基于SWOT分析法构建高职院校干部人事档案管理机制

甘凤 何家莉

摘 要：本文应用SWOT分析法对高职院校干部人事档案管理发展的优势、机会和劣势、威胁进行深入分析，提出通过完善规章制度建设、造就专业档案人才队伍、加快档案数字化进程、发挥干部人事档案功能、确保档案安全管理等措施，加强高职院校干部人事档案管理机制建设，提高人事档案管理水平。

关键词：SWOT分析法;高职院校;干部人事档案;管理机制

SWOT分析法，是在调查与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会、威胁等基础上，运用系统分析的思想，制订发展战略、计划及对策的一种综合分析方法。运用SWOT分析法对高职院校干部人事档案管理进行分析，是面对新时期、新形势，在高职院校干部人事档案管理过程中，需要正确认识到其内部环境中优势和劣势，以及外部环境带来的机会与威胁，通过“内外兼修、知行并重”，实现干部人事档案管理水平有效提高。

一、高职院校干部人事档案管理SWOT分析

高职院校干部人事档案是直接反映学校人才情况的真实记录和重要载体，是学校人事管理的重要组成部分。随着社会快速发展，人才竞争愈演愈烈，干部人事档案对学校发展的作用日益凸显，为学校未来规划、发展提供了强有力的人才支撑。应用SWOT分析法，综合分析高职院校干部人事档案管理的内部优势、劣势以及外部机遇、挑战，有利于正确认识其内外部形势，构建科学的管理机制。

1.优势（Strengths）分析

高职院校干部人事档案是学校档案管理的重要内容，是“重中之重”。学校干部人事档案记录了教师、职工的相关个人信息以及个人经历过的大事件，是个人成长轨迹的客观记录，也是一个人从出生、学习到工作的缩影。在强调“人才是第一资源”的新时期，干部人事档案管理对高职院校各项事业的基础性、支撑性作用更为突出，尤其是在人力资源管理方面，干部人事档案管理的科学化、合理化、信息化水平直接影响了学校人力资源开发和利用水平。

干部人事档案为学校进行人力资源管理提供了客观、可靠、可信的依据。从微观来看，干部人事档案是学校对教师和职工进行信息核查、考核录用、培训培养的重要途径;从宏观来看，通过查阅学校内部教师和职工的档案信息，更加充分了解教职工的知识结构、业绩成果、工作表现等，合理配置、优化人才资源，针对性开发和应用，促使人岗匹配、才尽其用。同时，掌握学校的人才结构，找出人才空缺，为学校的人力资源规划做出合理、科学的预测。

2.劣势（Weaknesses）分析

一是干部人事档案管理人员意识薄弱。高职院校干部人事档案管理体现了内部性、保密性强的工作特性，从事该项管理工作的人员多是默默无闻，难以凸显工作成绩。因此，常常处于“口头上重视、行动上忽视”的尴尬地位。此外，大多数人存在“档案管理没有难度、谁都可以做”的偏见，忽视了档案管理的专业性，尤其是干部人事档案管理的专门性、特殊性，导致干部人事档案管理队伍力量薄弱。

二是干部人事档案管理体制机制落后。从目前很多高职院校来看，干部人事档案存在各自为政、分散管理的现象，未能按要求及时统一规整到人事管理部门。例如，反映教师学术研究、学生管理工作、教学奖惩等材料，分散保存在了相关业务科室，加剧了干部人事档案收集、歸档的困难。

三是干部人事档案管理方法滞后。大数据背景下，干部人事档案管理要跟上新时代智能化发展的脚步，实现数字化管理。但其数字化管理仍然相对滞后，体现在起步较迟、设备较差、利用率较低、从事干部人事档案管理工作的人员不够专业。

3.机会（Opportunities）分析

一是党和国家高度重视档案工作。档案记录了历史、传承了文明，在现代乃至未来都发挥着服务社会、造福人民的作用，是党和国家事业发展、社会治理过程中不可或缺的一项基础性、支撑性工作。习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”2021年5月31日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，指明了“十四五”时期档案事业发展的目标方向、主要任务，为今后档案事业高质量发展提供了行动指南。干部人事档案作为档案的重要类别，同样面临着新的发展机遇。

