外贸企业零库存管理的意义和策略探讨

聂 蓓

据海关统计数据，2020 年全国进出口总额为32.16万亿美元，外贸规模再创历史新高，中国采购在全球贸易的地位日益增长。由于国内外市场竞争激烈，外贸企业需要提高各方面的管理水平，逐步从规模增长走向质量增长。另外外贸企业普遍为轻资产企业，传统的库存管理模式已难以应对复杂的经济环境，如果存货周转慢，会造成外贸企业资产负债率高、成本加大,提高存货管理能力就显得尤为重要。做好存货管理不仅能提高资金使用效益，节约成本，还能反映外贸企业真实的财务状况。“零库存”管理模式作为外贸企业供应链运营中的一个重要环节，具有重要的发展潜力。

一、零库存管理理念的概述

日本丰田公司的“杜绝一切浪费”的JIT 生产方式是零库存管理实践最早的成功范例。日本丰田的成功是将零配件供应商的仓库安排在企业附近，并有完善的物流配送体系，在保持连续、高节奏的大批量生产时，使自身库存保持最小数量；拉夫劳伦的成功是根据需求为特色产品购买大量面料，并减少订单的数量，同时为网上订单提供高效服务，采购的目标就是在降低成本的同时保证质量。

现在零库存管理已经成为一种思维方式、一种管理理念，而不是具体的研究和运作实施方法，是为了改善库存的管理水平，提高企业供应链效率的管理理念。外贸企业可以参考这些成功企业的经验，但不能照搬这些模式。可以在考虑自身实际情况的基础上，将零库存管理的各个方面灵活调整，充分发挥创新能力，通过特定的库存控制策略，使企业的库存数量最合理。

二、外贸企业实现零库存管理的意义

（一）降低外贸企业运营成本

零库存管理并不是指外贸企业库存存储总数为零，而是通过上下游企业协同计划，使商品在采购、销售、配送的整个流程中，快速周转，实现库存最小化。同时合理规划控制仓库储存形式的物品数量，使得企业的库存规模尽可能缩减，同时改善库存的合理性和安全性。库存占用资金减少，规避了企业经营风险，也使企业在发展当中具有更多的运营资金，同时资金周转速度加快，减少资金短缺带来的财务风险。这样可以使库存成本、费用最小化，降低企业流动性压力，控制了企业的财务风险；降低营运成本，降低资产负债率，提高了竞争力。

（二）减少外贸企业商品积压风险

由于商品滞销、淘汰会造成外贸企业资金压力增大，成本费用增加。积累到一定程度时，甚至会影响外贸企业的资金链的良性运转。库存不仅仅是影响资金链的正常运转，最主要的是会形成很多的坏账。现在由于技术进步和市场竞争越来越激烈，很多的商品更新很快，一旦商品过了生命周期，就会变得滞销，商品积压滞销无人购买，最后出路就只有大幅降价，造成企业亏损。零库存管理的关键在于决策商品存储数量和存储还是周转的状态。这种决策对于控制经营风险，规避市场的变化以及产品更新换代的风险非常重要。避免了存货过量囤积，避免重大经营事故的发生。

（三）提高外贸企业管理水平和创新能力

当前外贸企业提高管理模式、产品、服务等竞争力是应对各种风险的方式。零库存管理模式是将库存管理由传统的、单一的、低效的模式，向信息化、标准化、智能化的创新模式转变，改变以往信息管理系统不完善，信息化水平无法满足企业需求的旧模式，打造更准确的采购销售库存数据处理新平台，实现信息共享和协作共赢。外贸企业需要有高素质的核心业务管理团队，在管理方面不断探索创新，要关注政治经济环境、所处的行业的发展情况以及供应链建设水平,并结合企业自身的情况来合理布局战略储备库存,采购周期长的库存,为了规模效益,最佳生产批量或最佳订货批量权衡后形成的库存数量及品种。将具体的业务流程和智能部门相结合，协调各企业之间及企业内部的战略行动，从而提高改善企业的绩效和竞争力。此外管理团队还需建立科学完善的供应商及客户的选择和评估体系，并做好双向反馈和预警机制，以此对外贸企业具体的零库存模式实施效果起到积极的改进和监督作用。用最优化的管理方式最大程度的节约资金成本，提高企业的盈利能力。

