新时期企业档案管理探析

段艳红

企业档案是企业生产、经营和研发等活动的真实记录和信息资源，是企业发展的资料依据和宝贵财富。随着信息技术的飞速发展，企业档案建设的重心由传统的手工编录模式逐步向信息化、智慧化发展，正确认识并不断优化档案信息化建设，对于企业生产和发展具有极其重要的推动作用。

一、企业档案管理存在的问题

（一）档案管理意识薄弱。企业作为生产经营性单位，档案管理意识相对薄弱，很多企业尚未建立行之有效的存储整理办法、责任管理制度和考核激励制度等一系列档案管理规章制度，没有明确专职人员负责档案管理工作，岗位职责不够清晰，档案收集意识薄弱，很多企业档案由项目负责人或文件办理人个人存放，出现文件资料、技术资料流失的现象。

（二）硬件设施落后。随着档案资料的数量增加和开发利用的价值增长，档案行业明确了档案管理的基本条件，包括档案室、档案箱柜、电子档案应用系统等软硬件设施应符合档案局行业标准，满足档案室考核需求。目前，部分企业尚未配备标准的档案硬件设施，没有专用的档案储存软硬件设备，达不到档案信息化存储的条件。

（三）尚未实现互通共享。档案作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，在企业管理、企业发展、企业规划等各方面发挥着重要作用，具有较强的开发利用价值。但是，企业档案多为纸质档案，仅实现了档案号和名称的电子存储，受限于企业档案信息化程度，查找档案时往往需要手动检索到存储地址再查阅纸质档案，不利于档案资源的互通共享。

（四）归档时效性不高。企业更多注重的是直观的经济效益，存在重生产经营相关工作和机构，轻文件收集归档利用的现象，伴随着企业改革中的人员流动，造成档案与企业发展不同步。另外，相对于党政机关和事业单位，部分企业尚未明确档案资料的收集整理的时间节点和流程环节，文件办理后或项目完成后不能及时归档并移交给档案管理人员;部分企业尤其是中小型企业采用人工归档的方式，档案管理和开发利用效率较低。

二、信息技术对企业档案管理的影响

在数字化的大背景下，国家对档案管理先后出台了《企业数字档案馆（室）建设指南》《中华人民共和国档案法》，明确了电子档案和传统载体档案有同等的效力。“十四五”全国档案事业发展规划明确提出，要深化档案信息化战略转型，强化科技和人才支撑。以信息技术为核心的现代化科技给企业档案管理带来了颠覆性的改变，也给企业档案保管工作提供了全新的工作环境和思维方式。企业档案信息化、电子化已成为主流，因此，企业档案管理工作融入大数据，坚持信息化的发展道路，进一步规范和完善单位档案资料的管理，是加强企业经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的有力保障和必要支撑，也是实现档案有效利用助力企业高质量持续发展的重要途径。

（一）改变了企业档案管理模式。传统档案营理流程特别复杂，需保存大量的纸质文件资料，且纸质材料不便于查找，限制了企业档案存储资源的深度开发和有效利用，档案资源无法充分发挥其实质性的作用。传统模式下的纸质档案资料归档后，不方便随时翻阅，造成档案资源的闲置和浪费，信息化等新技术将需要保存的档案资料进行数字化处理，实体档案管理逐步向信息资源管理转变，在这种管理模式下，档案存储资源可以随时共享应用，充分发挥了档案信息资料价值。

（二）改变了企业档案管理理念。信息化等新技术在企业档案管理方面的应用，使我们对档案管理的思路和方法等问题进行重新思考。在档案存储、岗位职能、管理制度方面，企業管理者都需要树立电子化、数字化档案管理方法和理念，企业档案管理人员应该具备哪些素质、技能，档案资料如何同步录入，档案系统的安全性如何保障成为当前信息档案管理工作中面临的新问题。

三、让信息技术为企业档案管理赋能

（一）基础域：完善档案管理体系。硬件设施方面，提升企业档案管理硬件设施，包括符合档案行业要求的档案室、室内温湿度自动控制、出入监控系统及防火防尘设施，以及保密电脑和电子存储介质，确保企业档案的安全存储。软件管理方面，健全责任管理制度，把档案工作列入企业发展规划和年度计划，明确档案管理人员岗位职责，修订并规范工作程序，细化企业档案资料的建档、收集、存储、电子化录入、纸质版保存、借阅、销毁等工作流程;制定相应的责任管理制度和考核制度，将档案管理纳入企业管理工作，将平常考核和年终考核相结合，达到全面提升企业档案管理水平的目的。

（二）存储域：健全双重保存制度，即同一份文件采用电子和纸质两种形式保存归档，一方面因为电子档案同其他数字信息一样易受到木马病毒等安全隐患影响，另一方面在于纸质档案以其特有的稳定性是电子版无法替代的，同时纸质档案所具有的法律效力也是电子档案所不具备的，应该两者结合共同为企业发展各项工作服务。对企业档案信息化来说，除提高安全意识、加强安全管理外，还要从技术层面上保证信息安全。一是明确权限。在建立企业档案信息化系统的时候，对电子档案设置身份准入权限，防止其他人员对电子信息档案进行非法操作。二是加密存储。企业档案是全体员工从事生产经营实践活动的劳动积累和智慧结晶，特别是一些项目技术档案，记录着企业的未公开的知识、技术，因此，企业在日常管理中要进行加密处理，并引入区块链技术，利用电子签名技术确保合同文件、各类凭证、业务单据等归档内容不被篡改，使企业电子档案的真实性、完整性和安全性得到保障。三是技术防范。定期进行网络软、硬件的检测， 及时修补安全漏洞;运用现代技术不断跟进和完善档案安全管理设施设备，确保档案存储环境安全可靠。

（三）应用域：实现信息资源共享。企业档案是从企业创立之初积累的大量信息资源，企业管理人员可以利用企业档案实现对企业文化、企业管理的深层次开发，管理好、利用好企业档案，能够全面助力企业高质量发展。在日常工作中，企业档案管理人员要围绕企业的发展，编写建立企业档案信息化管理系统，实现档案资料的信息化、智慧化管理，并与企业文件办公系统互联互通、内容共享，自动获取销售合同、经营协议等文件档案并自动归档，实现异构系统数据和文件的100%归档。为开发利用好企业档案，积极探索应用关键字、组织、时间、标签等多种维度、多种类型的检索方式，即时定位目标档案。经过审批后自动获取档案相关权限，用户可直接在线预览或下载档案文件，实现档案的快速借阅。

（四）保障域：提升人员能力素质。企业档案信息化、智慧化系统归根到底是由管理人员建设和维护，因此，工作人员的素质和安全意识在企业档案信息化建设中至关重要。一是加强现有人员教育培训，在企业档案信息化建设过程中，强化档案人员的责任教育和安全防范意识教育，切实加强档案资料的安全性研究，确保档案资料的安全完整。尤其在当前信息化时代，现代电子技术在档案工作中广泛应用，保密工作的难度相对增大，对档案管理人员的安全防范意识要求更加严格。二是构建档案信息化标准体系，调整现有的档案管理模式，完善管理制度，规范管理流程，培养企业档案专业性人才的创新型思维和独立思考能力，熟练掌握现代化信息技术资源的整合和使用。三是引进人工智能、大数据、网络安全、软件编程等领域的专业人才，为新形势下企业档案管理工作的规范化、专业化、信息化、数字化、网络化建设打牢坚实的人才基础。