浅议总分机构模式下Z公司商业承兑汇票的管理

王新、李淑明、曲悦 /天津航天瑞莱科技有限公司

商业汇票是出票人签发的，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。由于纸质汇票易伪造、易遗失以及传递不通畅等原因，在实务中电子汇票更为普遍。特别是2016年上海票交所挂牌成立后，我国票据市场进入了新时代，电子商业汇票业务量呈现爆发式增长。外部支付环境的变化推动着企业加强对票据的管理。

Z公司是一家总分机构企业，在全国各地注册成立了十几家分公司，这些分公司在总部授权范围内独立运营，独立核算。由于该公司目前处于快速发展阶段，营销策略侧重于尽可能多地占领市场份额，实现收入规模的扩大。而在资金流动性较为紧张的大环境下，随着收入规模的增长以及票据市场的快速发展，客户普遍选择用汇票形式进行业务结算，因此Z公司收到的商业汇票金额逐年增加。

一、Z公司商业汇票管理存在的问题

1.商业汇票管理模式存在弊端

为丰富自身业务、拓展产业版图并逐步提高市场占有率，Z公司近几年在全国各地开设了多个分公司，在经营管理上对分公司进行全面的绩效考核，以此实现公司整体战略目标。各分公司参照子公司模式独立运营、独立核算，且均有单独的银行账户，可以接收并对外开具商业汇票。由于受独立核算主体的限制，分公司对外以票据形式背书支付时，只能从自己的库存票据中选择，有时会因为本部门没有合适的汇票，导致采购人员放弃票据支付方式改为银行转账。如果涉及其他分公司票据的使用，需要参照资金借用要求向票据所属的分公司提出申请。因此，在现行总分机构独立核算的管理模式下，商业汇票在公司内部流通不畅，票据的背书流转受限。从Z公司整体角度看，商业汇票对外背书转让率低，大部分只能持有到期或支付利息进行贴现。

2.票据管理制度不完善

截至2019年末，Z公司应收票据余额达到1亿元，和2018年相比，增幅100%。随着各分公司应收票据的大幅增加，票据管理工作逐渐暴露出一些问题：一是公司层面缺乏统一的指导规范，各分公司在商业汇票接收、背书甚至承兑等过程中由于操作失误，导致票据作废或者无效；二是从Z公司收取的商业汇票来看，其中80%的汇票为商业承兑汇票，且很大一部分票据的承兑期超过半年以上。由此看出，市场人员收取票据的随意性较大，导致Z公司接收的票据质量不高，财务风险较大。

3.票据对外流转不畅

除了商业汇票本身的信用等级对其流通性的影响外，Z公司的采购人员在采购谈判过程中往往缺乏利用汇票支付的主观意识。从近两年票据对外支付的情况看，使用商业汇票支付较多的都是资金状况相对较差的分公司，往往迫于自身的资金压力，不得已选择票据支付。而资金状况较好的分公司，为了更高效地完成采购工作，更倾向于银行转账支付货款。如何让各分公司从被动到主动地减少银行转账支付金额，增加汇票支付比例，公司需要从考核激励角度制定有效的政策。

二、Z公司商业汇票管理改进方案

1.加强票据管理制度建设

面对商业汇票结算比例大幅增加的外部形势，为了规避票据风险，根据《票据法》规定并结合总分公司的管理模式，Z公司制定了票据管理办法，主要从防范票据操作风险、提高票据运营效率、确保票据收支有章可循等方面进行规范。制度中明确了票据盘点机制以及各分公司相关岗位在票据管理方面的职责权限，梳理了票据签收、出票、背书、提示付款等业务流程。

2.成立公司电子汇票池

（1）电子汇票池的含义

打破各分公司之间的隔离墙，将全公司的电子商业汇票集中管理，成立公司电子汇票池。总公司财务部承担全公司电子汇票的鉴别、签收、登记以及承兑等业务，电子汇票池中的票据信息可实时共享，便于总公司对分公司票据整个周期动态监管。

与母子公司经营模式不同，总分机构同属于一个法人实体，法人内成员单位之间流动资金往来、票据借用不涉及税务风险。各分公司以汇票形式对外支付时，可在汇票池中随意选择，无需向汇票所属的分公司申请借用。为保证分公司的独立核算，汇票在公司内部各核算主体之间流转，财务核算时依然按照票据流向进行账务处理。

（2）电子汇票池的作用

电子汇票池是从公司整体层面搭建的票据管理平台，同时给分公司提供票据业务管理服务。电子汇票池的成立打通了各分公司之间独立核算的限制，给采购人员使用票据背书支付提供了流程的便利。由于票据的集中管理，电子汇票池同时发挥了Z公司资金蓄水池的作用，有利于公司整体的资金调节。总公司财务部统一负责票据的签收、背书以及承兑等工作，降低了票据的流转风险，提高了公司票据的管理效率。

