大数据背景下档案数据安全存储及管理策略

钟小梅

在互联网、云计算的大数据背景下，不同渠道、不同内容以及不同介质的档案信息构成了大量的档案数据，在大大丰富档案信息的同时，也对档案数据安全存储及管理提出了更高的要求。基于此，文章结合以大数据背景的档案数据安全存储及管理的机遇为出发点，分析其中的不足之处，最后提出有效的策略，以供同行业人士参考和借鉴。

一、大数据背景下档案数据安全存储及管理的机遇

档案是国家各级政府部门、企事业单位以及广大人民群众在各项政治、经济与文化活动中逐渐形成的且具有重要价值的文字、图片和声像等多种形式的原始资料。当下，科学技术日新月异，我国已全面进入了互联网、云计算等技术高速发展的大数据时代。在这样的背景之下，档案数据的存储也打破了传统的方式与方法，正在向电子化和网络化的方向发展与延伸，也从某种程度上加剧了档案数据安全存储的风险，在观念和管理上给档案数据安全存储提出了更高的要求。

大数据是基于互联网、云计算技术为一体的数据信息集中处理方式，由于其具有高效性、准确性等特点，为档案数据安全存储及管理带来了全新的机遇，具体表现在以下几个方面：①大数据背景下档案数据安全存储及管理有着积极的作用和意义，传统的档案数据管理在科学技术不断发展过程中暴露出了很多不足与弊端，例如因管理不善导致档案丢失。大数据背景下的档案数据安全存储及管理可以有效降低人工管理的失误，这对于档案数据的搜集、分析、整理和归档具有很大的便利性，是大数据时代的必然产物。②大数据背景下档案数据安全存储及管理对于档案管理者来说是一次全新的革命，例如大数据时代下档案数据的分析和资源的利用可有效降低纸质的使用，节约能源消耗，推动电子档案管理的前进。③可有效促进档案管理平台的搭建和信息资源的共享，比如在档案管理平台中实现不同档案信息的在线阅读、分类及传输，简化档案管理流程。④传统档案管理因信息复杂、存储方式单一，需要投入大量的人力资源，大数据背景下档案数据安全存储及管理能够提升档案的使用效率，降低人力资源投入，推动档案管理模式的变革。

二、大数据背景下档案数据安全存储及管理的不足

1.人才资源匮乏。大数据背景下档案数据安全存储及管理是经济社会发展的必然需求，这也给档案管理人员的管理水平提出了更高的要求，大数据背景下的档案安全存储及管理与传统的档案管理有着显著的区别，不仅需要档案管理人员具备专业的档案安全存储及管理知识，还要具备信息化处理能力。但是，纵观我国大部分的档案安全存储及管理部门十分缺乏这一方面的人才。人才作为档案数据安全存储及管理的核心要素，管理水平提升需要人才，大数据应用过程中需要人才，这就给大数据背景下档案数据安全存储及管理效率的提升带来了重重困难。

2.管理意识不强。大部分情况下，管理者并不注重对档案数据的管理，管理意识不强，这就在一定程度上制约了大数据在档案数据安全存储及管理中的应用，导致档案资料丢失率偏高，无法合理利用档案资源。比如，由于管理者工作不负责、管理方式松懈，造成了档案资料的丢失。在大数据背景下，如果档案管理者的管理意识不强，不仅会造成档案资料的丢失，还会影响管理水平与效率的提升，导致档案资源被浪费。加之，当前很多的档案数据安全存储与管理是被动服务，即不具备积极主动服务的意识，只要客户不问，坚决不多说一句话，这也是制约大数据在档案数据安全存储及管理中应用的另一重要因素。

3.人员制度缺乏。档案数据安全存储及管理制度的缺乏主要体现在人员管理制度方面。其中，在人员管理制度方面，由于大数据背景下的档案数据安全存儲及管理与传统人工管理模式有着很大不同之处，所以管理人员的责任也发生了很大变化，在这一变化中，我国的档案数据安全存储及管理人员制度还有很多需要完善的地方，因为在大数据背景下，档案数据安全存储及管理更具多样性与开放性。所以，档案数据安全存储及管理的风险也随之增大。

