通过PDCA循环理论浅析石油化工工程EPC总承包项目中采购计划管理的重要性

作者简介：张轶，（1989.4-），男，河南省洛阳市，工程师，硕士研究生，供应链管理。

摘要：石油化工工程类EPC总承包项目作为EPC项目极具特色的一个领域对采购管理水平有着极高要求。采购计划管理作为石油化工EPC项目采购管理中一项极具贯穿性、规划性及实施性的管理工作直接影响项目质量。本文通过引用PDCA循环理论并结合石油化工工程EPC项目采购计划管理的特点就采购计划管理工作对于石油化工工程EPC项目的重要性进行讨论，并得出循环的采购计划管理起到了促进石油化工工程类EPC项目管理水平的积极作用。

关键词：PDCA循环;石油化工工程EPC项目;采购计划管理;JIT采购;4C管理;循环发展

1前言

EPC总承包工程项目（简称EPC项目）管理模式是当前工程建设的常用模式，石油化工工程EPC项目作为EPC项目中一个极具特色的领域，具有投资大、技术要求高、管理难度大、进度要求紧等特点。在此类工程实施中，设备和材料采购相关费用占投资比例高——石油化工工程总承包项目所需采购的设备、材料不仅很高比例的需要根据项目的特殊要求单独定制与制造，而且种类多、数量大、涉及范围广、技术要求强、采购频次高，并对采购物资的质量、价格和进度都有着极高的要求。因此，采购管理为石油化工工程EPC项目建设提供了物质基础，对项目的顺利实施起到了至关重要的作用，而采购计划管理作为EPC项目采购管理的首要环节，不仅在EPC项目管理流程上起到了承上啟下的作用，而且能有效的作用于控制项目的质量、进度、成本等方面。本文通过PDCA管理循环理论，讨论采购计划管理在石油化工工程EPC总承包项目管理中的重要性。

2PDCA循环理论简述

PDCA循环是由美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由美国的戴明博士采纳、总结、宣传后获得普及，因此也称作戴明环。PDCA循环的含义就是将质量管理分为四个阶段，即计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act），按照这样的顺序进行质量管理并循环持续改进的管理控制方法，PDCA循环不仅适用于质量管理体系，也适用于其他一切循序渐进的管理活动[1]。随着社会的发展，现代观点在戴明博士原有的理论基础上把PDCA循环延伸成以下四个阶段：

计划阶段（Planning）——包含：目标（goal）、实施计划（plan）、收支预算（budget）;

设计布局实施阶段（Design layout）——包含：设计与布局;

检查与控制阶段（4C管理）——包含：检查（check）、沟通（communicate）、清理（clean）、控制（control）;

处理阶段（2A）——包含：执行（Act），对总结检查的结果进行处理;目标（Aim），按照目标要求行事，进行改善和提高。

3通过PDCA循环分析采购计划管理在石油化工工程EPC项目管理中的作用

石油化工工程EPC项目物资采购计划管理就是对采购行为的规划、组织、协调和控制的全流程把控。采购计划管理通过对EPC项目的特点及所需采购物资的特点进行充分的策划，并在执行计划过程中结合实际情况进行合理的调整，从而形成EPC项目采购质量管理中的一个关键环节。

PDCA循环作为一个科学的管理方法，不仅客观反映了EPC项目采购计划管理活动的规律，而且它也能在运用过程中起到推动采购计划管理工作、发现采购计划管理问题和解决采购计划管理问题的作用。通过结合PDCA质量循环管理理论分析EPC项目采购计划管理活动，可以更加清晰的体现出石油化工工程EPC项目中采购计划管理的重要性及贯穿性。

3.1计划阶段

PDCA循环中计划阶段（P阶段），即制定目标和计划。在石油化工工程EPC项目物资采购计划制定阶段，通过基础设计内容、项目概算、施工分包、合同内容、工期要求、市场调查、物流管理等工作分析，摸清并制定项目对采购物资的质量技术要求、交货进度等内容，确定项目物资采购的计划目标与管理策略[2]。

