中小型水利工程竣工验收中档案管理存在的问题及对策

徐敏

摘  要：水利部《水利工程建设项目档案管理规定》（水办﹝2021﹞200号）第三十六条规定，项目档案验收是水利工程建设项目竣工验收的重要内容，大中型水利工程建设项目在竣工验收前要进行档案专项验收，其他水利工程建设项目档案应与竣工验收同步进行。为优化营商环境，提高便民服务效率，河南省要求省级以下验收的建设项目，档案验收应与竣工验收同步进行。本文以某省辖市中小型病险水库和中小河流等水利工程档案竣工验收实践为例，分析了档案验收工作中出现的文件资料收集不完整、整理不规范、验收交接不系统等问题及产生的原因，基于项目档案与项目竣工验收同步进行的要求，提出了加强水利工程档案管理相关对策措施，为水利工程的顺利验收奠定基础。

关键词：水利工程;竣工验收;档案管理;监督检查;管理规范;管理制度;档案意识

Abstract：  TArticle 36 of the 'Regulations on the Management of Water Conservancy Project Construction Project Archives' （Shuiban [2021] No. 200） of the Ministry of Water Resources stipulates that the project file acceptance is an important part of the completion acceptance of water conservancy construction projects. Large and medium-sized water conservancy construction projects are subject to completion acceptance The special acceptance of archives should be carried out before， and the archives of other water conservancy construction projects should be carried out simultaneously with the completion acceptance. In order to optimize the business environment and improve the efficiency of convenient services， Henan Province requires that for construction projects below the provincial level， the file acceptance should be carried out simultaneously with the completion acceptance. This paper takes the completion acceptance practice of water conservancy project archives such as small and medium-sized dangerous reservoirs and small and medium-sized rivers in a provincial municipality as an example， and analyzes the incomplete collection of documents， irregular arrangement， and unsystematic acceptance and handover in the archives acceptance work. Based on the requirement that the project archives and the completion acceptance of the project should be carried out synchronously， relevant countermeasures to strengthen the management of water conservancy project archives are put forward to lay the foundation for the smooth acceptance of the water conservancy project.

Keywords： Water conservancy project; Completion acceptance; File management; Supervision and inspection; Management specification; Management system; File awareness

近年來，随着国家对水利基础设施投入的不断加大，大中小型病险水库除险加固和中小河流改造等水利工程建设不断推进。以河南省某省辖市为例，所辖区域内共有大中型病险水库422座，中小河流54个，自2009年以来，共竣工验收中小型病险水库除险加固工程353座，占全部水库的84%;竣工验收中小河流治理项目24个，占全部河流的44%。在水利工程项目验收过程中，水利工程档案验收是必不可少的关键环节。通过验收，暴露出水利工程档案管理与验收工作中存在一些亟待解决的问题。这些问题的存在，直接影响水利工程的管理水平，制约工程竣工后期的运行、管理、维护和改续建，必须引起高度重视，采取有效措施整改。

1 存在的问题

1.1 档案质量不达标。表现在文件材料收集不齐全、不完整。工程档案以传统的纸质档案为主，缺少声像资料和电子档案资料。部分工程项目招标投标等原始资料缺失或不完整;红头文件原件遗失，以复印件代替原件归档大量存在，施工图已大量更改，以设计图纸代替竣工图纸归档，竣工图纸没有盖章签字的现象也普遍存在。档案分类不科学，组卷不合理。手工编制档案目录，卷内页码编号不准，编号与实物不符现象时有发生;卷内备考表检查人及立卷时间漏填、错填;装订未按要求格式统一线装。严重影响了后期工程档案资料的查找和利用。

1.2 档案移交不及时。水利工程项目工期较长，建设期资料较多，如工程质量评定、监理平行检测、第三方质量检测等涉及资料较多，因工程建设期间档案管理未能同工程建设同步进行，致使相当多的中小型水利工程完工后竣工验收严重滞后，多数工程档案没有系统整理，也没有移交主管部门管理，有的档案甚至在业务科室存放多年，以致后期管理使用时遗失较多，大大降低了工程建设的质量。

1.3 档案验收不规范。一是验收组人员构成不合理。按照《水利工程建设项目档案管理规定》《水利工程建设项目档案验收管理办法》的要求，无论是组织档案专项验收或者是档案验收与竣工验收同步进行都应该有档案行政主管部门参与，有项目竣工验收主持单位档案业务主管部门人员参加，但据统计，本区域内已竣工验收的377个项目中，按要求组织档案验收的项目不足10%。二是档案验收手续不完善。项目验收（综合、技术、财务）时作为综合验收重要组成部分的档案验收被一笔带过，缺少验收组成员名单、验收情况机关表格、档案验收意见等材料。三是未明确竣工验收后项目工程档案的归属与流向。

2 原因分析

2.1 重视程度不够高。项目工程大多时间紧，任务重，忙于抓质量、赶工期、筹资金，只重视看得见摸得着的工程，忽略了记录工程全过程，后期为工程的使用、维护提供保障依据的档案材料，形成了重工程建设、轻档案管理的局面。有关项目工程档案工作的政策、标准宣传不到位。项目工程竣工验收组织者未全面掌握工程验收对档案工作的要求，不知道档案验收是工程验收综合验收的重要组成部分，档案验收不合格不能通过竣工验收等要求，组织验收时档案验收被忽略或者不被重视就在所难免。

