探析信息化发展导向下的妇幼保健档案管理

冯桂景

摘 要：档案管理是能够实现信息保存、为各种组织机构提供档案利用服务的重要工作，在当前社会的发展中，档案管理工作发挥着越来越重要的作用。在信息化不断发展的背景下，档案管理能够借助于网络信息系统和管理系统而不断提高自身的管理效率。本文以档案管理为主要研究对象，着重对信息化发展导向下的妇幼保健档案管理进行了研究和分析，旨在为妇幼保健档案管理工作提供一定思路。

关键词：信息化发展;档案管理;妇幼保健

从当前社会发展的背景来看，新医改的发展趋势对各类医疗机构的档案管理工作提出了更高的要求。妇幼保健作为医疗卫生机构的重要组成部分，在不断的改革发展中也需要重点关注档案管理工作，才能够不断提升自身的医疗卫生服务水平。对信息化导向下的妇幼保健档案管理进行分析，能够为当前我国妇幼保健档案管理工作的优化提供借鉴经验。

一、信息化发展导向下的档案管理

信息化是当前我国社会发展的主要趋势之一，以互联网和网络技术作为信息化发展的基础，信息化的发展在很大程度上改变了人们的生活方式。从档案管理工作的角度来说，促进档案信息化的发展，将现代信息技术与档案管理活动结合起来，不仅是时代对于档案管理提出的要求，同时也是国家对于档案管理改革发展提出的要求。

信息化发展导向下的档案管理活动，就是需要推动档案管理朝着信息化的方向发展，将现代信息技术融入档案管理工作当中，以信息化的管理系统来对现有的档案信息资源进行更高效的处置和服务，也能够为相关人员提供更优质的档案利用服务。这个能够为人们提供服务的过程，也可以被称为档案信息化的过程。

推动档案管理活动朝着档案信息化的方向发展，需要重点关注以下几个方面的目标：推动档案信息的数字化和网络化、促进档案信息处理一体化、满足档案信息共享需求。

在达到这些目标的同时，也能够为促进档案管理模式的总体变革起到促进作用。与以往的纸质档案管理形式相比，档案信息化不仅能够避免出现纸质文档遭受各种不可抗拒的灾害而损坏或遗失，还能够大大提高档案管理工作的开展效率。而且在现代社会各种数据信息数量越来越庞大的背景下，档案信息化能够有效节约资源，并借助储存量更大的数据库来满足更多数据存储的需要，信息的检索也更加便利。

二、当前妇幼保健档案管理工作存在的问题

1.缺少对档案管理工作的重视

妇幼保健是医疗卫生服务机构的重要组成部分，在为人们提供基本的医疗卫生服务上发挥着重要作用。做好档案信息管理工作，不仅能够为人们提供更高质量的医疗服务，还能够对促进医疗卫生事业的发展起到一定的积极作用。但从目前部分妇幼保健档案管理工作开展的实际情况来看，仍然存在着一些影响档案管理工作质量和服务水平的问题。临床治疗、临床服务是妇幼保健工作的重要内容，而伴随着这些基本的医疗卫生服务的档案管理工作却很容易被忽视。档案管理工作不仅缺少相应的设备，在管理工作的开展力度和人员配置方面也存在着一定的问题。与此同时，一些妇幼保健档案管理更倾向于应用纸质档案来记录各种工作信息，当前这种发展状态，并不能够满足妇幼保健档案管理工作的质量和效果。

2.缺少健全的档案管理机制

档案管理机制是档案管理工作开展最主要的依据，但从当前部分妇幼保健档案管理工作开展的实际情况来看，由于存在着缺少健全的档案管理机制，不仅档案管理人员缺少工作开展的依据，还会导致因各种具体的工作内容缺少相关的依据而影响到档案管理工作的开展质量。再加上当前很多妇幼保健档案管理没有形成综合的档案保管机构，使得妇幼保健的日常工作档案、科研档案以及人力资源档案等大多是由各自负责的科室保管的，不仅缺少专职人员开展档案管理工作，还会很容易导致科室人员分身乏术，影响到正常的工作效果和服务质量。除此之外，缺少健全的档案管理机制会导致妇幼保健机构缺少能够对整体工作进行統一管理的体系标准和制度内容，档案管理工作无法得到有序开展，也会影响到妇幼保健的其他工作。

