电子文件归档和电子档案管理研究

【摘要】随着社会的不断发展，各行各业都需要保存大量的有价值的文件以备后期使用，传统纸质文件的保存方式已经满足不了现代社会的需要。随着科学技术的不断发展，电子技术在各行各业得到广泛的应用。现在很多企业和单位普遍采用电子的方式来保存各种文件。这种保存方式不仅便捷，而且还能提高保存的数量，方便后期的查找。要想做好电子文件的管理，首先要做好电子文件的归档。电子文件的归档就是保存电子文件的价值，把各种电子文件赋予一定的身份，做好归类。电子文件归档后要进入电子档案管理，其责任也会随着转移到电子档案管理中。不论是企业还是单位，把文件以电子的方式进行归档并进行管理，可以提高文件管理的质量和效能，为后期开展各项工作提供资料支撑。本文主要分析电子文件和电子档案管理的特点，探讨电子文件归档和电子档案管理的策略，希望对相关人员有一定的借鉴意义。

【关键词】电子文件归档；电子档案管理；研究

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1007-4198（2022）03-124-03

【本文著录格式】谢玉娟.电子文件归档和电子档案管理研究[J].中国民族博览，2022，02（03）：124-126.

在文件数量日益繁多的今天，要想做好各种信息的安全保存不是一件容易的事情。科学技术的发展为各种文件的保存提供了更加方便的形式，有利于文件管理人员更好地开展文件管理工作。以电子的方式对文件进行管理符合时代发展的要求，符合企业、单位的实际需要。电子文件归档和电子档案管理中一个最大因素的就是信息的安全性。基于此，为了实现电子文件管理的可持续发展，必须对电子文件的收集、归档等各个环节进行规范化管理，从而为电子档案的稳定性以及可用性等方面提供一定的保障。

一、关于电子文件归档和电子档案管理的简述

（一）电子文件归档的涵义

电子文件的归档根据一定的标准可以分为逻辑归档和物理归档两部分内容。逻辑归档是指利用计算机技术以及相关的网络平台，电子文件的位置和存储方式保持不变，在这个基础上把电子文件传输到档案部门进行管理。逻辑归档是电子文件进行转移的过程。逻辑归档与物理归档相比一个最显著的特点是，电子文件还保留在原来的存储器中。物理归档是指利用计算网络把电子文件脱离于原来的存储设备，不论在存储方式还是存储位置都发生了变化。基于这种归档方式的特点，相关人员需要定期把一定数量的电子文件进行物理归档，以实现对文件的集中化管理。

（二）电子文件归档的内容

无论是企业还是单位，电子档案归档的内容都包括三个方面，分别是归档范围、归档要求、归档时间。从相关的规定来看，电子档案的归档范围主要包括各种电子文件和元数据。从电子文件的表现形态来看又包括文字类、图片类、录音类、录像类、科技类、专业类等各种电子文件。电子档案只有达到一定的要求才能进行归档。相关的法规要求电子档案要满足真实性、可靠性、完整性和可用性，只有这四个要求全部符合才能顺利归档。关于电子档案的归档时间，不同的单位有不同的要求，但是不能超过相关法规规定的电子文件形成的第二年六月这个日期。

（三）电子文件归档的方法

不同的企业或者单位根据实际情况会选择不同的文件归档方法，比如利用局域网把电子文件传输到档案室；把文件压缩后导入光盘、磁盘、移动硬盘的方式；利用互联网把电子文件进行备份等。不论采用哪种方式进行文件的归档，首先要保证电子文件的安全性[1]。

二、电子文件归档和电子档案管理的特点分析

采用电子形式进行文件的归档和管理使其具有非人工识读，系统依赖性等特征，并且信息和信息的载体具有一定分离性。这样就导致电子文件的归档和电子档案的管理存在一定的易变性，给相关人员进行电子文件的管理加大了难度。

（一）电子档案容易保存，且后期使用时容易查找

传统的档案大部分是以实物的形式存在的，因此在管理起来耗时耗力。与传统的档案管理相比，电子档案更容易存储，而且可以进行大量的存储；在后期的使用中可以实现方便快捷的检索和多人阅读，这极大方便了后期各种信息的使用，提高了使用效率。在一些特殊情况下需要对电子文件进行更改，这时可以通过计算机实现快速的处理，这就降低了相关人员的工作量，提高了工作效率。对档案进行信息化管理可以提升电子档案的管理质量和传递速度，有利于更好的为企业等提供更好的信息支撑。电子档案是储存在一定设备上的，而且对设备有一定的依赖性和易变性，这就使电子档案的管理存在一定的风险。另外，电子档案很容易被人修改，且存储设备也会出现损坏的情况。这些情况的存在也会加大电子档案管理的难度。对电子档案进行信息化管理虽然比起传统的管理方式具有很多的优点，但是它也面对着很多挑战，比如在网络环境中，电子档案的传递和存儲会受到病毒、黑客的攻击，电子档案会出现丢失或者泄露的情况。因此相关人员应该针对这种情况采取有效措施，降低网络对电子档案造成的不良影响。