三、外贸企业库存管理的现状

（一）库存采购数量的不合理

外贸企业是充分竞争的行业，传统的库存管理模式是根据对市场行情的判断，在商品价格处于阶段性低位时大量采购，待价格回升再出售，但由于大宗商品价格波动大加上在当今这样一个买方市场，外贸企业容易出现购买前对买方需求确认不清楚；购买后买方需求发生变化、消耗速度低于估算速度；对买方需求估算不科学、使用时间估算错误等现象。造成了原本应该几个月就应该销售完成的库存，变成几年还没销售完的呆滞库存和超储库存。另外价值高的电子科技产品更新换代快，也经常会产生的降价、滞销、技术淘汰无法使用造成呆滞库存。

（二）库存占用金额高风险大

由于大宗商品占用资金大，货权管理难，加上期货交易平台已经完全开放，交易价格波动大，一旦出现客户违约、业务员违规或者企业风控管理不全面的情况，都将给外贸企业造成大量的库存积压。积压库存占用了高额的资金和仓库后，企业要拓展新的业务需要采购备货时，这种需求就会被积压库存耽误、压制，导致业务走向恶性循环。

（三）仓库外包管理难度大

当前大多数外贸企业的仓库都是外包，由第三方提供仓储服务。我国地大物博，外贸企业选用的第三方仓库一般分布在各个港口城市。这样的第三方仓库离企业办公场所距离远，出于成本方面的考虑，外贸企业无法经常派人去监督货物的入库、出库和盘点，因此也很难完全掌控货物出人库的签收细节和货物的存放情况，增加了管理的难度。从人员角度来看，库存队伍运作效率偏低；从管理角度来看，信息系统资源缺乏，实物与信息之间反映滞后。多数的情况下，积压一年以内的库存很少受到重视，当被发现时，已经存在滞销问题。积压库存时间久远，造成积压的责任人已经离岗，原因难以调查清楚，难以问责。

（四）现有供应链稳定性差

由于外贸企业连接国际、国内两个市场，近年来，全球经济形势复杂多变，市场的需求也处在不断变化中。外贸企业普遍规模较小，目前管理水平较低，议价能力弱，国外采购配送周期长，在应对复杂市场需求时，反应速度慢。为了保证市场的占有率，企业不得不保留数量较多的库存，以备下游客户的需求，导致库存成本上升。

（五）仓储管理费用高

外贸企业都是约定自已支付仓储费用，主要为了严格控制存放在第三方仓库中货物的物权风险，其次是与客户长久合作发展需要。在当买家拖延货款或短期内无力支付货款时，会导致存货存储周期延长，增加了仓储费用；在自营敞口业务中，采购的货物没有及时找到买家，也会加大仓储费用。高额的费用给企业增加了运营成本。巨大的仓库存货更会带来一系列管理问题：费用、变质、损失、丢失等等。

（六）员工观念有待改进

传统外贸企业主要是靠价格优势参与国际竞争，企业很少对员工系统的培训，新知识和新技术更新缓慢。员工对零库存管理方法不了解，现有的管理水平不能与新型管理的要求相匹配，只是机械地、被动地去做，缺乏应该具有的主动性，降低了工作效率。许多采购与销售管理人员不具有相关的专业知识，同时也缺乏实践经验。实际上，零库存生产方式的成功实施很大程度上依赖于员工的积极努力学习和提高业务水平，如果员工不参与到改善生产经营活动中去，管理中的问题就得不到暴露和解决，零库存管理就难以推行。

四、外贸企业零库存管理策略探讨

（一）以市场需求为导向优化业务流程

由于目前经济形势复杂多变，大宗商品受价格多变的影响，需求和供应波动很大，因此实施零库存管理理念必须要对相关产品价格波动敏感，并强化对市场供需的全面预测。首先在业务流程中重构加入经济信息分析预测部门或者是委托外部咨询公司获得准确信息，利用各平台的大数据和国内外大事，对可能发生的突发事件提前做出预判，并保证信息在传递过程中被精准传达，企业对市场的每一个细微变化做出及时的决策，为该事件适量储备存货或者及时卖出存货。其次外贸企业与销售商共同搭建专业商品销售协作平台，在推广商品品种、价格等信息的同时，最大限度的收集订单信息。使商品的销售在成本最低的前提下高效完成。

（二）对供应商进行分层评价筛选

外贸企业最大限度降低库存，需要打破企业之间的界限，与供应商虚拟整合，建立全新利益合作伙伴关系。在这种关系中，企业与供应商的地位是平等并且是互相约束的，企业保证长期在该供应商处采购，供应商保证及时提供性价比高的商品，从而尽量使存货处于周转中，建立一个高效的管理流程。这要求外贸企业在供应商的挑选上严格把关，按照产品质量、供货速度、行业地位、付款条件的标准进行考核筛选，并且通过合同等法律形式来维持这种关系，实现及时有效沟通，共同解决问题，最终形成强有力的供应链。

