安装工程类企业采购管理现状分析及改进措施探讨

2022-05-30杨昕睿

中小企业管理与科技·上旬刊 2022年5期

杨昕睿

【摘要】随着“新基建”时代的到来，安装工程类企业迎来发展新契机。论文全面分析了安装工程类企业采购管理的现状，发现其存在采购管理模式滞后、供应商管理薄弱、成本管控缺乏等问题，结合当前企业数字化转型升级的热潮，提出应当构建数字化采购管理体系应用于采购管理、供应商管理和产品库存管理，并总结了对应保障措施。

【关键词】安装工程企业;采购管理;数字化采购;供应商管理

【中图分类号】F274;F426 【文献标志码】A【文章编号】1673-1069（2022）05-0095-04

1 引言

党的十九大后，正式宣告我国由高速增长阶段转变为高质量发展阶段，将全面加强基础设施建设，构建现代化基础设计体系[1]，推动新型基础设施建设（简称“新基建”）为未来新发展格局的关键所在[2]。2022年财政部新增发放3.6万亿专项债，加快“新基建”，提升传统基建水平，这意味着自2008年后，即将迎来又一次大规模“新基建”，因此，与建筑业和制造业息息相关的安装工程类企业即将迎来发展的新契机。

本文的研究对象是安装工程类企业，属于建筑业和制造业相结合的复合型企业，主营建筑相关产品、机电产品、工程材料等，如空调、新风设备，并提供建筑安装及售后服务。随着基础设施建设的深化，该类企业已形成较为完善的供应链管理体系，有效降低了运营成本，一定程度上提升了企业的整体运营效率并增强了企业的核心竞争力。然而，现阶段随着高效生产、降本增效的不断深化推进，安装工程类企业采购管理方面的不足也日益显现，尤其在2022年上半年上海疫情的影响下，全国安装工程类企业的生产、经营、物流、仓储均受到一定程度的影响，疫情在未来一段时间仍可能对行业经营产生影响。如何有效降低供应链风险，是安装工程类企业亟待解决的问题。采购管理是该类安装工程企业供应链管理的重点，也是企业生产经营管理的核心，它包含了采购组织的建立和优化、供应商的关系管理、运输关系管理及与采购活动相关领域的管理等[3]。因此，安装工程类企业更应该重视采购管理的相关工作，融合现代化的信息技术，不断进行管理模式的创新[4]，推动安装工程类企业采购工作与物资供应的稳定良性发展，进而提升供应链整體效益，迎接即将到来的大规模“新基建”。

2 安装工程类企业采购管理现状分析

采购管理是企业以最高效率和最低成本，以满足自身经营活动需要为目的，对包括供应商、原材料、采购人员、采购组织结构等一切相关因素进行计划、实施、控制和改进的过程[5]。安装工程类企业需要做到适应新要求和新变化，遵循“改革创新、采管分离、集中高效、分步实施”的采购管理目标[6]，加强对电子化采购的利用，综合全面考察供应商的资质资格，遵循物资采购的四条原则，即质量第一、价格最优、服务最好、信誉最佳。目前安装工程类企业的问题主要体现在采购管理模式、供应商管理和成本控制3个方面。

2.1 采购管理模式滞后

2.1.1 采购组织管理混乱

安装工程类企业涉及建筑业、制造业、电气行业等，常出现安装承包项目繁多、种类各异、地域差距大的现象，但是公司并没有设计合理的集中采购方案。集中采购即通过全局的统筹策划，统一标准、制度来对企业进行控制管理，分散多批次的采购方式增加了采购成本。

2.1.2 采购质量良莠不齐

在采购供应中，有的单位不对供应商进行资信分析、评估，而是凭领导或少数人的意志办事，不问质量、不看产品合格证随便采购，造成采购供应的物资不符合质量标准，使工程埋下隐患。

