解决保密工作中涉密文件资料管理问题的思考

摘 要：机关事业单位在开展档案管理工作时，要结合实际工作，采取科学有效的手段对涉密文件进行保密管理，确保涉密文件的管理按照规范化、科学化、标准化的程序开展，以提高对机关事业单位保密文件管理的实效性。本文结合保密工作实际，分析了目前涉密文件资料管理中存在的问题，并提出了规范化涉密文件资料管理的有效措施，以期对广大保密工作者提供有价值的参考。

关键词：机关事业单位;涉密文件;资料管理

机关事业单位的涉密文件资料，不仅仅关系到一个部门的工作安全，同时还有可能涉及政治安全等问题，涉密文件一旦泄露，可能会对机关事业单位甚至国家的利益造成无法估量的损失。因此，机关事业单位在开展档案管理工作时，必须结合工作实际，采取科学有效的手段对涉密文件进行保密管理，确保涉密文件的管理按照规范化、科学化、标准化的程序开展，以提高对机关事业单位保密文件管理的实效性和质量。

一、机关事业单位涉密文件存在的风险因素分析

1. 人为带来的风险

人为带来的风险是机关事业单位涉密文件存在的主要风险因素之一。保密工作人员是开展涉密文件保管和利用的主体，因此涉密人员的保密工作素质、工作态度、工作质量、工作责任心等都是影响涉密文件安全的重要因素。目前，由于受到保密专业人才匮乏、文件资料管理责任意识较差、工作态度和工作质量参差不齐等因素的影响，很多机关事业单位的涉密文件管理存在较大的安全隐患，涉密文件的管理还未步入规范化、系统化、技术化的管理之路，而且对保密工作人员的培训也出现滞后的现象，导致保密工作人员的工作质量不能紧跟保密工作需要的步伐。此外，还有一些保密工作人员在工作中存在侥幸心理，增加了涉密文件的安全隐患，同时也出现了保密文件丢失或者泄露的现象。

2.网络隐患带来的风险

随着互联网在工作各个领域的应用，在保密工作中，互联网也发挥着巨大的作用。目前，保密工作已经逐渐完成了由纸质保存向纸质和电子双轨保存的方式转变。可以说，信息化技术的应用给保密工作带来了巨大的便利和益处，但是，由于网络自身存在的易被攻破等缺陷也给保密工作带来了一定的风险。一方面，由于保密工作人员管理意识淡薄等问题，可能导致涉密文件管理中账号秘码丢失或者泄露;另一方面，由于网络病毒或者黑客侵入等原因，也可能给涉密文件的管理带来安全隐患。机关事业单位的涉密文件资料一旦丢失、损毁或者被篡改等，不仅会影响机关事业单位的工作效率，而且有可能对地方甚至国家的利益带来无法估量的损失。

3.制度原因带来的风险

由于制度的缺失和不完善，也会给涉密文件资料的管理带来一定的安全隐患。由于保密工作的不断发展，对相应的保密管理制度也提出了更高的要求。但是，从目前的管理现状分析，很多机关事业单位还没有建立起符合保密工作发展需要的相关制度。很多机关事业单位即使有制度，但后续的完善和细化也难以跟进保密工作发展的速度。同时，很多机关事业单位现行的保密管理制度，没有从单位的具体工作实际出发，未能细化到保密级别、不同等级文件有不同保密措施的程度，也未能建立起符合工作实际的保密工作机制，最终，导致很多涉密文件资料的管理不能达到相关管理要求，增加了涉密文件的风险隐患，同时也给为涉密文件出现安全问题后的问责、追责等工作增加了难度。

二、机关事业单位涉密文件管理中存在的具体问题

目前，机关事业单位的涉密文件资料比较多，虽然按照我国保密档案管理工作的要求，各单位、各部门也都建立了保密管理工作制度和机制，但是在工作中依然存在一些不容忽视的问题。

1.部门总目录与分目录存在不符的现象

目前，按照保密工作的要求，一个单位或者部门留存的涉密文件资料需要列入總目录台账，同时保密工作人员也要设立个人留存目录台账。在具体工作中，通常是单位先建立涉密文件资料的总目录，然后个人留存的再建立个人留存的分目录。但是，在保密文件检查中，经常会发生个人留存的涉密文件分目录与单位或者部门的涉密文件总目录存在不相符的现象。具体现象有总目录文件多于分目录所列文件数量，造成此种现象的主要原因是个人留存的涉密文件已经销毁，因此从分目录中撤销，但是未能及时告知单位保密部门相关工作人员，导致总目录的文件数量多于分目录的文件数量。还有一种现象就是分目录的文件数量多于总目录的文件数量，造成此种现象的主要原因是个人保存的涉密文件没有按照规定到单位保密工作人员处做登记。

