数字时代下大型工程项目档案管理信息化建设研究

摘要：档案管理工作是大型工程项目建设过程中的重要内容。现阶段，我国正处于数字化时代，档案管理工作面临新的挑战和机遇，因此需要与时俱进，采取规范措施加强工程项目的档案管理的信息化建设，实现项目管理和档案管理的同步开展，提高档案信息化管理的科学性和实效性。文章阐述了大型工程项目档案的特征和信息化建设的重要性，分析了档案管理的突出问题，并探讨了档案管理信息化建设的具体策略，以期为相关研究提供借鉴。

关键词：数字时代;大型工程项目;档案管理;信息化建设

中图法分类号：G270文献标识码：A

On information construction of archives management oflarge engineering projects in digital age

PAN Yanfeng

（Xinzhou City Project Promotion Center，Xinzhou，Shanxi 034000，China）

Abstract： Archives management is an important content in the construction of large engineeringprojects. At the present stage， Our country is in the digital era， so the archives management work isfacing new challenges and opportunities， we need to advance with the times， take normativemeasures to strengthen the information construction of the archives management of engineeringprojects，realize the synchronization of project management and archives management， improve thescientific nature and effectiveness of archives information management. This paper expounds thecharacteristics of large engineering project archives and the importance of information construction，analyzes the outstanding problems of archives management， and discusses the specific strategies ofinformation construction of archives management， hoping to provide reference for related research.

Key words： digital age， large engineering projects，archives management， information construction

档案管理工作在工程项目开展过程中具有重要作用，大型工程项目的档案主要指工程项目建设中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式、各种载体的历史记录。在数字时代，我国信息技术水平不断提高，项目档案管理模式需要与时俱进，加强档案管理的信息化建设。本文重点阐述了大型工程项目档案管理进行信息化建设的重要性，分析了档案管理中存在的问题，并详细总结了有效的信息化建设的具体策略。

1特征

工程项目档案属于工程建设期间的重要信息资源，同时能够为工程项目的建设工作提供技术、管理等方面的经验。加强项目档案的整理、管理和使用，能够为工程建设的顺利开展提供有效保障，也能够在工程项目竣工后的维修、管理过程中发挥重要作用。现阶段，绝大多数工程项目具有宏大的规模，建设周期较长，产生较大的社会效益。全面真实的项目档案能够帮助管理人员直观清晰地掌握工程项目的进程，也能够及时了解工程的质量信息，为项目负责单位了解工程情况和问题提供重要依据，也能够为新工程项目的开发工作提供重要参考[1]。

2重要性

工程项目档案管理信息化建设主要指借助信息技术对工程档案进行整理归档、储存开发等工作，实现档案的数字化管理。加强档案信息化建设的主要目的是实现工程管理系统和档案管理系统有效对接。

2.1实现工程项目档案的完整性和统一性

大型工程项目建设过程中通常有众多建设单位参与并较为分散，具有较长的建设周期，这会提高档案管理工作難度，难以实现档案的统一性和完整性。加强项目档案管理的信息化建设后，能够突破传统档案管理模式中的局限，提高档案信息资源配置的科学性和合理性，使项目档案更加完整统一。

2.2有利于为工程项目及时做出决策

档案管理信息化建设具有独特优势，在这一管理模式下，管理人员能够为工程项目的工作人员提供数字化信息服务，在真实完整的信息资料的帮助下，能够有效提高信息服务的真实性和全面性，进而提高管理人员的综合分析能力。

2.3实现管理职能向服务职能转变

传统工程项目档案管理方式已经难以满足数字时代的发展需求，无法充分发挥信息资源的优势。随着社会不断发展，大型工程项目的信息量也在逐步增加，信息化建设能够提高档案管理的开放性，从信息收集和管理职能转变为服务职能。

3存在的主要问题

从整体上看，我国大型工程项目档案管理的信息化水平较低。部分大型企业缺乏工程档案数据库，部分档案管理人员对于信息技术的使用也缺乏深入了解，难以高效使用信息技术开展档案管理工作。

3.1档案管理的手段比较落后

部分大型企业依旧沿用传统的档案管理模式，以文本资料的形式对档案进行管理。档案管理人员通常只是收集和整理档案，但是大型工程项目信息庞大，在工程项目建设期间容易在传统管理模式上投入较多的物力和财力，难以确保管理的时效性，无法实现工程建设管理与档案管理的无缝衔接。

