建筑安装工程档案信息化管理及优化

黄宇玲

随着我国经济的不断发展，建筑工程规模也在日益扩大，随之而来的是工程数量和质量都有了明显提高。然而在实际工作中却出现很多问题，比如说：没有建立完善统一规范的档案管理制度;缺乏健全有效的保管体制、缺少对建筑安装工程档案资料进行分类存放等情况频繁发生等等诸多现象与现状相冲突。随着时代进步社会不断发展，建筑工程建设也越来越复杂多样，并且涉及到许多专业性较强且较为繁琐的内容。

一、建筑安装工程档案信息化管理现状

1.建筑安装工程档案信息化管理的发展情况。随着时代的发展建筑安装工程在进行建设时，都已经采用计算机网络来管理，但是由于我国目前还没有建立起比较成熟完整健全的信息化管理系统，所以很多企业并不会去使用这种系统。这就导致了企业内部信息交流不畅通、数据处理不准确等问题出现;还有一些公司虽然拥有了自己开发软件平台和数据库技术，但是却缺乏专业人员对其功能操作流程进行研究与探讨，从而造成工作中存在漏洞;更有甚者在建设时没有充分利用计算机网络资源的作用。我国的建筑行业发展时间比较短，在管理模式和技术方法上都存在着一定问题。现阶段信息化建设工作还没有引起人们足够重视。

2.建筑安装工程档案信息化管理应用情况。建筑安装工程档案信息化管理，需要对建筑工程的相关信息进行收集，并在第一时间内将其整理到系统中，在此基础上对数据资料进行整合和分析。通过计算机技术建立起完整、准确的数据库信息系统平台来实现数据共享与交流以及及时更新等功能;同时还需注意的是要加强对于软件开发过程当中出现问题时，处理速度及质量方面存在不足之处，及时作出相应调整措施，以确保工程档案管理工作能够顺利开展，进而保证建筑工程施工工作的有序性与准确性。在信息化管理的过程中，档案管理人员必須充分利用计算机网络技术，对建筑安装工程进行全面系统化、规范化管理。具体来说主要是电子文件管理系统。通过使用该设备能够有效提高工作效率和质量;同时也可以将纸质版资料转变为电子文档信息资源并实现共享与存储功能;另外还应加强相关人员的专业能力培养及档案管理人员在信息化方面知识储备，从而使其具备较高素质水平、具有较强创新意识以及计算机网络技术应用技能等综合素养。

3.建筑安装工程档案信息化管理的作用。随着我国建筑行业的不断发展，建筑工程也随之出现了一些新情况、新问题，信息化管理是一个工程项目顺利进行的前提条件和基础支撑。在实际工作中发现：第一就是信息资源共享。第二便是工程建设单位之间相互交流与合作。第三则体现在对档案材料及文件资料等方面都有一定程度上存在差异性以及不完整性现象。第四主要表现为建筑企业内部各部门之间缺乏协调配合，导致数据无法及时传递到决策层、管理层和管理人手中。随着我国经济的快速发展，建筑工程数量也随之增多，而建筑施工过程中所涉及到的数据量较多。因此在建筑工程建设阶段需要对相关信息进行有效地收集与整理。通过信息化管理手段能够实现工程建设施工档案资料资源化、电子计算机技术和网络传输等功能系统自动化处理模式，来提高企业内部文件管理工作效率及质量水平;此外还可以将相关文档进行分类归档保存并及时更新，便于日后分析利用。

二、建筑安装工程档案信息化管理存在的问题

1.管理信息化程度低。目前，建筑安装工程档案的管理工作主要集中在施工阶段，对于数据信息进行收集和整理是一项比较复杂而且耗费时间较长的工作。而当前我国大多数企业都缺乏完善且系统化地对其进行统一处理。由于没有专业性较强并且应用型较好等原因，使得很多建筑工程项目中存在着大量问题：管理制度不健全、操作流程混乱以及设备故障率高等等;此外还有一些建筑单位在施工过程中，在建筑企业中，档案信息化管理的应用还处于初级阶段，其主要原因是由于工程项目建设过程复杂程度大且分散性强。因此需要相关部门进行协调与配合。建筑工程施工单位对文件资料没有完全重视起来;缺乏专业人才和技术支持等因素导致了工程档案信息管理工作存在问题：一是文件管理人员综合素质不高;二是文件内容不完整、不全或有缺失的情况时有发生;三是非规范现象也比较严重，这些都会影响到文档管理质量水平及数据分析工作效率。

2.企业信息化管理意识薄弱。在现阶段的社会发展过程中，很多单位都开始认识到了信息管理工作对于自身工作效率提升以及经济效益提高具有重要意义。但是由于建筑安装工程档案信息化管理制度不完善导致其对实际操作作用并不明显。部分单位领导和技术人员缺乏相关专业知识与经验。因此造成了建筑工程施工建设资料存在着大量问题，影响企业整体质量水平及企业形象;另外一些管理人员也忽视档案的重要性。当前，我国大多数企业都还没有意识到建筑工程建设项目在施工期间会产生大量的数据信息，而且这些数据资料往往都是由人工进行整理和归纳总结而成。所以说对其进行有效地处理是非常困难且耗时耗力。而目前很多单位对于建筑工程建设施工阶段所涉及到的文件资料，并不是很重视甚至根本就不理会填写相关表格或者其他方式来完成工程项目的档案信息化建设工作。

