档案管理信息化对事业单位管理的重要性

陈仁鑫 刘航东 张淞

摘  要：信息化是事业单位档案管理发展的必然趋势。档案管理信息化相较于之前的纸质管理形式有着无法比拟的优势，其安全性、便捷性相较于之前都有了巨大的进步。同时档案管理信息化对整个事业单位的发展有着重要的促进作用，能够提高整个事业单位的工作效率。但是当前事业单位档案管理信息化建设还面临诸多问题，需要进一步探索解决。

关键词：档案管理;信息化;事业单位;单位管理

引言：随着时代的进步和科技的发展，当前社会逐渐进入信息化阶段。无论是社会各行各业的生产，还是人们的日常生活，信息化的程度都越来越高。在事业单位当中，档案管理是一项隐形工作，同时也是事业单位的工作基础之一。因此其的发展建设对整个事业单位的发展都有着重要影响。随着各个行业都逐渐地信息化，事业单位档案管理的信息化建设也受到了越来越多的关注。在档案管理的信息化建设初期，还存在着诸多问题，这需要相关工作人员积极探索，总结经验，对其不断进行完善。

一、事业单位档案管理信息化建设重要性

档案管理信息化对事业单位管理的影响首先就是提高工作效率。就拿档案的查询借阅效率来说，在以往的纸质时期，档案大多数都是保存在档案盒当中，进而再根据相关顺序统一放在档案架或者档案柜当中，这样的存放方式就使得工作人员需要按照相关排序规律逐步进行查找。因为是纸质的档案，因此易损性较高，这就要求借阅人员需要小心查阅保存，同时还要按照期限及时归还。这些原因导致传统的纸质档案管理不仅效率较低，而且还容易出现档案损毁的情况出现。但是随着档案管理的信息化建设，档案的信息都输入保存在计算机当中。这时候如果相关人员要借阅档案就可以通过电脑联机查询，或者到制定的计算机进行复制。这样就能够实现多人同时查阅同一个档案，而且也不需要排队。同时这种将档案资料保存在计算机当中通过联机查询或者拷贝借阅的方式可以保证资料不会被损坏。这样也间接使得档案资料的保存期得到延长。相对于通过纸质保存档案资料来说，信息化的档案管理还能够减低管理成本，节省档案存放的空间。这样的信息化管理方式能够有效提升档案的存取效率，进而也促进了整个事业单位各项事务的运行效率。随着信息化建设的进一步推进，信息化档案管理还可以与事业单位其它信息化平台进行互联互通，从而形成一个完整的信息化系统，这样就可以使事业单位的操作方式有一个系统化的革新，为今后事业单位进一步发展奠定基础。

二、事业单位档案信息化建设面临的问题

1.基础设施建设薄弱

由于目前事业单位档案管理信息化建设仍处在一个起步阶段，因此信息化建设的各项基础设施还不够完备。同时由于事业单位对其的重视程度不够，导致在事业单位各项建设当中档案管理所得到的投入较少，这就使得事业单位的档案管理信息化建设的较为缓慢。而且由于相关的技术目前正处于建设整合阶段，各项技术细节还不够成熟，这也使得事业单位档案管理信息化在一段时间内仍将处于探索建设阶段。这些因素组合在一起就导致了档案管理信息化建设的基础设施薄弱。因此相关人员在之后的建设行动中要特别关注这几点，通过加大投入，引进专业人才，对目前存在的问题进行逐步攻克。

2.事业单位档案管理人员知识匮乏

目前很多事业单位的档案管理人员要么之前根本就没有从事过这项工作，要么就是没有接受过系统化的培训，而且当前教育系统中对档案管理人才的培养人数较少，这也使得许多事业单位没有专业的档案管理工作人员。这样的情况直接反映到了实际的档案管理工作当中。一些档案管理人员由于缺乏档案管理相关的知识和经验，这也使得其在工作当中只能靠自己摸索前进，这个过程必然会导致许多管理工作不规范。而且档案管理講究规范有序，并且具有一定的复杂性，稍微有一些失误就会使得档案管理的工作量成倍增加。这不仅会导致档案管理人员的工作量增加，而且也会导致整个管理工作效率的下降，进而影响到整个事业单位工作的正常运行。同时这种情况也成为了事业单位档案管理信息化建设的阻碍。

3.规范与标准不够统一

对于有些事业单位来说，由于其成立时间较早，发展历史较长，再加上项目部门较多，工作人员数量庞大，因此其累积的档案数量也就非常多。但是档案管理信息化建设其本身的标准规范就比较复杂，而且近些年信息技术快速发展，这也使得档案管理信息化技术也处在不断更新变化当中。这就使得事业单位档案管理信息化建设难以契合通用的信息化管理规范，同时也不能为今后信息化管理技术的更新留下充足的转变空间。

三、加强事业单位档案管理信息化建设的路径

加强事业单位档案管理信息化建设，首先就是要给予其更多关注，同时加大对其各方面基础设施的投入。同时还要注意事业单位档案管理模式的制定，加强相关管理人员的培养也是加强事业单位档案管理信息化建设的重要途径。档案管理人员专业能力较低明显影响着档案管理信息化的建设，因此事业单位要更加注重于专业档案管理人才的引进和培养。针对当前的档案管理人员来说，其不仅要掌握传统档案管理的相关知识，而且还要熟悉计算机相关的技能，这样才能胜任档案管理信息化的建设工作，同时推动其发展。

四、结语

档案管理信息化是事业单位今后发展的必然趋势，因此在此之前相关单位需要提前布局，为信息化打好基础。已经在建设当中的要及时发现问题，通过制定相关的策略进行解决，同时总结经验，为之后的进一步发展奠定基础。

参考文献：

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