根据基础设计内容，采购计划管理活动要在项目执行的准备期对石油化工工程EPC项目所需物资的种类及数量进行基础统计及预判。通过调查及分析市场供需、价格行情、工程物资特性等在结合物资采购经验的基础上制定合理的采购方式策划并按照物资种类进行合理采购分包。

根据施工计划需要，采购计划管理不仅需要客观分析物资采购成本对EPC项目成本的影响，而且需要结合采购设备与材料的供货周期及物流条件为施工现场的总体规划及进度安排提供依据[3]。一方面，通过客观分析根据项目设备、材料采购相关费用对实际工程成本的影响，并对工程项目的招标文件、承包合同进行分析和研究，结合市场现状，为施工管理做好风险预测;另一方面，根据EPC项目的进度安排及施工现场的总体规划，为施工计划管理提供依据。

根据项目物资属性，采购计划管理需要详细掌握工程所需物资的潜在供应资源情况。通过对EPC项目所需物资的供货资源进行全面的市场调查分析，详细掌握项目主要物资的潜在供应商的生产资质、供货能力、产品质量、产品价格、运输条件等内容，为EPC项目做好供应资源保障。

结合项目对物资采购的整体要求，采购计划环节也需要做好“JIT采购”[4]规划。现代石油化工工程EPC项目的JIT采购需要采购计划管理充分利用计算机网络技术，全面规划好EPC项目供应链采购管理环节的物流、信息流、资金流、人力流等，并进行组织、协调与控制，从而实现JIT采购的供应链管理优势。

制定科学的物资采购计划是EPC项目物资管理的核心，采购计划的编制直接影响到工程进度、采购质量与成本控制。结合石油化工工程EPC项目特点，采购计划适宜采用倒排工期法编制，并按照进度管理要求分批次编制，从而使采购计划更加贴合EPC项目实施阶段的工期及进度要求。物资计划的价值是实实在在存在的，对控制工程成本与质量有着举足轻重的作用，只有科学地编制EPC项目采购策略，才能在实施阶段体现时间与质量成本价值。

3.2实施阶段

在石油化工工程EPC项目采购执行阶段，要根据采购实施计划（或采购策略）所规划的内容进行物资采购的采买、检验、监造与催交、物流运输、仓储管理等各环节管理。石油化工EPC项目的特性造成采购计划阶段的实施策略需要根据详细设计内容变化、现场施工情况变化、市场变化等进行可实施性合理调整，这就要求采购计划管理在执行过程中不断结合实际情况进行合理的调整并实时作用于采购管理各环节。

3.2.1采购计划管理相关责任人员需要在EPC项目采购执行阶段与设计部门进行深入的信息交流及专业配合

设计是石油化工工程EPC项目的龙头，是制约后续采购、施工的重要因素，也是工程费用投资控制的关键[5]。采购计划管理人员应与设计人员密切配合，就设计变更导致的设备材料的规格型号、技术参数、供货范围、数量及请购时间等会引起设备材料商务价格的变动且会对采购进度产生影响的因素尽早预警并就相关问题合理调整实施计划，从而避免或减少设计变更造成的费用增加、工期延误等不利影响。

3.2.2采购计划管理相关责任人员需要在实施阶段与EPC项目施工管理组及施工分包商有效衔接与沟通

通过公开招标、询比价等采购方式确定完项目相关设备、材料的供应商后，采购计划管理相关责任人员需要及时与EPC项目施工管理组或施工分包商密切协作，做好设备、材料到货前的规划与准备工作。采购计划相关管理人員需要根据设备、材料的供货周期与催交状况进一步根据施工实际情况及时细化和改进计划阶段的到货计划，为施工的工期安排提供有力的支撑。随着工程的进展，由于施工现场各种不可预见因素的存在，会出现漏订货、追加设备材料的情况，为保证施工建设的正常进行，采购管理组应根据计划阶段所制定的采购策略建立应急采购程序，积极采取各种应急采购的有效措施，加强与施工管理组及施工分包商信息的沟通，避免因信息不畅造成设备材料采购延误，影响了整个项目的工期。

