推进民航单位业财融合的实践与思考——以首都机场股份公司财务报销系统建设为例

□北京首都国际机场股份有限公司 董琼 王萍/文

民航企业财务信息化建设经历了“会计电算化”“财务管理信息化”“财务管理信息化＋财务报销系统化”三个阶段的发展，每个阶段的迭代升级都对提高财务工作效率、推动企业规范化管理起到了积极作用，特别是第三个阶段财务报销系统化不仅提升了工作效率、还实现了预算管控，提升了财务管控力度。

随着国家大数据战略落地，数字化转型、智能化进程加快，给民航企业财务系统智能化建设带来了新的机遇，也提出了新的要求。本文旨在通过北京首都国际机场股份有限公司（以下简称“首都机场”）财务报销系统智能化建设，探讨建立业财融合的智能化财务报销系统，实现全面预算管控，合同履约管理，一体化会计处理，灵活数据存储，即时统计分析等功能。以期在财务深入业务的同时、提高财务人员工作效率，服务企业业务决策。

首都机场财务报销管理现状及问题

作为首都机场集团公司的龙头企业，首都机场早在2014年10月在首都机场集团公司内率先上线了财务报销系统，通过实现系统报销审批，提高了工作效率；进行系统自动校核，提高了工作的准确性；推动预算管控前置，提高了财务管控力度。

随着首都机场业务量逐年递增，与支出相关的财务报销审核压力也随之上升，报销系统分析功能的欠缺也逐步显现出来，随着时间推移，财务系统呈现出老态龙钟、力不从心的状态，出现的问题主要集中在以下几个方面：

一是单据审核量大，重复性强，造成财务人员重复性工作，年平均处理单据数量约为13000张、控制总预算达36000条，涵盖费用报销、外币报销、合同管理等业务。

二是业务类型复杂，人为判断多，造成报销业务种类繁多，情况复杂，报销要件及审核要点分散，标准不统一。

三是系统关联性弱，自动化程度低，与ERP系统（企业资源计划管理系统）、预算及分析系统、合同管理系统等信息系统的关联性不强，造成大量跨系统核对工作，降低了工作效率。

四是系统兼容性差，智能性不足，系统只能兼容IE浏览器，填单时人为判断多，审核点没有进行前置控制，造成频繁退单，影响报销进度。

五是系统功能欠缺，缺乏数据存储和统计分析功能，造成财务无法高效的提取有效信息，无法对公司业务发展和管理决策提供有效支撑。

首都机场业财融合发展实践

（一）全面调研，解决业务痛点

系统建设前期，首都机场财务部经过了4个月的产品市场调研、内部需求征集，并系统学习了公司各类制度，在充分了解各项业务的基础上，深挖管理流程和运行效率上的痛点并加以解决。

1.业务流程标准化。对报销业务进行全面分类梳理，明确各类业务的审核点、控制点以及报销审核要件；对合同付款条款进行标准化规范，将合同验收等关键节点嵌入财务付款审核流程中，并制定了合同系统与报销系统进行集成的方案，实现了业务流程标准化。

2.报销场景固定化。对各类报销业务审核附件实行清单化管理，并对上传附件进行场景化设置，通过设置报销必上传附件和可上传附件，在报销单填报环节规范报销审核要件，减少财务审核过程的退单，提升报销审批效率。通过整合，最终确定合同类报销审批场景20个，非合同类报销审批场景39个，使附件上传模块化、模板化，确保报销场景固定化，保障了报销附件的合规性、有效性、完整性。

3.单据填制系统化。财务智能化是推进业财融合的基础，财务变革也激励业务变革，有利于促进业务审批规范化、标准化并且系统化。由于业务变革涉及多部门、多业务系统，有较大协调难度，因此，强调做到“试点一个、成熟一个、上线一个”。此次报销系统设计了一系列可以标准化、使用频率较高的业务事项审批流程，实现在报销系统审批并关联到报销单，减少了纸质单据的传递审批，既规范了业务流程，又提高了会签审批效率。实现事项单填制系统化，制定了合同相关事项单5个：服务项目验收单、一般产品验收记录、一般产品采购明细表、报销会签单、支付情况说明表；非合同类事项单6个：国内差旅费审批表、国内出差补贴申请表、国际差旅费审批表、国际伙食公杂签批表、交通费审批汇总表、一般产品验收记录（非合同）；其他类事项单2个：劳务报酬税金计算表、集团委托实施项目付款审批单；个人事务类事项单1个权限申请变更表（如图1所示）。

