信息时代下加强学院档案管理研究

摘 要：信息化是我国档案管理体制改革的重要指导思想，也是一大主流发展方向。对于技师学院档案管理工作来说，也不无例外。近些年来，即便大部分技师学院扩大了对档案管理工作的重视程度，但是在档案信息化建设工作开展期间，仍存在较多的问题，比如：檔案管理信息化建设滞后、归档文件整理及利用机制有待完善等。为了解决这些问题，本文以档案管理信息化的概念为切入点，进一步分析信息时代下学院档案管理工作革新的意义，并结合现状问题，提出相关管理措施，希望以此全面提升学院档案管理工作质量水平。

关键词：信息时代;学院档案;意义;现状问题;管理措施

学院档案，作为技师学院从事教学、科研、管理活动形成的极具有保存价值的历史记录，在档案类型方面相对丰富多样，包括文书档案、图片档案、音视频档案等，并且学院档案对社会服务、人事管理、学科建设等工作均具有显著的利用价值及权威性。同时，信息化是我国档案管理体制改革的核心指导思想，技师学院档案管理工作也不例外。然而，即便档案管理工作得到技师学院的关注及重视，但在具体管理工作开展期间仍存在一些有待解决的问题。相关问题在未能得到有效解决的情况下，会在很大程度上影响学院档案管理工作的整体成效，难以挖掘学院档案信息资源潜在的价值。由此可见，为了全面提升学院档案管理工作的质量水平，本文围绕“信息时代下加强学院档案管理”进行分析研究，具有重要的价值意义。

一、档案管理信息化的概念简述

首先，档案信息化，通常指的是国家档案管理部门同意组织及规划，利用现代化信息技术开展档案管理活动，进一步对信息资源进行有效管理及处置的一项工作。基于概念层面分析，档案信息化并非割裂的概念，“档案”与“信息化”之间关系密切，而现代信息技术，比如大数据技术、计算机技术等，为档案实现信息化目标的有效媒介及桥梁。

此外，档案管理信息化，则是在档案管理工作中渗透信息化要素，包括上述提到的大数据技术、计算机技术等，还包括档案信息化管理系统平台，该平台进一步在防火墙技术、安全密钥技术等支持下，可以保证档案信息资源从采集、分析整理、存储管理，到后期开发利用全过程的质量及安全性。由此可见，档案管理信息化目标的实现，是档案管理工作的一大主流发展趋势。

以技师学院为例，传统模式下采取的是纸质档案管理方式，但是随着互联网的逐步发展，信息时代特征越来越明显。在此背景下，学院档案管理工作逐步从传统的纸质管理朝向电子化、信息化、智能化方向发展。因此，需在了解档案管理信息化的特点优势的基础上，及时革新现有管理方式方法，使学院档案管理信息化工作质量水平能够得到全面提高。

二、信息时代下学院档案管理革新的意义分析

学院档案管理是一项系统性的工作，且涉及档案信息资源类型繁多，而在信息时代背景下，对学院档案管理工作的革新提出了越来越高的要求，并且此项管理工作革新的意义重大。具体而言，其意义主要体现在以下方面：

1.有助于学院档案管理质量水平的全面提高

在信息时代背景下，信息技术得到快速的进步及发展，并为技师学院创新现行的档案管理模式提供了强有力的技术支持。同时，随着技师学院办学规模的持续扩大，使相关部门及单位对学院日常运营管理工作也提出越来越严格的要求。在此背景下，过去常规的档案管理模式方法则已不再适应当下学院档案管理工作的需求。因此，在信息时代下革新技师学院的档案管理模式，符合时代进步的要求，有助于加快技师学院档案管理信息化建设的进程，促进学院档案管理模式逐步向科学化、规范化方向转变，进一步提升学院档案管理的总体质量水平。

2.有助于促进学院日常管理工作的高效运转

在技师学院开展教学、科研、管理各项工作期间，会形成诸多图片、文字、音视频等相关工作记录信息资料，而上述工作记录信息资料，不仅是各项工作的历史性档案信息，而且还具有衡量工作完成情况的作用，因此可作为今后开展类似工作的有效参照依据。在此背景下，做好技师学院档案管理工作，融入信息技术，能改变原有的档案管理模式，对技师学院档案管理正常运转具有显著的价值作用。此外，学院档案管理工作质量水平，比如是否科学规范、是否能够实现创新发展目标等，能够检验档案资料的利用价值。所以，为了促进学院日常管理工作高效运转，在信息时代下做好学院档案管理革新工作至关重要。