3.2档案信息数据库建设落后

多数大型工程项目单位在档案管理工作中使用信息技术，但是主要在制表、查询资料等初级阶段进行使用，并未实现全面系统的档案信息化管理。在档案信息数据库建设方面，信息缺乏一定的完整性和及时性，容易导致档案信息失真，无法为工程项目的建设工作提供有效的参考依据，难以充分发挥信息化管理模式的作用[2]。

3.3档案管理规范程度低

我国工程项目档案管理信息化建设期间，缺乏完善的章程和制度，这就会导致项目档案管理的规范程度较为低下。在实际的档案管理过程中，由于大型工程项目涉及众多施工单位，如果档案信息化管理缺乏程序化和规范化，就會提高档案信息化管理的复杂性，导致信息资料丢失、损坏。

3.4档案信息化存在安全性问题

档案信息化管理相较于传统的档案管理模式具有显著优势，即容易储存、查找、审核，降低失误率。但是，在信息化建设过程中，在项目档案安全性方面也存在一定问题。档案管理信息化建设能够为信息数据的篡改提供便利，目前项目档案信息化相关的法律法规尚不完善，因此如何保护项目档案的安全成为项目档案信息化建设的一项重要挑战。

3.5档案管理信息化建设缺乏专业型人才

在数字时代环境下，档案管理信息化建设需要专业化人才，并对管理人员的管理技术水平和信息技术水平提出了更高的要求。但是，多数档案管理人员的文化水平并不高，对于档案的信息化管理也缺乏一定的重视，同时工程项目单位缺乏档案信息化管理相关的培训工作。

4主要内容

针对档案管理存在的以上问题应采取有效的改善方案，强化信息化建设，实现数字化管理，加强网络建设。

4.1工程项目档案信息数字化

现阶段，通常采取先进的多媒体手段，在数据压缩技术、高速扫描成像技术、数据库等先进技术的作用下，将纸质项目档案转变为电子档案进行有效储存。这可以结合工程项目单位的项目档案的个性化特点，打造具有全面性和系统性特征的档案数据库。工程项目的档案分类具有复杂性，因此在项目开展过程中，需要不断发展管理技术，提高数据库的灵活性[3]。

4.2工程项目档案管理网络建设

为了使工程项目的相关建设单位能够多层面地对档案进行管理，满足决策人员的信息需要，可以建设一个具有系统性和规范性的档案管理网络。在档案管理网络中，能够为管理人员提供数字化信息服务，也能够使工程档案质量网络化管理、进度监督管理与机构网络化管理融为一体。对于工程项目档案信息社会化而言，档案管理网络化能够实现档案资源共享，提高项目档案的利用率，强化信息服务功能。

5有效策略

在明确档案管理信息化建设内容的基础上应进行有效改善，需要从多方面入手，首先从管理理念进行转变，强化工作人员的信息化管理意识，使其能够在档案管理的工作中投入更多的精力。同时，加强技术支撑，为档案信息化管理注入高新科技，提高信息化管理水平。组织信息化档案管理人才队伍，健全档案管理制度，保证项目档案的安全性等。

5.1转变档案管理理念

在大型工程项目档案管理过程中，为了提升档案管理的信息化水平，需要转变管理人员的档案管理理念。管理人员需要对传统档案管理模式中的突出问题以及数字时代对于档案管理的需要产生正确认识，并全面了解档案管理信息化建设的优势，这能够使管理人员在档案信息化管理上投入更多的精力，确保档案信息化管理有序进行。

5.2加强技术支撑

档案信息化建设的重要基础就是高水平的技术应用。大型工程项目档案管理在技术的有利支撑下，能够正常维护数据，同时能够实时监控档案数据，确保数据信息的准确性。针对工程项目的实际情况和特点开发完整系统的信息管理系统具有一定的必要性，同时需要开发软件监控系统。除此之外，工程档案数字化和网络化融为一体后，能够实现工程项目信息共享，这就会使档案的安全性受到一定威胁，需要及时采取相应措施加以防范。为了解决当前的信息技术问题，可以组织大型工程建设与相关科研单位共同研发档案信息化建设过程中需要的关键技术，进而为档案管理方式注入高科技，提升信息化建设水平[4]。

