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智慧档案馆建设:困境辨识及行动框架

2022-05-30宋欣鲁国轩

北京档案 2022年7期
关键词:档案信息化

宋欣 鲁国轩

摘要:信息化的快速发展,使档案用户对档案馆的资源服务提出了更高的要求。档案学者和档案工作者在智慧化浪潮中积极探讨智慧档案馆的建设和发展,在档案学界掀起了智慧档案馆研究的热潮。但由于缺乏系统的理论指导和统筹规划,目前我国智慧档案馆建设仍处于研究探索阶段。该文拟从智慧档案馆的概念、建设标准、服务目标和内容三个方面,辨识智慧档案馆建设的困境,总结归纳智慧档案馆建设的行动框架,为今后智慧档案馆的建设提供参考。

关键词:智慧档案馆 档案馆建设 档案信息化

Abstract: With the rapid development of informa? tion technology, archives users put forward more re? quirements for the information resource service of ar? chives. Archival scientists and archivists are also ac? tively discussing the construction and development of smart archives, which has set off an upsurge of re? search on smart archives in archival circles. Howev? er, due to the lack of systematic theoretical guidance and overall planning, the construction of Chinas smart archives is still in the stage of research and ex? ploration. We intend to identify the dilemma of the construction of smart archives from three aspects: the concept, overall planning and construction stan? dards, objectives and contents of service. Summarize the basic connotation and action framework of the de? velopment of smart archives, and provide a reference for the future construction.

Keywords: Smart archive; Archive construction; Archival informatization

圖书馆学界率先开始了智慧图书馆的研究,此后档案学界也开始了对智慧档案馆的关注。国内关于智慧档案馆研究较早的科研成果是杨来青等[1]发表的《档案馆未来发展的新前景:智慧档案馆》一文,文中指出智慧档案馆是一种提供泛在服务的档案馆模式,主要采用物联网等新信息技术,实现对多元档案资源的智能管理和信息处理等。莫家莉等[2]认为智慧档案馆是档案信息化的高级形态,它以新兴技术为基础,以提高档案管理和服务效益为目的,来实现档案事业的持续发展和人的全面发展。在服务方面,叶惠杰[3]认为智慧档案馆的服务应依托社交媒体技术来扩展。巩淑芳[4]对档案学核心期刊上有关智慧档案馆的研究进行梳理后,发现当前智慧档案馆的研究主要聚焦在概念解读、建设思路、顶层设计和体系结构、智慧化服务四个方面。随后,朱红涛等[5]也指出智慧档案馆的研究内容正在逐步深化,但智慧档案馆建设的理论体系仍未成熟。

近年来青岛市、张家港市、丽水市等地档案部门展开了对智慧档案馆建设的初步实践,获得了一些宝贵经验,但由于缺乏成熟的顶层设计、建设目标以及技术方案等理论指导,尚未建成真正意义上的智慧档案馆。当前,智慧档案馆的建设面临诸多障碍,亟须从理论层面进行深入探讨,如概念界定、建设标准、服务目标和内容等。[6]本文将对以上几个问题进行探讨,辨识智慧档案馆建设存在的障碍,并针对障碍提出发展行动框架,以期引发领域内学者对此类问题的关注和探讨,共同推动智慧档案馆的建设和发展。

一、智慧档案馆建设的困境辨识

(一)概念不统一

笔者以“smart archives”和“intelligent archives”为关键词在外文数据库中进行检索,未检出与智慧档案馆直接相关的文章。国外对数字档案馆的研究比较系统和深入,已将档案资源共享、档案云端存储以及档案创新服务等方面的内容纳入其中,从研究内容上看数字档案馆的研究成果已经具备了智慧档案馆的相关特质。

