机关事业单位工人档案管理问题及对策研究

王桂燕

摘要：文章从事业单位的立场出发，首先对管理工人档案所面临问题进行了说明，包括管理制度有待更新、信息化程度偏低等，其次归纳了管理工作所表现出的特征，最后结合问题成因，分别提出了相应的解决策略，例如，完善现有管理制度、酌情引入信息技术，供相关人员参考。

关键词：工人档案;机关事业单位;档案管理

引言：现阶段，仍有部分单位没有认识到管理工人档案的重要性，而是将管理工作和保管档案划上等号，认为管理档案的关键是确保档案完整，在该理念指导下所开展管理工作，其效果往往难以得到保障。要想避免上述情况出现，关键是要帮助员工形成科学认知，真正做到以工人档案为落脚点，有序开展相关管理工作。

一、单位管理工人档案的现状

（一）管理制度有待更新

目前，极少数事业单位仍沿用以往所制定管理制度，而没有根据档案管理形式、内容所发生变化，对制度进行更改，导致管理工作无据可循，长此以往，档案管理所具有规范化还有制度化水平均会受到影响。

（二）信息化的程度偏低

随着信息时代的来临，各单位针对档案管理所提出要求均较以往有所提高，现有管理模式及方法所能取得效果十分有限，引入信息技术势在必行。虽然多数事业单位均意识到了引入信息技术的重要性，但尚未掌握将先进技术与现有管理模式高效结合的方法，导致先进技术所具有优势无法得到充分发挥。

（三）员工认识较为片面

现阶段，仍有一部分事业单位选择沿用传统手段进行档案管理，例如，由管理人员整理并录入档案信息，该做法不仅会耗费大量的精力与时间，还会由于人为失误，而导致管理效果无法达到预期[1]。此外，认知片面所引起问题，还包括管理层宣传力度较弱，致使单位内部缺少良好的管理氛围，多数部门均将管理档案的工作视为管理部门的任务，而没有意识到自身同样需要承担相应的职责。

（四）人员水平参差不齐

新形势下，对档案管理相关工作进行信息化建设成为大势所趋，但在职人员多未接受过系统培训，仅能完成简单的工作，而无法对档案管理所涉及业务技能、法律凭证等内容进行突出，若不尽快解决该问题，不仅会导致宣传效果自然达到预期，还会给后续工作的开展造成负面影响。

二、工人档案管理工作特征分析

（一）动态性

改革开放至今，工人档案始终发挥着记录单位干部、在职员工信息的功能，考虑到一部分员工需要承担多项任务，为保证档案可发挥出应有作用，有关人员往往会根据人事调整情况，对档案内容进行更改，由此可见，无论是檔案本身、还是相关管理工作，均具有极为突出的动态性特征。新形势下，为确保工人管理相关需求得到满足，事业单位往往会选择引入全新的模式或手段，对档案进行管理。

（二）真实性

随着改革的深入，事业单位对工人档案所提出要求也变得更加严格，要求工人档案所记录信息完全真实。鉴于此，在管理工人档案的过程中，有关人员应做到仔细且严格的核查档案信息，确保档案不存在造假或类似情况，同时保证档案审批手续完整、所记录情况与实际相符，明令禁止填写虚假信息或是捏造事实等行为。事实证明，只有保证档案完全真实，才能使其所具有作用得到发挥，基于工人档案所开展选拔等工作，自然能够取得应有的成效。

（三）保密性

作为事业单位机密文件，在管理工人档案的过程中，有关人员应始终坚持以保密制度为依据，切记不得随意泄露档案所记录信息，包括但不限于工人学历、工作经历以及年龄，以免给档案所有者造成负面影响。

三、如何提高工人档案管理质效

（一）完善现有管理制度

事实证明，立足实际对现行管理制度进行完善，可使管理效率得到显著提升。在开展此项工作时，共有三方面的内容需要引起重视，一是事业单位视情况对现有制度加以调整，根据管理工作发展趋势，对老旧且滞后的制度进行修改，确保制度所存在漏洞得到有效弥补。二是以工人档案所具有特点为依据，提出与工人档案相契合的监管制度，真正做到借助监管制度之手，推动管理工作高效开展。三是构建符合档案管理需求的协调机制，拉近管理部门与其他部门间的距离，确保其他部门均能够主动参与到管理过程中，为管理档案的工作贡献力量。

（二）酌情引入信息技术

新形势下，事业单位应对工人档案所具有价值进行充分发挥。要想达成该目标，关键是要酌情引入信息技术，凭借先进技术对管理质效进行提升，同时确保工人档案所具有使用寿命得到最大程度的延长。在管理工人档案的过程中，管理人员可对计算机网络加以使用，在保证管理质量的前提下。对管理速度进行提升，确保书面信息能够被尽数转变成对应的数字信息，通过压缩工作量的方式，使工作效率最大程度接近预期。如果条件允许，各单位还可构建以工人档案为主体的数据库，定期更新数据库所存储档案信息，保证工人档案所具有价值能够得到应有发挥。

（三）尽快转变员工认识

要想使工人档案得到系统且高效的管理，关键是要给予管理工作充分的重视，借助管理层、领导层之手，加大对相关工作进行宣传的力度，联合电视、新媒体和报刊等平台，搭建完善的宣传网络，使员工对管理工人档案的必要性具有更加正确的认识[2]。在开展上述工作时，通常需要做到双管齐下：一是要求专业人员前往单位，组织以档案管理为主题的讲座，凭借更加生动且直观的方式，加深员工对管理工作所涉及知识的印象。二是密切关注档案管理、使用情况，确保所采取管理模式符合实际情况，同时为管理工作配备相应的专业设施和人员，通过对档案价值进行充分发挥的方式，吸引各岗位员工的目光，为管理工作的有序开展助力。

（四）定期组织人员培训

管理人员所具有素质及专业能力，会在不同程度上影响着管理的质量和效率。现阶段，事业单位普遍存在管理人才储备不足的问题，在职人员的素质及能力均难以得到保证，无形中制约了管理工作的开展。要想尽快扭转这一局势，关键要做到三点：首先是加大人才引进力度，提高准入门槛，聘请可熟练使用计算机、党性意识高且专业素质突出的优质人才，对现有管理队伍整体结构进行优化;其次是为在职人员提供交流学习、考察的机会，组织表现突出的人员前往其他地区进行学习，掌握当地所积累管理经验，将先进理念和技术用于日常工作中，确保工人档案可得到有效管理;最后是对主动学习相关知识并考取证书的人员持鼓励态度，帮助在职人员树立起终身学习的意识，利用空闲时间学习录入数据、操作计算机的方法，真正做到与时俱进，对管理工作所具有信息化水平进行提高，为管理质效提供保证。

结论：综上，要想使管理工人档案的工作发挥出应有作用，关键是要明确现阶段所存在管理模式的问题，并拟定相应的改进方案，明确工人档案在单位今后发展的道路上具有极为重要的作用，视情况制定并落实管理制度，凭借科学且先进的手段，对档案进行高效管理。只有这样才能使管理水平达到预期，工人档案背后的价值自然能够被充分挖掘出来，其现实意义有目共睹。

参考文献：

[1]葛仁军.为国企改革减负 让退休职工安心——辽宁“退管档案”工作纪实[J].中国档案，2020（8）：2.

[2]李红，孙虹.退休人员档案移交工作思考——以安阳钢铁集团有限责任公司为例[J].档案管理，2021，44（1）：3.