企业电子档案单套管理的风险与对策

汤丽丽　袁海静

摘要：信息技术的普及和应用使越来越多的业务活动形成大量的电子文件，电子档案在档案管理过程中占据的比重不断增加。本文对于企业实施电子档案“单套制”管理产生的风险给予充分分析，例如电子档案管理的不安全性、不稳定性、难以保持其原始凭证性等，并提出了加强企业电子档案单套管理的软硬件设施、健全电子档案安全管理体系、建设专业化的人才队伍等管理对策，以期为企业开展电子档案“单套制”管理提供有益的理论借鉴和实践思考。

关键词：企业;单套制;档案管理

企业档案、政府部门档案和事业单位档案等很多档案机构共同组成了国家档案，因此重视企业档案的发展、推动企业档案电子化建设以及单套制管理不只是可以让企业的档案信息资源更加完善，不断减少企业档案管理耗费的资源，使得企业具备的核心竞争力显著增强，同时还可以将国家档案信息化建设的现状给予转变，最终让国家档案信息资源越来越丰富。

“互联网+”技术和国家政策的推动下，企业电子档案“单套制”管理模式是顺应信息技术发展趋势，推进新时代档案事业转型升级的必然要求。

1企业电子档案“单套制”管理的风险

1.1不稳定，对软硬件设备有极大的依赖性

企业电子档案在“单套制”的管理模式下，电子档案内容能够利用不同的数码形式存储在各个载体内部，充分运用电子计算机软硬件能够将电子档案内容逐步转为化可供人们观看的格式，经常会出现由于电脑操作不当、硬件问题、软件缺陷等出现档案数据无法使用、无法读取、数据丢失的情况。

1.2易篡改，难以确保原始凭证性

目前，电子档案的安全性普遍偏低，很多企业的电子档案并没有设立相同的储存位置，使得企业的档案储存杂乱无章，同时电子檔案本身具备开放性，直接导致电子档案经常出现窃取、修改或者删除的情况。电子档案这种易更改性使得其很难保持原始面貌、完整性和真实性，一旦实行电子档案“单套制”管理的企业对档案提供利用，是否能保证其原始性，成为企业档案工作人员迫切需要解决的问题之一。

1.3易泄漏，难以保证安全性

电子档案实现了便捷传输、利用和共享的过程中也造成了管理上产生较大的缺陷。有效运用网络传输、计算机等特别容易被网络病毒或者黑客攻击的方法，如果防火墙难以充分地域，就会导致大量的数据信息泄露。并且由于其过度依赖信息系统，如果系统出现崩溃，数据会无法恢复，对于电子档案造成的损害相对较为严重。另外，能够储存电子档案的外存储设备更新换代时间相对较快，产生的损失相对较大。由纸质档案角度来讲，如果不出现大型的灾难性事件，就不会出现整体性损害，然而针对开展“单套制”管理的企业来讲，系统的崩溃会导致无法预估的影响。

2企业单套电子档案管理的对策

2.1建立软件安全评估与网络监测预警机制

网络监测预警机制就是用来进行病毒攻击、木马植入和网络侵入的监控恶化预警，进而能够在短时间内发现并采取精准的行动。并且，需要把电子档案信息按照保密级别、重要程度进行详细划分，针对有可能会遇见的潜在威胁和现阶段的安全状况给予精准评估，进而能够制定出较为完善的安全对策。

2.2健全企业单套电子档案的安全管理体系

2.2.1建立企业单套电子档案的管理制度

企业需要在国家相关规章制度的基础上充分结合企业真实情况，逐步构建出企业电子档案收、管、存、用等层面的标准”。最终由宏观角度指导企业构建出包含电子文件管理、电子文件归档和电子档案管理等在内的“单套制”管理制度。在源头上让电子文件的有效性得到充分保证，在过程中让电子文件的可靠性得到充分保证。企业电子档案“单套制”管理制度构建的核心是让电子文件的法律效力得到充分保证，最终实现电子档案安全可信、电子档案长期可读、电子档案管理高效精益。

2.2.2落实企业单套电子档案安全管理程序

企业要积极构建完善的电子档案收集、归档、借阅制度，针对档案信息数据进行整理过程中，需要充分运用信息技术来不断拓展信息数据来源，同时需要详细辨别信息，使得信息的真实性显著增强。企业需要针对电子档案制定出较为完善的电子档案安全管理制度，主要涉及到电子档案的查阅权限划分、拷贝管理、存储介质安全管理等，逐步制定出企业内部网络安全管理制度，在进行管理工作时，工作人员需要按照电子档案管理的规章制度进行，针对档案的细节管理给予足够重视，进一步完善档案的信息格式，为企业电子档案“单套制”管理提供安全的内网环境。另外，每隔一段时间就需要详细核查电子档案，如果出现损坏情况，必须及时解决，需要对电子档案备份和原件保护工作给予足够重视。

2.3提高企业档案工作人员的专业素养

企业需要对熟练掌握档案管理技术、本身还具备信息化、网络化管理的人员给予足够重视。企业可以从各个高校中寻找并聘用学习过档案专业知识和计算机技能的专业化人才;也可以通过社会聘用到计算机技术过硬的人员，针对其进行档案工作的培训，使其能够清楚认知档案管理流程和原则，能够大力推动企业电子档案“单套制”管理的发展;再或者企业可以鼓励在职的档案人员进行深造，进一步的学习电子档案的管理以及计算机技能操作，企业可以给予一定的资金、政策支持。

3结语

国家应该制定和完善电子档案“单套制”管理的政策、法规和标准化体系，最终让信息技术的研发实力大幅度提升，能够在一定程度上让企业电子档案的“单套制”管理享受到技术和制度的双重保障。企业也必须在短时间内满足“单套制”管理模式，不断学习切实可行的管理经验，进而能够让企业的档案管理从纸质演变成电子档案“单套制”管理模式。

参考文献

[1]苏娟. 企业电子档案管理的风险控制措施探究[J]. 图书情报， 2019， 000（009）：P.1-2.

[2]李宝华. 电子档案管理工作中的风险与不安全因素分析及防范[J]. 中国高新技术企业， 2017（1）：193-194.

作者简介：汤丽丽（1989-5-）女，民族：汉族，籍贯：辽宁省新民市，当前职务：职员，当前职称：档案馆员，学历：本科，研究方向：档案管理。