国内学者对智慧档案馆这一概念的认识各异,尚未统一,这是智慧档案馆建设面临的首要问题,也是根本性的问题。当前,国内学者主要从以下四个角度对智慧档案馆的概念进行界定。第一,从发展形态出发,该角度目前有两种观点:一种观点认为智慧档案馆的建设需经过三个阶段,即经过“初级阶段(数字档案馆)—中级阶段(智能档案馆)—高级阶段(智慧档案馆)”的建设过程[7];另一种观点认为智慧档案馆建设是从数字档案馆直接到智慧档案馆的建设过程[8]。第二,从构成要素出发,学者们将智慧档案馆用公式化的方式表述为“智慧档案馆=档案馆+物联网+云计算+智慧化设备+智能馆舍+信息资源+人力资源”,即智慧档案馆是由这七个要素组合成的一个有机整体,是以新的信息技术为依托、改变用户和资源交互的方式、实现智慧化的服务和管理的档案模式。[9]第三,从大数据背景出发,认为智慧档案馆是大数据背景下产生的第四代档案馆,是档案信息化的高级形态,综合运用物联网等新信息技术工具和方法,以实现提升档案资源整合建设和开发服务能力的目标。[10]第四,从智慧城市建设出发,部分学者认为智慧档案馆是智慧城市的重要组成部分,也是档案馆模式转型和升级的必然发展趋势[11];也有学者认为智慧档案馆是在智慧城市系统的驱动下对原有数字档案馆的目标进行深化,应用新兴技术最大限度提高档案资源整合和开发利用能力,最终实现档案馆智能化的蜕变[12]。

综上,虽然国内学者对智慧档案馆的定义不一,但存在两点共识:一是智慧档案馆需依托物联网、云计算和人工智能等新技术;二是智慧档案馆具有高度整合各类档案资源以及实现智慧化管理和服务创新的能力。在此基础上,本文认为智慧档案馆是以智能技术设备为基础,以档案资源建设为重点,将档案专业化管理与智能技术设备相结合,从而实现馆藏资源的全方位感知、立体互联、多元整合和协同处置等功能,能够精准、高效、主动地为用户提供所需档案资源的新型档案馆。

(二)缺乏统筹设计和建设标准

现阶段我国智慧档案馆建设缺乏顶层设计和统筹规划[13],智慧档案馆整体定位不明确,尚未形成统一的建设标准。针对建设怎样的智慧档案馆、按照怎样的标准建设智慧档案馆等问题,学者们展开了广泛讨论:李星玥等[14]从智慧档案馆发展的必然性出发,提出了“以打造共建共享共治格局为建设目标、着眼于人的需求和发展、立足于档案馆建设实践、关注档案内容和实体管理以及完善档案工作环境”等建设策略。莫家莉[15]设计了具有“3层”(核心层、支撑层和应用服务层)和“7子系统”(文化价值系统、资源系统、技术系统、管理系统、制度系统、安全系统和服务系统)的智慧档案馆顶层架构模型。钱毅[16]将智慧档案馆建设层级分为智识、治理、智联、智能和智慧五大层级,层层递进,共同构成智慧功能的必要条件。郭红霞[17]认为智慧档案馆在建设过程中,应该遵守“因地制宜、安全管理、个性服务”的原则。

综上,学者们对智慧档案馆建设的研究各自为政,未形成系统全面的研究局面,相关理论难成体系。应尽快推进国家层面智慧档案馆建设的统筹规划,构建统一的建设标准。此外,智慧档案馆的建设策略还与所在区域以及档案馆自身基础有着密切的联系,因此,除参照已有的建设策略外,还应注意与自身实际、地域特点等相结合,探索出适合自身发展的智慧档案馆建设策略。

(三)智慧服务目标和内容不明确

智慧档案馆应该提供怎样的服务、与传统档案馆和数字档案馆的服务有何区别等这类问题值得深入研究。卫恒[18]基于信息服务的要素提出智慧档案馆信息服务模式:基于主体的增值性主动服务、基于客体的个性化智能服务、基于内容的知识化信息传递服务和基于策略的智能化吸引用户服务。牛力等[19]参考数字档案馆信息服务模式,提出三种信息服务模式:以资源为中心的服务、以技术为中心的服务和以用户为中心的服务。贺奕静等[20]指出智慧档案馆的智慧服务应以用户需求为导向,朝着智能化交互、知识共享创新和个性化自助服务的方向发展。综上,现有研究成果主要集中于智慧档案馆服务模式和策略的讨论,较少涉及智慧服务的目标和内容。