3.完善激励考核政策

由于Z公司为总分机构管理模式，分公司在资金管理方面有一定的授权权限，为保证其业务运营的独立性，公司整体层面不适合制定严格的票据收取和支付要求。Z公司倾向通过激励考核体系，间接引导各分公司的票据结算行为。首先，增加了经营活动净现金流的考核指标，鼓励分公司关注自身的经营活动和现金流状况。若想在该考核项中得分，势必要一方面减少汇票的收取，增加现金的收款，同时提高收取票据的质量；另一方面提高使用汇票付款的比例。其次，为了转变采购人员的思维，激发其使用票据支付的积极性，公司采取了相关激励政策，根据各分公司使用电子汇票池中的票据支付的金额，给予对应的绩效考核得分。

4.商业汇票风险管理

商业承兑汇票的流转建立在企业信用的基础上，在电子汇票池中除了显示票据的基本信息外，额外增加了对票据的信用等级管理。公司在收取分公司结算来的汇票时，需核查该出票方是否存在违约、涉诉等记录，并及时向销售人员提示风险，拒绝收取。汇票到期后，根据出票方的承兑情况，给予其信用等级评价。将拒绝支付或延迟支付的出票方列入票据黑名单，为后期销售人员接收票据提供风险参考。

三、管理改进后的效益分析

通过实施改进措施，Z公司票据管理水平大幅提升，汇票利用效率提高，公司资金紧张状况较往年改善显著，具体体现在以下方面：

1.节约资金成本

2020年全年，Z公司以汇票方式对外支付金额为4435万，和2019年相比，增幅108.22%。应收票据余额从2019年末的1亿元左右，降低到2020年末的6000万左右，实现了应收票据指标压控的目标。在激励政策的引导下，汇票背书规模大幅增加是应收票据余额降低的最主要原因。这些票据的背书转让无须占用公司现金，节约融资成本约170万。

2.优化公司负债结构

Z公司库存票据利用率的逐渐提高，盘活公司应收票据资源的同时也为公司负债规模的降低作出了贡献。根据年度预算，2020年Z公司预测需增加短期贷款2000万元，以满足经营规模扩大带来的资金需求，但由于商业汇票支付比例的提升很大程度上缓解了公司的流动性压力，因此无需申请这2000万元的短期贷款。2020年期末Z公司的资产负债率较期初降低了3.2%，整体偿债能力显著提高。

3.提升资金调度能力

公司成立电子汇票池，通过对各分公司票据的集约化管理，实现了票据信息的实时共享，解决了持票方与用票方之间金额、时间不匹配的问题。票据的流动性和利用率的提高，极大降低了对现金的占用。从某种意义上讲，电子汇票池发挥了公司资金“蓄水池”的作用，给公司内部资金统筹安排提供了依据。

4.提高票据风险防控能力

Z公司通过商业汇票的制度化管理，由总公司财务部整体统筹票据的签收、背书、承兑等工作，避免了风险票据的收取，做到了从源头入手，提高了库存票据的质量，降低了票据带来的财务风险。

商业汇票的背书转让可以将票据到期收款的违约风险一并转移，从而降低公司面临的承兑风险。商业汇票的支付功能在公司内部被认可，逐渐被长期合作的供应商所接纳。公司票据管理工作改进后，公司市场端带来的信用风险最大程度地通过采购端向上游供应商转移。

受外部金融环境的影响及公司规模的不断扩大，客户付款方式日益多样化，以商业汇票回款的比例逐渐增加，Z公司意识到票据管理的重要性。商业汇票作为一种“准货币”，加强了公司管理层对其支付和融资功能的重视。在总分机构管理模式下，如何既兼顾到各分公司严格独立核算的管理需求，又推进票据的集中管控，转移消化下游客户带来的票据风险，Z公司采取了一系列票据管理改进措施。首先，树立票据集中管理管控的目标，通过完善票据管理的规章制度，推动票据管理流程，规范票据行为，防范票据风险，提高收取的票据质量，稳步提升Z公司票据管理工作；其次，打破分公司之间的限制，将分公司收到的电子商业汇票汇总入池，加强了对票据的集中化、标准化、高效化管理；最后通过完善相关考核激励政策，主动激发业务部门关注现金流状况，增强使用汇票对外支付的意识。Z公司围绕商业汇票开展的相关管理工作，是基于总分机构模式下对商业汇票管理工作的探索，兼顾了分公司的独立运营和总公司的统筹管理，最终实现节约财务费用，降低资金成本，确保公司整体现金流健康流转。