2.1.3 采购运作流程滞后

随着项目物资采购供应的放开，多数单位不是集中采购供应，而是把采购权下放到基层，形成了层层采购，采购流程滞后，从而对物资采购供应失去了控制。部分安装工程类企业的采购流程较为被动，往往在项目确定之后才开始实施采购，没有将采购这一计划上升到战略层面，缺乏事前规划，而周期性的集中采购有利于议价，因此企业会丧失议价优势，不利于压缩采购成本。

2.2 供应商管理薄弱

2.2.1 供应商考核形式化严重

安装工程类的企业供应商数量繁多，不易统一管理，对供应商的需求往往根据项目而定，在项目合作前的招投标筛选供应商阶段，对供应商的评价考核体系较为薄弱，形式化严重，对供应商的绩效考核指标不够具体，由于项目间差别较大，因此考核供应商的指标针对性较差，无法科学客观地对供应商进行评价，企业难以发挥资源配置的优势。在项目合作后，对往期合作供应商疏于管理，缺乏严密的准入制度和定期评估制度。

2.2.2 供应商选择不科学

安装工程类企业的供应商往往视具体项目而定，采购的主导权在项目经理手上，因此供应商的选择决定权往往为项目经理所包揽，“一言堂”现象时有发生，供应商选择缺乏客观公正的监督机制，项目间各自为战选择供应商的局面导致公司进行供应商管理难度加大，难以形成与供应商的战略合作伙伴关系，难以降低采购的成本。

2.3 成本管控缺乏系统性

2.3.1 成本控制力较差

由于各个分公司采购的时间及需求不统一，各项目各自为营，高度自治，公司层面缺乏统一汇总的部门，造成从整个公司层面无法有效地控制需求及项目成本，少量多次的采购方式使得采购成本攀升。另外，采购原材料时，没有考虑到市场价格波动对于公司采购成本的冲击，这就造成了公司很难核算原材料采购价格，降低了企业对成本的控制能力。

2.3.2 采购成本管理缺乏系统思考

在安装工程类企业的采购成本管理中，缺乏系统思考，成本管理的广度和深度有待加强。在成本管理的广度上，安装工程类企业普遍关注重点为价格高低，而未全面从采购物资的全生命周期考虑。全生命周期成本（Life Cycle Cost，简称LCC）包含了采购成本、制造成本、使用成本、维修保养成本和废弃处置成本，由于考虑废弃处置成本较少，导致企业在全生命周期成本理念视角下采购成本反而偏高，与双碳政策下的绿色采购理念背道而驰[7]。在成本管理的深度上，安装工程类企业的采购成本管理未扩充到产品设计开发阶段和库存管理阶段，多品种、小批量的采购无疑增加了采购管理的库存管理成本和损耗成本。

3 完善安裝工程类企业采购管理的对策

针对上述存在的采购管理模式滞后、供应商管理薄弱和成本管控缺乏等问题，结合安装工程类企业采购管理的特点，本文认为应进行企业数字化转型，引入数字化采购，实施智能化的采购管理[8]，即为基于大数据、物联网、云计算、区块链等技术的数字化采购[9]，提高安装工程类企业采购管理的效率，降低运营成本。构建数字化的采购管理体系应当从以下3个方面着手实施，分别为搭建敏捷化订单采购管理系统、构建智慧型供应商管理体系、建立智能化产品库存管理系统。

3.1 搭建敏捷化订单采购管理系统

为挖掘内部潜力，实现资源的优化配置，节约采购成本，合理利用资金，安装工程类企业亟待搭建一个敏捷化的订单采购管理系统，敏捷化的订单采购系统是覆盖了需求制定、采购计划、采购全流程审批及采购资金管理的线上订单采购平台，其具有超大规模、高可拓展、按需服务等特点[10]，可为安装工程类企业采购管理系统提供强大的后台支持，实现采购管理的“集中管控、分级实施”，配合全生命周期的成本管理方式，节约系统性采购成本。