二、智慧档案馆建设的行动框架

在归纳分析国内智慧档案馆领域研究成果的基础上,本文提出以环境保障层为基础,数据资源层为核心,应用服务层为目的的智慧档案馆建设行动框架,如图1所示。

(一)环境保障层

目前,國内大部分档案馆还处于数字档案馆的建设阶段,要向智慧档案馆迈进,必须使档案馆置于智慧化的保障环境之中。一方面,需要具备先进的信息技术和智能的设备环境,如运用物联网、大数据、云计算和人工智能等技术,部署基于物联网的通信智慧系统,实现档案信息资源、档案人员、档案设备等的互联互通[21];另一方面,需要具备相关的管理体制、政策法规、标准规范、资金支持、人员培养等软环境。就目前而言,智慧档案馆的建设并未完全处于智慧化的保障环境之中,其中软环境的缺失尤为明显。因此,档案学界应召集各领域的专家学者,组织讨论智慧档案馆包括其定位、建设目标等在内的问题,明确一套全面、系统、完善的智慧档案馆评价体系,建立起符合智慧档案馆发展的设施、人员、技术管理制度和标准。这些制度和标准也将成为智慧档案馆建设的蓝图,有利于推动智慧档案馆事业的持续发展。

(二)数据资源层

无论是传统档案馆、数字档案馆还是智慧档案馆,最核心的都是馆藏资源建设,但三者在档案资源的类型、档案资源建设方式和档案资源共享程度等方面有所差异。

1.核心馆藏资源建设。传统档案馆一般以纸质档案的保存和利用为主。数字档案馆以保存电子档案、多媒体声像档案等数字态的档案为主,同时将模拟态的传统档案转化为数字态档案进行整理和利用。智慧档案馆资源建设的重点在于对现有馆藏资源的挖掘和加工,提取其中的知识。对此,在资源建设方面应首先实现对档案信息的采集、分析、挖掘、传递等各个环节的智慧化,同时通过条形码、二维码和RFID技术实现对模拟态和数字态档案载体的感知,为档案资源的查找、定位等提供基础感知数据,实现馆藏资源的智慧开发和利用。一方面,能够对馆藏各类载体的档案资源进行高度整合,另一方面,便于对档案内容信息进行分析,从中挖掘新信息并提取加工形成新的知识,为用户提供更加精准高效的知识服务。

2.用户参与资源建设。档案馆的服务对象是广大的档案用户,无论是传统档案馆、数字档案馆还是智慧档案馆,都应坚持以用户为中心。有学者指出,智慧档案馆的核心内涵是以有序的档案资源和自动化设备为基础,为用户提供最优的服务体验。[22]

智慧档案馆的资源建设主体应具有多元化的特点,除政府机关等传统资源主体外,还应使档案用户充分参与到资源建设中来,并建立有效的用户反馈机制。一方面,在资源建设过程中要充分采纳和考虑档案用户的信息需求,对用户数据进行处理分析,为馆藏建设提供参考和指导;另一方面,要主动对用户服务偏好进行调研和总结,积极挖掘用户潜在的信息需求,进而优化馆藏资源结构,调整服务策略和方式,为用户提供人性化、个性化、有人文关怀的智慧型档案服务,从而更好地实现智慧档案馆应有的价值和功能。

3.资源共享合作建设。随着网络信息安全技术的快速发展,档案馆际间的档案资源共享和合作也在逐步推进。我国档案馆馆际合作主要是中央和国家机关档案馆之间、地方各级档案馆之间、地方档案馆与高校档案馆之间,以合作协议为依据,通过技术手段实现档案信息资源共享、提升管理效益、创新服务模式。[23]自2011年中央和国家机关档案馆馆际合作协作组正式成立以来,馆际间业务交流得到了极大加强。例如,成都市档案馆相继与广州市档案馆、深圳市档案馆签订了合作协议,共建民生档案跨馆利用服务机制,从而进一步加强了跨馆利用合作平台的建设,完善了跨馆合作网络体系,跨越地域限制,可为民众提供更加便捷的服务。