图1：各类事项单

4.数据壁垒被融化。为保障系统的有效互联，充分消除业财融合壁垒，报销系统进行了充分的接口设计，与预算管理系统、SAP系统（企业管理解决方案）、资金管理系统、合同管理系统、企业门户、人力资源系统、固定资产管理系统实现了数据互通互联，与采购平台、实物资产管理系统、主数据管理系统均预留了标准接口，打通了全部相关系统之间的壁垒。

5.财务管理精细化。财务人员在进行单据审核时往往需要手工核验发票，对应合同系统检查报销事项，在ERP系统进行账务处理和审核，反复在多个系统操作、重复审批。智慧报销系统解决了跨系统操作，实现了数据互联互通，不仅提升了财务审批效率，同时进一步提升了财务管理精细化水平。

（二）融会贯通，实现精进管控

通过审核标准的梳理，提升了业务覆盖面与趋同度，进而实现业务场景有系统可管、有数据可查；同时利用系统协同建设，使财务系统与业务系统打通，形成集群管理，进而实现跨系统管控。

在梳理痛点的基础上，财务部在设计蓝图框架时考虑了以前年度审计指出的风险点，归纳总结了各类单据审核的要件和控制点，并将各控制点融入至各个业务场景。

通过数据协同管理理念的应用，打破了原有的业、财信息化脱节现状，将财务智能化工作与业务工作紧密结合，提升财务服务职能，全面实现了业财有机融合；同时实现系统智能化，提高工作效率，提高用户的使用体验。

智慧报销系统的建设，实现业财共生，融会贯通，以预算为起点，以履约触发报销，支付信息自动回写到合同库的闭环管理；进一步加强了业务管控，提高了报销效率和资金利用率；解决了报销流程长、审核节点多、业务与财务脱节等财务管控痛点。通过此次业务梳理、流程标准化，实现了报销自动审核、自动控制和凭证自动生成，查询功能也让业务人员对自己经办合同的履约、支付进度做到一目了然。增强了财务服务的温度，提升了企业经营管理水平。

推进首都机场业财融合的思考

（一）业财共生，实现多维赋能

智慧报销系统建设，应充分发挥财务与业务的协同，以业务端管控为财务控制的出发点和依据，围绕实现业务过程管控、系统运行高效、人员操作智能、数据服务决策四个目标所开展。

1.强化合约管理，以履约发起报销。智慧报销系统智能化核心理念是基于合同控制付款，因此应在报销系统建立合同库，保障合同执行和财务付款的融合融通，报销系统的合同基础信息及履约计划通过合同系统自动获取，执行情况通过EPR系统自动获取，与报销系统的付款情况集成，自动生成合同台账。既方便业务人员、财务人员进行合同情况灵活查询，又强化了合约管理。

这也要求企业在合同签订时，将付款条件及付款要件嵌入合同文本，由合同系统获取的履约计划依据报销场景实际情况进行模板配置，通过规则内置，保障合同发起报销的合规性与智能判断，充分减少业务人员单据填写负担。依据履约计划发起验收及报销，未到计划报销时间不能发起报销，有效地强化了合同执行。

2.增强系统集成，让凭证自动生成。报销系统与上、下游业务系统充分集成，增强业务数据与财务数据互联互通，消除信息孤岛，通过系统以事项审批单、必传附件和可选附件的方式与合同进行强关联，实现智能审核。报销系统可以在预算控制、资金计划控制、合同履约控制进行强关联和强校验，在保证数据准确安全的前提下，增强系统智能化控制机制，减少人为判断风险。

通过系统集成，自动产生财务会计凭证，经财务审核即可完成财务制证，极大地节约财务人员的工作成本，提高工作效率。

3.加强分析管理，用数据支持决策。财务管理是经营管理的重要组成部分，一切生产经营活动都离不开财务数据的反映和调控。财务智能化工作始终密切围绕管控、高效、智能、服务决策开展。实现将财务职能从传统的记账工作转型为企业战略决策，为管理控制提供支持。

智慧报销系统的建设，要实现从业务到财务再到业务的闭环管理（如图2所示），实现大数据采集存储及智能分析功能，如报销情况分析、合同执行分析、供应商付款分析、资金使用分析等。可以为公司管理层、基层业务部门提供大量的资料、数据，并按照时间顺序，客观、全面地对会计信息进行定量分析，进而综合反映公司具体经营情况，为领导层决策提供多方面数据支持，为企业各项活动的开展提供会计信息。利用这些分析功能，可以分析公司近年支出的重点范围，为下一年度预算编制提供数据支持，为公司战略提供服务支持。可以进一步分析公司的投入产出比，并根据资金使用计划为公司投融资决策提供数据支持。