搭建敏捷化订单采购系统可从以下两个方面着手实施：首先，加强决策数据化，各分公司和项目组可根据不同的项目类别及预算差距来提前制定采购计划，根据计划来管理采购完成率并跟踪采购偏差，从而准确地作出采购的决策，变被动为主动，主动决策需要采购的物资。敏捷化的订单采购管理系统将有助于企业展开前期采购计划管理，为系统采购计划提供预警。其次，加强订单采购管理系统对采购全流程的管理，针对各个安装工程类企业的实际情况，应当强化从采购计划、采购申请、部门审批、预付款、汇报总部、订单尾款支付等整个采购过程的管理，各部门的采购、销售、付款等事项也都应镶嵌到订单采购管理系统中，利于企业总部统一监督管理。

综上，敏捷化订单采购管理系统有以下几点特点和优势：①打破传统商业采购模式;②有助于企业全生命周期的采购成本管理方式;③运用了新兴的云计算和物联网技术，实现采购的智能化、敏捷化、精益化;④打通企业内外供需，利于总部集中管理。

3.2 构建智慧型供应商管理体系

由于采购的种类繁多，因此供应商的数量和类型繁杂，供应商考核形式化重、供应商选择缺乏科学性都是此类企业供应商管理的困境，构建智慧型的供应商管理体系将有助于企业打破僵局，实现数字化采购管理目标。

智慧型的供应商管理体系致力贯穿于采购的各个层面和阶段，应从供应商管理的3个阶段分别采取措施应对：

第一，公正化供应商筛选，将供应商归类入库。在筛选供应商的招投标阶段，根据公司常见的招投标项目类型，将不同类别的供应商评价体系导入系统，各项目组依据具体情况和特点选择对应的评价体系对供应商进行评价选择，大大改善了供应商选择缺乏科学性和公正性的弊端。

第二，完善供应商评价体系，大数据赋能对比分析。在供应商的各项具体指标对比中，有关供应商的所有信息会进行大数据处理整合，可轻松提取对比供应商的优势产品、价格和交货周期等重要信息，若是合作过的供应商还可查看往期的合作项目情况及信誉评级，规避风险的同时帮助企业作出理性决策，使得采购部门更加便捷化、智慧化。

第三，可视化供应商管理，构建智慧型合作关系。在与供应商的合作期间，项目的合作进度、交付情况都通过供应商管理系统进行可视化的呈现，一旦出现进度异常，系统会进行预警提醒，实现供应商的智慧化管理，大大提高采购管理的效率，利于公司采购部门作出战略性的决策。

综上，智慧型供应商管理体系具备3点优势：①更加科学公正地选择供应商;②在线化、数字化管理供应商，合理把控进度，规避风险;③搭建智慧采购生态，帮助企业敏捷化项目管理。

3.3 建立智能化产品库存管理系统

合理的库存管理将有助于企业更精准地作出采购决策，尤其在当前新冠肺炎疫情背景下，诸多安装工程类企业的库存管理面临严峻挑战，存在局部库存供不应求、局部库存囤积严重的复杂局面。

建立智能化的产品库存管理系统应当从以下两个方面采取具体措施：

一方面，加强库存数据自动化处理，提高仓储设备的智能化水平。转变传统的人工清点库存的方式，将出入库等操作由机械化转向自动化、智能化，将库存管理、出入库统计、货位状态管理、智能决策等融入仓储日常作业中，库存的实时数据同步到产品库存管理系统中，方便企业掌握最新的仓储情况，更精准地作出采购决策。

另一方面，联动采购管理系统和供应链管理系统，提高信息共享度。安装工程类企业对库存管理的重视度较低，与其他模块的联动性较低，要实现智能化的产品库存管理，必须加强其与采购管理、供应商管理等的联动管理，减少信息差，将采购的计划、实时采购物资清单、供应商供货能力、物资储备等情况与产品库存管理相结合，便于企业总部及时进行采购的智能决策，改善目前库存管理的信息孤岛局面。

综上，智能化的产品库存管理系统相较于传统的库存管理软件存在以下优势，将有助于企业合理配置资源、理性采购物资、按需对接物流，智能化的产品库存管理系统将仓库管理与采购管理、生产管理和供应链管理相结合，不同分公司和部门间的数据进行统一管理分配，实现了仓库管理的智能化，更有助于安装工程类企业的工程组装任务。