（二）电子档案对存储设备具有依赖性的特点

电子档案的传递和管理需要在网络环境下，利用一定的存储设备来进行。如果缺少网络环境和存储设备的支持，档案的电子化将无法实现。因此，相关企业等要为电子档案的管理提供相应的条件支持，比如一定的软件和硬件设施。只有具备良好的外部条件的支持，电子档案的传递和查阅才能正常进行。否则，就会失去其价值[2]。

（三）需要规范电子档案法律效力的特点

目前阶段，我国的电子文档管理还处于比较低的水平，很多企业或者是单位并不重视电子档案的管理工作，相关的技术手段没有达到一定的水平，电子文件档案的管理经常出现被篡改，易被攻击的问题。这样很难在法律意义上进行辨别。要想在网络环境下对电子档案进行有效管理，必须有一定的法律法规作保障，这就需要对电子档案的各种信息进行认证。不同的企业或单位在进行电子档案管理中会利用不同的档案管理软件，另外在进行具体的电子档案管理工作中还会根据企业的实际情况和需求形成差异化的管理系统。差异化的管理系统使用的标准不同，就限制了资源的共享。这样也会对电子档案的管理造成一定的影响。

三、电子文件归档和电子档案管理的现状

在不同的企业或者单位中，因为各种因素的影响，电子文件归档和电子档案管理存在各种问题，影响了其作用的发挥。笔者基于自身的工作以及一定的调查研究，把电子文件归档和电子档案管理中存在的问题进行了总结，以利于相关人员在开展电子档案管理工作中积极寻求解决问题的方法，不断优化电子文件归档和电子档案管理工作。以下进行具体的分析：

（一）没有建立或完善相关的管理制度

无论是什么性质的管理工作都需要一定的制度作为依据，如果管理工作存在问题，很大可能是因为制度的缺失或者是不完善造成的。在很多企业等单位的电子文件归档和电子档案管理工作中也存在这样的问题。很多企业或单位把工作的重点放在了发展方面，对于电子文件归档和电子档案管理没有提高重视，因此也不会耗费精力去建立或完善相关的制度。这样的情况导致相关人员在开展具体的电子档案管理工作时没有依据可循，整个工作流程缺乏规范性。这会使电子档案管理工作陷入无序的状态，大大降低了工作的效率和质量，也会影响企业或单位的发展。

（二）电子文件存储的格式不清晰

无论是电子文件归档还是电子档案管理，电子文档的存储是一个很重要的工作。只有确保电子文档存储的安全性和有效性，才会使整个管理工作运行起来。电子文档的存储需要多个步骤才能完成，其中电子文档的存储格式影响着后期电子文件能否长期保存和正常使用。但是在很多单位中并没有明确规定电子文档的存储格式，所以相关人员存储文件时会使用多种格式，经常会出现文件存储不完整，或者是文件有损伤，不能多次使用文件等问题。电子文档的存储格式看似是一个小问题，但是却容易引起大麻烦。

（三）元数据设置的不规范

在进行电子文件归档和电子档案管理工作中需要管理一个很庞大的数据系统，为了提高对这些数据的管理质量，就需要对这些数据设置合适的元数据，提高数据管理的科学性。但是在很多企业或单位的数据管理中，元数据的设置经常会出现不规范的现象。这样设置的元数据降低了数据管理的效果，不利于对数据进行科学化的管理。另外，由于元数据设置的不规范，会极大影响对一些特殊文档格式的管理，比如多媒体、图像等信息[3]。

（四）文档检测没有一定的标准

电子文件在进行存储和管理时需要对文件进行一定的检测，只有达到一定的检测标准才能进行存储和管理，也为后期有效利用这些文件做好铺垫工作。但是很多企业或单位进行电子文件归档和管理时并没有一定的标准，因此也就无法对电子文件进行检测。

四、优化电子文件归档和电子档案管理的策略

（一）建立科学的制度

企业或单位在进行电子文件和电子档案的管理中要想得到较好的管理效果必须建立科学的制度。在建立制度时不仅要考虑目前存在的问题，还要考虑到企业或单位的实际情况和各部门的实际需求。管理制度的建立要细化到电子文件归档和电子档案管理的工作环节，明确相关人员的工作范围，把具体的责任落实到位。比如明确规定操作的步骤，统一检测标准和存储格式。只有建立一个科学、全面的电子文件归档和电子档案管理系统，才能使管理更加规范化和科学化，提高其管理水平，更好发挥其作用。