2.涉密文件资料台账内容不健全

目前，很多机关事业单位建立的涉密文件资料台账内容不全面。按照相关规定和要求，涉密文件资料台账的内容包括许多方面，如文件的编号、发文的时间、发文单位、收文的时间、收文份数、文件的秘密等级、是否销毁、销毁的要记载销毁时间和监销人等，这些信息都要在台账中有所体现。但是很多机关事业单位的台账都或多或少存在漏项的现象，还有档案的传阅、销毁等记录也存在不能及时跟进的现象。

3.涉密文件资料的存档、复印等程序不规范

很多机关事业单位涉密文件资料的标密、传阅、复印等程序不规范，导致涉密文件存在安全隐患。一是电子涉密文件的标密不规范。按照相关规定和要求，电子存档的涉密文件在保存中要建立保密文件夹，文件夹后需要以最高密级来标密，文件的标题是否标密则可以根据工作人员的工作习惯而定，文件的正文则必须标密。很多保密工作人员单纯按照个人的工作习惯而未能按照要求来对涉密的电子文件进行存档;二是在涉密文件的复印过程中也存在一些问题。按照相关规定，通常涉密文件是不允许复印的，但由于工作需要，很多单位也会留存一些复印件，很多复印件都未标明文件的来源、经手人等，也没有规范的文件登记记录;三是在复印中给文件带来的安全隐患。因为所有的复印机都带有内存，对于多次复印扫描的文件，复印机具有记忆功能，复印完毕需要对机器的复印信息进行删除，但是很多工作人员都忽视了这项操作。

4.涉密文件资料传阅中存在安全隐患

很多机关事业单位的涉密文件资料还存在外带、传阅的安全问题。在具体工作中，有一些涉密文件需要传阅，不仅在单位内部传阅，还有单位外部传阅的需要。在文件传阅中，尤其是外带过程中，涉密文件需要有2人及以上人员共同看管，防治文件机密内容的泄露。但在具体工作中，很少有单位能做到这一点，多数都是由1人携带文件进行传阅，给文件带来了泄密的隐患。

5.管理人员的保密意识不够高

涉密文件资料在管理中之所以存在诸多的安全隐患及问题，主要原因在于管理者和保密工作人员的保密意识不够高。虽然很多机关事业单位也能够定期组织保密管理人员参加各种工作培训，力争不断提升保密工作人员的思想意识，提高保密工作人员的工作素质。但是很多时候，保密工作人员都是在被动地接受培训，不能从思想意识深处提高对保密工作重要性的认识，也不能够从思想深处提高对保密工作的责任意识。主动学习少，专业知识匮乏，这对机关事业单位涉密文件资料的管理存在极其不利的影响。

三、机关事业单位涉密文件资料管理措施研究

1.强化保密工作人员的职业素养

机关事业单位务必把提高保密工作人员的职业素养作为重点，提升保密工作人员的思想意识和责任意识，从思想根源上解决保密工作存在的问题。一是开展或者参加保密工作相关的理论授课、经验座谈交流等多种活动，帮助保密工作人员进一步提高对保密工作的思想认识、正确树立职业道德和工作责任感，建立保密工作的知识体系，掌握相关的法律法规等，充分认识涉密文件资料管理事故可能带来的不良后果等，能够在今后的工作中正确运用相关法规、政策、制度等，科学指导工作;二是机关事业单位在开展保密工作中，要重视对保密专业人才的培养和引进，提高保密工作的专业化水平，坚持“专业人做专业事”的原则，吸收更多的保密专业人才从事保密工作，用正确的、系统的保密知识理论指导工作实践;三是机关事业单位在开展保密工作中，要加强对涉密文件管理人员信息化操作、创新工作措施等培训，使其掌握专业的操作技能，在具体工作中能够有效避免风险，对可能存在的风险隐患做到科学防控，建立起符合社会发展需要的保密人才队伍。