3.有助于学院实现可持续生存发展的目标

技师学院作为职业教育的主要组成部分，普遍存在办学起步晚、办学基础差等现实问题。同时，面对日趋激烈的教育竞争形势，相关技师学院为实现生存发展的目标，需做好各项基础性管理工作。值得注意的是，档案管理是技师学院基础性管理工作的一大主体内容，此项管理工作是否规范、科学，对学院档案资源的利用效率影响较大。例如：是否能够出具对外展示学校办学实力的资料信息等，不仅会影响对外宣传工作的开展，而且还会影响校企合作、招生就业等工作成效。综合分析，从某种角度来看，做好技师学院档案管理工作，有助于校企合作、招生就业等工作成效的提升，进一步为技师学院可持续生存发展打下坚实的基础。

三、信息时代下学院档案管理工作现状问题分析

虽然信息时代下学院档案管理工作革新的意义显著，但是从现状来看，此项管理工作仍存在一些有待解决的问题。总结起来，具体现状问题如下：

1.档案管理信息化建设滞后

从目前我国技师学院档案管理工作来看，普遍存在信息化建设进程滞后的问题，且集中体现在多个方面。比如，进入信息化时代，技师学院在教育教学方面，相继广泛开展信息化建设工作。但是在档案管理工作中，信息化建设仅停留在利用计算机取代人工操作的阶段，新兴技术的引进相对缓慢，比如大数据技术、云计算技术等。显然，这与档案管理事业全面信息化发展目标相脱离。与此同时，部分技师学院对档案管理工作的重视程度尚且有待提升，在档案管理信息化建设方面的投入较为不足，使档案管理信息化建设进程相对滞后。此外，部分技师学院虽引进了信息技术方法，并搭建了合理科学的档案信息化管理平台，但是受档案管理人员信息化技术能力水平存在局限性的影响，难以充分发挥出档案信息化管理平台的作用。

2.归档文件整理及利用机制有待完善

由于受各方面因素的影响，技师学院目前在档案管理机制方面存在一定的缺陷，特别是归档文件整理及利用机制，尚且有待完善。与此同时，技师学院一些档案管理人员的档案管理意识相对薄弱，尚未将科研、教学等相关活动中形成的资料进行归档处理，使相关档案材料呈分散存储的状态，难以保证档案资料内容的完整性。甚至，部分教师考虑到自身使用档案的便利，将原本需要及时归档处理的档案资料随意放置在办公室或资料室内，在未能及时配合档案管理人员开展归档处理工作的情况下，便会影响相关档案信息资源的时效性、真实性及安全性。此外，需认识到的是，上述问题产生的原因相对复杂，但与技师学院目前的立卷归档及使用机制不够完善存在密切关系。因此，完善学院档案立卷归档及使用机制至关重要。

3.档案管理人员素质水平有待提高

档案管理究其本质是一项兼顾系统性与复杂性的工作，对管理人员综合素质水平的要求相对严格。然而，从目前我国技师学院档案管理情况来看，大部分档案管理人员的综合素质尚且有待提升。同时，部分技师学院档案管理岗位倾向采取面向社会公开招聘的形式，具有双向选择性的特点，这会在很大程度上增加岗位人员的流动性。并且，受技师学院自身办学规模限制的影响，存在缩减人员岗位编制数量的情况，使一人身兼数职的现象相对常见，加上各院系、部门办公室缺少专职的档案管理岗位及专业人才，通常交由各部门行政管理人员兼任档案管理工作任务。在工作压力过大，或工作量过多的情况下，在岗档案管理人员便缺少与时俱进加强档案知识学习的时间及机会平台等，这样便难以使档案管理人员的素質水平得到持续提升，进而使学院档案管理质量水平难以得到有效提升。