（二）制定出有效的元数据管理方案

高质量的电子文件归档和电子档案管理离不开合适的元数据信息。企业或单位制定管理方案时要根据实际情况，也有利于对元数据进行有效的管理。之所以制定有效的元数据是因为元数据具有描述文档特征、类型的作用。基于元数据的作用，管理好元数据可以更好地对文档进行归档、分类、存储等，这会提高管理工作的效率。在制定电子文档的管理方案时要体现出科学性和有效性。只有明确元数据的内容、获取方式才能更好的实现对电子文档的各种处理。

（三）明确归档范围

不同的企业或单位对于文件的归档范围有不同的标准，只有明确了文件的归档范围才能使相关人员有选择的对文件进行归档。电子文件的归档范围应该包含所有有价值的文件，这涵盖了企业或单位所有的部门。因此企业或单位要根据实际情况，来确定哪些文件是有价值的。只有对这些工作进行明确，相关人员才能更好的判断不同文件的价值，从而更好的开展文件归档工作。

（四）做好文档的检测工作

文档的检测是文档进行归档和管理的一个不可或缺的环节，这不仅有利于后期对文档的管理，还有利于文档的反复利用，提高文档的利用率。之所以对文档进行检测是为了保证文档的安全性、完整性、真实性等，只有符合这些条件的文档才能进行归档和管理，也才能实现文档管理的意义。从以上可以看出文档的检测具有很重要的作用，所以相关人员应该重视这部分工作，明确检测标准，提高归档文件的质量[4]。

（五）制定出合理的归档接口

电子文件的归档和电子档案的管理还有一个关键环节就是归档接口的制定。归档接口的制定是否合理直接影响着电子文档的管理工作，因此归档接口的制定也要根据企业或者是单位的实际情况。在制定归档接口时要科学设计方案，并不断优化，使其发挥出更大的作用。

五、电子文件和电子档案管理的创新

目前，在很多企业或者是单位中既存在着纸质档案的形式，也存在着电子档案的形式。随着科学技术的发展以及企业或单位的实际需求，以电子方式进行档案管理是必然的趋势。特别是互联网技术的广泛使用，更加推进了档案管理的信息化水平。在现阶段，相关技术对电子文件的长期保存还不太成熟，在一定程度上制约了电子档案的管理。但是采用“双套制”的归档管理模式不仅会浪费大量的资源，而且还会阻碍了档案管理的信息化发展，降低了档案管理的效率。在这种情况下急需要对电子文件和电子档案管理进行模式的创新，以满足各方面的需求。“单套制”管理模式应运而生。这种管理模式大大改变了传统电子档案文件收集、文件归档等方式，实现了在一定条件下的在线文件归档，并在电子档案管理制度方面进行了创新。这种模式虽然已经出现，但是还没有配套的法律法规，实际运作起来有一定的困难。另外，“单套制”还需要一定的软件和硬件支持，这种管理模式还不能在更大范围内得到应用。如果企业或者是单位想利用“单套制”来进行电子档案管理，需要做到以下几点：第一，要提高电子档案管理的系统建设和基础设施建设的技术水平；第二，要具有法律保障，使电子档案和纸质档案能发挥同样的法律效能；第三，还需要企业或者单位领导重视“单套制”管理模式的应用，为其提供各种支持[5]。

六、结语

电子档案管理比起传统的管理方式具有很多的优点，因此相关人员要勇于打破传统档案管理的束缚，积极学习各种新的技术，保障档案管理电子化的顺利进行。另外，电子文件和电子档案管理要严格遵守相关的制度，确保实施的各个环节更加规范化和科学化，提升电子文件的管理水平，促进我国档案管理向更好的方向发展。

参考文献：

[1]企业电子文件归档与电子档案管理试点项目通过国家档案局验收[J].浙江档案，2018（1）：10.

[2]徐伊莉.企业电子文件归档与电子档案管理[J].机电兵船档案，2017（5）：66-67.

[3]李从卫，傅艳华.企业电子文件归档和电子档案管理问題及对策研究[J].机电兵船档案，2020（1）：73-75.

[4]张新，王玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J].中国档案，2018（5）：70-71.

[5]杨祯.电子文件归档和电子档案管理研究[J].城建档案，2019（12）：12-13.

作者简介：谢玉娟（1976-），女，河北省张家口市，大学，副研究馆员（现职称），研究馆员（即将申报），研究方向为地质档案管理。