职业院校档案规范化管理策略研究

李萌欣

摘  要：分析教学档案管理规范化对于职业院校可持续发展的重要影响，并针对当前职业院校教学档案管理存在的问题提出了创新性解决策略，旨在进一步提高教学档案管理水平，从而促进职业院校可持续发展。

关键词：职业院校;教学档案管理;规范化;策略

Abstract： This paper analyzes the important influence of the standardization of teaching Archives management on the sustainable development of vocational colleges， and puts forward innovative solutions to the existing problems of teaching Archives management in vocational colleges， aiming at further improving the level of teaching Archives management， so as to promote the sustainable development of vocational colleges.

Keywords： Vocational colleges; Teaching archives management; Standardization; Strategy

信息化技术的快速发展对职业院校教学档案管理规范化管理具有重要的促进作用。本文以研究职业院校教学档案管理规范化为主题，提出有效提高职业院校档案管理工作规范化水平的建议和对策，从而进一步完善职业院校教学档案管理规范化体系，更好地为学校管理工作服务。[1]

1 教学档案规范化管理对职业院校发展的影响

1.1 教学档案规范化管理有利于丰富校园文化建设。职业院校的教学档案规范化管理是职业院校教育历程的客观体现，职业院校建校特色、人文培育和精神面貌的继承和弘扬与教学档案息息相关，教学档案规范化管理是构成校园文化的重要源头之一，是践行和传播优良校训、校风和学风的有效载体。因此职业院校应充分挖掘和利用教学档案管理功能，凸显出学校代代教育者呕心沥血、无私奉献的精神品质，教学档案中教育优秀案例、事迹和方案的记录丰富了校园文化内容，在浓郁积极的校园文化氛围下熏陶和感染着学生重新审视自我，激励着学生不断提升和完善自我。[2]

1.2 教学档案规范化管理有利于完善教学评估体系。职业院校教学档案与教学评估二者之间存在相辅相成、相互促进的紧密联系，职业院校教学评估体系的构建可客观反映出职业教学水平和质量，从中发现教學中存在短板，便于制定相应的改善和变革措施，对于职业院校教育教学水准的提升具有不可替代的作用。教学档案管理规范化确保了教学改革、教学研究、教学实施和教学管理等方面客观性，可为教学评估体系的构建提供全面、系统和有效的信息、资源和指标，以保障教学评估体系的科学高效性，实现“以评促建，以评促改”的评估目的，促进职业院校教学质量水平实现可持续提升。[3]

1.3 教学档案规范化管理有利于提升教学质量。随着职业院校招生规模的扩大，涉及学科专业领域逐渐扩大，档案门类逐渐细化，职业院校教学档案内容丰富、涉及范围广泛的数据，涵盖了职业院校不同阶段的教学特征和工作内容，为教师科研活动的开展和相关部门管理制度的实施提供强有力的数据支持。档案的管理工作复杂度逐渐加大，对教学档案的规范化也提出新的高度。

此外，为了进一步提升职业院校师资力量，需要为教师提供充足的教育资源和科研基础，而教学档案的规范化管理记录了涉及教学计划、教学总结、课程材料、科研文献和实践活动等各方面的系统教学资源，分门别类、层次清晰的教学档案管理规范化系统可供教师反复提取使用，在提高教学效率的同时为教师提供交流和沟通平台，在教学相长的学习过程中不断提升教师专业技能。

可见，职业院校教学档案的管理规范化对于教育决策、教学质量、教学管理、教学改革水平的提升具有保障和促进作用。

综上，职业院校教学档案管理规范化可进一步丰富校园文化建设，有利于提高职业院校学生的认同感和荣誉感，有利于充分实现职业教育实施效果;教学档案管理规范化有利于完善教学评估体系，促进“以评促建，以评促改”评估目标的实现，从而进一步改善和提升职业教学水平;教学档案管理规范化有利于提升教学质量，为教师提供充足的教学资源和参考依据，有助于建设高质量师资队伍。

2 职业院校教学档案规范化管理存在的问题

2.1 可用档案数据不完整。首先，归档范围不明确。特别是随着高等职业教育体系的不断完善，管理日趋复杂精细化，承担的社会服务职能越来越多，归档范围没有及时跟进和完善，导致教学资料难以做到及时归档。其次，归档意识不强。人事或教务部门对档案重视不足，有的部门和个人缺乏全局和系统观念，应存档的教学资料分散在各个部门、个人手中，甚至造成丢失。再次，收集归档文件资料注重结果，轻视过程。文件管理部门通常每年一次性归档所有项目，但是缺乏系统、动态的管理，对档案收集和归档的整个生命周期过程未进行监管。最后，档案结构缺乏整体性。调查发现高职院校的教学、学籍和项目管理归档资料较为完整，后勤、督导等归档的资料往往不很完整、齐全。

2.2 档案服务体系不健全。由于档案信息数据体系不完善，无法为用户提供全面的档案信息。目前高职院校的档案普遍存在检索工具单一、功能不全、检索范围有限、效率低等现象，成为制约档案信息资源有效开发利用的瓶颈。此外档案编辑和研究意识不强，质量不高，不能提供深度开发和利用，档案管理的信息化、数字化、网络化程度不高，难以适应新形势下高等职业教育资源整合和服务多元化的新要求。

