信息化建设背景下提升档案管理水平的研究

朱斗意

摘  要：随着信息时代的发展，信息化技术深入各行各业，有效改变了人们起居生活。档案作为单位内部管理的重要内容，通过网络技术对档案管理进行信息化整合，可以有效提升档案管理效率，进而促进单位的发展。

关键词：档案管理;信息化建设

引言：档案管理作为单位管理工作的重要内容，不仅可以协助提供优秀人才，还可以促进单位各个部门工作顺利开展。在档案管理中进行信息化建设，加快推进信息化与智能化，有助于提升档案管理质量与效率。

一、信息化档案管理的重要意义

1.提高了档案信息查询使用的效率。传统档管理工作都是采用纸质版进行记录，如果档案信息需要查询，就要工作人员进行查找，浪费大量时间与人力，工作效率越来越难以满足现代化使用。随着信息技术快速发展，为人们的生活与工作提供便利，在档案管理中推进信息技术，能够实现对档案信息数据进行高效率处理。计算机硬件+管理使用系统软件，作为单位档案信息的管理载体，在档案信息查询过程中凭借计算机快速处理的优势，可以高效、及时、快速、便捷地查询到需要的档案信息，促进了管理效能的提升。

2.减轻档案管理人员的工作压力。传统人事档案管理工作都是采取纸质入馆、查阅使用的方式，既花费了大量时间与人力，也给档案管理人员带来很大的工作压力。档案管理信息化建设，大大提升了工作效率质量，同时也可以节省时间与精力，这就将档案管理人员从传统繁重琐碎事项中“解救”了出来，减轻了工作压力。在档案信息收集、入库、使用过程中，利用信息化平台，可以进行充分整合和高效集约管理。在提高信息的利用价值同时，也减轻工作人员工作压力。

3.档案信息更为安全。由于自身的特点，如果档案信息发生泄漏与丢失，就会给单位带来巨大的损失和影响。因此，档案信息保密工作也是档案管理非常重要的部分，而档案管理信息化建设可以保护档案信息的安全。在信息化管理过程中，档案管理人员对电子档案信息检索与保存时，可以在多处安全电脑进行存储，灾备处理可以保证档案信息的安全。

二、档案管理信息化建设中存在主要的问题

在带来便捷管理和使用的同时，档案信息化建设中一些问题也不容忽视：

1.管理理念上的不重视。我们都知道，档案管理工作具有默默风险的特点，很多单位管理人员没有充分认识到档案管理的重要性。很多人的心里，档案管理主要工作就是登记员、保管员，认为没有什么技术含量、不重要等等。档案管理工作非常容易被忽视，加之有些档案管理人员综合素质不高，经常被动应付，这是一个比较明显存在的问题。

2.档案信息化水平偏低。由于观念滞后、资金支持不到位等多种因素影响，有一些单位档案管理工作还停留在纸质档案阶段，没有建立完善电子数据库，电子化管理更多是一种口号和长远规划，并没有真正落实到位。部分企业即使配备了电脑硬件，但也单单运用于打印档案目录，不能满足档案信息的查询与检索。

3.档案的管理意识薄弱。档案管理工作是指对材料进行收集与保管。但是，档案工作人员自身没有高度重视自身的工作，进而忽略了档案收集与保管重要性，导致了一部分档案材料与个人实际情况不匹配，给档案工作带来了巨大的影响。由于档案不具备动态化管理，很多重要资料能够及时入库。

三、结语

1.建立健全完善的档案管理制度。不断地完善档案管理制度，进而提高档案管理服务，促进信息化管理工作的高效开展。建立专门信息化部门，加强档案信息化建设的监管力度，从根本上将信息化建设落实到位。不断完善档案前期入库、中期管理、后期使用等“全周期”管理制度，提高档案管理的规范性，让档案信息化管理发挥应有价值，为单位发展提供助力。

2.创新档案管理模式。在档案信息化建设影响下，档案形态已经发生翻天覆地的改变，充分展示出数据化特点。将纸质版档案信息录入计算机，进而让档案数据化管理得到更好运用，方便人事档案信息查询工作。信息化档案信息可以进行分类管理，将档案资料进行整理与分类。信息的传输格式与指标、以及数据结构统一进行管理，将信息资源整合功能与共享功能充分展示出来发挥最大的价值。

3.加大资金支持力度。在档案信息化建设时，需要大量资金支持。因此要加强软件、硬件等设施建设，升级高清拍摄仪器等辅助设备，保证档案电子化工作的顺利开展。同时要保障维护资金，防止档案信息化工作因为设备问题而影响工作。在提前规划、合理使用，结合信息化建设的内容，有效地进行资金分配，提升资金的使用率，防止出现浪费。

4.提高档案管理人员专业素质。档案管理工作人员作为档案管理一线人员，工作思想理念与工作方法直接影响相关工作水平的高低。一方面要定期对档案管理人员进行培训，提升其专业素质。同时，档案管理人员也需要具备数据处理能力以及相关知识内容，提升自身专业素质，保证档案工作顺利开展。另一方面对于档案管理流程需要进行严格管控与监督，提升工作人员的意识，保证信息化管理工作的開展。在工作的过程中，需要根据规章制度进行工作，由于自身工作的特殊性，确保不对档案信息资料进行泄密。

参考文献：

[1]权瑞瑞.关于档案管理信息化建设的思考[J].兰台内外，2019（32）：18-19.

[2]于皓.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].办公室业务，2020（08）：2.