3.2.3采购计划管理相关责任人员需要在EPC项目实施阶段根据进度控制要求合理做好阶段性规划及设备材料交付进度管控

总承包项目设备与材料及时交付是项目顺利实施、按期投产的重要保障。从采购计划的制定阶段就需要根据项目整体进度规划好采购进度，并在执行阶段根据实际进度情况做好偏离状况下的采购计划调整。在实施阶段，采购计划管理尤其需要关注影响设备交付进度的设计请购进度、采购进度、付款进度、供应商生产制造进度、检验状态等关键节点的执行情况。在实施阶段会因为一些不可控的因素出现不可避免的设计请购进度滞后、采购进度滞后、供应商生产制造进度滞后等情况出现，采购计划管理相关人员需要发现实际采购进度较计划的偏差并及时处理偏差，确保项目就相关实际情况及时调整设计、施工进度。

3.2.4采购计划管理相关责任人员需要在EPC项目实施阶段加强供应商管理

目前大部分石油化工EPC总成包商已建立丰富可靠的实时供应商数据库，但EPC项目的采购计划管理仍要加强供应商管理工作。采购计划管理需要根据执行阶段中设计、采购、进度、监造、分包商、文档资料、安全质量、财务等全链条对供应商进行全面综合评价[6]。尤其是在国有石油化工工程企业大力推进公开招标采购的大环境下，更需要做好中标供应商评审、供应商考察及执行状况评价管理，动态维护供应商数据库，并建立供应商项目过程评价和信息反馈机制，从而实现在实施阶段中淘汰履约能力差、设备性能不符合要求、服务差的供应商，确保中标供应商的供货产品质量及供货进度。

实施阶段中，采购计划管理相关人员不仅要关注供应商产品性能指标的满足程度、交货状态、外购及分包要求及交货进度安排等因素外，还要重点关注供应商质保体系和方案、质量控制计划的合理性与可行性及运输方案，从而保证供应商能够按照采购计划管理的规划顺利进行相关工作。

在设备材料制造阶段，采购计划管理也应高度重视质量检验相关工作的执行情况。目前，国内仍有部分供应商质量意识不强，部分监造单位“为了完成监造而监造”，这就要求在采购执行阶段不断完善质量管理体系，优选产品质量控制严格的供应商，加强设备、材料制造过程中的监造与检验，依照采购规划阶段制定的质量目标实行全过程控制、分级管理，严格执行ITP计划，并加强监造分包商的管理。

3.2.5执行阶段与业主之间的沟通协调也是必不可少的

采购计划管理工作中要充分尊重业主意见，详细了解EPC总承包合同中业主对物资采购的要求及规定。虽然业主已经将整个石油化工工程EPC项目管理工作委托给总承包公司，但对于项目投资效益、项目进度及项目建设中的风险而言，业主仍拥有着诸多重大问题的决策权。因此在执行阶段采购计划管理人员既有定期向业主提供项目采购管理策略执行情况分析报告的责任，同时也有对业主提出的意见及建议进行工作改进的义务。

3.3检查阶段

在检查与控制阶段，主要就是检查物资采购执行是否按照计划执行，是否达到了采购计划的预计目标与效果。对于EPC项目中的采购计划管理的检查工作不仅要在EPC采购工作结束后，而且要在实施过程中不同阶段进行阶段性效果分析。正如当代PDCA管理循环理论中对检查阶段的4C管理（检查、沟通、清理、控制）要求，采购计划管理在检查阶段也需要发挥其作用。

（1）检查

石油化工EPC项目的物资采购不是简单的通过公开招标、询比价等采购方式比质比价的购买到工程项目所需的设备与材料，而是追求从工程设计、现场施工、采购实施等各方面多环节综合考虑争取在保证质量要求的前提下实现成本最低及效益最大化。这就要求石油化工工程EPC项目采购计划管理相关人员在单项物资采购或阶段性物资采购结束后，对物资采购、施工进展、设计变化、物资使用、成本核算、工程计量等每一个环节结合计划阶段所制定的策划进行经济效益、执行状况、存在问题等进行检查。

（2）沟通

采购计划管理人员根据检查结果形成总结及汇报材料，并定期同业主、设计、施工等归口管理部门或相关负责人员进行沟通，以便于EPC项目设计、采购、施工与业主及时根据采购执行阶段所体现的问题及时做到处理与调整。