3.管理模式与实际情况不相符

在不断追求档案信息化发展的背景下，尽管一些妇幼保健机构已经开始应用信息管理技术和系统来开展档案管理工作，但由于技术层面存在一定的限制，使得档案信息的安全很难得到应有的保障。与此同时，尽管信息系统已经被应用到档案管理工作当中，但由于缺少与档案信息化相匹配的管理模式，导致档案管理工作既缺少有力的技术支撑，也很难真正发挥信息化在促进档案管理工作水平提高中的作用。从这种情况来看，妇幼保健机构要想实现档案信息化发展，仍然需要一个较为漫长的过程，档案信息管理系统无论是从网络环境还是硬件环境的角度来看，都缺少能够与信息管理系统和实际工作情况相匹配的信息安全保障和防范机制，因而要想实现档案管理系统化，仍然具有一定的难度。

三、信息化发展导向下的妇幼保健档案管理措施分析

档案信息化已经成为当前档案管理工作发展的主要趋势，也是现阶段和未来各行各业档案管理工作需要坚持的主要目标。信息技术的不断发展，为现代化档案信息管理系统的应用，创造了更加良好的条件。妇幼保健作为医疗卫生机构的重要组成部分，在为人们提供各项医疗卫生服务的过程中，也需要积极的采取措施来促进档案管理朝着信息化的方向发展，这样才能够更好地满足当前越来越多的档案信息处理要求。在对信息化发展导向下的妇幼保健档案管理措施进行分析时，主要可以从以下几个方面入手：

1.加强对档案信息化和档案管理工作的重视

档案信息化之所以没有在妇幼保健机构内部取得明显的效果，最主要的一个原因就是一些妇幼保健机构没有认识到档案信息化以及档案管理工作的重要性，所以才会在实际工作开展中自动忽略档案管理存在的缺少管理机制、缺少管理人员、管理效率不高等问题。因而从这一方面来说，要想推动档案管理朝着信息化方向发展，首先就需要加强妇幼保健机构的人员对档案信息化和档案管理工作的重视程度。

信息化已经成为档案管理工作的主要发展趋势，妇幼保健机构内部的全体人员需要重视档案管理工作的作用，才能夠不断提高妇幼保健医院的服务质量和水平。具体来说，要想加强对档案信息化这一发展趋势的重视程度，首先需要从妇幼保健机构的领导层入手，转变领导层人员的思想观念，让领导人员做好榜样和示范的作用，对档案管理工作的开展成果和现状进行定期检查，并结合回报的成果，及时找出档案管理工作的问题，并采取积极有效的措施对档案管理工作的具体内容进行调整，自上而下地引导妇幼保健机构的人员重视档案管理工作。需要注意的是，领导人员在检查档案管理工作的过程中，需要重点关注档案管理中存在的纸质档案损坏、档案结果准确性等方面的内容，对发现问题的部分需要及时整改，以便能够督促相关人员对档案管理工作重视起来，进而不断寻找更加合适的方法来提高档案管理工作的开展质量和效率。其次，由于档案管理涉及的内容非常复杂，管理人员档案、技术人员档案、固定资产档案、服务对象档案等多项内容，要想得到有序的保存和管理，需要让档案管理体现出全面性和系统性特点，在保证档案管理工作能够覆盖所有档案信息的前提下，找出各种档案信息之间的联系，再结合档案信息管理系统将各种档案信息进行分门别类地存放和管理。在这个过程中，负责档案管理部门的人员需要从发展计划、组织领导以及保障措施等多个方面，结合领导层对于档案信息管理提出的要求，对提高档案信息管理水平的途径和措施进行更深入的研究，从而为档案信息化的发展提供助力。

2.健全完善档案管理体系

完善的档案管理体系，不仅需要有档案管理人员工作开展的各种依据，还需要有各项档案管理工作的奖惩措施，将档案管理的工作成果与管理人员的个人利益结合起来，往往能够达到更加理想的工作开展成果。通过前面的分析可以得知，缺少健全完善的档案管理体系，也是阻碍档案信息化发展的一个主要原因。档案信息化是档案管理在现代社会形成的一种新的发展趋势，促进档案管理朝着信息化的方向发展，需要依靠更加严格细致的管理规范才能够为管理人员工作的开展提供具体的方向。

从这一方面来说，健全完善的档案管理体系，对促进妇幼保健档案信息化的发展具有重要作用。首先，要想健全完善现有的档案管理体系，需要结合档案信息管理系统的发展情况，建立符合档案信息管理的制度，对档案信息管理工作中的各种行为进行约束和规范。其次，在工作制度中，需要明确各个部门管理人员的具体职责，将职责细化开落实到每一位管理人员身上，督促其更自觉地开展档案管理工作，从而不断促进档案管理工作效率和质量的提高。再次，在档案管理体系当中，还需要注重结合档案信息管理系统，简化现有的档案管理工作流程，重点关注以往档案管理流程中存在的问题，以此来更好地满足优化档案管理工作的主要目标。最后，在档案管理制度中需要充分发挥监督机制以及绩效考核机制的作用，在对档案管理人员工作行为进行监督的同时，以更加公平的绩效和考核来督促和激励管理人员开展相关工作，进而为促进档案信息管理水平的提高提供助力。