在智慧档案馆建设阶段,档案资源整合、共建、共享的范围将不再局限于档案馆际之间,而转向区域内所有的机关、团体和事业单位之间,进一步扩大合作主体和范围。对此,应加强档案馆与博物馆、图书馆、文化馆等单位在档案资源共享方面的合作等,建设方便人民群众的档案资源体系和利用体系,建立全国范围的档案资源共建共享平台,促进档案信息资源共享,提升档案馆资源保障水平和服务质量。

(三)应用服务层

应用服务层,即前文所述的“智慧服务”,是智慧档案馆建设行动框架的最终目的层级。智慧服务坚持“以人为本”的服务理念,通过借助新型信息技术深入挖掘档案馆的文献资源和用户数据,在智慧环境的保障下,分析用户检索行为、预测用户信息需求,为用户提供精准、高效、个性化的服务[24],注重改善用户的服务体验。智慧服务的建设主要包括服务模式、服务内容和服务手段三个方面。

1.服务模式:多维交互。智慧档案馆改变以往“档案资源→馆员→用户”的单向服务模式,打通档案资源、馆员与用户之间的壁垒,实现“档档相联、人档相联、人人相联”的智慧管理模式,构成多维交互的档案利用服务网。[25]在多维交互服务模式下,馆员根据用户的信息需求,对关联的馆藏资源进行挖掘和加工,按照时间、人物、事件等整理成专题档案推送给用户,用户可按需选用档案资源。除此之外,用户在使用档案资源的同时,还可根据内容等信息为其添加合适的标签,即从用户的角度对档案资源进行简要描述,以供其他用户参考和使用。

2.服务内容:知识服务。知识服务的过程以档案信息资源检索和输入为起点,以信息分析和知识提取为重要环节,以档案知识输出为终点,来提高服务内容的质量和流动的效率。[26]智慧档案馆提供的知识服务是在档案资源高度整合和互联的基础上,以用户的需求为导向,运用新兴信息技术对各载体类型的档案资源进行挖掘,从中提炼出用户所需的知识,为用户提供一站式的精准知识服务。对此,应按照知识管理和分类的依据对档案信息资源进行标引、组织和关联,构建智慧检索系统;同时,利用信息分析、知识图谱、大数据分析等方式,对档案资源进行挖掘和知识提取。

3.服务手段:主动服务+新技术。无论是传统档案馆提供的面对面查档服务,还是数字档案馆的线上检索、咨询服务,实质上都是被动服务,改变的只是提供服务的渠道。现阶段,档案馆已开始从被动服务向主动服务转变,如利用微信公众号、微博、论坛等社交平台主动推送档案信息,不过推送的内容仍主要是根据馆藏档案信息来决定,还处在主动服务的初级阶段。智慧档案馆将在此基础上进一步深化主动服务,结合以往用户数据,通过信息分析、大数据分析等技术,对用户信息需求进行分析和预测,构建包括用户检索行为、信息偏好、研究内容等在内的用户画像,同时,通过与当下新技术的结合,采用主动推送、个性化推荐等方式,随时随地为用户提供精准、高效、主动的知识服务。

三、结语

本文针对智慧档案馆存在的概念不清、建设标准缺失、服务目标和内容不明等问题,创新性地提出智慧档案馆建设的三层行动框架:环境保障层为基础,强化硬环境加软环境的智慧化双保障;数据资源层为核心,注重核心馆藏建设的同时,引入用户参与,加强资源共享合作;应用服务层为目的,积极运用新技术,实现多维交互的主动的知识服务,为今后智慧档案馆建设的顶层设计与统筹规划提供参考。

*本文系2019年教育部哲学社会科学研究重大课题攻关项目“布达拉宫古籍文献(贝叶经)抢救性保护研究”(项目编号:19JZD040)的阶段性研究成果。

注釋及参考文献:

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作者单位:中国人民大学信息资源管理学院

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