（三）建立特色化跨境电子商务平台

传统外贸企业基本模式主要包括出口模式、进口模式、转口模式等，需要经过进口商、出口商、批发商、零售商多个流通环节才能将商品转移至买方手中。而跨境电子商务平台则省去了中间环节，能够直接和消费者对接，增加了外贸企业利润。随着国家越来越重视跨境电子商务平台对经济发展的推动作用，陆续出台新政加以扶持，跨境电子商务平台的潜力被有效开发。搭建特色化跨境电子商务平台，建设物流仓储并积极建设保税仓储物流服务，建设统一的规则和标准，使之成资源、物流共享平台。通过平台建设外贸公司能扩大与上游紧密合作，原材料能立即供货，并且经销商也可以立即知道购货方的物料消耗情况便于立即交货。通过平台及时了解国内外商品的生产、库存及消耗情况，同时通过平台上订单收集有效降低了因商品囤积带来的存储成本及存货积压风险。与优质卖家建立牢固的合作关系，在产品性能、采购灵活性、产品优化、反应速度等方面做出调整，这样才能最大限度满足合作伙伴的需求。

（四）改进商品供应链系统

充分发挥外贸公司熟悉国内国际市场的优势，汇集商品供应商、金融服务机构、物流供应商及企业客户，整合全球供应链、产业链优秀资源，实现双循环发展。为客户提供商品供应、金融支持，技术咨询、物流服务的四位一体的供应链增值服务，在创造客户价值的同时得到多重收益，增加了企业利润。并将原先传统的库存采购模式改变为“统购分销”和“自营配送”等方式，通过统购保证采购成本最低，通过预收定金保证采购商品的销售，货物到港收取剩余货款后直接送达预定客户手中，不仅避免了价格波动的影响，而且延伸了增值服务链，提升货运物流效率的经济收益。实现货物流、信息流和资金流互联互通，实现供应链企业共赢的局面。同时要求事前做好详细预测和计划工作，合理确定库存采购数量；事中做好监督执行工作，及时跟进库存消耗状况；事后做好分析考核工作，评价已完成的采购销售活动，为下一次的采购提供经验，不断改进、优化商品供应链系统。

（五）选择现代化仓储物流系统

外贸企业采购的高价值、周转快的商品可以选择存放在有智能云仓管理系统的第三方仓库中。目前配备智能云仓系统的仓库，对商品进行可视化与数据化管理，可以实现快速出入库，并可以随时盘点库存商品的数量及了解存储状态。解决了普通仓库库存管理环节存在安全风险、作业效率低、物资滞存、库存数字情况难以掌控等棘手问题。保证库存商品的高效传递，缩短了交货的时间，提高了客户的满意度，从而提升综合服务的水平。

（六）重视双向反馈和建立库存管理计划与执行差异预警制度

外贸企业需要建立一个定期的双向反馈计划来衡量与上下游企业合作的表现，对于合作伙伴在可改进领域提出的好建议，要及时的改进并反馈。这样一方面精准对接供需，另一方面避免了容易被忽视的错误。

另外必须制定一套科学的库存管理的计划与执行差异预警制度。定期对零库存管理运作的各环节进行排查，尽量将对可能出现的政治环境风险、需求风险、供应风险等风险对库存管理的影响遏制在源头。并准备好应急解决方案。方案包括：采购计划、配送计划、资金计划等各个方面，最大限度上降低损失。

（七）提高管理人员业务水平

外贸企业管理者必须熟悉业务的方方面面，更多的依靠信息分析工具，而不是依靠以往的经验。如果相关管理人员业务素质不高，会因为一些环节处理不当造成零库存管理模式的成本加大及供求矛盾加深。外贸企业可以进行细致规划，通过高校、企业、社会化培训等多种培养模式，加大管理人员的培养力度。零库存管理模式要建立对市场快速反应的机制，这需要管理人员首先能熟练掌握计算机技术和使用分析信息化系统的能力；其次需要对零库存管理、供应链模式有深入了解。通过学习和实践，提高管理人员掌握操作和处理能力，积极思考，谨慎探索，找到适合企业自身长远发展的最佳管理模式。

综上所述，外贸企业可以充分发挥与国外国内市场良好沟通的能力，积极吸纳国际先进的技术与管理经验，利用大数据、云计算、物联网、移动互联网等新兴技术，打造面向客户智慧快速的供应链集成服务平台，同时根据发展阶段的要求进行调整，提高零库存管理模式的现代化、数字化水平，控制好风险，做到精而专，为外贸企业的长远发展打下坚实的基础，向价值链的高端延伸。