电子档案在行政事业单位会计中应用的思考

叶盛华

一、电子会计档案建设的重要性

（一）电子档案可以作为纸质档案的有益补充

传统以来我们各种会计档案资料都是纸质材料，纸质档案的优势是档案信息与载体是具有不可分离性，具有稳定性，能够体现信息原始性、真实性，白纸黑字让人容易接受作为原始单据和法律凭证，而且纸质载体具有良好耐久性，纸质材料辅之以合适的保管条件和保管水平可以保存很久。而电子档案通过把纸质的会计凭证、账簿、报表数据化，传递和共享信息时不受时间和空间的限制，可以多方同时在网络上共享信息，而且便于检索和任意提取加工出有用的决策信息，对于工作效率和管理水平的提高意义重大；但纸质档案和电子档案的存在不是非此即彼的关系，两者有合理共存的必要和互补的可能，有了电子文档的存在可以极大幅度地减少纸质档案产生的数量，有了纸质档案的存在也可以减少人们网络安全造成信息丢失、入侵篡改的风险的担心并作为最终的备份存在，电子档案备案也可以防止纸质档案因意外灾害和意外事故发生毁损，可以与纸质档案互相作为备份，可以通过建立电子档案与纸质档案索引与多维度检索功能将两者紧密联系起来。而且频繁发生的会计文档的借阅和使用通过电子文档解决了，也可以极大地减少纸质文档的借阅量和降低档案保管人员的登记保管的工作强度，也有利于纸质文档本身减少物理磨损得到更好的保护。

（二）电子会计档案的运用可以大大节约办公成本

政府部门的财务报账规则是很严谨的，有时一份报账资料包含了请示、审批、会议纪要、合同、三方比价资料、企业信用证明等要附上百页的辅佐材料，而且对于项目类支付有时是按月支付的还需要每月重复复印相同的纸质材料作为报销凭证支撑，有时一笔金额不大的电信费用支出由于对方开出几百张各种小金额的电子发票，每张发票都是用一张A4纸去打印，会计会要求打印出所有的电子发票和每张发票对应的银行托收回单和相应的消费账单，这种日常消耗对纸张和打印机、复印机硒鼓、粉盒等耗材的开销很大，其工作强度也让财务人员疲于应付，财务人员的大量时间和精力被日常工作所消耗，也不利于财务会计人员向管理会计人员的过渡；对于一个政府部门来说，每月产生的纸质会计凭证数量很大，财务人员忙完又轮到档案管理人员忙了，搬运大量的纸质档案让档案管理工作成了一个体力活，而且由于会计档案的保管是10- 30年，档案室存放的档案量以非常快的速度在增长，对增加档案室的需求很强烈，所以档案室的建设永远在扩容的路上。而对于会计行业来说是比较早就开始了推行电子档案，也积累了很多经验，对于通过计算机等电子设备形成并传输的一些类似电子发票文档，根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号）的规定，明确了电子专票和纸质专票法律效力、基本用途、基本使用规定等都相同，可以直接以电子发票报销入账归档；对于通过计算机技术将纸质档案文件影像化、自动装册归档、自动建立的电子档案来说，只要把原始档案做踏实了，对于以后的分期付款就不需要再次提供纸质支持性复印资料了，可以大大节约办公耗材的消耗以及财务人员和档案人员的工作量；而且由于文档是电子存储，也大大节约了物理占用空间，可以大大降低档案室恒温恒湿和防水防火等的建造标准需求。

（三）电子会计档案能为管理决策提供高质量的信息

目前的很多领导进行重大决策时依据的是开一个班子成员的集体会议，进行一般决策时仅依靠个别领导的经验和能力，手上的决策所依据的资料少且质量不高；面对信息时代的到来，领导每天都要面临真假难辩而且不断变化的海量信息，仅依靠人工去搜集及时、准确、全面的决策信息资料变得越来越难，但在数字化和智能环境下通过对电子会计档案数据的深度加工和分析则变得轻松多了，在管理基础做得好的时候决策信息的质量还会更有保障。

