人力资源管理中人事档案管理重要性的探析

程丹 顾华

摘要：各个企业和单位想要在竞争形式愈发激烈的市场当中立足，就必须做好人才素质的提升，加强人力资源管理工作，而人事档案管理工作在人力资源管理工作当中发挥着重要的作用。本文首先讨论了人事檔案管理中存在的问题，接着重点讨论了人事档案管理在人力资源管理中的重要性，旨在提高人事档案管理水平，进而提高人力资源管理水平，加强企业的综合实力。

关键词：人力资源管理;人事档案管理;重要性

引言：

人事档案管理可以将员工的各类信息进行记录和归纳，能够为人力资源管理工作提供一定助力，对于人力资源管理工作来说具有不可替代的重要作用。但目前，仍有部分企业和单位对人事档案管理工作重视程度不够，在人事档案管理中仍然存在一系列问题，因此必须要加强对于人力资源管理中人事档案管理重要性的探析，培养企业和单位对该项工作的重视意识。

一、人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案存在虚假性

当前我国各个企业和单位对于人才的专业水平越来越高，部分员工为了提高自身在企业和单位当中的工作待遇，存在学历造价、工作履历造价的现象;同时如果企业和单位的人事档案管理工作不到位，无法及时发现档案造假现象，就会导致人事档案整体真实性不高，无法作为人力资源管理工作的数据信息依据，对人力资源管理工作造成阻碍。企业和单位在对员工进行考察时，也不能将人事档案作为参考，不利于管理层人员和普通员工之间的交流进行。

（二）人事档案记录不全面

人事档案需要为人力资源管理工作提供有效的依据，因此需要对工作人员的各项数据和信息有一个相对全面的记录。目前大部分企业和单位都能做到对于员工的工作履历、学历、其他个人信息等做到完善的记录和整理，但对于员工在工作中的实际表现和对部分问题的处理方式没有做全面的记录，往往会导致人事档案记录工作流于表面[1]，无法全面反映员工情况，不方便企业和单位对员工进行分类，不利于员工岗位安排工作的进行。

（三）人事档案信息更新不及时

社会发展节奏加快，企业和单位的人才更新速度也有所提升，人事档案常常需要进行更换，其流动性大大增加，因此必须要做好人事档案更新的管理。但目前，部分企业和单位的人事档案更新速度远远落后于人才更新换代的速度。部分企业和单位存在新旧档案衔接不流畅的现象，往往会导致员工状况的记录存在断层，员工信息不完整、部分信息缺失，为人力资源管理工作带来了严重的负面影响。该类问题的主要原因是管理人员没有转变管理观念以及档案管理手段落后。

（四）资料管理不集中

部分企业和单位的人力资源管理部门没有将资料进行集中管理，导致企业和单位内部的人事档案过于分散，很容易出现人事档案丢失的情况，不利于企业和单位进行人力资源管理工作。其次，人事档案管理不集中也不方便管理人员进行不同员工之间的履历和工作能力对比，不利于员工职称评定和晋升工作的进行，影响员工的发展，容易打消员工的工作积极性。

二、人事档案管理在人力资源管理中的重要性

（一）为人力资源管理提供可靠的数据和信息

企业和单位在发展过程中人才流动性极强，人员更迭较频繁，因此人力资源管理工作想要正常进行，必须要依靠员工信息的可靠性和实时性[2]。优秀的人事档案管理工作能够为人力资源管理工作提供可靠的信息和数据，具有较高的重要性。首先，人事档案能够对各个员工的基本信息进行和记录和整理，人力资源管理部门可以通过人事档案工作判断员工的基本状况，方便对员工进行各项管理，在进行人力资源管理工作时做到有据可依。其次，水平优秀的人事档案管理工作可以保证人事档案对员工的个人工作特点、实际工作成果也进行一定记录，可以加深管理层对于企业和单位员工实际情况的了解程度，有利于企业和单位的管理层进行晋升和选拔工作，为人才质量的整体提升提供助力。同时，人事档案所提供的员工资料信息也可以为员工的评价工作带来事实依据，提高评价工作的公平性，强化员工的工作热情。人事档案管理工作可以有效地扩大人事档案的信息涵盖面积，为人力资源管理工作提供更多的事实依据，提高人力资源管理工作的有效性和真实性，具有较强的重要性。