二是档案管理法规制度的保障日益坚实。随着《干部人事档案工作条例》和新《档案法》的先后颁布实施，干部人事档案管理的制度设计和体制建设进一步完善，在干部人事档案管理体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等方面有了更加明确的、统一的标准和规范，是新时代各学校干部人事档案工作的基本遵循。同时，这也对各学校依法治档、提高干部人事档案治理能力和水平、扩大干部人事档案利用及提供高效优质服务提出了更新、更高的要求。

三是“互联网+”时代推动档案管理思路转变。“互联网+”时代的到来，使各行各业发生了不同程度的变化。档案管理体系作为社会管理系统的重要组成部分，也在适应“互联网+”时代的过程中进行创新和融合。“互联网+”时代给档案管理工作带来的不仅仅是技术和内容上的改变，更是理念上的更新，也是难得跨越数字化发展的机会，档案管理工作需要思考如何与互联网深度融合，以创新形式实现库藏增量，改善服务效能等。在新时代背景下，各学校、各档案管理人员需深入思考如何将不断完善的互联网技术应用到干部人事档案管理工作中，实现信息化管理和服务效能的有效提高。

4.威胁（Threats）分析

一方面，档案安全问题堪忧。长期以来，由于干部人事档案的严肃性、权威性、规范性，我国干部人事档案实行的是内向型、封闭式的管理模式，保密性要求十分严格。然而，大数据时代的影响以及学校人力资源管理的需要，从档案收集、整理、归档、使用各环节都融入了信息化技术，要求在一定程度上的信息开放、共享。这对人事档案管理的安全提出了巨大挑战，带来了安全威胁。一是档案实体安全隐患，如存放环境恶劣、保存不当、书写不规范、查阅时破坏等;二是档案信息安全隐患。比如，移交、查阅等规章制度不规范，管理人员疏忽、泄密、不严谨等。

另一方面，部分档案真实性问题存在异议。一是材料填写失真。例如，干部个人的年度考核表、奖惩情况等由个人填写，有些存在夸大其词的记录、统计，甚至是虚假内容，在归档时有关部门、单位未对其进行严格把关、认真核对、批评指正。这些失真失实的材料，误导了相关部门、单位的干部考核、管理，极易造成人事管理误判;二是材料真假混杂。例如，假学历、假学位、假年龄、假进修培训、假文件等材料，给人事档案管理带来了一定困难。

二、构建高职院校干部人事档案管理机制的建议

高职院校干部人事档案管理水平直接影响着学校人事管理的质量、水平和效率。新时期，构建符合国家教育发展方针以及高职院校发展实际的干部人事档案体制机制迫在眉睫。在SWOT分析基础上，对构建高职院校干部人事档案管理机制做了一些探索。

1.强化组织领导，完善规章制度建设

一是贯彻执行《“十四五”全国档案事业发展规划》、新《档案法》及相关政策规定，严格落实《干部人事档案工作条例》，按要求完成干部人事档案专项审核工作，并结合学校实际情况，制定科学的、有效的、配套的、切实可行的干部人事档案管理制度，规范档案建立、接收、保管、转递等流程，细化档案材料收集、鉴别、整理、归档、信息化等规定，确保干部人事档案管理有章可循、有制可守。

二是将干部人事档案管理纳入高职院校档案事业建设中来，列入学校的发展规划，组建档案管理相应机构，高效、切实解决干部人事档案管理中遇到的重大问题，确保干部人事档案管理工作正常有序，且顺利开展，发挥干部人事档案的重要作用。

三是重视档案工作宣传教育，组织领导干部学习干部人事档案以及档案管理相关法律法规、标准规范，促使各级领导更加重视档案管理，扩大教职工的知晓度，使广大领导干部真正意识到档案与其切身利益的密切相关性，从而树立起强烈的档案管理、维护意识，进而促进干部队伍建设、师资队伍建设，提升学校人文内涵。

2.强化学习培养，造就专业档案人才队伍

首先，加强人事档案专业管理队伍建设。高职院校人事管理部门作为干部人事档案集中管理部门，应选择一些政治素质高、专业能力强、忠诚担当、作风正派的专职干部从事干部人事档案管理工作，并进行择优培养，实现干部人事档案专业化、专门化管理。为了满足人事管理需要，还需培养和储备一些兼职的档案管理人员，使其掌握基本的人事档案收集、整理规范，逐渐形成一支专兼职相配合的干部人事档案管理队伍。

