大数据指导下对办公室档案管理工作的创新研究

刘文锋

摘 要：传统的办公室档案管理工作已经无法满足现代化发展的需求，因为在传统办公室档案管理工作执行的过程中，主要是由人力对档案进行归纳和整理，在管理过程中很容易出现整理错误或档案丢失等相关情况，导致办公室档案管理工作在执行过程中存在许多问题。随着信息化技术的发展，可以在办公室档案管理工作中融入信息化的技术，这样不仅可以对管理方法进行创新，而且还能增强管理的水平。除此之外，信息化技术的融入还可以提升档案在管理过程中的机密性，防止档案出现泄漏等相关问题的产生，确保档案管理工作在执行的过程中能够发挥管理的意义。

关键词：大数据;办公室;档案管理;创新

一、办公室档案管理工作在执行过程中存在的问题

1.管理系统落后

许多办公室档案管理工作依然执行传统的管理方法，运用传统的管理系统对其进行执行。但是现如今档案在管理的过程中追求保密性和完整性，所以传统的管理系统已经无法满足其需求，如果不对其进行更新，那么很难是管理系统的运行的过程中发挥积极的影响。另外，许多管理人员为了不想在管理系统更新上花费大量的资金投入，所以就不会对管理系统进行更新，导致管理系统在运行的过程中出现落后的现象，致使办公室档案管理工作在执行过程中存在许多问题。如果想要有效地解决这一问题，那么需要提高管理系统更新的意识，明确管理系统得到更新后的重要影响，这样才能根据实际情况对管理系统更新的内容进行增强，提高管理系统的运行过程中的信息化。

2.办公室档案管理人员综合素质差

部分办公室档案管理人员都属于兼职的状态，所以他们的专业水平不高，在管理的过程中无法按照相关的标准进行执行，很容易在管理过程中出现操作失误或者管理不规范的现象，影响档案在管理过程中的完整性。除此之外，部分管理人员在管理过程中缺乏服务的意识，导致管理工作只是表面上的现象，并没有在实际上对相关内容进行执行，同样也会影响档案在管理过程中的质量。因此如果想要有效的解决这一问题，那么办公室档案管理人员在管理之前需要进行专业性的培训，这样在管理的过程中才能更加规范，在管理过程中的方法也会具备科学性，并且还能利用新计划技术对档案进行相关的处理，确保档案在管理的过程中具有完整性和安全性。

二、大数据指导下对办公室档案管理工作进行提升的策略

1.对档案管理的思维进行创新

正是因为传统的档案管理思维已经无法满足现代化的需求，所以要对档案管理的思维进行不断的创新和完善，这样才能满足档案在管理过程中的各项需求，让档案管理工作在运行的过程中更加顺利，让档案在管理的过程中具备安全性和完整性。例如，首先可以转变管理人员在档案管理过程中的管理思想，提高档案在管理过程中的意识，这样就会根据实际情况对档案管理工作的相关内容进行制定，以此来创新档案在管理过程中的思维，同样也能根据创新的思维对管理方法进行创新，以此建立档案管理系统，并发挥档案管理系统在运行过程中的重要作用。除此之外，档案管理系统的运行的过程中也要融入更多信息化的技术，这样才能实现档案管理系统在运行过程中的信息化，提升档案在管理过程中的管理水平，以此来提升服务能力。

2.对管理系统进行完善

在如今这个信息化发展迅速的社会背景下，可以在管理系统中融入信息化技术，这样不仅可以对管理系统进行完善，而且还能发挥信息化管理系统的运行过程中的重要影响，加强对档案管理工作的管理。另外，如果想要推动信息化技术在档案管理工作中的融入，同样也需要对资金进行大量的投入，这样才能使相关的设备和技术进行引进，确保档案管理工作在管理过程中的标准性。因为资金的大量融入可以提供物力，人力及财力上的支持，确保档案管理系统在发展过程中信息化的进程，可以加强档案在整理过程中的效率，加强档案在归档过程中的效果，紧随时代发展的潮流，满足社会发展的趋势。例如，在档案管理系统中融入信息化的系统和信息化技术，可以使档案管理工作在执行的过程中具備更多便利性的条件，因为信息技术的融入可以提供查询和搜索功能，信息在调出或者增添的效率会更强，方便相关人员对其进行查询，同样也能方便相关人员对其进行存档，为人们在日常生活中提供更加便利性的条件，实现其智能化的优势。

3.加强管理人员的综合素质

正是因为大部分管理人员的综合素质比较差，专业能力比较强，所以在服务的过程中很容易出现问题，因此可以在服务之前加强管理人员的培训工作，这样既可以增强管理人员的知识水平，而且还能增强管理人员的管理能力，在管理过程中的相关内容都会按照标准进行执行，防止档案在管理过程中出现缺失或损坏的状况。例如，可以通过加强员工培训的方式提升信息化管理系统的运行，通过员工对先进应用技术的学习可以促进系统的强化，以此来提高系统在运行过程中的效率，加强档案管理系统在运行过程中的水平。与此同时，通过对管理人员进行培训，还可以创造强大的管理团队，为实现办公室档案管理工作信息化的发展奉献力量。

4.加强服务力度

办公室档案信息管理工作本就是一项服务工作，如果想要对服务力度进行增强，那么可以通过构建网络服务平台的方式提高服务水平，通过网络服务平台的构建，可以方便相关人员对信息进行查询，这样不仅可以提高信息在利用过程中的利用率，而且信息在查阅和归档时也可以不受时间和空间的限制，展现信息化技术在应用过程中的重要影响，以此来增强服务过程中的服务力度，展现办公室档案管理工作在应用过程中的价值。

三、结语

结合上述文章论述的内容，我们了解到办公室档案管理工作在大数据指导下需要进行不断的创新和完善，这样才能满足大数据指导下的相关需求，摒弃传统管理过程中的管理局限性，这样既可以保障档案在管理过程中的完整性和安全性。提升档案信息管理的整体效率，能增强档案信息在管理过程中的服务水平，满足相关人员在使用信息时的需求。另外，如果想要使管理的效果得到增强，也需要对管理人员的综合素质进行提升，可以通过进行培训的方式提高其管理水平，有效地推动办公室档案管理工作的提升。

参考文献：

[1]王瑞博.关于大数据背景下档案信息安全和工作的思考[J].兰台世界，2014（S4）：68-69.

[2]赵雅博.浅析办公室文书档案管理工作[J].办公室业务，2020（10）：8+22.