航天固定资产投资项目档案在线验收实施路径研究

李卓妮 李洪 吉建功

摘要：航天固定资产投资项目档案验收工作是项目建设和竣工的必备条件，而在信息技术发展的背景下，该项目工作进行数字化转型已是必然趋势。本文从开展项目档案在线验收的必要性出发，对管理基础、技术基础和数据基础三个方面进行可行性分析，进而提出航天项目档案在线验收实施路径。

关键词：项目档案 数字化转型 项目管理

近年来，随着中国航天事业的发展壮大，航天固定资产投资项目急剧增长，航天固定资产投资项目档案（以下简称“项目档案”）工作也逐步规范化、专业化，形成了较为成熟、系统的项目档案管理和验收机制。信息技术飞速发展为建设项目转型提供了先决条件，项目档案验收工作作为项目建设和竣工的必备条件，应顺应时代变化，创新验收方式，积极实践信息化验收模式，加快数字化转型。

一、开展项目档案在线验收的必要性

（一）适应国家建设项目数字化转型的必然趋势

信息技术在建设项目中的应用，使项目实施过程中形成的电子文件归档问题成为国家和行业层面重点关注对象。早在2016年，国家档案局、国家发改委联合印发《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》。2018年，国家档案局启动建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作，到2022年已有3批共计69个试点项目立项，首个试点已于2022年4月28日通过竣工验收。2022年4月，国家发改委启动投资建设数字化转型项目推荐工作，指出“加快投资建设数字化转型，推动投资决策、项目设计、建设实施、资产交付、运营维护等全过程、全要素、全参与方的数字化、在线化、智能化”。对于档案行业来说，这意味着，建设项目的数字化转型将直接带来项目档案验收对象和验收方式的转变，验收对象从纸质档案为主向电子档案为主转变，验收方式也应从线下验收向在线验收转变。

（二）创新项目档案监督指导方式

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要“创新建设项目档案监督指导方式，对国家重大建设项目档案验收实行事前指导及事中、事后监管”。开展项目档案在线验收，就是充分利用“互联网+监管”新手段，将对项目档案的前端质量控制、过程管控、验收管理、整改落实全流程的监督指导融入项目建设全过程，实现线上运行，提升项目档案监督指导工作信息化、规范化、精细化水平。

（三）推动项目管理各参与方实现降本增效

开展项目档案在线验收，对于建设单位来说，可直接归档电子文件，无须再输出纸质文件，直接减少多次验收、整改带来的整理组卷、打印、装盒等重复性劳动，降低办公成本；对于档案主管部门来说，对建设单位项目档案业务进行指导不再受时间、地点限制，可根据项目的重要性和复杂程度，增加项目实施过程中的指导频次，协助提高项目档案质量；对于验收组织单位来说，在线验收可进一步提高档案验收组织效率，同时降低组织现场验收所需的经济成本、时间成本和人工成本。

（四）统筹疫情防控与项目档案验收进度

受疫情影响，验收组织单位不得不考虑以下问题：异地建设项目无法委派验收组前往；本地建设项目为避免人员聚集，难以召开现场验收会；更有施工单位、监理单位等不能及时移交归档文件、人员无法参会等多种情况。这些都导致了项目档案验收计划有所推迟，直接影响项目竣工验收。采用在线验收方式，人员基本不受时空限制，能极大克服疫情影响，不耽误验收进度。2020年，国家电网某工程基于疫情防控的新形势，采用“档案检查验收辅助系统+网上视频会议”的方式，顺利完成项目档案“云”在线验收，取得较好效果。

二、开展项目档案在线验收的可行性

（一）管理基础：较为完善的航天档案工作管理体制和制度体系

1.“统一领导、分级管理”的航天檔案工作管理体制。中国航天科技集团有限公司（以下简称“集团公司”）始终坚持“统一领导、分级管理”的档案工作管理体制，实行集团-院-所（厂）三级管理模式。集团办公室是集团公司档案工作主管部门。航天档案馆作为集团公司档案馆，负责对各级档案业务工作进行监督、检查、指导。各院档案部门履行档案工作的双重职能，对院档案工作实行组织协调、统一监督和指导，科学管理各门类档案并开展利用服务。所（厂）等基层单位档案部门负责管理本单位各类档案。

这种统筹协调又各司其职的管理模式，既有利于抓好顶层设计，将全集团作为一个整体统筹推进项目档案验收方式转型升级，又有利于明确各级档案部门在项目档案验收工作中的职责，提高部署效率，打通流程，确保落实到位。

2.健全的项目档案工作规章制度体系。集团公司在多年的项目档案管理和验收工作中，不断建立和完善了项目档案工作规章制度体系，以国家相关规定为政策依据，以集团公司《固定资产投资项目档案工作管理办法》为总体要求，建立了不同类型项目档案管理办法和不同门类档案管理规定，细化了《固定资产投资项目档案验收工作指引》，用于指导全集团项目档案工作。

这种较为完善、层次明晰的项目档案工作规章制度体系为实施项目档案在线验收提供了前提条件，夯实了制度基础。

（二）技术基础：统一的航天数字档案管理平台

当前，集团公司正在大力推进数字档案馆建设，建立统一的航天数字档案管理平台，实现档案数据三级贯通。依托平台及配套的管理规范、数据规范和接口规范，可实现项目建设所应用的各类业务系统与档案系统的集成，使开展项目档案在线验收有了技术基础。