图2：业财一体化示意

4.自动获取发票，对票据智能管理。报销系统应与税务局发票系统进行直连，自动获取税务局增值税专用发票及电子票信息，并引入公司发票池，使公司所有增值税发票与电子票在此过程中一次性完成发票的认领、验伪查重，报销时业务人员在报销系统中找到需要报销的发票并关联报销单，无需上传发票，实现智能票据管理。

5.优化报销填单，使填单效率提高。强化财务智慧报销系统与合同系统的关联度，合同付款可实现由履约计划发起验收、报销，报销单中信息通过履约计划自动获取，大大减少了二次输入信息量；非合同类报销填单也可通过复制已有报销单进行填报，以减少手工填写，缩短填单时间，避免人为填写错误，提高填单效率。

6.手机移动报销，可随时填单审批。实现移动端报销、审批是智慧报销系统建设追求的目标，通过手机拍照、在手机上传附件并在移动端审批，可极大地方便各级管理人员摆脱场所限制和空间束缚，特别适合当前疫情影响下的灵活办公方式，实现路径可通过搭载企业微信移动端的掌上报销模块审批报销系统中的各类单据；实现移动端发票影像采集、储存，减少了移动端拍照转换到电脑端的过程。填单人在任何地方都可以查询单据的审核节点，可以实时查看数据信息。

（二）案无留牍，项目精准管理

报销系统的机控替代人控、全面互联应用、管理标准内嵌等管理理念均是为财务智慧化赋能的有益探索与成功实践。在整个过程中，技术保障方面的关键点如下：

1.目标先行。在智慧报销系统建设实施过程中，项目组始终贯彻目标先行的理念，深入了解需求，确定项目的总体提升目标，夯实财务信息化基础。首先是迁移原有功能、接口、数据，保障现有内容完整移植；其次是从发展愿景与实际需求出发，补齐空缺，夯实财务信息化基础，逐步实现支撑管理运营与决策分析的扩展应用；再次是加强系统集成能力，打通线间壁垒，实现网报系统与其他应用系统集成，形成财务管控信息化“网”。

2.规范数据。“机器判断代替人为判断，数据跑代替员工跑”是这次财务智能化提升最简洁的总结，系统预制了各项规则，规避了填单错误，提高了业务人员的工作效率，减少了财务人员的无效审核。结构化数据归集、报销数据选择写入、补充关键信息、审核标准智能判断提升了效率、降低了风险，实现了软件升级的根本目标（如图3所示）。统计数据显示，智慧报销系统上线以来，单张单据填写时间节约35%，审核时间节约18%；单一业务自动生成凭证率为96%，对公支付总用时大大缩短。

图3：报销数据生产流程

（三）立足当前，管理精进不休

智慧报销系统建设实现了公司的业财融合，提高了财务部门业务服务能力、标准化管理能力、资金利用能力、决策支持能力，归纳出一条可充分借鉴推广的管理会计创新之路。通过此次业务梳理、流程标准化、财务业务融通融合，实现了业务财务全生命周期闭环管理。回首项目的完成，对于整个项目管理有以下三点思考：

1.低成本也能实现大智慧。项目在选择系统升级解决方案时，其中一个最主要的因素是低成本。2020年伊始，突如其来的新冠疫情席卷全球，全球生产经营受到很大的影响。为了全面落实民航局、集团公司“过紧日子”要求，首都机场降本增效，降低各类项目预算。尽管本方案成本低，其功能实现却处处体现“大智慧”，实现了业务标准化、合同管理台账化、报销场景化、业财一体化、核算与报销集成智能化的“五化”目标。

2.系统建设必须互通互联。“互联互通”能够充分提升业财融合能力，规范数据标准，有利于落实信息建设一体化，避免“信息孤岛”。业务数据与财务数据的互通互联，实现了基础工作智能化，为灵活统计分析提供有效支持。

3.项目管理必须动态管控。通过报销系统升级改造项目，正确运用PDCA循环工作模式开展项目管理，可以达到事半功倍的效果。同时，针对不同阶段采用了动态项目风险管控措施，保障了项目的稳步推进。在上线过程中，持续听取用户建议并改进和优化场景和事项单，以实践促提升，以用户促发展，以保障促改进，根据业务持续发展，优化实时跟进，进一步促进了业务财务的双向提升。

总之，智能化升级过程是落实财务服务职能和财务管理职能的重要手段之一，通过智能化赋能使业务和财务更加有机结合，创造更大价值，促进业务高质量发展。