（3）清理

根据阶段性检查结果，石油化工EPC项目采购计划管理人员要协同项目各环节责任部门要做好问题分析及问题处理，尤其是做好阶段性采购计划成本费用与实际成本费用及采购计划进度与实际进度的差异的问题处理。

（4）控制

采购计划管理责任人员通过分析与总结采购实施阶段所反应出来的实际问题，协同项目各管理组实现采购质量的控制及采购进度的控制。

3.4处理阶段

采购计划是需要靠资源来保障的，没有资源的采购计划是没有实际意义的。对于石油化工EPC项目的采购计划管理来说，资源不仅仅指的是供应商资源、人力资源、技术资源等，每一阶段、每一个项目采购管理经验也是一个不可忽视的资源。采购计划管理在处理阶段通过检查阶段总结出的经验改进不足，把经验与教训形成下阶段的或下一个项目的管理重点注意点。

（1）具有指导意义的经验与方法标准化

对于阶段性或整体项目性的方法与经验进行标准化推广，保持固定成绩，以便于后续阶段或后续项目的推广运用[7]。标准化是石油化工EPC项目的积累经验的最好方式，是EPC项目采购计划管理水平不断提高的重要手段。

（2）对于暴露出来的问题不要规避而是要及时总结与处理

对于物资采购计划管理环节出现的问题，不要怕暴露，而是要积极寻找问题、积极处理问题。在项目阶段性工作完成后要及时总结，实现项目采购管理的滚动向前。在项目结束后，也要总结项目整体性的采购计划管理问题，并制定整改措施，为后续EPC项目提供管理经验与预警。存在的问题在一个项目循环中无法彻底解决的，要在下一个项目循环中特别关注，并不断发现新问题解决新问题，如此循环处理，才能促进石油化工EPC项目采购计划管理的工作的螺旋提升。

4石油化工EPC项目的采购计划管理工作不是阶段性工作，而是循环进行地持续性工作

PDCA循环质量管理理念之所以被广泛推崇是因为其本质在于持续发展与改进，这也正切合了石油化工工程EPC项目的采购计划管理的特点与作用。抓住采购管理工作的源头——采购计划管理工作，对EPC项目采购管理及采购实施质量进行严格的控制，是确保最终石油化工EPC项目质量的重要措施。通过把控石油化工工程EPC项目采购计划管理，并把采购计划管理持续作用在项目采购工作各阶段，采购管理才能实现更強的控制性与预警性。全面的采购管理活动运转，离不开相关管理工作的循环转动，而采购计划管理作为可以作用于EPC项目采购各环的管理活动，通过其对采购其他环节的纠偏监控及自身管理质量的持续改进，有效地提高了采购质量的持续发展，推动了EPC项目采购工作的有序、可控地循环进行，从而保证了EPC项目采购工作的质量。

5结束语

通过运用PDCA质量管理循环理论分析石油化工EPC项目采购计划管理相关工作，可见采购计划管理工作不仅贯穿于EPC项目建设的全过程也贯穿于石油化工工程类企业业务链条的循环发展。在石油化工EPC项目采购计划管理工作中不断总结经验、完善制度，积极探讨采购计划管理工作的新思路、新方法，对提高石油化工工程EPC总承包项目采购管理水平与保证该类项目采购管理质量有着重要的意义。

参考文献

[1]万融.商品学概论[M].中国人民大学出版社，2013.

[2]张博平.浅析EPC项目中的采购策划[J].中国化工贸易，2016（11）.

[3]郭承武.PDCA循环在EPC工程项目管理中的运用[J].招标采购管理，2014（6）：23-25.

[4]田利平.ERP和JIT采购应用比较浅析[J].航天工业管理.2006（S1）：27-29.

[5]杨继柱.基于PDCA循环法的石化项目设计阶段进度管理研究[J].化工管理，2018（25）.

[6]袁麟.EPC总承包项目的采购管理探讨.建筑学研究前线，2017（3）.

[7]伍媛媛.浅谈PDCA循环在工程物资采购工作中的应用[J].建筑工程技术与设计，2017（1）.