企业档案意识分析及培养策略探究

梁俊

摘要：档案意识，始终被认为是影响档案学、档案工作以及档案事业发展的重要因素。社会档案意识一直是档案界关注的重点问题，笔者尝试从企业档案管理的角度论述档案意识的重要性及档案意识培养策略。

关键词：企业档案;档案意识;培养策略

引言

一般认为，档案意识是人们对档案和档案工作的认识，包括对档案工作的性质、价值及地位、档案法制观念、档案利用需求等方面的认识和了解，是一个整体的观念。企业档案意识则是企业中不同的角色对于企业档案及企业档案管理工作的认识，包括档案管理的必要性、重要性等方面的观点和看法。

1强化档案意识的重要性

档案意识的强弱直接关系着人们对档案及档案工作的认识宽度和深度，关系着人们对档案的重视程度。在企业中，则关系着档案工作的开展、落实及企业档案工作的管理水平，主要表现在以下几点：（一）支持档案工作，减少档案工作中的阻力。充分发挥档案功能，推进档案工作的发展，加大档案工作的投入，转变传统观念，紧跟社会发展水平，落实档案信息化，提高档案工作水平。（二）树立档案工作者的良好形象。改善档案行业的从业环境，改善人才输入及培养源头，为档案工作提供坚强的人才保障。

2企业档案意识现状

2.1缺乏对档案管理的重视

受传统管理思想影响，当前部分企业自身对于档案管理工作的重视程度较低，使得档案管理工作一直处于较为薄弱的环节。除此之外，因为档案管理工作往往较为复杂、工作量较大，传统管理模式下的档案管理工作效率较低，工作人员积极性较差。硬件设备和软件设备较为落后，使得企业在开展档案管理工作的时候往往容易出现质量低、效率差等问题。同时相关管理人员自身的知识体系没有及时进行更新，管理质量较差，使得企業档案管理工作问题不断凸显。

2.2管理方法相对陈旧

随着国家科学技术水平不断提升，信息化时代正式来临。在当前的信息时代，档案管理工作必须与时俱进，逐渐由传统的线下模式转到电子信息模式，并以此来提升工作效率与工作质量。但就实际运行状况而言，部分国有企业依然以传统的人工核录、整合登记的形式进行企业档案管理工作，不仅不能够提升自身的工作效率，而且极容易产生档案管理质量低、重要信息遗失等问题。

2.3档案管理环境条件达不到规范要求

根据专业数据分析，企业内部档案室必须具备储存介质、档案用房、计算机、档案柜和温湿度控制器等基础设备，并且需要定时检测内部环境，防止发霉、污染、着火和受潮等问题产生。与此同时，完整的建设标准和技术规范同样需要建立。然而就实际发展情况而言，部分国有企业出于成本问题考量没有建立档案管理用房。部分国有企业虽然设置了档案管理用房，但是其规模较小，布局不够科学与合理，整体的保密性较差，不利于国有企业健康发展与长远发展。因为档案架不规范、档案盒质量低、档案用房不合规，使得整体的档案管理质量较低，与国家标准相去甚远，由此带来了较大的安全隐患。

2.4档案法制观念淡薄

法制观念淡薄基于对档案及档案工作的认识不足，对于档案工作中存在的风险及可能造成的后果认识不足。对于档案丢失、档案篡改、档案泄密、档案损毁、伪造档案等违法事实应承担的法律责任没有清晰的认识，给档案工作的规范化管理造成很大阻力。

3企业档案意识培养策略探究

3.1领导者档案意识的培养

领导者的档案意识是企业档案意识提升的决定性因素。只有让领导者认识到档案及档案管理工作的重要性才能充分调动企业的资源，获得资金和人力等方面的支持，自上而下推动企业档案工作的开展。建立完善的管理制度，充分利用企业的宣传途径和手段，加强档案知识宣传，培养员工的档案意识。领导者的档案意识培养主要通过外部学习和内部问题反馈两条途径进行。利用培训、会议、工作汇报等方式向领导者传达档案管理的理念，加深领导者对于档案及档案工作的认识，不断提高领导者的档案意识。

3.2形成者档案意识的培养

档案形成者是档案质量控制的源头，档案形成者的档案意识直接影响档案收集的完整性和档案的质量，因此要想提升企业的档案意识，档案形成者首当其冲。档案形成者的档案意识形成首先应该从制度方面进行规范，企业应建立完善的档案管理制度，制订详细的归档范围及归档文件实施细则，让档案形成者在日常工作中有据可依。其次，应定期开展业务培训，加强宣传，不断强化档案意识。

3.3管理者档案意识的培养

档案管理者是档案工作链条的主要环节责任人，负责档案形成、整理、日常维护及开发编研。档案管理者的档案意识影响档案整理的规范性、档案实体的安全性及档案工作开展的深度和广度，因此档案管理者的档案意识培养尤为重要。首先，应保证档案队伍专业化，档案专业和非档案专业的管理者对档案及档案管理的认知偏差较大，直接影响档案工作水平。其次，应建立常规化的培训机制，定期参加外部培训，了解行业新法新规，跟上行业发展。另外，要培养良好的职业习惯，加强自我学习和提升。

3.4利用者档案意识的培养

档案利用者是档案工作的客体，培养利用者的档案意识有利于减少档案工作阻力，降低档案利用过程中的风险，也有利于充分发挥档案功能，提升档案工作的地位。利用者的档案意识培养主要通过宣传的方式进行，可结合企业日常宣传途径和现代化的宣传方式，比如公众号、短视频、宣传板、知识竞赛等方式，让利用者从客体的角度配合档案工作的顺利开展。

结束语

综上，档案意识的培养是一个认识活动的展开过程，面对当前企业档案意识水平，必须认清形势，对症下药，充分发挥主观能动性，不断增强档案意识，达到提高档案管理水平的目的。

参考文献

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