企业档案信息化管理探讨

摘要：伴随着信息时代的不断发展，企业的经营模式也在不断创新，企业档案信息化已经成为了档案事业未来发展的必然趋势。本文对信息化背景下企业档案工作的意义进行论述，对档案信息化管理的现状及问题进行探讨分析，就企业档案管理如何有效转型提出对策。

关键词：企业档案;信息化;管理

近几年来，随着我国经济水平的稳步提升，企业也在互联网的发展下不断改革创新，例如企业规模的变大、企业产品质量的提升、企业人才培养的推进等都给企业带来了全新的一面。而在这之中，企业的档案管理也逐渐变得重要化，因此推进企业档案信息化管理也成为了未来企业发展中必要的一步路。

一、企业档案信息化管理的作用

（一）减少企业的支出费用

一旦企业有效地进行了档案信息化管理，就能够提升企业各项资源的利用，在一定程度上就能够减少企业所支出的费用，从而为企业谋取更大的利润。

（二）提升档案的查询功效

企业在管理档案信息的过程中，要侧重于信息的搜索和查询，对档案信息进行合理的收集、存档、查询、搜索等措施，同时由于企业档案这个特殊性，要在企业建设的基础上，积极将企业档案信息与企业内管理系统等其他相关系统进行结合，从而促使企业内形成一个有效的数据资源共享，推进企业档案信息化管理的进程，保障档案管理信息化的稳步实施。

（三）加大档案的管理内容

如果在档案管理过程中缺乏精细化、专业化的管理，那么档案信息的收集整理、存档统计、信息共享等将变得杂乱无章，毫无效果。从某种意义上讲，档案的信息化管理只是为了档案管理的内容能够扩大，档案信息能够被更好地利用。在档案信息化管理的转变中，档案管理的内容一定会被扩大，在一定程度上就有利于档案资源的利用。

二、当前企业档案信息化管理所存在的问题

（一）企业档案管理设备的落后

在企业档案管理建设中，大部分企业档案管理设备相对薄弱，传统的档案管理设备主要涉及到文件柜、书架等，即使目前部分企业拥有大规模的计算机、打印机等设备，但随着新媒体技术的进步，传统媒体设备更新换代成高科技设备，这些相对简易的配置设备满足不了当下档案信息化管理的需求。除此以外，档案管理人员对信息化设备中专有的档案管理系统软件并不熟悉，只会一味地使用传统的计算机日常档案管理，档案信息不能够在互联网背景下进行共享，给提升档案管理效率带来了巨大的障碍。

（二）企业档案管理人员的落后

由于当下我国信息化体系的不完善，导致了企业档案信息化管理中缺乏高素质的人才。在档案管理中，高素质的人才是必不可少的，他可以对档案信息进行存档、查询、共享等一系列活动，但就目前而言管理人员的落后无法确保档案信息化管理的长远持续的推进。缺乏统一的档案管理人员，就会导致档案信息随意分散开来，难以分类有效集中，因此在未来档案信息化管理中，必須要加强对管理人员的培训。

（三）企业档案管理资料的落后

因为各个企业对于档案管理里的资料的利用率实在太过低下，所以，企业档案室里的资料不仅要满足企业各管理层的需求，还要对企业的文化具有重大的发展意义，一定要多样化。但是通过志愿者们的社会调查总结发现，各个企业在发展档案管理的工作时，大部分的企业的档案管理工作室里面的资料进行合理充分的利用，他们没有建立合理的信息化的档案管理，而且对于纸质的答案更是没有进行现代科技的加工管理。所以，在现今互联网的时代，基本上所有的工作都是在互联网发展的基础上开展的，企业应该通过熟练运用互联网的工具来使人们对于工作完成得更加快捷完美，并且具有相当完善的安全保障。同时，管理档案的时候还要将纸质的档案转化成电子档案进行备份，这样就可以充分发挥出档案收集管理的优势以及利用价值，可以有效地提高档案的利用率。

三、推进企业档案信息化管理的对策

（一）加强管理设备的完善

在建设档案管理信息化的过程中，基础管理设施的完善是必不可少的，这有利于给企业营造一个良好的信息氛围。由于档案信息管理的需求，相关的计算机、扫描仪、打印机等设备是必要的，能够有效的提升档案管理信息化的水平，确保档案信息在企业间进行资源信息共享，形成一个专用的统一的企业数据库，为企业信息资源管理提供便利。

（二）扩大档案管理队伍

在企业档案信息化管理的进程中，档案管理人员显得至关重要。首要，要抓住现有的档案管理人才，对企业内原有的稳定的档案管人员进行队伍组建，小组可以分工合作，也要积极引进外来的优秀人才，把档案管理队伍扩大，提高档案管理的速度化和专业化。其次，面对信息化时代带来的变革，档案管理负责人员需要不断提升信息素养，积极参加各种有关档案管理信息化的学习与培训，提升自我的信息知识，紧跟信息时代发展的步伐。

（三）抓住档案管理的重点

在企业生产经营的活动各个过程中，企业会对各种各样的信息拥有不同的需求，而为了满足这种需求，便是档案管理的工作，这也是他们工作开展的目标，所以要想做好档案管理工作，还要通过大数据等等的现代技术，对档案里的信息资料来进行整理、分类以及再度开发。要想使得管理档案的工作人员的服务意识以及创造意识更加有效地得到提高，那么就要从知识管理方面入手，一定要让他们对于知识的信息更加了解，这样一定能够有效地实现档案信息能力的深度挖掘。由此可见，企业的管理部门都需要加大力度来开展档案的管理工作，进行信息的采集，将他们做好分类管理，同时还要从大量的信息中删除掉没有用的信息，一定要保证档案管理保存具有效实性。所以企业的相关管理档案的部门，一定要用科学有效的方法，将收集到的信息进行规律性、科学性分类。

参考文献

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作者简介：王军英，女，汉，1972年11月，河南省安阳县，单位：中国电子科技集团公司第二十二研究所，研究方向：档案管理，学历：本科，职称：馆员。单位所在地：河南省新乡市。邮编453000