基层医疗机构荣誉奖牌的归档管理与应用

文·刘银茂 张林

医院荣誉奖牌是指医院在各项活动中获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的实物档案。荣誉奖牌客观、真实、生动地反映了医院在改革与发展过程中取得的各种显著成绩与辉煌成就。我院自1971年建院，现共清点出荣誉奖牌138件，包括科研成果奖、科技进步奖、技术创新奖、重大贡献奖、诚信文明单位、先进集体等。由于重视不够、收集不全、保管方法失当等原因，荣誉奖牌的丢失或损毁现象比较严重，因此加强荣誉奖牌的归档管理，探讨荣誉奖牌的保管与利用已成为当务之急。

一、荣誉奖牌管理存在的问题

（一）保管主体混乱。一是以单位名义获得的奖项一般归单位保管。保管方式，有的单位建立荣誉档案室陈列荣誉奖牌，有的挂在单位会议室或大门口的墙上，有的则由单位档案室集中编目保存。二是以部门或科室名义获得的奖项由部门、科室保管，多存放在部门、科室内或悬挂于科室显眼位置。三是以个人名义获得的奖项一般由个人保管，散存现象较为普遍，有许多获得较高荣誉的个人奖项荣誉，会随着时间流逝或人员调动而难觅踪影。

（二）归档保管不严格。由于荣誉档案保管分散、保存条件不合格等原因，有的荣誉奖牌出现生锈、氧化、褪色、腐烂、虫蛀、文字模糊等现象，有的出现物理损坏、残缺甚至被丢失、遗弃，荣誉奖牌逐渐失去其历史见证和激励鼓舞的作用。

二、荣誉奖牌的整理归档

（一）荣誉奖牌的分类

1.根据工艺材料不同可以分为铜牌、铝板丝印牌、不锈钢牌、钛金牌、沙金牌、镀金牌、平板打印牌等。

2.根据奖项不同可以分先进个人荣誉奖牌、先进集体荣誉奖牌、授权荣誉奖牌、加盟荣誉奖牌、会员荣誉奖牌等。

（二）荣誉奖牌的整理

1.整理要求。一是荣誉奖牌应齐全完整。凡是本单位（含科室、个人）在公务活动中形成、获得的各种荣誉奖牌均应收集齐全、梳理甄别、归类定性。二是每件荣誉奖牌均应转拍照片，形成电子版后多地备份储存。

2.整理方法。一是明确荣誉奖牌的归档范畴。档案管理人员每年都要对年度内荣获的各种奖牌进行核对，判断其是否应当归档。然后划分为永久保存或限期保存。二是归档奖牌应在其全宗—实物类别内，按照年度进行分类。三是根据分类方案，每件归档奖牌按照全宗号—奖牌代号—获奖年度—件号的顺序排列。四是根据排列方式，编制由全宗号、奖牌代号、获奖年度、件号等组成的序列号，即编制归档章。五是编制荣誉奖牌目录。荣誉奖牌归档目录一般包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。具体见下表：

荣誉奖牌目录表

三、荣誉奖牌的保管

（一）荣誉奖牌的专柜保管。根据单位获得奖牌的数量、大小订制专用储柜，储柜放置在固定场所，由档案员专人保管。专柜应保持整洁，定期除尘，避免荣誉奖牌褪色，确保荣誉奖牌完好无损。

（二）档案库房的要求。一是“八防”的总体要求。根据《档案库房管理细则》规定，档案库房应具备防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防高温、防有害生物等八防措施。二是具体要求。档案库房不宜采用自然光源，温度应控制在14℃～24℃，相对湿度控制在45%～60%之间。档案员应每日观测温湿度，并填写《温湿度记录表》（具体见下表）。定期投放防虫药物，发现虫蛀、发霉等不良变化后，及时采取防治和补救措施。配备吸尘设备，做到除尘与防尘相结合。档案库房必须配备合格消防器材，禁止存放易燃、助燃、易爆等危险物品。档案库房应安装防盗装置，制定防盗预案，钥匙由专人妥善保管，非档案管理人员不得随意出入库房。

《温湿度登记表》

（三）荣誉奖牌的备份与复制。建议原件用专柜保管并编制归档目录。同时通过照像、摄像等现代技术，把数字化的荣誉奖牌保存下来(与A4一样大)，并异地、多处保存。可按照相同尺寸制作多个复制品备用。原件和其中一个复制品存放于档案库房的专用储柜。

四、荣誉奖牌的优化利用

（一）档案室配齐专用设备。应配备照相机、录像机、扫描仪、激光打印机、温湿度监控仪、文件扫描系统、公文检索系统、办公自动化软件等，实现文档检索无纸化与异地查阅，有效提升荣誉奖牌的管理水平，为荣誉奖牌信息系统的构建创造有利条件。

（二）加强荣誉奖牌的数字化管理。把荣誉奖牌信息系统建设纳入到医院信息化建设的规划当中，与其他信息系统有机融合。可以将荣誉奖牌数据封装成XML格式，通过Web Service标准接口在不同系统间进行数据交换，实现与OA平台、各业务应用系统间的无缝集成和异构数据资源的整合，构建分布式的档案数据管理系统。

（三）建立适当展示场所。医院可建立荣誉展厅、文化长廊等场所，将规格、材质相同的荣誉奖牌复制品进行展示，既避免荣誉奖牌的丢失与破损，又发挥很好的宣传作用，扩大医院的知名度和美誉度，激发职工的荣誉感和成就感，更好地发挥荣誉奖牌的激励鼓舞作用。

（四）充分运用“互联网+”模式。在医院网站、微信公众号等平台开辟“荣誉展示”专栏，把已经数字化的荣誉奖牌连同荣誉证书、荣誉奖杯等实物档案一起在网络平台上展示。注意要做到数字化的实物档案可复制，方便职工在科研申报、论文写作、宣传报道时随时调取。在医院OA系统上设立专栏动态展示，以营造出学先进、树典型、比贡献、扬正气的良好氛围，教育和激励干部职工立足岗位，做好本职工作，为医院和卫生事业做出更大的贡献。

总之，各基层医疗单位应加强对荣誉奖牌的管理，每年形成的荣誉奖牌都要及时收集、规范整理，科学归档、安全保管、充分运用，使其真正起到全面真实地反映本单位历史面貌和发挥各种应有效力的作用。