航天数字档案管理平台提供的统一数据接口，支持与OA系统集成，可实现OA系统中相关电子文件自动归入相应项目，实现项目档案资料的预立卷；与项目管理系统集成，可实现从项目管理系统中获取通过审签的有效业务数据，包括设计阶段、组装和调试阶段、验收阶段的各项报告、产品证明书、履历书，以及评审证明书等；与会议系统集成，支持会议的在线申请审批，同时可以通过特定的专题，借阅所覆盖的电子档案文件，并在会议系统中便捷展示。

此外，通过与集团公司统一门户系统、主数据系统、人力资源管理系统、财务金融系统、固定资产管理系统、合同管理系统等的集成，可实现待验收项目相关单位和人员信息、财务数据、固定资产数据、合同数据等的汇集和访问，实现验收管理、计划管理、专家管理等模块在线运行，进而实现全集团项目档案在线验收的系统统一、数据统一、管理统一。

（三）数据基础：显著提升的航天数字档案资源建设能力

集团公司着力开展航天数字档案资源建设，正逐步建立起以数字档案为主导的档案资源体系。一方面，建立健全档案数字化标准规范体系，发布《航天传统载体档案数字化指南》，对集团公司各级各类单位开展传统载体档案数字化工作的组织管理、数字化流程、安全保密等进行统一规范；另一方面，各研究院逐步建成档案数字化加工中心，建立成熟的技术模式和运行机制，组建稳定的加工队伍，集中开展档案数字化工作。

基于以上两方面，集团公司整体的档案数字化水平不断提升，各项目建设单位具有对项目各阶段形成的档案进行快速数字化的能力。拥有了数据基础，项目档案在线验收才具有实质内容，方可进入实施阶段。

三、项目档案在线验收的实施路径

（一）坚持流程与标准相统一

基于统一的航天数字档案管理平台，项目档案在线验收工作应统一组织、部署和实施，制定统一的管理规范，避免多头管理，全面提升标准化程度，保障在线验收工作有序运行。

1.统一管理流程。项目档案在线验收的实施以航天项目档案管理工作长期积累的丰富经验和较为完善的管理制度为基础，但并不是线下工作的简单复制，而是从线下“一事一办”的管理模式转变为线上多个建设单位、多个项目并行管理，这就需要在统一的数字档案管理平台上重新梳理固化流程。

2.统一验收标准。项目档案在线验收打破了空间上的限制，可实现不同地区的评审员同时在线，也可实现某一时间段内同时开展几个项目的验收工作，这就需要统一验收标准，评审员的验收尺度要保持一致，项目档案验收工作才会更加客观、规范、专业。

（二）明确不同用户的职责和权限

项目档案在线验收的全流程工作需要各方相互配合共同完成，并根据不同的职责，严格划分各级各类用户权限。这里重点介绍以下三方。

1.项目档案验收组织单位。航天档案馆负责管理、组织、实施集团公司审批、国家主管部门授权以及受委托的项目档案验收工作，包括下达年度验收计划、制定验收工作流程、组建验收组、开展验收工作、下发验收结论、归档验收文件、组织验收复查等。若是由二级单位审批的项目，则由二级单位档案部门负责组织、实施档案验收工作。

2.档案主管部门。各院档案部门负责管理、组织全院项目档案验收工作，通常包括上报验收计划、事前及事中业务指导、组织预验收、协调验收时间、督促整改并复核、申请下发验收结论等。

3.建设单位档案部门。建设单位档案部门应尽早开展项目档案数字化及项目建设电子文件归档工作，完成项目档案专题数据库建设，这是开展项目档案在线验收的前提条件。在此基础上，建设单位档案部门还负责项目档案自检、提交验收申请、预验收及整改、验收及整改等工作。

（三）基本架构设计

基于统一的航天数字档案管理平台，项目档案在线验收系统的基本架构主要分为平台层、应用层和用户层（见图1）。

1.平台层。该层是起始层，基于航天数字档案管理平台，为项目档案在线验收的开发、运行和安全管理提供支撑环境，包括应用开发、应用集成、系统管理、共性服务、安全管理等技术支持，确保项目档案信息安全。

2.应用层。该层是面向项目档案在线验收业务用户的功能模块的集合，主要包括计划管理、专家管理、项目档案管理、预验收管理、验收管理、复查管理、统计分析等模块。

3.用户层。该层是最顶层，针对不同用户设置功能入口，包括项目档案验收组织单位、档案主管部门、建设单位档案部门，以及验收组专家。

（四）组建项目档案验收专家库

项目档案的完整、准确、系统、规范最终由验收组进行把关，因此，组建专业、成熟、稳定的项目档案验收专家库至关重要。系统也可以对专家进行动态、分类管理。

一是验收组组长要对项目档案验收要求、工作进度、质量进行全面把控，应具有丰富的验收经验、较高的专业水平和组织协调能力，对各建设单位情况和评审员特长较为了解，因此担任组长需要一定的工作经验，并应保持相对稳定；二是持续加强对评审员队伍的培训，促进队伍的专业水平趋于一致，熟练掌握项目管理和项目档案验收的制度、要求、程序，能够给建设单位项目档案管理提出专业性建议；三是在日常业务指导和档案验收过程中，注重發现和培养年轻的档案专业人才，适时补充到专家库中，增强新生力量。

总之，以航天档案工作管理体制和较为完善的项目档案工作规章制度体系为保障、航天数字档案管理平台为技术支撑、航天数字档案资源建设为数据基础，航天固定资产投资项目档案验收工作应探索新的模式，加快数字化转型，为提升集团公司科研生产能力、增强核心竞争力和综合实力提供有力支撑。

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作者单位：航天档案馆