二、行政单位在财务档案电子信息化中存在的问题

（一）电子档案的建设没有全面系统的规划

很多行政事业单位缺乏顶层设计，没有统一规划财务信息电子档案的政策，各个单位和部门的电子档案建设各自为政，没有一个统一的设计和规划，各个部门都花费很大但效果不是很好，尤其是财务部门作为政府的核心部门，其电子档案的建设还远远落后于其他部门，虽然有其客观原因，但会计电子档案建设工作的滞后已经严重影响到了单位的管理决策水平，综合看来各部门单位的电子档案建设没有形成管理协同效应；现在行政事业单位正在推行的的智慧财政系统引入了很多会计档案电子化，但明显偏重支付功能，虽然做出了一些财务资料数据化的尝试，有了一些支付支撑性材料的数据化信息，但总体来说还没有走出以前收付实现制的圈子，与外在企业单位财务信息电子化日益普及形成了鲜明的对比，内在则无法满足提高信息化决策的强烈需求。

（二）行政事业单位财务人员的综合素质不足

财务人员水平没能做到与时俱进，行政事业单位的财务人员由于长期工作在体制内，习惯了朝九晚六的工作，生活比较安逸工作压力比较小，没有对进行财务知识及时更新的动力，没有去关心国家最新的财经政策，也不去关心行政事业单位会计制度改革后会计处理方式的变化，财务专业素养有待加强，对于很多新的事项或例外事项的职业判断不够准确，导致会计核算不准确，会计基础工作在源头上就没有做好。

财务人员对计算机信息化处理能力更是普遍不足，根据《会计档案管理办法》规定，以电子凭证打印入账，必须保留电子源文件，这在实际工作中是个难点，再比如，电子票据重复打印或篡改后报销的问题，在实际工作中都要与税务部门的防伪系统对接，还有很多会计原始资料的影像化和电子数据的整理归档也需要很熟练的计算机应用水平，如果要为单位提供管理决策信息，则需要熟练运用很多财务公式对数据进行各种提取和分析，这都对目前的财务人员的计算机运用能力提出了很大的挑战。

（三）行政事业单位档案管理水平普遍很低

没有一个健全的档案管理制度，很多档案管理员是身兼多职，档案管理被看成是一个或有或无的工作岗位，档案管理员也一般是由单位年纪比较大的员工兼任；也没有一个严格的档案借阅和接触制度，很多无关人等也可以自由进入档案室，很多重要的档案也可以不翼而飞或在借阅后造成物理毁损；很多时候领导急需要找一个资料却怎么也不能及时找到找全，贻误单位的决策行为甚至在特定场合缺少关键原始资料后还会给单位带来法律风险；档案室的建设也缺乏统一技术标准，都是各显神通、各自用各自的办法，方法好不好不重要，档案管理好与不好没人关心。

没有合格的档案管理人员，目前很多行政事业单位的档案管理是随意找一个人去管理，没有聘请专业的档案管理人员，尤其是既懂档案管理知识又懂财务知识的高素质档案管理人员，不利于档案的日常管理和后续的为管理决策提供信息服务。

没有投资建设的高标准的档案保管环境，很多档案室没有做到科学化地设定温度和湿度，没有一个好的防火防盗设计和实施，没有一个流程规范的档案借阅制度，如果建立电子档案则对档案管理环境增加了新的要求，对档案管理方法也提出了更高的要求。

三、行政单位财务档案电子信息化问题的解决思路

（一）行政事业单位要重视电子会计档案的建设

首先，行政事业单位要重视包括财务制度在内的单位内部控制制度的建设，定人定岗、权责一致，严格执行不相容岗位相分离制度，档案室保管人员要由具有相应资质的人专门负责不能身兼多职，便于电子档案的专业化保管和运用，也便于在发生问题时的责任追究；要严格执行分级授权审批制度和档案变更和销毁制度，规范使用电子印章和水印等防篡改技术，保障档案信息的安全性；建立备份，防止意外灾害和网络安全事故对档案造成损坏，对于有重要保存价值的电子文档要采取更加严格的管控措施。

其次，政府部门在时机成熟时可以在做好可行性研究与认证的基础上进行顶层设计，科学做好各单位各部门信息档案化的总体规划，要保证资金的投入对档案室统一要求高标准建设，除了在物理环境上要满足防盗、防火、防水等原有纸质档案保管要求之外，还要符合电子文档特有的保管条件，既要满足磁盘等存储介质的物理保管要求也要满足不被网络入侵等数据丢失和泄密风险。

最后，购买相关电子设备对现有的会计文档电子化，在初期工作量大且业务难度大时可以外包给能胜任各项要求的第三方，自己单位的工作人员可以协助工作，可以在学习中成长，同时对于以前存放在档案室的档案也要规划好时间和资金进行档案电子化，对于用热敏纸打印的各种字迹非常模糊的原始凭证和风化破损严重的重要资料可以先进行重点抢救性档案电子化。

