而落后地区却举步维艰，难以跟上形势。各级各类高校档案馆普遍面临人才匮乏、队伍老化及业务素质低等诸多难题，致使许多单位无法适应社会信息化建设的需要;有些高校甚至连最基本的业务技能也不能满足时代要求，更谈不上为国家和人民提供优质服务，严重制约着档案事业的进一步发展。因此，要想加快档案现代化建设步伐，首先要培养一支高素质的人才队伍。只有不断加大人才培养力度，才能从根本上解决问题。

二、高校档案管理工作优化策略

（一）提高思想认识水平

高校档案管理人员的整体素质高低决定着档案事业能否顺利实施并取得成功，所以必须大力提高他们的综合素质，使之适应新时期档案管理工作的需要。从当前我国各高等院校档案工作现状来看，其人员配备主要是以学历为主，但同时还有相当一部分人员没有经过系统学习便上岗从事档案工作，因此造成了一定程度的人才断层现象，严重影响着档案事业的发展。为了解决这一问题，首先就要对档案管理人员进行全面培养，全面提高他们的整体素质。具体途径为加强培训教育，努力提高档案专业技术人员的知识技能水平，使之能够胜任本职工作并不断提高自身素质。其次，还要在日常管理中注重思想教育，增强人们的法制观念。再次，还要通过各种形式的业务培训来进一步强化档案管理人员的业务能力和职业意识。最后，还应重视考核评价，完善激励机制，充分调动每个员工参与的积极性。只有这样才能有效地激发广大档案工作人员的工作热情，从而实现档案管理队伍整体效能的最大化。目前高校普遍都建立起相应的岗位津贴制度，为每一个岗位制定出切实可行的考核办法，以激励每位人员发挥应有的作用，使其能够更好地为学校各项建设服务。作为一名合格的档案工作者，不仅要有较高的理论业务水平，还需要具备较强的思想道德情操和高尚的职业道德素养，在实际工作中，我们应把共产主义信念放在第一位，不断增强自身修养，努力提升自己的道德境界和精神境界，做到为人师表，只有这样才可以确保档案工作健康有序开展。同时还要树立正确的人生观、价值观以及良好的道德品质，这样才能保证高校档案工作者能更好地完成本职工作，从而使高校档案工作能够顺利进行。

（二）加强制度保障

1.明确职责权限制度，即明确规定各级管理人员的职责权限。根据国家规定，各单位及部门应当依法设立机构和职能，严格规范各类管理制度，切实履行各自职权，不得擅自变更或撤销，任何个人或者组织也无权非法决定哪些事项由谁负责执行，哪些事情应由谁来管以及如何管理等。同时还要对其进行定期监督检查，确保这些制度落到实处，从而提高管理水平，使之成为一种常态化的工作程序，为学校各项建设提供有效保障。

2.科学划分岗位职责制度，即按照不同类别和层次确定相应的工作岗位，将管理工作细化落到实处，真正起到以点带面的效果，做到有法必依、执法为民。此外还要求每一个工作人员都有明确的奋斗目标和责任分工，每个人都应在本职工作范围内尽职尽责，以达到事半功倍的目的，让全体职工各司其职，充分发挥他们的聪明才智和创造力，最大限度地调动一切积极因素，形成强大合力，促进各项事业全面协调可持续发展。另外还可以制定一系列规章制度来加强约束和控制，保证各项政策目标得以实现。比如建立绩效考核指标体系，通过考核评价，促使档案工作人员不断学习进步。

3.完善奖惩制度。对于一些具体而烦琐的工作，应该采取一定的奖罚措施予以奖励，并建立科学合理的奖惩机制;如果一项重要任务没有得到很好解决，则应该及时采取有效的措施加以改进和完善。如建立各种考核办法和奖惩制度等，通过适当的奖励来激发档案工作人员努力进取的积极性。对于那些需要付出大量精力和时间才能完成的任务，应该给予充分的时间和机会;如果任务完成得不好，就应该给予适当的惩罚和处罚，也要给予必要的物质支持和精神激励，使其发挥更大的作用。总之，只有把学校教育与经济活动结合起来考虑问题，才更有利于学校教育事业的健康稳定发展。如实行绩效工资分配制度等，这样不仅能够充分调动教职工参与教学、科研和行政工作的主动性和创造性，而且能更好地促进教学质量的提高。