四、时代下学院档案管理优化措施分析

为解决学院档案管理工作现状存在的一些问题，有必要落实有效的优化措施。结合实际工作经验来看，主要优化措施如下：

1.搭建完善的信息化档案管理机制

针对技师学院档案管理工作中归档与档案使用机制层面的缺陷，相关学院可通过参考其他高校档案管理工作流程的方法加以完善，即根据技师学院的实际办学情况，及时搭建完善的档案管理机制，规范档案管理工作流程。具体而言，有必要及时引进档案资料搜集机制，将档案搜集工作范围拓展至各部门、各教职工，明确详细规定档案资料的搜集范围、搜集途径、搜集流程、奖惩流程等，确保档案管理部门与其他部门、教职工之间有效配合，提高档案资源搜集工作的效率。与此同时，主动理顺学院各部门之间的管理关系，合理划分档案管理岗位人员的工作职责，使档案管理职责细化至个人。并且，需要合理划分档案管理各环节的工作任务，包括文件归档、档案收集、档案整理、档案利用等，形成统一系统的制度，积极开展各项档案管理工作，进一步实现全方位协调管理档案资源的目标。此外，需保证任务下达与文件材料提出之间同步归档为前提，做好计划进度、文件材料是否同步的检查工作，即验收鉴定成果与验收鉴定档案是否同步、上报登记及评审成果与档案检查归档情况是否同步，使档案管理工作全方位渗透技师学院各项工作进程当中，深入挖掘档案资料的使用价值，大幅度提高档案管理的总体工作效率，为加快信息化建设进程提供强有力的支持。

2.合理科学引进现代化信息技术

在信息时代背景下，信息化建设已成为各行业领域发展的一大主流趋势，特别是在拥有海量档案信息资源的情况下，若难以满足充分利用的要求，则可能造成资源严重浪费问题的发生。因此，相关技师学院需严格贯彻实事求是的工作原则，充分重视档案管理工作的开展，从根源上认识到自身档案管理信息化建设的滞后性，投入充足的建设资金，积极主动引进多元化的信息技术，进而达到强化学院档案管理质量水平的目标。具体而言，技师学院需要主动引进云计算、大数据、物联网等新兴技术，以现阶段我国开放的档案信息资源共享平台为依托，充分发挥新兴信息化技术的作用，搭建极具学院特色的档案信息化管理平台，逐步完善档案信息化管理平台的服务功能。此外，为加快档案管理信息化建设的进程，技师学院可通过尝试性与社会企业之间形成深度合作关系的方式，充分利用企业信息化建设的实践经验及技术方法，进一步提升学院档案信息化管理工作质量水平。

3.加强培养，提升档案管理人员综合素质水平

在学院档案管理工作开展过程中，技师学院方面需要组织形式多元的岗位培训教育活动，以现行的档案管理岗位培训模式为基础，融入在职培训方法，并通过邀请国内外知名档案管理专家、信息技术专家的方式，向在岗档案管理人员普及学院档案管理相关理论知识。并利用委培方式，使优秀的档案管理人才进入高层次学府进行深造交流。与此同时，注意培训内容主次分明，并拓展培训内容覆盖面，尤其是进入信息化时代以来，档案管理理论知识更新速度快，加上档案管理工作流程日趋复杂。因此，需将档案管理岗位培训内容向法律、信息技术管理等方向延伸，严格遵循主次分明的原则，突出培训活动的针对性与目的性。此外，各技师学院主动与高等院校之间相互交流，必要时可引进专业的档案管理人才，提升学院目前档案管理水平，并在相互学习、相互交流过程中，促进档案管理团队人员综合素质水平的全面提升。

五、结语

综上所述，档案在技师学院中占据非常重要的地位及作用，作为原始凭证信息资源，学院档案见证了技师学院的发展历程。同时，受近些年来我国高等教育事业快速发展的影响，技师学院档案信息资源的数量逐渐增多。在此情况下，技师学院方面需严格贯彻“具体问题、具体分析”的工作原则，加大对档案管理工作的重视程度，从根源上认识到组织学院档案管理工作的重要性及必要性，全面分析学院档案管理工作现状存在的问题，完善信息化档案管理机制，灵活运用信息化技术，引进全新的管理理念模式，并加强档案管理人员教育培训，以此全面提升档案管理工作效率，并深入挖掘档案资源的内在价值，进一步促进技师学院未来可持续发展奠定坚实的基础。

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（作者单位：鲁北技师学院）

作者简介：李燕霞（1978—），女，汉族，山东东营人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理方向。