（二）有利于人力资源的合理配置

当前众多的企业与单位都建立起了较为成熟的人力资源管理体系，对于企业内部员工的状况一般都有一个全面的了解，能够做到员工的全面管理。而优秀人事档案管理体系的建立可以为进一步强化人力资源配置水平，优化企业和单位内部的人力资源结构。首先，企业和单位可以根据人事档案当中对于员工的各项记录判断员工的综合素质，根据员工的实际情况调整人力资源管理工作的模式，实行更加科学合理的管理办法。例如，企业和单位的人力资源管理人员在整理人事档案的过程中发现目前企业内大部分员工的工作成效不太理想，就可以加强激励机制的效果，调动员工的工作热情，提高员工的工作质量。其次，企业和单位可以依靠人力资源管理档案实现人力资源的信息互通，提高人力资源管理工作的效率。通过人力资源信息的互通，企业和单位的各个部门可以更好地了解内部员工的工作能力，为员工提供最合适的岗位和工作，充分利用不同员工的能力和特性，保证员工的优势能够最大程度地得到发挥。人力资源配置水平的提升能够提高企业对人才的利用率，进而提高企业的工作水平。

（三）推动人才发展

人事档案记录着各个员工的工作能力和发展趋势，良好的人事档案管理工作可以强化人事档案这一功能，使企业和单位能够根据人事档案所反映出的情况为员工规划发展方向，促进员工的发展。企业和单位可以依据人事档案中记录的员工工作能力，为员工提供更加合适的工作岗位，促进员工的个人发展。例如，管理层人员在人事档案记录中发现某员工的市场策划能力较强，就可以在征询员工本人的意见后，将员工调到市场策划岗位上，让员工能够在工作过程中发展自己的优秀能力，提高员工的能力上限。另外，企业和单位也可以通过人事档案制定对于员工的培训计划。当前部分企业和单位仍然存在员工专业素质欠缺的情况，因此需要对其进行系统的培训，而人事档案可以为培训内容的设计提供一定参考依据。例如，培训设计人员在参考人事档案时发现某部门的员工工作协调能力较差，就要在培训内容中加强协调能力培训的比重，有针对性地设计培训内容，提高人才质量。人才质量是决定企业和单位发展水平的重要因素，因此必须要注重人才的发展，做好人事档案记录和管理工作，为人才发展提供助力[3]。

（四）实现档案统一管理

优秀的人事档案管理工作可以保证档案管理的统一性，为企业和单位的人力资源管理工作提供便利。当前企业和单位发展速度较快，人才更替频率较高，一般来说人事档案也不会始终放在同一个部门或组织内部，因此必须要对各档案的流动方向做到全面掌握，实现人事档案的集中管理。首先要保证“档案随人走”，在人员调动时保证档案的同步调动，以便确认档案的流向已经所在位置，方便档案管理工作的进行。其次要及时更新档案管理制度，保证人事档案管理制度可以满足当前的人力资源管理要求。可以适当在档案管理制度中引入全新的技术手段，例如可以逐渐减少纸质档案的使用比例，更多地使用信息技术手段进行檔案管理工作，提高档案管理工作的效率，在人事档案流动性大的情况下也可以做到对档案的高效率管理，同时加强档案管理工作的统一性。档案统一管理可以有效地提高人事档案管理工作的效率和质量，对于人力资源管理工作具有较强的积极作用，因此必须要注重优化人事档案管理制度和方法，为人力资源管理和配置工作提供正面助力。

（五）人事档案对于考核的影响

绩效考核工作在人力资源管理工作当中发挥着重要的作用，可以激励员工进一步发展，提高员工的工作热情。人事档案管理工作可以为考核工作的开展提供一定依据，同时也能对考核结果做记录，保证考核结果的公平性。一方面，人事档案内记录了各个员工的工作岗位和工作内容，有关人员在设计考核内容时可以根据档案内容设置各个考核标准，为不同类别的员工提供有针对性的考核内容，使考核能够真正对员工的水平提高起到促进作用。另一方面，人事档案可以对各个员工的考核结果进行记录，一旦后续员工对于考核结果产生质疑，人事档案可以为员工的查询提供方便，保证考核工作的公平性;同时考核结果也可以反映员工的工作能力和专业水平，企业和单位也可以通过人事档案上对考核结果的记录判断员工的工作水准，提高对员工的任用水平，优化人力资源配置。考核工作不仅受人事档案管理工作的影响，也可以反过来促进人事档案管理工作和人力资源管理工作水平的提升，能促成良性工作循环的形成，因此必须要考虑到人事档案管理工作对于考核机制的重要性，加强相关工作建设。

结语：

当前我国大部分企业和单位当中的人事档案管理工作仍然存在一定弊端，而人事档案管理工作对于人力资源管理和企业单位的发展又具有决定性的作用，因此必须要认识到人事档案管理工作在人力资源管理工作中的重要性，优化人事档案管理手段，提升人事档案管理水平，优化人力资源管理工作。只有提高人力资源管理工作的水平，才能够提升企业和单位的综合实力，实现稳步发展。

参考文献

[1]柴晓晨.探析人事档案管理在人力资源管理中的重要性[J].经济管理文摘，2019，10：43-44

[2]郭丽.人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性[J].企业科技与发展，2020，06：175-176

[3]张磊.人事档案在人力资源管理中的重要性解析[J].智库时代，2019，04：25+31