（三）创新管理方法，提高档案管理水平

档案工作的对象主要有文件材料、声像资料、实物标本等，它们都具有原始性和真实性的特点。因此，做好档案管理工作必须坚持“以人为本”的理念，把人当作档案工作中的主体，以人为中心来开展各项业务活动，从而实现档案管理现代化。为此必须强化档案管理人员的责任意识和服务意识，树立正确的档案观念，增强责任感和使命感，努力提高自身素质。其次要加大资金投入力度，为档案管理提供充足资金保障。此外，还应加强档案基础建设，改善办公环境，配备齐全实用的设备仪器。只有这样，才能确保档案管理的高效性、规范性。同时，还必须不断学习先进技术知识，掌握最新成果，特别是计算机技术在档案领域应用得日益广泛，给传统档案管理方式带来了巨大冲击，为了适应现代社会对档案工作提出的新需求，应加快档案管理模式转变，大力推进档案管理信息化进程。

（四）档案编研利用制度

档案作为一种宝贵的信息资源，在社会经济生活中发挥着越来越大的作用，如何开发利用好这种信息资源，已成为摆在广大档案工作人员面前亟待解决的问题，这就要求我们不仅要注重收集、整理与保存档案材料，更应该积极开发和利用这些珍贵史料。其中最有效的途径之一就是加强档案编研工作。通过编地方史，可以反映出一个地区政治、经济、教育等方面的状况，是了解本地区情况的重要渠道。通过开展专题调研活动，可以为领导决策提供依据;通过编写历史故事，可以增强人们对过去事物的记忆;通过撰写文章、摄影作品，可以宣传党的路线方针政策，展示学校风貌特色;通过举办展览，可以扩大档案馆影响，树立良好的形象。总之，只有不断探索档案工作新思路、新方法、新举措，才能适应时代进步的潮流，满足人民群众日益增长的文化需求，从而更好地为社会主义现代化建设服务。

（五）提高档案管理人员素质

档案管理人员素质高低直接关系到档案事业发展水平的好坏，随着信息时代的到来，科学技术迅猛发展，各种新型载体不断涌现，使档案工作者面临许多挑战。因此，档案部门必须从思想上重视起来，并采取切实有力措施，努力提高自身服务水平，以迎接未来的考验。首先，各级各类档案馆应当把档案干部培训放在十分突出的地位，建立一支数量充足、结构合理、质量优良、精干高效的人才队伍，切实保障各项业务工作顺利开展。同时，各单位也应从实际出发，制定切实可行的岗位目标责任制，将岗位责任落到实处。其次，各单位应加大培养力度，努力造就一批具有较高理论素养和实践能力的优秀专业技术人才。再次，各单位还应结合各自特点，有针对性地抓好在职培训，全面提高档案干部队伍整体素质，促进档案队伍整体优化。最后，各单位还应该进一步完善考核机制，建立健全科学的绩效考核制度，充分调动广大档案工作人员参与管理的积极性。

高校档案管理工作是一项复杂而又系统的工程，需要在理论与实务中不断总结、创新，在实践中不断完善。当前我国高等教育改革进入了全面深化阶段，高等学校作为社会大环境下培养高素质创新型专业人才的摇篮，其档案管理工作更是备受关注。本文分析我國高校档案管理现状并且提出加强我国高校档案管理的对策建议，认为要想做好高校档案工作，就必须坚持以人为本的原则，充分发挥人的主观能动性;必须与时俱进，不断创新，为推动高校档案管理提供强大动力。

参考文献：

[1]邵海丽.高校档案管理机构存在的问题及优化策略[J].山西档案，2014（2）：51-52.

[2]王林娜，刘静一.高校档案管理现状及其优化策略[J].教育教学论坛，2016（39）：71-72.

[3]王艺淞，钟骅.高校档案管理现状及其优化策略[J].科研，2016（12）：148.

编辑 马花萍