3.充分发挥网络基础环境的作用

促进档案管理朝着信息化的方向发展，最重要的就是更好地发挥档案信息管理系统的作用。档案信息管理系统需要以网络信息技术作为基础，而网络环境作为网络信息技术发挥作用的环境条件，也需要得到妇幼保健机构相关人员的重视。以促进档案信息化为主要的发展目标，妇幼保健机构的相关人员需要充分发挥网络基础环境的作用，一方面需要在构建网络环境的过程中重视外网和内网的联系区别，另一方面也需要加强对网络安全的防护。

在保障网络基础环境的安全之后，还需要注重档案信息管理系统这一重要的工作主体。在建立档案管理信息系统的过程中，首先要从档案管理工作的主要流程入手，在信息管理系统中体现出档案收集、整理、鉴定、保管、调研以及资源开发利用等功能，并将档案管理与妇幼保健机构的工作内容结合起来，重点关注档案凭证和档案参考在促进妇幼保健机构档案管理工作水平提高中的作用。在档案信息管理系统得以优化和发展后，还需要结合管理系统应用的实际情况，从不断优化管理系统工作流程、提高档案信息管理工作效率的角度出发，为促进档案信息管理水平的提高提供更良好的助力。

4.加强对档案管理安全的防范

在促进档案信息管理系统应用和发展的过程中，考虑到网络环境本身具有虚拟性的特点，在档案管理工作开展过程中需要加强对网络环境和系统运行环境的安全规范，保证档案系统中各项档案和数据信息的安全。从这一方面来说，妇幼保健在促进档案信息化发展的过程中，最重要的就是建立更加完善的档案管理安全体系，将保障信息安全作为促进当前信息管理系统完善的首要目标。

具体来说，要想加强对档案管理安全的防范，首先需要让妇幼保健档案管理人员提高对于保障信息安全的认识，在制定档案信息管理制度和规范的过程中就要重视各种安全防护措施的应用。在建立档案管理安全体系的过程中，需要从建立网络防火墙、硬盘安全保护系统等方面来加强对各种档案信息的有效保护。而从档案管理人员的角度来说，则需要在开展档案管理工作的过程中做好备份，防止因信息泄露而给档案管理工作的正常开展情况造成影响。其次，在健全完善档案管理安全体系的过程中，还需要充分发挥各种先进信息技术的作用，将大数据挖掘技术、大数据分析技术和云存储等技术应用到档案信息管理当中，结合这些先进的技术成果来加强对档案信息的安全保障作用。

5.提升档案管理人员的专业能力和综合素质

档案信息管理系统的应用，对档案管理人员的专业能力和综合素质也提出了更高的要求。档案管理人员拥有更高的专业能力和水平，不仅能够更好地发挥信息系统在档案管理工作中的作用，还能够以更专业的知识和能力开展来档案资源的合理开发，让档案信息管理工作能够为妇幼保健医疗卫生服务水平的提高起到积极的促进作用。

具体来说，要想提升档案管理人员的专业能力和综合素质，第一，需要在妇幼保健内部加强对管理人员的组织领导，让档案管理人员能够认识到档案信息管理的重要性。第二，对现有的档案管理人员开展定期的培训工作，将档案管理的优化和信息系统的应用结合起来，以提高管理人员操作档案信息系统的熟练程度为主要目标，并将其作为培训考核的主要内容之一，以此来督促管理人员不断提升自身的专业能力。第三，从促进理论与实践相结合的角度，将档案管理的理论和工作实践结合起来，针对以往档案管理工作中经常存在的问题，对现有的档案管理工作进行优化和调整，并将档案信息管理的相关内容应用到档案管理的实践当中，以此来更好地满足促进档案管理工作的开展需求。第四，管理人员自身也需要有意识的学习和接纳档案信息管理，并在工作的过程中不断吸取经验武装自己，不断提升自身的专业能力和综合素养，以此来更好地为妇幼保健档案管理工作的开展提供助力，进而促进妇幼保健医疗服务水平的提高。

四、结论

综上所述，档案信息化管理对提高妇幼保健档案管理工作水平具有重要的作用。从当前我国妇幼保健改革和发展的情况来看，档案管理是妇幼保健改革发展需要关注的重点问题。要想将档案管理和信息化发展结合起来，不仅需要对现有的档案管理工作模式进行优化调整，还需要重视网络体系的运用，在保障网络安全的前提下，进一步提升档案管理人员的综合能力，更好地促进档案管理工作水平的提高。

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（作者单位：山东省郓城县妇幼保健计划生育服务中心）