（二）行政事业单位要加强财务人员的综合素质

首先，要加强财务人员的财务专业水平，电子档案信息化只是对原始档案换了一种存储介质，并不能提升原始会计档案本身的质量，要想从源头上最大化提升电子会计档案的质量，必须先做好会计的基础工作，通过对财务人员进行国家财经政策方针、会计制度、档案保管制度、计算机运用能力等常态化的培训，持续地提升财务人员的理论水平和工作经验，会形成更准确地职业判断，能更有效地领会各种财经政策和法规，高素质的财务人员更有利于夯实会计基础工作的水平，提升会计信息的质量。

其次，在对财务人员的提升方面要做好规划，要优先录用财务专业水平高和计算机运用能力强的财务人员，以最直观的方式在最短的时间内提升单位财务人员的素质；同时要在单位内部挖掘潜力，从各部门调用或者借用财务专才和计算机人才来补强财务部门的实力；做好本单位财务人员的业务培训和计算机运用水平的培训，定期和不定期相结合进行计算机应用知识、网络系统、通信技术、电子档案收集、归档、保管等方面知识的培训，大力提高财务人员的计算机运用水平，建立财务人员终身学习的习惯；让招聘新人和培养现有的财务人员之间做到一个平衡，既要配备既懂会计知识的人才，又要配备懂档案管理知识的专业人才，与要配备精通计算机应用的人才，建立一支能适应新时代要求的财务人员队伍。

最后，要经常引入会计师事务所等第三方中介服务机构来对单位的电子会计档案进行审计和监督，包括对财务会计信息确认、计量、报告的水平的审计，对电子档案管理相关内部控制设计、运行有效性出具意见，也包括请计算机方面专业的公司来检测提高电子档案系统的安全性，防止信息泄密和数据丢失，请档案管理方面的专业公司进行电子档案管理方面的各种培训，大力提升档案管理水平，市场上的各类服务机构业务水平参差不齐，价格高低不一，选择时要做好三方比价，选择性价比高的企业作为合作伙伴，签合约时要注意植入培训本单位员工学习提高的条款。

（三）行政事业单位要加强档案管理水平

首先，要招聘具有专业财务知识和现代档案管理知识的综合型人才，强化档案的日常管理，目前很多单位都对档案管理很不重视，一般是随意安排一个年纪比较大的人在本职工作之余顺带管理一下档案，管理纸质档案室尚且勉强，管理电子档案就更加无法胜任；单位要与时俱进的对档案管理人员进行计算机应用知识、网络系统、通信系统、电子档案收集、归档、保管等方面的培训，要紧跟国家的政策方针和财务制度和档案保管制度的最新要求，高度重视电子会计档案的保管，既要保证档案对单位业务原始资料记载的真实性、准确性、完整性，也要充分发挥电子档案本身的优势，通过对数据的深度整理分析为单位的管理提供适时的、可靠的、全面的高质量决策信息。

其次，要严格电子会计档案的物理隔离制度，档案室里存储很多重要文件，无关人等不能进入档案室，而且档案室要做好防盗防火防潮的物理措施；档案室的电脑要用档案管理人员的密钥才可以开启，登录密码要经常变更，且密码不能设置太简单，要大小写英文字母和数字、特殊符号组合在一起才可以；借阅档案必须经过严格审批并履行严格的程序才可以在授权范围内接触和浏览档案，借阅人员不能拥有篡改电子文档信息的权限，严禁私自在档案室电脑上插入U盘下载信息；严禁电脑技术人员任意升级系统和修改档案，电脑技术人员日常要用杀毒软件和防火墙等技术手段对电子信息进行防护，防止信息泄密和遗失。

最后，我们的档案保管人员和财务人员要从心底重视电子档案的管理，虽然档案管理工作本身枯燥无味，但对经济发展有重要的提供基础服务的作用，是一件功在当代，利在千秋的事业；要发挥电子档案财务信息无纸化、信息化、智能化的优势，紧跟互联网技术和档案管理的最新运用，熟练运用档案管理系统和财务分析工具，以目标为导向，通过大数据分析和人工智能技术的运用为管理提供决策信息服务。

四、结语

我们的行政事业单位应该重视会计档案的信息化建设，可以最大化的降低我们的日常办公成本，实现财务人员向财务管理岗位转移，更为重要的是可以在这个瞬息万变的时代根据大数据和人工智能技术对于电子档案的分析得出适时的、科学的、准确的决策信息，为单位制定更科学的决策提供更坚实的基础，最终能更好地履行好行政事业单位的服务职能。