其次，加强对其他业务科室的指导培训。人事管理部门会同档案管理部门，对其他业务科室相关人员进行指导培训，强化干部人事档案管理工作流程，明确与干部人事有关的材料、信息应及时归类归档，移交人事管理部门，避免丢失、缺漏，逐渐形成各部门协同管理机制。

最后，强化人事档案管理人员继续教育。鼓励、支持人事档案管理人员参加有关档案管理部门举行的业务培养、行业内继续教育，进一步了解、熟悉人事档案管理的内容、流程，引导他们主动不断更新理念、提高技能、创新工作方式方法，造就学习型、创新型管理人才。

3.强化信息建设，加快档案信息化进程

随着信息化时代的到来，大数据、人工智能等新一代信息技术推动档案信息化向纵深发展，也对高职院校干部人事档案管理提出了信息化、数字化要求。为确保干部人事档案管理工作的有效、高效运作，在规范人事纸质档案的基础上，各高职院校应利用现代化科技手段实现档案信息化。

首先，重视档案信息化的软件、硬件等基础设施建设，这是档案信息化取得实效的关键。其次，对照国家关于干部人事档案管理的规范要求，进行高职院校干部人事档案的标准和规范建设，形成一整套可操作、合规范、高标准的管理体系，将纸质档案转化为电子档案，实现档案数字化。最后，在上述基础上，探索并逐步建立学校人事档案管理平台，设置档案信息数据共享平台。利用数字化技术授予不同使用者相应的利用权限，当事人可以直接从计算机中调阅和打印档案，对人事档案内容信息进行删减、添加、修改、更新等，实现档案的动态管理和补充完善。

4.强化服务管理，发挥干部人事档案功能

“管好档案”最终是为“用好档案”服务，干部人事档案管理，最终目的是为干部人事工作提供真实、有效、准确的信息，为干部考核、任免、晋升、调动等工作服务，为学校干部队伍建设、师资力量建设提供重要的基础资料参考。因此，高职院校应强化干部人事档案管理服务意识，提高档案利用率，以充分发挥干部人事档案资政、服务功能。

一方面，必须加强对档案日常工作的管理，仔细核查干部身份，包括年龄、学历、任职情况等，确保提供的个人信息真实有效。另一方面，实现档案信息的动态管理，根据实际情况进行档案信息更新，如工资、职称、职务变动等，确保档案服务效能提高。与此同时，应建设完善干部人事档案利用、查阅等管理制度，明确干部人事档案利用范围、查询流程，做好查询登记、防止档案信息泄露。

5.强化风险控制，确保档案安全管理

档案安全是档案工作的底线。高职院校干部人事档案安全关乎学校、教职工的发展、切身利益，无论是损毁、丢失档案实体还是泄露档案所记载的特定信息，都将对学校、教职工造成难以估量且无法挽回的损失。因此，高职院校必须坚持档案工作的安全底线。

一是建立完善干部人事档案工作责任制，明确人员分工、落实责任。形成以党委领导班子为核心的干部人事档案管理工作领导小组，从领导层面重视档案安全工作。同时，以人事管理部门为主要成员组建干部人事档案管理办公室或工作组，建立完善安全管理制度，加强日常监督检查，宣扬档案安全防范意识，形成“人人有责”的档案安全管理氛围。

二是建立健全档案安全工作机制以及风险和应急管理机制，形成档案安全工作常态化管理，让管理人员充分认识到各类风险因素的特点及后果，进而采取积极有效的措施应对，推进人事档案管理风险防控体系建设，确保干部人事档案实体安全、信息安全。

三、结语

通过SWOT分析，明确了高职院校干部人事档案管理面临的内外形势、机遇与挑战。为了实现干部人事档案的有效管理、高效利用，充分发挥其在學校发展、教职工发展中的重要作用，探索从规章制度建设、专业人才培养、档案数字化管理、安全保障等方面构建高职院校干部人事档案管理机制，以实现高职院校干部人事档案专业化、科学化、规范化管理，彰显新时期干部人事档案管理工作的实效。

参考文献：

[1]陈明仙.干部人事档案数字化管理与建设探索[J].就业与保障，2021

[2]黄文君.“互联网+”时代下档案管理工作的SWOT分析[J].兰台世界，2019

[3]蒋碧蓉.基于SWOT模型的新时期人事档案管理探究[J].办公室业务，2020

（作者单位：1.广西医科大学附设玉林卫生学校;2.玉林师范学院）