4 保障数字化采购管理体系运营的措施

为保障安全工程类企业数字化采购管理体系的有效运营，引入敏捷化订单采购管理系统、智慧型供应商管理系统和智能化产品库存管理系统，虽能解决企业的燃眉之急，但安装工程类企业员工数量庞大加之组织结构松散，为了使体系更好更持久地发挥作用，还应当加强企业制度管理，推进企业文化建设。

4.1 强化企业制度管理

强化企业制度管理，是数字化采购管理体系落实的保障[11]，助力企业完成数字化、敏捷化转型。

第一，建立完善的項目管理制度，企业内部转变管理方式，采购项目经理不得随意擅自决定项目采购的预算和供应商，应在企业总部综合决策下完成，以保证能够切实降低采购成本，适当降低项目经理同供应商关系处理上的自主权，采取集中制。

第二，采用论功嘉奖的激励机制，要建立“公平”与“不公平”同时存在的运作机制，即“公平”要坚持政治民主化，竞争平等，获得机会均等;“不公平”是在人与人之间承认智力、知识、技术、熟练程度等方面的差异，体现在收入的相对拉开档次，并将工作业绩作为晋升的重要依据。

第三，严格执行采购流程，规范采购行为，由总公司对各分公司采购部的采购项目进行定期检查。

4.2 推进企业文化建设

良好的企业文化是营造企业核心、竞争力优势必不可少的要素，它对于一个企业来说不是可有可无的装饰品，而是树立企业形象，密切企业与社会、员工之间的关系，提高员工综合素质，解决企业可持续发展战略的重要手段。在未来，企业文化将对企业兴衰发挥越来越重要的作用。企业采购为安装工程类企业与外界联系的端口，向外界输出企业形象，开放、团结、诚信至上的企业文化与外界合作时往往更容易受到青睐，提高采购效率和双方合作成功率。推进企业文化建设应从以下两个方面着手：

第一，加强员工文化建设，提高综合素质，应在职工中全面普及计算机应用基础知识，提高计算机操作应用水平，认真学习网络经济、电子商务的概念，对于企业的中高层管理人员定期进行管理知识的培训学习，只有具备良好的业务素质，方可保证优质的服务质量，提高工作效率，使客户享受到方便、快捷的服务。

第二，加强团队文化建设，增强企业凝聚力，企业数字化、敏捷化转型更需要充分发挥团队“共同体”的作用，对工作配合能力要求变高，企业对内应当加强员工的默契度，营造互帮互助、共同进步的氛围;企业对外可聘请敏捷项目教练，学习国内外先进的项目管理合作范例，树立企业内典型项目为标杆，辅助企业数字化转型。

【参考文献】

【1】刘涛，周白雨.效率与路径：“新基建”投资驱动与中国经济高质量发展——基于投资类别与投资空间双重异质性[J].济南大学学报（社会科学版），2021，31（06）：99-113+175.

【2】万宇艳，袁旭.新发展格局下“新基建”的拉动效应及其测算——基于制造业高质量发展视角[J].中国物价，2022（01）：33-36.

【3】翟晖，司佳.基于内部控制视角的采购管理优化策略研究[J].中国政府采购，2022（04）：38-42.

【4】牛洁.国有企业物资采购管理现状分析及改进[J].中国物流与采购，2021（21）：58-59.

【5】高美杰.供应链管理模式下生产物资采购管理及成本分析[J].中国物流与采购，2022（03）：74-75.

【6】梁会英.建筑企业物资采购管理现状分析及建议[J].铁路采购与物流，2020，15（11）：36-38.

【7】张凯，陆玉梅，陆海曙.双碳目标背景下我国绿色建筑高质量发展对策研究[J].建筑经济，2022，43（03）：14-20.

【8】蔡洪亮.采购数字化转型价值与方法的研究[J].供应链管理，2020，1（04）：117-128.

【9】侯乐.对煤炭企业数字化采购转型的探讨[J].陕西煤炭，2022，41（03）：186-189.