5.3组织信息化档案管理人才队伍

档案管理信息化建设需要先进的技术和管理模式，同时需要一批既懂工程管理、又懂档案管理、也懂现代信息技术的复合型档案管理人才。在数字时代环境下，为了加强档案管理的信息化建设，主要针对档案网络服务、软件开发、数据分析、网页制作管理等方面的人才具有较大需求。为了使项目管理与档案管理无缝对接，项目决策人员需要及时并全面了解工程项目的实际建设情况，档案管理人员需要凭借自身能力搜集网络中的工程项目信息资源，为工程项目的建设人员提供需要的信息，加强项目评估工作。信息化档案管理人才的培养工作主要从两方面进行，一是建设单位需要加强档案管理信息化技能的专业培训，提升管理人员的信息技术水平;而是建设单位的档案管理部门要有明确的发展规划，制定工程档案高素质人才培养方案，进而在日常工作中得以落实。

5.4建立健全规范的档案管理制度

档案管理信息化建设的关键内容就是创新档案管理制度，即对原有的制度进行完善和优化，使档案管理制度能够满足数字时代需要，提升信息化管理的规范性和有序性。大型工程建设单位建立健全规范的档案管理制度能够有效落实档案信息化管理。在实践的过程中，项目的参与单位需要按照档案管理制度规范地将工程设计和建设期间的各类信息资料进行整理归档，并借助计算机技术将档案上传至档案管理部门的网络系统，确保项目档案的完整性。基于此，建设单位能够及时提供工程项目开展过程中的完整情况和信息，为项目建设人员和决策人员的实时监控提供便利[5]。

5.5项目档案安全性建设

大型工程项目档案的安全性问题具有复杂性，档案信息化建设主要考虑网络、文件以及存储环境的安全性。对于多数工程项目建设单位而言，防止网络档案信息泄露的最直接的方法就是对档案内容进行加密处理，设置阅读修改权限。此外，也可以借助法律对档案安全进行保护，生成法律文件。同时，需要制定紧急应对措施，从而起到及时止损的作用[6]。

5.6提供知识化的档案服务

需要提升档案利用效率，轉变项目档案服务模式。不仅提供档案信息，还需要提供专业知识，这就要求改变传统纸质目录检索、阅览等档案使用方式，在工程项目档案管理系统中对检索功能进行优化，建立目录、全文、专题等数据库，使档案借阅在线审批、档案信息在线检索、在线阅读等功能得以落实[7]。此外，还需要建立资源共享平台，能够加强档案使用的网络化水平[8]，使用人员可以输入用户名和密码登录局域网查询阅览相关档案资料，进而提高档案的使用效率。需要实现档案库到知识库的转变。在档案信息化平台中，可以借助大数据分析技术、人工智能技术对信息进行分析和加工处理，产生具有综合性的知识内容并提供给需要的人员。这能够挖掘知识，为项目技术人员提供专业知识和技巧，也可以分析数据，为项目决策人员提供依据和参考。

6结束语

在数字时代环境下，传统大型工程项目档案管理模式难以满足实际需要，因此需要加强项目档案管理信息化建设工作。同时，相关人员需要了解档案管理工作中存在的问题，主要加强档案信息的数字化建设和档案管理网络的建设，采取科学合理的措施，围绕技术、人才、制度、安全等方面加强信息化建设，提高大型工程项目档案管理水平。

参考文献：

[1]戚会转.大数据时代建设项目档案信息化建设面临的挑战及应对策略[J].城建档案，2021（5）：35?36.

[2]蔡春玫.在建项目工程档案信息化管理的现状及对策[J].城建档案，2020（1）：16?17.

[3]刘微.信息化环境下建设项目档案管理模式思考[J].办公室业务，2020（8）：139?140.

[4]李艳平.浅谈建设项目档案信息化管理[ J].卷宗，2017（19）：68?69.

[5]霍红丹.数字化时代档案管理信息化的建设策略[ J].卷宗，2021（4）：114.

[6]上海市奉贤区档案局（馆）.以信息化引领档案工作创新发展[J].中国档案，2020（3）：39.

[7]吉涛.浅析数字时代科研单位档案信息化建设[J].办公室业务，2021（8）：97?97+108.

[8]李献忠.数字化时代档案管理信息化建设研究[J].写真地理，2020（22）：296.

作者简介：

潘艳峰（1983—），本科，档案馆员，研究方向：大型工程项目档案管理信息化。