2.3 信息化管理水平不高。随着信息技术，例如物联网和电子数据库的不断发展，档案资源的“数字化”已经成为大势所趋。职业院校用户更倾向于智能化、移动化服务，但与之矛盾的是，高职院校的档案管理和资源开发利用、服务方式、档案管理信息化水平不高，虽然很多学校的档案都在进行数字化，但较多的高职院校仅仅做电子档案目录，档案数字化程度还处于初级阶段，还没有形成网络化、信息化、智慧化，未能有效利用信息技术开展业务，管理效率低，利用率不高。[4]

3 职业院校教学档案规范化管理发展策略

3.1 构建教学档案规范化管理体制。针对职业院校的建校特征应逐渐健全教学档案规范化管理标准，职业院校应在严格遵循《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》等条例要求的基础上，根据职业院校的教学管理实际需求，构建科学有效的教学档案规范化管理体制，制定明确的档案管理标准，进一步规范教学档案管理制度，使其逐渐形成制度化、信息化、标准化的规范管理流程。[5]将年度教学档案工作始终纳入年度教学任务和教学计划中，明晰各级各部门教学档案职权范围和责任义务，实行岗位责任制，使教学档案管理日趋科学化、统一化和标准化，确保教学档案管理制度的高效率实施;坚持教学文件、资料定期及时纳入档案或集中保管，在学期或年度总结中按照教学文件的自然生成顺序、规律等原则进行完整、规范的移交，确保教学材料的系统性，避免漏归档、不归档和重复归档的现象发生，便于后期教学工作的查阅和借鉴。[6]此外，不断完善教学档案管理规范化责任机制，专门建立量化教学档案管理考核制度，以鼓励和促进教学档案管理工作的高效完成，责任考核制度应突出管理规范化标准要求和特点，实施具有权责明晰、奖惩分明、考核定量等特征的评价方法。在上述科学合理的教学档案规范化管理体系的指导下，可有效促进教学档案工作形成一种常态化长效机制，从而为职业院校教学档案管理工作提供高质量的发展模式，促进职业院校可持续健康发展。

3.2 强化教学档案规范化管理的工作意识。职业教育相关部门和学校应高度重视教学档案规范化管理的重要价值，为促进职业院校教学质量稳步上升，应强化教学档案管理工作人员的规范化意识。首先，职业院校可以根据学校教学管理需求加强相关教学档案管理工作人员的专业技能培训，认真贯彻和学习学校档案管理办法和整理规则等条例，从思想水平统一相关工作人员的教学档案管理规范化意识，使全体师生认识到教学档案规范化管理不仅是教学过程的历史见證，更是具有法规保护的教学促进手段，逐渐将教学档案管理理念深入人心。其次需要增强教学档案规范化管理的审查和考核力度，对相关管理工作进行定期的抽查和评估，确保档案管理的细致化、统一化和精准化，提高教学档案管理工作人员的规范化意识。最后，教学档案管理规范化需要借助全体师生的共同努力，在各部门的协调配合下实现档案二级管理长效运行，使职业院校教学档案实现自觉常态化管理模式。

3.3 提高教学档案规范化管理人员专业素质。首先，学校应积极开展相关档案管理专题讲座、研讨会等活动，邀请档案管理专家对规范化工作重难点进行讲解和答疑，及时纠正教职工在档案管理方面存在的偏差认识和行为，促进教学档案管理人员的交流和学习，通过借鉴和总结先进工作经验，从中大大提升自我专业技能和实践操作经验。其次，教学档案管理规范化工作人员除了具备扎实的专业技能之外，还应具有较强的服务、热情、耐心等综合素质能力，职业院校应努力提高相关人员的待遇，增强档案管理人员的高度职业荣誉感，通过情感管理途径给予教学档案管理人员专业的肯定和认同，强化激励机制，有效带动相关人员的高度岗位职责意识和自信力，从而在教学档案规范化管理中提升自我服务意识，始终保持高度的热心、耐心和细心。

3.4 大力推进教学档案信息化建设。随着信息化技术的快速发展，职业院校教学档案现代化办公技术也成为实现规范化管理的必然趋势，在保留必要的传统纸质教学档案管理方式的基础上，应积极推进现代信息化教学档案规范化管理建设，职业院校应积极加强档案管理部门的基础设施建设，同时还应依托互联网技术积极引入现代信息化处理系统，为教学档案建立永久、长期的保存数据库，从而实现档案电子化、网络化和共享化管理，在信息化创新管理模式下提高档案高校利用率，促进职业院校教学实现可持续发展。

参考文献：

[1]李欣.职业院校档案管理工作规范化研究[D].湖南师范大学，2020.

[2]刘永，庞宇飞，任妍 档案信息化发展指数研究之构建方法[J].档案管理，2020，（06）：39-40.

[3]孙微.高校教学档案规范化管理策略研究[J].档案管理，2020（04）：122-123.

[4]卢莹.浅谈“互联网+”背景下独立学院教学档案信息化建设[J].档案与建设，2020（04）：56-59.

[5]徐微微.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策分析[J].吉林化工学院学报，2020（10）：64-65，73.

[6]欧阳满兮.刍议高校档案信息化建设策略[J].兰台内外，2021（01）：13-15.

（作者单位：河南开放大学 来稿日期：2022-04-13）