4.人员能力不足。大数据背景下的档案数据安全存储及管理还需要管理人员具备专业的计算机知识和相应的信息处理能力。就目前的情况来看，我国现有的档案数据安全存储及管理人员能力明显不足，加之我国人口数量庞大，需要管理的档案数据也相对较多，在这样的情况下，本就为数不多的管理人员如果自身能力不足，就会严重影响档案数据安全存储及管理水平及效率的提升。

三、大数据背景下的档案数据安全存储及管理策略

1.加大对人才的引进与培养。人才的引进与培养是大数据背景下档案数据安全存储及管理效率与水平提升的核心要素。①档案数据安全存储及管理部门应注重和加强人才队伍的建设，积极引进专业的档案管理人才，分别从管理能力和业务水平两个方面加大对既有人才的培养力度。②了解既有档案数据安全存储及管理人员的工作能力与态度，调查管理人员对大数据技术的思想认识，总结出当下档案数据安全存储及管理人员管理方式的不足，在此基础上进行针对性培训，例如组织和实施专场的大数据知识讲座，分别从思想、能力和方式上对管理者进行培训，提高其对大数据管理的重要性认识。③加强与高等院校的合作，为学生搭建就业平台，提供实习岗位，通过实习与考核择优录取优秀学生，并将其作为重点培养对象。④鼓励既有档案数据安全储存及管理人员走进高校学习，提升其计算机操作水平，为大数据背景下档案数据安全存储及管理效率与水平的提升奠定坚实基础。

2.提升档案管理人员管理意识。要想有序推进大数据背景下的档案数据安全存储及管理工作，应不断提升档案管理人员的管理意识，帮助其转变传统管理理念，与互联网和云计算技术有机联系在一起，优化管理模式，提高对大数据的认识，使档案数据更加精准与可靠。另外，应改变管理人员被动的服务状态，在不违反保密性的基础上主动与客户联系，提升档案资料的利用效率。

3.不断优化完善人员管理制度。针对现阶段档案数据安全存储及管理人员制度不足的问题，需要采取针对性的措施，实现人员管理制度的优化与完善。①对调查人才市场，学习西方发达国家先进的人员制度制定方法，再结合我国实际国情，使大数据与人员管理制度相结合，从而制定出符合我国实际情况、合理的人员管理制度。②在人员管理制度的优化和完善过程中，应将档案数据安全存储及管理的责任落实到每一位管理人员的身上，以此提升档案工作者整体的责任意识，杜绝和减少由于工作疏忽、责任心不强造成的一系列问题。

4.切实提升档案管理人员能力。①提升既有档案数据安全存储及管理人员的能力，针对从事档案数据安全存储及管理工作的人员通过培训（培训流程如图所示）、继续教育等方式提升其工作能力，也可以开展关于互联网和云计算的课程，促使他们主动学习，或者通过交流的方式促使员工之间相互学习、相互帮助，进而提升全体档案管理者的工作能力。大数据背景下的档案数据安全存储及管理对管理人员的工作能力有着较高要求，应将目光放长远，切实提升档案管理人员的能力。②优化既有档案数据安全存储及管理人员结构，目前我国档案管理部门的人员结构方面也存在诸多问题，老年人居多、年轻人偏少，所以亟待对档案数据安全存储及管理人员结构进行优化，逐渐降低档案管理部门人员的平均年龄。

四、结束语

在大数据背景下，为了提升档案数据安全存储及管理的水平与效率，档案管理部门首先需要明确大数据为自身带来的机遇，对不足之处进行分析，通过加大对人才的引进与培养、提升档案管理人员管理意识、优化完善人员管理制度以及提升档案管理人员能力等方法，为大数据在档案数据安全存储及管理中的应用奠定坚实的基础。

（作者单位：中交第四航务工程局有限公司）