3.档案资源配置不合理。由于我国建筑行业起步较晚，在档案信息化管理方面，存在着一些问题。首先是档案资源的配置不合理。很多企业对工程建设中涉及到的文件材料没有进行科学合理性分析和分类整理工作;而有些单位为了节省成本或者不重视项目质量等原因导致了在建筑工程施工过程中出现各种重复资料、冗余信息以及错误记录等等情况;其次就是由于建筑行业对于软件技术应用不够成熟，使得许多信息化管理手段无法发挥作用，从而影响档案管理工作。

三、建筑安装工程档案信息化管理对策

1.建立建筑安装工程档案信息化管理组织结构。在建筑工程的信息化管理过程中，档案管理工作是一项重要内容，因此，必须建立健全建筑安装工程档案信息化管理机构组织结构。首先要明确各部门及人员职责。通过制定科学合理、分工协作和相互制约原则来实现对数据信息进行集中统一处理;其次就是将文件资料的归档工作落到实处，并加强管理人员与使用单位之间沟通交流以及相关制度建设等方面都应该在建筑工程管理中起到重要作用，从而使文档管理工作更加具有实际意义，并且提高建筑企业整体效率。建筑安装工程档案信息化管理组织结构的建立，是为了对建筑工程在施工过程中，各个阶段，以及每个工序进行有效地把控。所以必须要加强企业领导和工作人员对于文件资料收集、整理工作。同时也需要制定出完善的制度，这样才能使文件资料更好地为决策者提供参考依据。

另外也应该将工程项目管理人员与施工人员紧密联系在一起;最后还应成立专门负责档案管理部门的机构来对建筑安装过程中出现的问题，及时解决并进行有效地处理。在建筑安装工程施工过程中档案管理是一个非常重要的环节，其质量直接影响着整个项目建设工作。所以必须要加强对数据信息处理和分析系统进行完善。首先必须保证资料收集、整理与利用等各个方面都处于合理状态;其次应该确保相关管理人员能够及时准确地获取到真实有效完整、全面以及可靠准确数据信息内容;再其次还需要做好对原始文件材料的管理，并将这些档案资料保存在相应的数据库中，以便日后查询使用。

2.构建建筑安装工程档案信息平台。建筑安装工程档案信息化管理必须以信息平台为基础，实现企业内部各部门、单位之间的资源共享，提高建筑工程施工过程中数据资料的准确度。在建设企业内部建立完善统一规范和标准体系下形成完整有序、功能齐全又具有较高价值性与实效性的文件管理系统;对已经建成或在建项目进行验收合格后可直接进入建筑安装工程档案信息化管理平台运行使用。建筑安装工程档案信息化管理要以企业为核心，结合国家的政策法规，构建符合自身发展需要的信息平台。在建立和完善相关制度时也可参考其他软件进行。

在对建筑安装工程档案信息化管理的优化时，需要遵循以下几点原则：规范性与科学性相结合。首先要明确文件信息收集、整理和归档等各个环节所使用到的标准。其次是规范数据录入程序。最后就是完善相关软件功能模块，使之相互配合形成一体化系统;此外还应该注重加强工作，人员之间以及单位内部员工间在档案信息化管理方面知识学习交流工作上的积极作用。为了确保建筑安装工程档案信息化管理的有效性，在开展过程中，需要对相关数据进行有效地整理，并通过计算机网络技术来实现信息资源共享。在此基础上还应当建立完善的电子文件系统。将纸质材料和数字化资料等直接输入到电子信息系统内。同时还要做好相关软件、硬件以及数据库之间衔接工作;在完成了以上内容之后便可利用相应设备对建筑安装工程档案信息化管理过程中所出现的问题进行有效地解决，从而使建筑工程施工质量得到进一步提升。

3.建立信息化管理信息数据库和系统功能设计。首先，信息化管理的目的就是把企业中各个部门和人员有机结合起来，通过信息共享，将各单位、个人以及整个系统连接起来实现人与物之间的相互联系。在建筑工程档案管理工作开展过程中应充分利用计算机网络技术对工程项目进行数据资源收集及处理工作。建立健全完善数据管理系统是加强建筑安装工程档案资料分析整理质量控制力度最主要途径之一。其次要做好信息化管理信息系统功能设计。再其次就是对信息采集和加工流程做出合理规划并制定系统标准。对建筑安装工程档案信息化管理进行规范化的管理工作，可以为信息管理人员提供一个良好、稳定和可靠的工作环境，也有利于提高数据资料处理效率。在系统设计上要以建筑工程建设项目为主导，结合当前时代发展趋势及客户需求来构建一套完整且完善的工程文件电子表格体系。同时还要将建筑工程施工过程中所涉及到的各个阶段以及相关材料等内容都纳入其中并建立起统一数据库进行管理与控制;此外还可以将信息管理系统和其他业务系统相融合起来。

在信息化建设的过程中，我们必须对数据进行整合，将其应用到建筑施工档案管理当中。通过对信息资源的利用和分析可以实现建筑工程项目全生命周期内各种技术资料、文件等各种形式资料以及工程质量情况等等。因此，要想使建筑工程項目的各个阶段都能顺利开展并且保证工程质量就需要加强完善相关制度与规范体系建设工作与信息化管理模式构建工作，在这个过程中我们还要不断地创新和改进建筑施工档案管理工作。

（作者单位：福建省工业设备安装有限公司）