2.2 监督检查不到位。档案主管部门精力有限，做不到对项目档案工作一一监督，在某种程度上放松了对项目档案工作的监管;除阶段性验收考评或结算审计之外，大多数项目法人未开展档案监督、检查和指导工作，日常管理基本上处于“谁的档案谁负责”的分散管理状态。没有做到工程建设工作与档案工作同安排、同部署，缺乏监督检查的项目工程档案工作，自然就出现了文件收集多少是多少、管理混乱就混乱的无序状态，工程验收时出现文件材料收集不齐全、不完整，档案整理不规范则是必然结果。

2.3 档案制度不健全。工程建设项目规模大、周期长，涉及参建单位多。需要从档案收集、立卷归档、验收竣工、查阅利用、维修养护等方面建立健全系统的、规范的、可操作性的规章制度。但实际现状是设计单位、施工单位、监理单位、建设单位各自为政，各管各的。加上人员流动大，导致资料交接不及时、不规范，资料严重缺失，致使工程无法按时竣工验收，后期不能有效查阅，影响工程档案资源的利用和开发。

2.4 制约措施不严格。无论是工程文件材料收集不齐全，档案整理不规范，管理不安全，还是验收程序不合规，根本原因就是缺少行之有效、严密严格的制约措施。只有制度严格，奖惩分明，不执行制度就批，不履行职责就罚，结果与绩效挂钩，只要制约措施到位，工程档案管理质量一定会得到提升。

3 对策建议

3.1 加大宣传力度，提高档案意识。要加大水利工程档案工作的宣传力度，创造做好水利工程档案工作的良好氛围。在工程开工、平时工作，特别是组织验收的关键节点上，采取宣传橱窗、印制手册、集中讲座等方式，有的放矢、重点突出地宣传水利工程档案的职责、作用和意义，提高大家的档案意识。同时，牢记职责、主动服务，把工程档案工作标准、验收要求等呈送给项目负责人、参建单位资料员，便于他们熟练掌握工程档案工作的标准和要求，提高工程项目法人和相关领导对工程建设项目档案工作的认识，改变重建设、轻档案的思想。

3.2 健全管理制度，做到有章可循。要严格执行《水利工程档案管理规定》和《水利工程建设项目档案验收管理办法》相关规定，并结合不同工程项目实际，制定《档案立卷归档制度》《档案管理工作人员职责》《档案验收交接制度》等具体规章制度，对档案的收集、整理、归档、保管和利用等方面作出明确规定，明确法人单位、设计单位、施工单位、监理单位、建设单位及档案管理部门所承担的职责，做到有章可循、有规可依、有令则行。

3.3 采取有效措施，确保工程建设与档案工作同步进行。实践证明，把工程档案验收合格作为参建单位任务完成的标准、列入项目法人单位的绩效考核内容，建立工程档案管理风险金制度，是保障档案工作与工程建设同步推进的最有效方法。政府财政部门未收到档案主管部门出具的档案竣工验收合格的意见之前，档案管理风险金不予拨付。2016年，全国重点建设项目档案工作在天津市召开，印象最深的就是天津市建立了工程档案管理风险金制度，并得到有效执行，这也是天津市做好重点建设项目档案工作重要经验之一。同样，项目法人财务部门未收到本单位档案工作负责人为各参建单位出具的档案整理合格证前，各参建单位的档案管理风险金不予拨付。国网河南省电力公司南阳供电公司档案管理风险金制度执行多年，成效显著，档案工作与工程建设同步推进顺理成章，项目工程档案工作也从被动变为主动。

3.4 加强监督检查，确保验收质量。平时要加强项目档案工作的监督检查，竣工验收前做好自检、自验就显得尤其重要，否则工程竣工验收时档案验收不合格将影响整个竣工验收的进度。无论是地方档案主管部门还是工程项目法人都应该加强对项目档案工作的监督检查。项目法人在竣工验收前应依据水利工程档案验收管理办法有关标准做好自检自验工作，对整个项目档案工作的各个环节进行认真细致的审查，查漏补缺，确保项目档案系统、完整、准确、规范。可邀请档案部门专业人员对工程档案工作进行指导，提前沟通档案验收的程序和要求，确保项目档案顺利通过竣工验收。

综上所述，档案管理工作在水利工程建设中有着至关重要的作用，对水利工程的竣工验收、后期维护、改造工作等造成直接影響。在水利建设工作中，所有涉及项目建设的单位和人员必须对档案管理工作高度重视，分析目前水利工程中档案管理工作存在的问题，通过建立完整的管理制度以及工作体系，在工作中实行“专项专管”制度，提升工作人员的综合素质，认真履行各项制度和措施，这样才能确保档案在水利工程中的完整性和规范性，确保水利工程竣工验收的顺利进行。

（作者单位：河南省南阳市水利水电工程建设管理处 来稿日期：2022-04-19）