2.对涉密文件资料进行科学、规范管理

要对涉密文件资料做到科学、规范的管理，首先，要对保密文件资料进行密级划分，确定秘密等级及保管期限等。管理人员要全面了解保密文件资料管理的相关规定，全面分析和鉴别涉密资料对单位、部门、地区甚至国家的现实意义和作用，根据实际需要确定涉密文件的保存价值，然后根据文件管理时限，做好分类;其次，要根据相关规定做好文件资料的管理工作。在涉密文件资料的管理中，必须严格按照国家相关标准开展，指定专人从事管理工作，确保人员的稳定性;最后，要不断优化和调整涉密文件资料的密级等。随着政策的变化和时间的推移，机关事业单位在开展涉密文件资料的管理工作中，也要根据具体情况及涉密文件保密情况的变化，及时调整涉密文件的密级，为后续的文件资料管理工作打好基础。

3.建立健全涉密文件资料的管理制度

科学的管理制度是有效开展各项工作的保障，完善的制度体系是机关事业单位开展好涉密文件资料管理工作的基础。

一是要制定涉密文件资料的收集和整理方面的制度，内容涉及在文件资料登记时，要明确文件资料的秘密登记、保存期限、归档人及部门等。涉密文件在管理和归档时，要对人员数量及负责人进行规定。在文件资料整理完毕后，要交由部门负责人审阅。

二是要建立和完善涉密文件档案室管理制度。机关事业单位的涉密文件资料库，必须严格按照“三铁一器”的要求设置配备。涉密文件档案室的管理人员必须要双进双出，其他人员原则上不允许进入涉密档案室。同时，要对涉密文件档案室安装无死角监控设备，安排专人进行全天候的监控管理。保密责任要落实到位，出了什么情况，应该是谁的责任要严格界定，把具体责任严格地落实到具体，做到各司其职，互相监督，查漏补缺。

三是制定涉密文件资料的查阅和使用制度。借阅和归还涉密文件资料时，管理人员必须严格做好文件的核查工作，做好借阅登记工作，记录号借阅人、借阅时间、借阅用途、归还时间等，禁止任何人把涉密文件资料带离资料档案室，所有文件必须在档案室内查阅。还要禁止任何人将手机、摄像机、录像机等具备摄录功能的电子设备带进涉密档案室。

4.科学规范操作信息化设备设施

信息化设备设施在保密工作领域的应用也越来越广泛，保密工作人员既要认识信息设备设施的优势，同时还要规避信息设备设施带来的安全隐患。传统的涉密文件资料管理主要是以纸质文件或者照片的形式保存，随着信息化设备设施的应用，涉密文件的电子化保存形式已经得到普及，因此，机关事业单位首先要加大对涉密文件资料信息化管理系統的建设和投入力度，不断升级管理系统，以使用涉密文件资料管理的实际需要;其次，要加大网络风险防控力度，做好文件管理系统的安全工作。充分认识病毒、黑客等对网络管理系统的危害力度，聘请专业的系统维护机构对管理系统进行定期维护和升级，避免文件信息的遗漏和遭到破坏。保证涉密文件资料在储存和信息传送中的安全，避免涉密事件的发生。

5.与时俱进，引进先进的保密管理体系

随着时代的发展与进步，保密管理工作领域也会出现了更加先进的管理理念和管理体系，所以，对涉密文件资料的管理能力也要随着科技的发展和社会的进步实现与时俱进，在不断更新换代中保障涉密工作的圆满完成。尤其是对终端设备管理和访问授权、密码保护、系统备份等工作，应坚决采用最先进的应用设备，坚持最严格的管理措施，确保安全。这就需要时刻关注保密工作的发展前沿，到保密工作做得好的单位学习，引进先进的保密工作管理经验等，始终与最先进的保密工作研究成果接轨，努力提升本部门的保密管理能力。

四、结语

总而言之，机关事业单位的涉密文件资料，不仅仅关系到一个部门的工作安全，同时还有可能涉及政治安全等问题，因此，机关事业单位在开展档案管理工作时，必须结合工作实际，采取科学有效的手段对涉密文件进行保密管理，如科学划分涉密文件的等级、强化保密人员的责任意识、加强保密人员业务培训、建立有效的保密文件管理制度、提高信息技术的安全应用性、引进先进管理理念、提升保密工作的管理水平等，确保涉密文件的管理按照规范化、科学化、标准化的程序开展，以提高对机关事业单位保密文件管理的实效性和质量，为社会经济政治文化发展提供有力的保障。

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（作者单位：山东潍坊安丘市民兵训练基地）

作者简介：王增荣（1977—），男，汉族，山东安丘人，本科，档案馆员，研究方向：涉密档案管理和使用。